Реквизит «Заголовок к тексту»

Заголовок к тексту составляется исполнителем документа во всех случаях, когда документ оформлен на бумаге формата А4.

Заголовок к тексту - это реквизит, выражающий в краткой форме основное содержание документа или цель его составления.

Заголовок помогает:

1. быстро определить степень информативности документа;

2. важность и срочность вопроса, изложенного в документе;

3. помогает ориентироваться в содержании документа при его получении;

4. используется при регистрации документа;

5. используется как поисковый реквизит в информационно-справочной системе.

Заголовок к тексту оформляется:

§ от левого поля над текстом;

§ длиной в 2-3 полустроки;

§ начинается с предлога «О» или «Об»;

§ с заглавной буквы без кавычек.

Например,

О назначении на должность

О создании структурного подразделения

О вынесении взыскания

Об утверждении состава комиссии

Реквизит «Текст»

Текст документа печатают, отступив 2 интервала от «Заголовка к тексту» через 1.5 межстрочных интервала. Размер шрифта - 14 пт. Отступ первой строки - 1.см.

ГОСТ Р 6.30-2003 допускает печать текста документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются.

Реквизит «Отметка о наличии приложений»

Реквизит предназначен для фиксации внимания получателя и отправителя на документах, которые составляют с пересылаемым документом один комплект.

Отметка размещается через два интервала после текста, от левого поля.

Например,

Приложение. Копия договора аренды на 3 л. в 2 экз.

или

Приложение:

Смета расходов на 1 л. в 2 экз.

2. Календарный план работ на 1 л. в 2 экз.

Счет-фактура на 2 л. в 2 экз.

Документы, которые являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах, и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение»

Например,

Приложение

К приказу ректора института

От 11.09.2003 № 07/21

или

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

К приказу ректора института

От 11.09.2003 № 07/21

Реквизиты, удостоверяющие документы

Реквизит «Подпись»

Подпись распорядительного документа - это способ введения его в действие. Для других документов - это способ их удостоверения.

Под подписью (правом подписи) понимается полномочие (компетенция) должностного лица на подписание исходящих от него документов.

Компетенция должностных лиц определена:

1. Для руководителя организации - в Уставе организации.

2. Для должностных лиц (заместителей и руководителей подразделений) - в положениях, должностных инструкциях, приказах.

3. Для работников (исполнителей) организации - в должностных инструкциях или приказах.

Руководитель организации подписывает документы от имени организации.

Руководители структурных подразделений подписывают документы, подаваемые от имени подразделений.

Исполнители подписывают документы в пределах своих полномочий, составленные ими или с их участием.

В РФ реквизит подпись оформляется через 2 интервала после текста, от левого поля, в одну строку.

Реквизит имеет состав:

§ Наименование должности (полное или сокращенное)

§ Личная роспись

§ Расшифровка росписи (И.О.Фамилия)

§ Дата подписания

Например:

Директор В.Н.Соловьев

Проектор

По учебной работе

Д.ф.н., профессор О.В.Ермолин

На договорах (контрактах) проставляются подписи всех договаривающихся сторон:

ОАО «Вымпел» ООО «Мираж»

Директор Директор

_________ М.И.Сомов _________ С.Н.Агеев

_________ 2003 __________ 2003

Документы, составленные комиссиями, подписываются председателем и членами комиссии. Наименование должности соответствует обязанностям, исполняемыми в комиссии.

Председатель комиссии А.Н.Волков

Члены комиссии: П.Н.Семенов

В.А.Носов

Н.Е.Некрасова

В случае, если документ подписывают несколько должностных лиц, подписи располагаются в последовательности, соответствующей значимости занимаемой должности:

Директор В.А.Кравцов

Главный бухгалтер А.Н.Новикова

Начальник отдела кадров В.И.Борисов

Реквизит «Печать»

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

Печати бывают:

1. Круглая фирменная (гербовая);

2. Простые печати.

Круглая фирменная печать ставится на подписи руководителей, имеющих право подписывать документы от лица организации.

Круглой фирменной печатью удостоверяются подписи на следующих документах:

Акты - приема-сдачи законченных работ, списания, экспертизы и т.п.

Доверенности - на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел, представление интересов и т.п.

Договоры

Командировочные удостоверения

Гарантийные и претензионные письма

Сметы расходов

Справки (для внешних организаций) и другие документы.

Простыми печатями удостоверяются подписи на документах, исходящих от структурных подразделений. Простые печати могут быть разной формы: малые круглые, треугольные, квадратные и т.д.

При оформлении, печать должна затрагивать часть реквизита «Подпись». Например: