Занятие 5. Writing e-mails
Упражнение 1. Прочтите расположенный ниже материал и подготовьтесь к написанию электронного сообщения/обычного письма (делового, резюме и т. д.) своему другу/преподавателю/директору фирмы и т. д.
Речевые формулы написания электронного сообщения
В английском языке приняты разные способы написания: email и e-mail.
I`ll email you tomorrow with the dates.
I`m just e-mailing Jenny the dates for the conference.
I`m just checking my email.
Образец электронного сообщения с пояснениями
From: Mary Jones ([email protected]) (is pronounced: Mary dot Jones at hotmail dot com) – «от кого»
Sent: 21 October 2011 20 : 20 * – «отправлено»
To: John Gales ([email protected]) (is pronounced: Gales at gopher hyphen systems dot com) – «кому»
Subject:«тема»
Cс: carbon copy «копия»
Bcc: blind carbon copy «скрытая копия» (строки cc/bcc заполняются при необходимости)
Пример электронного сообщения
From: Mary Jones (Mary.Jones@ hotmail.com)
Sent: 21 October 2011 20 : 20
To: John Gales ([email protected])
Subject:My visit to Russia
Hi John,
How`s it going? Are you okay? I`ve been to Russia. I went to work here on the Scientific Exchange Programme between our two Universities of Communication. It allows students from our Universities to visit scientific establishments for two months.
I hear you and Charles plan to go to Russia in one week too. That would be great! Is it a tourist trip? Inform me about your arrival. I`ll meet you at the airport and show you St. Petersburg. It is a very beautiful city. By the way, it will be a good chance for you to pick up some Russian.
TX (=Thanks)*,
Mary
Tel/
Enc./Enclosure: (в приложении:) Sights of St. Petersburg
* Abbreviations are sometimes used in informal messages.
Some abbreviations are:
BFN by for now
KIT keep in touch
BTW by the way
GR8 great, etc.
Как составлять письма на английском
По стилю письма можно разбить на две группы: повседневные и деловые. В свою очередь деловые письма могут быть разных типов: информационное письмо, письмо-просьба, письмо-благодарность, письмо-жалоба, рекламное письмо и т. д. Письмо может быть официальное или неофициальное. Кроме того, письмо может быть составлено в разных стилях/форматах: блокированный/полублокированный стиль и неблокированный стиль. Отличие блокированного формата от неблокированного состоит в том, что все строки письма начинаются слева, с линии поля. Красная строка (абзацный отступ) отсутствует. Между абзацами соблюдается пробел в одну строку. В общем виде (независимо от типа письма) его структура выглядит следующим образом:
I. Если вы пишете на чистом листе бумаге, а не на бланке организации, составление письма (letter) необходимо начинать с вашего обратного адреса (return address), который, как правило, должен располагаться в правом верхнем углу страницы (в блокированном формате может быть и слева). При этом соблюдается обратный по сравнению с русским порядок написания: номер дома, улица, город, почтовый индекс, страна.
II. Под адресом также указывают дату составления письма (о различии написания даты в британском и американском вариантах говорилось выше).
III. Далее в письме слева пишут имя, должность получателя (addressee) и адрес компании или организации, в которую обращаются. Адрес дается также в обратном порядке.
IV. Ниже в деловых письмах, как правило, необходимо привести ссылку (Reference – Ref), если вы отвечаете на письмо, и предмет/тему (subject/regarding – Re), о которой пойдет речь. Иногда ссылку (Ref) и тему (Re) указывают после приветствия. Здесь приводят самую суть, чтобы читающий смог понять по нескольким словам главное, с чем к нему обращаются. Вполне достаточно написать ссылку или предмет отдельной фразой и подчеркнуть ее.
V. Приветствие.
VI. Излагается суть проблемы (problem) в основной части письма (body of a letter).
VII. Конец письма (ending).
VIII. Подпись (signature) и наименование должности отправителя (position). Нередко (особенно в деловых письмах) приводят реквизиты и телефон отправителя.
