Документ. Общие и специальные функции документов

Можно предположить, что официально-деловой стиль — один из наиболее динамично развивающихся стилей. Темпы развития часто входят в противоречия с необходимым условием стандартизации. Процесс стандартизации требует времени, условий, при которых документ должен «устояться», войти в систему существующих документов. Динамика рассматриваемого стиля связана в значительной мере с изменениями в социально-экономической и политической сферах. Российские условия последних 10—15 лет давали большой простор для количественных и качественных изменений в документалистике и деловой речи. Многие документы подчиняются нормирующим положениям лишь отчасти. Ситуация усугубляется относительно высоким уровнем деловой и документационной безграмотности в обществе.

С полной определенностью можно сказать, что центральным понятием официально-делового стиля является документ. Различия в понимании этого термина, его широкое использование вне специальной сферы способствуют размыванию понятийной определенности.

За введением нового значения у довольно старого термина документ (documentum, лат. — доказательство) Петром I, переведенным как «письменное свидетельство», последовала цепь изменений в определениях. Основной тенденцией в изменении содержания термина было развитие его полисемии с одновременной специализацией появляющихся значений: от определения «всякая бумага, составленная закон­ным порядком и могущая служить доказательством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанностей» до группы- определений, в основе которых отмечается некое соответствие между носителем и информацией. Самым лаконичным является определение Оксфордского словаря: «Текст или изображение, имеющее информационное значение».

Универсальное определение документа как любого материального носителя с закрепленной любым способом информацией на любом языке не может удовлетворить нас при рассмотрении документов, относящихся к официально-деловому стилю. Потому, прежде всего, что в официально-деловом стиле документ становится одним из основных объектов исследования; кроме содержания важными становятся его единицы и форма, возможные диапазоны его изменяемости и классифицирующие признаки. Вызывает размышления тот факт, что разработчики ГОСТа 6.38—90 «Система организационно-распорядительной документации. Требования и оформление документа» (ГОСТ 6.38—90) не рискнули определить основной объект стандартизации. Определение документа дополнительно затруднено активным увеличением видов носителей информации. Имеют ли равную силу в юридическом, информационном и других отношениях документы на бумажных носителях, на перфоносителях, на магнитных или электронно-оптических (CD) носителях? Допустимо ли в этих случаях рассмотрение с точки зрения «оригинал — копия»? Или документы независимо от носителя являются аутентичными (греч. «аутентикос» — соответствующий подлинному, действительный, подлинный)?

К экстралингвистическим проблемам делового документа, как показывает практика, с большим основанием можно отнести следующие;

- юридические (права документов на новых носителях, право копии документа, хранение документа и степень его секретности и др.);

- экономические (ценность документа как товара или эквивалента денег, экономическая правомочность и пр.);

- технические (хранение и обработка, представление в информационно-поисковых системах, связь с глобальными и региональными информационными сетями).

Не менее острой остается проблема жанрового разнообразия документов. Существующие классификации жанров оставляют много вопросов. При любой классификации большое количество жанров оказывается в промежуточном положении, образуя переходные, межжанровые довольно обширные группы. Укрупненные жанровые совокупности документов можно было бы назвать следующим образом: государственные, административно-управленческие, финансово-экономические, рекламные, деловая переписка, документация общеорганизационная, документация личная. Условность и даже противоречивость этой классификации очевидны, однако она отражает тенденции в связях формы и функции документов. Сложности определения жанра связаны с различным пониманием этого термина в литературоведении и лингвистике. Поскольку для дальнейшего рассмотрения уточнение значения термина жанр является принципиальным, предлагается следующее определение. Жанр документа — функциональная разновидность речи, имеющая стандартизированную форму отражения, опирающаяся на средства официально-делового стиля и отвечающая требованиям композиционно-реквизитного состава, предусмотренным нормой и устоявшейся практикой.

Классификация документов не имеет единого основания. Для деловых документов в разной степени значимы следующие признаки, которые могут быть классифицирующими:

· по способу фиксации информации,

· по содержанию,

· по наименованию,

· по степени сложности и особенностям организации текста,

· по методу составления и каналам передачи,

· по срокам исполнения,

· по происхождению,

· по степени гласности,

· по юридической силе,

· по назначению,

· по срокам хранения,

· по сфере деятельности.

Можно отметить, что исходные признаки классификации имеют преимущественно внеязыковой характер. Вместе с тем документ, как лингвистический объект, обладает комплексом признаков, которые в случае их корректного вычленения и оценки значимости в типологизации документов, могут создать надежную интралингвистическую основу классификации.