Классификация (рубрикация) документов

Классификация (рубрикация) документов – это присвоение тем, рубрик классификатора обрабатываемому документу.

Процесс классификации (рубрикации) документов заключается в определении тем (предмета регулирования) нормативных частей акта, соотнесении их с рубриками классификатора и присвоении обрабатываемому документу индексов соответствующих рубрик.

Цель классификации (рубрикации) документов состоит в том, чтобы у пользователя была возможность искать документы по определенным, интересующим его темам, вопросам. В результате классификации каждый документ оказывается в своей нише, ячейке, где его без труда находит пользователь, выбравший интересующую его рубрику. Документ не теряется в общем, огромном массиве документов. Если документ содержит несколько норм, относящихся к разным темам, он будет отнесен к нескольким рубрикам классификатора, чтобы каждая норма находилась во всех соответствующих нишах и не была потеряна для пользователя (например, Трудовой кодекс РФ).

Основным средством поиска, а также средством классификации является предметный классификатор, который представляет собой иерархическую систему юридических понятий с универсальным охватом, как сложившихся самостоятельных отраслей законодательства, так и комплексных, регулирующих различные сферы деятельности. Эта иерархическая система должна отражать весь массив правовых актов.

Классификации в той или иной мере присущи и объективность и субъективность, которые зависят от двух факторов:

· качества классификатора;

· профессионального уровня специалиста, проводящего классификацию.

В системах «КонсультантПлюс» классификация документов производится по рубрикам поля «Тематика», а также по группам понятий и ключевым понятиям «Правового навигатора».

Для эффективной предметной классификации информации важно использовать в работе качественный, удобный и юридически обоснованный классификатор. Таковым является Классификатор правовых актов, одобренный Указом Президента РФ от 15 марта 2000 года № 511 и рекомендованный этим же указом для использования при создании банков данных правовой информации и при автоматизированном обмене этой информацией. Данный классификатор стал итогом совместной работы Главного государственно-правового управления Президента РФ, Российского фонда правовых реформ и компании «КонсультантПлюс». Именно на его основе базируется рубрикатор поля «Тематика» системы «КонсультантПлюс», т.е. он является объективным.

Другой вид классификаторов ориентирован на решение иной задачи: он должен обеспечивать эффективный поиск документов, относящихся к возникшей в практической деятельности пользователя конкретной хозяйственной ситуации. Таковым является «Правовой навигатор» в системе «КонсультантПлюс», который не является официальным, а значит, он субъективен. И всё же, его скорее можно назвать условно объективным, т.к. в основе навигатора лежат сами нормативные акты, а в создании этого второго поискового инструмента участвовали разработчики Классификатора правовых актов.

Подготовка новых редакций документа*

В условиях постоянного изменяющегося законодательства для пользователя правовой информации крайне важными и актуальными являются две возможности:

· возможность получить полный текст правового акта со всеми внесёнными в него на сегодняшний день изменениями;

· возможность получить текст правового акта в том виде, в каком он действовал на определённую дату в прошлом.

В связи с этим, обратим внимание на то, что изменение нормативных правовых актов (НПА) правотворческим органом в большинстве случаев происходит без одновременного утверждения новой редакции изменяемого документа. Изменения в документе могут вноситься разными способами. Перечислим наиболее распространенные:

· замена части текста (статьи, пункта, абзаца, отдельных слов) документа другим текстом;

· отмена отдельных частей текста документа;

· дополнение документа новыми частями.

Заметим, что нередко в одном документе применяется несколько способов внесения изменений.

Многочисленные изменения одного документа без создания его новой редакции приводят к тому, что становиться практически невозможно пользоваться таким документом. Поэтому выход из создавшейся ситуации заключается в том, чтобы специалисты компании-разработчика СПС сами создавали редакции НПА.

*Подредакцией документамы будем понимать текст документа с внесенными в него изменениями.

Например, изменения Налогового кодекса РФ (часть вторая), внесенные Федеральным законом от 30.06.2005г. № 71-ФЗ заключаются в следующем:

Разработчики системы «КонсультантПлюс» уделяют большое внимание вопросам, связанным с созданием редакций документа, как в юридическом аспекте, так и с точки зрения технического обеспечения инструментов доступа к этим редакциям (функция «Быстрый поиск редакции»). В результате пользователи системы имеют удобный доступ к любой редакции НПА и полную информацию о периоде её действия.

Процедура внесения изменений в документ в системах «КонсультантПлюс» состоит из двух этапов:

Этап 1. Оперативное предупреждение пользователя об изменениях, внесенных в документ.

В систему оперативно вносится содержащий изменения документ (документ Б), из текста которого можно по гипертекстовым ссылкам попасть в изменяемый им документ (документ А). При этом над текстом документа А появляется специальная информационная строка-предупреждение: «Внимание! Документ изменен — см. список изменяющих документов».

До создания новой редакции документа А с помощью этих инструментов можно использовать измененный документ, не рискуя получить устаревшую информацию.

Этап 2. Внесение изменений непосредственно в текст документа, т.е. создание новой редакции. После введения в ИБ изменяющего документа Б в строгом соответствии с его текстом специалистами компании «Консультант Плюс» создается новая редакция документа А.

Несмотря на то, что этот процесс требует выполнения значительного объема вспомогательной работы, новая редакция создается и вводится в ИБ в максимально короткий срок.

В результате этой работы:

· Текст новой редакции документа А включается в ИБ отдельным документом, при этом сохраняется первоначальный текст документа А (исходная редакция), а также все последующие редакции этого же документа. Т.е. в системах «Консультант Плюс» представлена полная ретроспектива редакций одного документа.

· После каждого измененного фрагмента указываются все документы, в соответствии с которыми внесены изменения, и дается ссылка на текст этого фрагмента в предыдущей редакции. Например, в Налоговом кодексе РФ (часть вторая) к статье 143:

· После заголовка изменённого документа приводится полный перечень изменяющих документов, которые учтены в тексте созданной редакции. Например, к Семейному кодексу РФ под заголовком указываются изменяющие кодекс Федеральные законы:

· Для каждой редакции документа, включённой в систему, указывается период действия этой редакции. Если есть неопределённость в этом вопросе, то обязательно указывается на наличие такой неопределённости и объясняется, с чем связано её наличие в данном случае. Например, это будет указано в Справке к документу:

Все редакции одного документа связаны между собой, и, находясь в тексте одной из редакций, можно попасть в последнюю действующую или в любую другую интересующую пользователя редакцию документа.

Из любой недействующей редакции можно попасть в последнюю редакцию по ссылке в строке предупреждения в начале текста: «Внимание! Недействующая редакция. Перейти в действующую редакцию».

Если изменения касаются не непосредственно текста документа, а его действия (статуса), то новой редакции не создается. Такие изменения называются нетекстуальными, и в этом случае в текущей редакции над измененным пунктом вставляется соответствующее примечание. Документу присваивается пометка: «(с изм. от …)». Например, Федеральный закон от 24.12.2002г. № 176-ФЗ «О федеральном бюджете на 2003 год» над статьей 136 имеется следующее примечание: