Создание и эксплуатация информационных систем

Для руководителя организации всегда возможны три базовых решения по поводу ее информационной системы:

ничего не делать с информационной системой;

модифицировать существующую информационную систему;

создавать новую информационную систему.

В рамках этих возможностей все действия с информационной системой должны подчиняться прагматичной стратегии: обращение с информационными проектами как с «проектами делового развития». Действия по созданию или модификации информационной системы являются всего лишь проектом развития бизнеса, и все вовлеченные в него сотрудники должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии.

2.2.1. Стратегическое планирование информационной системы

В рамках этой стадии осуществляется подробное описание целей и задач проекта, ожидаемой прибыли, временных ресурсов, любых ограничений, доступных ресурсов и т.д. Назначаются «менеджер проекта», который отвечает за его осуществление, и ответственный за проект в высшем руководстве [3].

Стратегия управления информационной системой в рамках ее жизненного цикла (обычно различают следующие фазы жизненного цикла: планирование, создание, эксплуатация, развитие) основывается на ряде действий, среди которых формулировка целей и бизнес-стратегии организации, анализ конкурентных сил (поставщики, потребители, конкуренты, новые участники, товары-заменители), определение критических факторов успеха и информационных потребностей, оценка потенциала применения информационных технологий, выделение стратегических инициатив, анализ существующих информационных систем и определение необходимых и потенциальных информационных систем (см. подробнее [4]).

Оставив в стороне целый ряд технических аспектов, связанных с формированием стратегии управления информационной системой организации, рассмотрим базовые для этого процесса вещи. Главная цель стратегии управления информационной системой состоит в осознании того, что потребности организации в информации определяют структуру ее информационной системы, а также способ управления ею. Выделим в рамках информационной системы организации информационные системы четырех классов:

ключевые (важные для преуспевания в настоящий момент — складские системы, базы данных и т.п.);

вспомогательные (необходимые, но не критические в настоящий момент — бухгалтерские программы, программы управления персоналом, текстовые редакторы, электронная почта и т.п.);

стратегические (критические для достижения целей бизнес-стратегии — электронный обмен данными с партнерами, системы для анализа и прогнозирования рынка и т.п.);

потенциальные (возможно, важные для достижения успеха в будущем — экспертные системы и т.п.).

Для информационной системы каждого класса существует своя стратегия управления. Из всех возможных стратегий можно выделить несколько групп:

«Централизованное планирование» — в рамках центрального аппарата организации создается центр, которому поручается осуществлять политику в области информационной системы. Этот Центр осуществляет централизованное планирование и управление созданием, развитием и использованием информационной системы организации.

«Монополия» — выбирается или создается центр, ответственный за развитие информационной системы, который отвечает за политику в области информационной системы организации и определяет ее.

«Ограничение ресурсов» — решения по информационной системе принимаются на основе минимизации затрат.

«Свободный рынок» — выбор решений по информационной системе определяется пользователями на основе конкуренции различных предложений.

«Лидирование» — попытка обогнать конкурентов, стать лидером в применении данного решения. Организации с такой стратегией обычно пытаются связать ее потребности с развитием информационных технологий и инвестируют в это крупные суммы.

«Необходимое зло» — информационные технологии рассматриваются как необходимое зло, которое нужно для достижения целей, и проект будет осуществляться лишь в случае, когда станет абсолютно необходимым для достижения деловой цели.

Существует множество комбинаций этих стратегий, но каждая из них соответствует какой-либо реальной ситуации. Стратегии управления различными классами информационной системы приведены в табл. 2.1.

Таблица 2.1

Стратегическая система	Потенциальная система
«Централизованное планирование» «Монополия»	«Лидирование» «Свободный рынок»
Ключевая система	Вспомогательная система
«Централизованное планирование» «Монополия»	«Ограничение ресурсов» «Необходимое зло» «Свободный рынок»

Действия организации в рамках классов информационной системы приведены в табл. 2.2.

Таблица 2.2

Стратегическая система	Потенциальная система
Оценка возможности применения успешных приложений в других условиях	Распространение идей и результатов исследований и разработок
Ключевая система	Вспомогательная система
Распространение опыта применения ИС в ключевых областях	Совместное использование стандартных приложений и решений

Стратегия управления информационной системой и конкретные шаги по реализации этой стратегии связаны со степенью зависимости организации от использования информации для осуществления своей основной задачи, миссии. Эту зависимость определим как информационную интенсивность функционирования информационно-технологического комплекса организации. Она различна для разных организаций. Условно можно выделить ряд классов организаций, разделенных по этому признаку.

1. Организации, настоящее и будущее которых зависит от использования информационных технологий (ИТ) для ежедневной деятельности (банки, страховые кампании и т.д.).

2. Организации, не сильно зависящие от ИТ, но способные в будущем планировать ее широкое применение для достижения конкурентных преимуществ.

3. Организации, в которых хотя и возможна зависимость повседневных операций от ИТ, но которые работают в отраслях, где информационные системы не могут стать источником конкурентного преимущества.

4. Организации, использующие ИТ для поддержки вспомогательной деятельности.

Информационные технологии будут иметь различное влияние на организации — представители описанных групп, соответственно возможно построение индивидуальных стратегий управления информационной системой таких организаций.