Наконец, приводят (если таковые имеются) приложения (enclosures (Enc.), а также (при необходимости) имена получателей копии (сс) этого письма.
Вариант схемы делового письма (внутри CША), написанного в блокированном формате, выглядит следующим образом:
Writer`s Street Address
Writer`s City, State Zip Code
(2 lines) пропуск две строки
Date
(2 lines)
Reader`s Name
Reader`s Job Title
Reader`s Organisation/Company
Organization`s City, State Zip Code
(1)
Subject:
(1-2)
Dear Name of Reader:
(1-2)
Reference to past correspondence,
if any
…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
Sincerely yours,
(3)
Writer`s Signature
(1)
Writer`s Typed name
(1)
WRITER`S INITIAL: typist`s initials (if writer did not type the letter)
(1)
Enclosure (if appropriate)
(1)
сс: Name of Recipient of copy of letter
Пример делового письма, написанного в блокированном формате
Прочтите и переведите следующее письмо, обращая внимание на его оформление:
Hotel „The City“
2 Pine Avenue
Milford, CA 89765 (реквизиты фирмы на бланке организации)
(689) 556-4780
March 21, 2007
Mr. Keith Hardy
698 Rose Street
Albion, MI 48902
Subject: /Re:/ Word processing equipment
Dear Mr. Hardy:
With reference to you letter of 22 February
I would like to learn more about the word processing equipment that was advertised in the January issue of „Modern Office Equipment“.
Our office costs have increased about 25 percent a year. We must do something to control these costs. Your word processing equipment may be the way to control some of them.
Please call my office, 789 – 065, to set up an appointment.
Sincerely yours,
Margaret Jonson, Office Manager
Enclosures: profit and loss account for the year ended December 2006 (отчет о прибылях и убытках с 1 января по 31 декабря 2006).
сс: Mr. David Hurray
Образец оформления конверта
| (1) J. Wilhelm (2) 410 Lawrence Street, Apt. 5 (3) Ann Arbor MI (4) 48105 (5) USA (6) Mr. J. R. Smith (7) 400 S 5th Avenue, Suite # 80 (8) Detroit, MI, (9) 48202-2831 (10) USA |
| (1) Имя, фамилия отправителя, (2) номер квартиры/ дома, название улицы, (3) город, штат/ район, (4) почтовый индекс, (5) страна | ||
| (6) Имя, фамилия получателя (7) номер квартиры/ дома, название улицы, (8) город, штат/ район, (9) почтовый индекс, (10) страна | ||
| (1) the sender (2) the sender’s house number (3) the town the letter comes from (4) the ZIP code (5) the country the letter comes from | ||
| (6) the addressee (7) the addressee’s house number (8) the town in the mailing address (9) the ZIP code (10) the country in the mailing address | ||
Виды деловых писем
Письмо-запрос информации (inquiry letter) отправляется, когда необходимо получить более подробную информацию об интересующем вас товаре или услуге.
Используемые слова и выражения:
With reference to your advertisement (ad) in... Относительно вашей рекламы в
Regarding your advertisement (ad) in ... Касательно вашей рекламы в …
Сould you please send me ... Не могли бы вы выслать мне
I would be grateful if you could… Я был бы благодарен, если вы…
Can you give me some information about… Можете ли вы дать мне информацию о…
Could you send me more details… Могли бы вы выслать мне подробную информацию…
Примерное содержание письма:
With reference to your advertisement in yesterday's New York Times, could you please send me a copy of your latest catalog? I would also like to know if it is possible to make purchases online.
Сопроводительное письмо (cover/ covering letter) отправляется с резюме на интересующую вас вакансию.
Используемые слова и выражения:
I'm now sending you the files (my resume/samples of my work/the scanned documents) as you asked (as we agreed before / as required).
Отправляю вам файлы (мое резюме/примеры своих работ / отсканированные документы), как вы и просили (как было оговорено / как и требовалось).
Please find an attached document / zip package containing the images.
Письмо содержит приложенные документы / архив с изображениями.
I was informed that your company was looking for a lawyer.
Мне сообщили, что ваша компания ищет юриста.
