Идеи для размещения логотипа вашей компании, слогана мероприятия и пр
- особый сайт мероприятия;
- растяжки, плакаты;
- специально оформленный регистрационный стол и президиум (и трибуна);
- таблички в президиум;
- фирменные бэджи для участников и особые для организаторов;
- фирменные календари;
- фирменные ручки;
- фирменные блокноты для записей;
- фирменные пакеты;
- сумки с логотипом;
- майки с логотипом;
- кружки с логотипом;
- визитницы с логотипом;
- зонты с логотипом;
- офисные сувениры, мягкие игрушки;
- фирменные CD-болванки для записи материалов;
- проектор для демонстрации роликов или фильма;
- сертификаты об участии (дорогие, в рамках и под стеклом);
- другие подарки.
ПРОДАЖИ
Образец приглашения
 Приглашение Уважамый(-ая) ________________________________ Имеем честь пригласить вас принять участие в первой международной конференции Special Events, организация специальных мероприятий Конференция состоится 28 февраля 2006 года. Начало в 10.00 в конференц-центре «PRO», Москва, Почтовая ул. д.9. Программа конференции на сайте www.eventum.ru Просим подтвердить участие до 20 февраля 2006 года. С уважением Организатор конференции Eventum
|
Базы данных
Как минимум у вас должны быть следующие поля:
| Поля | Пример |
| Фамилия и имя Должность Компания Телефон Факс Почтовый адрес: улица дом почтовый индекс город страна E-mail Обращение Комментарии | Иванов Петр Генеральный директор ООО Суперхомяк (495) 123 123 (495) 322 322 Ул. Почтовая дом 3, строение 2, корпус 18 123 322 Москва Россия [email protected] Уважаемый Петр Петрович! Наш крупный Клиент, просил сообщать о мероприятиях для любителей домашних животных, особенно о мелких грызунах. |
Кроме этого в базе могут быть, например, такие поля:
- день рождения;
- мобильный телефон;
- код города;
- участие в других мероприятиях;
- количество работников в компании;
- вид бизнеса и прочее, что может понадобиться вам при подготовке к выборке.
ПРИБЫЛЬ
Пример сметы конференции
| Категория расходов | Статьи расходов | Цена, $ | количество | Сумма, $ |
| Fix | ||||
| Аренда зала | ||||
| Аренда фойе для выставки | ||||
| Цветы перед президиумом | ||||
| Аренда проекторов | ||||
| Аренда экранов | ||||
| Фотограф | ||||
| Переводчики | ||||
| Печать буклета | ||||
| Дизайн буклета | ||||
| Конверты | ||||
| Почтовые расходы | ||||
| Регистрация сайта, хостинг | ||||
| Реклама | 20 000 | 20 000 | ||
| Итого фиксированные расходы | 33 160 | |||
| Переменные | ||||
| Кофе утром | ||||
| Обед | ||||
| Кофе днем | ||||
| Фуршет | ||||
| Раздаточные материалы | ||||
| Фирменные сумки | ||||
| Наушники для перевода | ||||
| Именные бэджи | ||||
| Подарки | ||||
| Итого переменные расходы | 32 450 | |||
| Накладные | ||||
| Накладные расходы (канц. Товары, аренда офиса, расходы на телефон/интернет, заработная плата и пр.) | 4 000 | |||
| Другие доп. Расходы | 6 000 | |||
| ИТОГО общие расходы | 75 610 | |||
| Исходные данные: | Количество участников | |||
Пример учета накладных расходов в часах рабочего времени.
