Информационное обеспечение менеджмента. Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления

Становление рыночных отношений определяется повышением уровня управления экономикой. Управление можно рассматривать как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым объектом и внешней средой.

Под информацией понимается совокупность различных сообщений об изменениях, происходящих в системе и окружающей среде.

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько десятков тысяч показателей, несколько миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над которыми выполняются различные операции, преобразования. Для упрощения работы с информацией важна ее классификация.

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается :

1. по источникам возникновения: первичная и производная (промежуточная, командная, отчетная);

2. по способу фиксации: устная и документированная;

3. по способу выражения: цифровая и алфавитная;

4. по характеру фиксации данных: фиксируемая и не фиксируемая;

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

6. по стабильности: переменная и условно-постоянная (прейскуранты цен, нормативы);

7. по функциям управления;

8. по принадлежности к сферам деятельности и функциям управления:

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

А. Кузьмин и О. Мельник, всё-таки не противореча вышеизложенной классификации, предлагают несколько иной подход. Они различают информацию :

1. по полноте: полная, частичная, излишняя;

2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;

3. по содержанию: планово-экономическая, финансовая, отчётная, бухгалтерская, технологическая, справочная, административная и т. д.

4. по уровню достоверности: достоверная и недостоверная.

Кроме того, классифицируя информацию, необходимо рассмотреть следующие понятия.

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, - данные, отбираемые под конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами - это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет исключительно важное значение в процессе управления. Именно поэтому значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение релевантной информации из общего потока данных.

Слухи - информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения [16].

Шум - фактор или совокупность факторов, искажающих информацию [1].

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать информацию и данные.

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая является значимой и полезной для людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или физической среде прежде, чем они были организованы и преобразованы в форму, которую люди могут понимать и использовать.

Информационное обеспечение менеджмента должно отвечать следующим задачам и целям:

- удовлетворять информационные потребности управленческих структур, предоставление им документированной информации;

- формировать, наполнять, поддерживать, размещать, актуализировать и использовать информационные ресурсы предприятия;

- создавать и развивать систему обработки, использования и передачи необходимой информации;

- развивать систему качественного и быстрого обеспечения информацией.Информационное обеспечение менеджмента должно учитывать законодательные, нормативные государственные ограничения и обеспечивать достаточный уровень безопасности использования технических достижений и средств. Информация должна включать в себя:

- законодательные государственные акты;

- указы, постановления и распоряжения президента и правительства;

- правовые акты, принятые органами исполнительной власти; - материалы, изложенные в методической документации;

- государственные специализированные стандарты.

Информационная основа финансового менеджмента должна обеспечивать всей необходимой информацией, как пользователей внешней среды предприятия, так и внутренней. Ведь любая фирма существует одновременно и во внешней и во внутренней среде. Внешняя среда образована государством, разными организациями, обществом, различными объединениями. Внутренняя среда образована структурными подразделениями организации и работающим в них персоналом. Поэтому информационные ресурсы в менеджменте делятся на внутренние и внешние источники. Эти источники информации порождают контрольную, научную, аналитическую, плановую, техническую и другую информацию.

Источники внутренней среды предоставляют точную и полную информацию, которая отражает всю финансовое и хозяйственное состояние организации. К внешним источникам информации относят законодательные органы, клиентов и партнеров организации, конкурентов, учетные органы, информационные бюро и др. Информация, полученная из внешних источников часто неполна, неточна, противоречива и приблизительна. Процесс информационного обеспечения организации нуждается в постоянном управлении и контроле. Необходимо управлять процессом и способом ее получения, распространением и использованием. При этом нужно своевременно выявлять потребности в информации на каждом уровне и в каждом подразделении, постоянно изучать документацию и создавать организованную систему управления полученными данными. В этом случае управление предприятием будет эффективным и своевременным, что обеспечит стабильное развитие организации в сложившихся рыночных условиях.