I have seen your job advertisement in the newspaper.
Я увидел ваше объявление о работе в газете.
Примерное содержание письма:
I am writing to you in response to your advertisement for a Legal Assistant specializing in Port Regulatory Law, which appeared in the Seattle Times on Sunday, June 15. As you can see from my enclosed resume, my experience and qualifications match this position's requirements.
Резюме. В США резюме принято называть Resume, в Европе – CV (Curriculum Vitae). В стандартную форму резюме европейского уровня включены 6 основных частей:
1) личная информация (Personal Information);
2) цель (Objective);
3) опыт работы (Work Experience);
4) образование (Education);
5) специальные навыки (Additional Skills);
6) рекомендации (References).
Примерное содержание резюме:
Kenneth R. Zajac
8999 Lantree Dr ~ Howell, MI 48855
Home: (517)555-1111
Mobile: (734)666-1111
Email: [email protected]
OBJECTIVE
To obtain an engineering management or senior engineering position in an electrical/electronic or transportation corporation where I can use my strong analytical, detail-oriented and interpersonal skills along with my exceptional common sense to improve services and products, reduce costs and lead times, delight customers and help and mentor others.
PROFESSIONAL EXPERIENCE
Advanced Technology, Livonia, MI
Chief R&D Engineering Technologist 2001 to Present
· Conduct Six Sigma and Lean Six Sigma projects to reduce engineering rework, reduce project lead times, reduce warranty costs, improve processes, and improve product quality and manufacturability.
· Research, development and implementation of all technologies, products, standards, procedures and processes including engines/transmission control, custom data acquisition and NVH testing systems.
EDUCATION
Ferris State University Big Rapids, MI.
· Bachelor of Science Electrical & Electronic Engineering
Меморандум (memo/memorandum)обычно используется внутри компании или проектной группы. В отличие от делового письма меморандум менее формален и, как правило, короче. В нем обычно отсутствуют приветствие и завершающие пожелания. Обычно меморандум или информирует об изменениях или предлагает принять участие в чем-либо.
Примерное содержание письма:
We’d like to quickly go over some of the changes in the new monthly sales reporting system that we discussed at Monday’s special meeting. First of all, we'd like to stress that this new system will save you a lot of time when reporting future sales. We understand that you have concerns about the amount of time that will be required for inputting your client data. Despite this initial effort, we are confident that you will all soon enjoy the benefits of this new system.
Письмо-жалоба (complaint lеtter/ letter of complaint) содержит жалобу или претензии по качеству приобретенного товара и оказанных услуг. Основная цель такого письма – передать полную информацию по возникшей проблеме. Письмо также может выступать в качестве официального документа, уведомляющего о необходимости проведения проверки и устранения неполадок.
Используемые слова и выражения:
Unfortunately, your product (or service) has not performed well (or the service was inadequate) because (...). I am disappointed because (....: for example, the product does not work properly). К сожалению, ваш товар (услуга) не отвечает необходимым требованиям, так как (указывается проблема). Я разочарован, поскольку (объясняется ситуация: например, прибор плохо работает).
Примерное содержание письма:
The equipment I ordered has still not been delivered, despite my phone call to you last week to say that it was needed urgently.
Или:
Dear Mr. Brown,
I am writing to complain about the product called 'Amazing Coffee Making Machine'; it was made in one of your factories in China. Before I came to purchase the machine, I first read the brochure. In the brochure, the machine is advertised as 'the fastest and most amazing machine of this kind in the world'. Unfortunately, I cannot agree.
Упражнение 2. Напишите электронное/обычное письмо (деловое, резюме и т. д.) своему другу/преподавателю/директору фирмы и т. д. При необходимости пользутесь помещенным ниже материалом для самостоятельного изучения пп. 1 и 2.
Words and phrases for learning
A letter, an email, a subject, a signature, a ZIP code, a sender, an addressee, a mailing address, correspondence, with reference to, recipient, an inquiry letter, a cover letter, a resume/ CV, a memorandum, a letter of complaint (opening and closing phrases).