Отчет Александра Шумовича за 12-ю рабочую неделю 2006 года
| Пн | Вт | Ср | Чт | Пт | Сб | Вс | Итого | |
| Проекты: | ||||||||
| Семинары №1 №2 №3 №4 | – – | – – | – – – | – – – | – – – | |||
| Конференции №1 №2 №3 №4 №5 | – | – – – – | – – – – | – – – – | – – | |||
| Другие проекты | – | – | – | – | – | |||
| Административные функции: | ||||||||
| Встречи с Клиентами Фин. учет Проф. образование Развитие компании | – – – – | – – – | – – – | – – – | – – – | |||
| Другое время: | ||||||||
| Болезнь Отпуск Официальные праздники | – – – | – – – | – – – | – – – | – – – | |||
| Итого |
Примеры расчетов
Баланс доходов и расходов мероприятия можно выразить простой формулой:
доходы = расходы + прибыль.
Помня, что
доходы = число участников ´ цена участия + иной доход[2],
расходы = фиксированные расходы + накладные расходы + переменные расходы,
переменные расходы = число участников ´ расход на участника,
получаем:
Число участников ´ цена участия + иной доход = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + прибыль. (1)
Эта формула является основной при расчетах. Попробуем применить ее на практике.
Предположим, мы проводим некое мероприятие Х (цифры условны).
Доходы
Пусть стоимость участия в нашем мероприятии будет равна $330 с человека. (Для простоты расчетов допустим, что иных источников доходов у этого мероприятия нет.)
Расходы
Фиксированные:
- аренда конференц-зала — $1000;
- реклама — $1000;
- стоимость проката оборудования — $300.
Итого — $2300.
Накладные:
- оплата труда постоянного персонала — $500 за две недели, требуемые на подготовку мероприятия (при зарплате $1000 в месяц);
- аренда офиса — $100 (10% от общих расходов на аренду);
- расходы на междугородную связь — $100.
Итого — $700.
Переменные (на участника):
- питание — $20;
- раздаточные материалы — $10.
Итого — $30 на человека.
Попробуем исходя из этого набора данных рассчитать точку самоокупаемости мероприятия; цену участия; прибыль (или убытки) от мероприятия и т.д. Все эти выкладки сводятся к формуле баланса доходов и расходов (1), которая в данном случае ввиду отсутствия иных источников доходов, кроме регистрационных взносов, будет выглядеть так:
Число участников ´ цена участия = фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + прибыль. (2)
1. Расчет минимального числа участников для самоокупаемости мероприятия
Как рассчитать пересечение доходов и расходов, то есть точку окупаемости мероприятия? Другими словами, сколько минимально необходимо участников, чтобы мероприятие окупило расходы?
Отталкиваясь от формулы (2) и помня, что в точке самоокупаемости прибыль нулевая, получим:
Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия =
= (фиксированные расходы + накладные расходы) : (цена участия – расход на участника) (3)
Подставляя известные нам данные, находим:
Число участников, необходимое для самоокупаемости мероприятия Х =
= ($2300 + $700) : ($330 – $30) = 10.
Вывод: для самоокупаемости этого мероприятия необходимо десять человек.
При наличии иных источников дохода формула баланса доходов и расходов (3) будет выглядеть чуть иначе:
Min число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы – иной доход) : (цена участия – расход на участника). (4)
Если в результате вычислений у вас получилось отрицательное число участников, значит, ваши финансовые условия таковы, что мероприятие не может быть самоокупаемым: оно либо однозначно убыточно (если минус «исходит» от знаменателя приведенной формулы), либо однозначно прибыльно (если отрицательным оказывается числитель).
Обратите внимание! Если доход с участника равен расходам на участника, то формула теряет математический смысл.
2. Расчет цены участия или расчет числа участников
Перед мероприятием у вас может возникнуть необходимость сделать прогноз числа участников и возможной цены. Применив для нашего случая формулу (2), получим:
Число участников = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + необходимая прибыль) : цена участия. (5)
Цена участия = (фиксированные расходы + накладные расходы + число участников ´ расход на участника + прибыль) : число участников. (6)
Какой должна быть цена на участие в самоокупающемся мероприятии (где прибыль равна нулю), если исходные данные те же, а планируемое число участников — 30 человек? По формуле (6) получаем:
Цена участия в мероприятии Х = ($2300 + $700 + 30 х $30 + 0) : 30 = $130.
Вывод: мероприятие, проводимое для 30 человек, окупится, если цена участия составит $130.
3. Расчет прибыли (для мероприятия, непосредственно приносящего прибыль)
Как посчитать прибыль мероприятия, если кроме доходов и расходов известны цена участия и число участников? Для нашего случая, исходя из формулы (2), получаем:
Прибыль = число участников ´ цена участия – фиксированные расходы – накладные расходы – число участников ´ расход на участника
или
Прибыль = число участников ´ (цена участия – расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы. (7)
Допустим, в мероприятии должны участвовать 20 человек. Подставляя известные данные в формулу, получим:
Прибыль от мероприятия Х = 20 ´ ($330 – $30) – $2300 – $700 = $3000.
Обратите внимание: предварительные инвестиции составляют $1700 ($1000 реклама и $700 накладные). Таким образом, при 20 участниках у мероприятия 100-процентная рентабельность, но возврат на инвестиции — 43%.
Для удобства расчетов сделайте для своего мероприятия таблицу:
| Число участников | Расходы, $ | Доход, $ | Прибыль, $ | |||
| фиксированные | накладные | переменные | Итого, общие расходы | |||
| -2400 | ||||||
| -1800 | ||||||
4. Решение об отмене мероприятия
В некоторых случаях мероприятие приносит незапланированный убыток. Оцените, что выгоднее: отменить мероприятие или провести его в ущерб себе.
Рассмотрим такой пример: для участия в предполагаемом мероприятии зарегистрировались всего 8 человек. Сделаем расчет по формуле (7):
Прибыль = число участников ´ (цена участия — расход на участника) – фиксированные расходы – накладные расходы.
Исходя из имеющихся данных,
Прибыль от мероприятия Х = 8 ´ ($330 – 30) – $2300 – $700 = –$600.
Мы получаем отрицательную прибыль, то есть убыток $600. Казалось бы, мероприятие надо отменять. Но оно организовано при предварительном инвестировании, как вы помните, $1700 (реклама и накладные расходы). В случае проведения мероприятия убытки составят $600, а в случае отмены – $1700. В данной ситуации мероприятие лучше провести.
Чтобы легче найти точку «позитивного решения», попробуем ввести дополнительную классификацию — сгруппировать расходы как:
- непосредственные — расходы, связанные с собственно проведением мероприятия. Эти расходы вы понесете только в случае, если мероприятие состоится. Сюда войдут, например, аренда зала и оборудования, питание, материалы и т.п.;
- предварительные (инвестиции) — невозвращаемые расходы: например на рекламу, связанные с приобретением оборудования, накладные и т.д. Исключите их из прямых расходов, если окажетесь в ситуации выбора между большими и меньшими убытками.
Мероприятие стоит проводить уже тогда, когда доходы выше непосредственных расходов. Очень важно следить за этим показателем при принятии решения о проведении мероприятия.
Выведем формулу расчета точки «позитивного решения», когда мероприятие проводить целесообразно:
Минимальное число участников для проведения мероприятия = (непосредственные фиксированные расходы мероприятия) : (цена участия – расход на участника). (8)
В предложенном нами случае непосредственные расходы мероприятия — это аренда конференц-зала ($1000) и прокатное оборудование ($300), то есть в сумме $1300.
Минимальное число участников для проведения мероприятия Х =
= $1300 : ($330 – $30) = 4,33.
Вывод: при четырех участниках мероприятие проводить не стоит, а при пяти уже можно.
Однако не всегда все зависит от денег. Действительно, отмена мероприятия из-за того, что собралось мало 
участников, может оказаться не самым плохим выходом: о ней узнают всего несколько человек. В противном случае они придут, ожидая большого количества народа, и будут разочарованы. Поэтому в каждой конкретной ситуации полагайтесь на свои резоны и интуицию.