Порядок выполнения работы

Изучение возможностей СУБД Access 2007

По созданию и ведению баз данных

Цель работы

Целью работы является изучение возможностей СУБД Microsoft Access 2007 по созданию и ведению баз данных.

Задачи

Задачами лабораторной работы являются овладение навыками создания и заполнения таблиц баз данных, создания запросов, отчетов и форм, освоение программных технологий доступа к базам данных Microsoft Access из приложений.

Теоретическая часть

Базы данных.На сегодняшний день роль баз данных в различных областях деятельности сложно переоценить. Основное их назначение – хранить и накапливать информацию, предоставляя пользователям средства для ее извлечения и модификации. При этом под информацией подразумевается все, что в данной конкретной ситуации имеет значение для пользователя и его текущей работы.

Для изучения баз данных необходимо прежде определиться с основополагающим понятием курса. Согласно «официальному» определению, база данных – это совокупность структурированных данных, хранящихся с минимальной (структурированной) избыточностью и используемых несколькими приложениями под управлением единого метода доступа. В этом определении есть несколько понятий и фраз, нуждающихся в пояснении:

– структурированность – данные хранятся во множестве единообразно рассматриваемых объектов;

– минимальная избыточность – сознательное дублирование данных для повышения производительности;

– использование несколькими приложениями – базы данных могут удовлетворять информационные потребности сразу нескольких приложений. При этом соблюдается принцип разделения данных и алгоритма, т. е. данных и приложений;

– единый метод доступа – между данными и приложениями есть промежуточный слой – СУБД.

СУБД.СУБД (система управления базами данных) представляет собой инструментальное программное обеспечение для управления и создания баз данных. Назначением СУБД является предоставление пользовательского интерфейса для взаимодействия с базой данных. Пользовательский интерфейс может быть определен как существующий в системе ограничительный уровень, ниже которого для пользователя все остается невидимым.

В общем виде работу СУБД можно представить так:

1) Пользователь выдает запрос на доступ к данным, предъявляя определенный подъязык данных (обычно это SQL).

2) СУБД перехватывает этот запрос и анализирует его.

3) СУБД выполняет необходимые операции в хранимой БД с учетом прав пользователя.

Традиционно в структуре СУБД выделяют:

– процессор ЯОД (языка обработки данных), предназначенный для задания внутренней и внешней структуры БД.

– процессор ЯМД (языка манипулирования данными) для того, чтобы обрабатывать запросы пользователей на выборку, изменение или удаление данных, уже имеющихся в БД, или на добавление в нее новых данных.

В настоящее время выделяют три базовых класса СУБД:

– крупномасштабные серверы баз данных – СУБД, предназначенные для управления доступом к базам данных по технологии «клиент-сервер» (технология, по которой клиент посылает запросы, которые обрабатываются на сервере, а затем клиенту возвращается результат). Они используются для «больших» баз данных (терабайты информации) и большого числа пользователей;

– среднемасштабные СУБД ­– предназначены для обслуживания запросов преимущественно через Интернет. Чаще всего используются при разработке Web-приложений;

– настольные СУБД – инструментальная среда для разработки приложений. Эти системы позволяют создавать базы данных, писать программный код, создавать интерфейс пользователя.

Настольные СУБД.Настольные СУБД используются для сравнительно небольших задач (небольшой объем обрабатываемых данных, малое количество пользователей) и имеют относительно упрощенную архитектуру. Настольные СУБД не содержат специальных приложений и сервисов, управляющих данными, а используют для этой цели файловые сервисы операционной системы.

Основным недостатком настольных СУБД являются их ограниченные возможности. Однако такие недостатки проявляются не сразу, а лишь в процессе длительной эксплуатации, когда объем данных и число пользователей становятся достаточно велики – это приводит к снижению производительности приложений, использующих такие СУБД.

Microsoft Accessявляется ярким представителем настольных СУБД реляционного типа, то есть использует систему связанных таблиц для хранения и обработки данных.

Популярность Microsoft Access во многом объясняется включением в состав пакета Microsoft Office. Важным достоинством этой СУБД является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственные базы данных, но и разрабатывать приложения для работы с ними.

СУБД Microsoft Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам. Устаревшие версии Access (2003 и ранее) используют для своих файлов расширение mdb, более актуальные версии (2007, 2010) ориентируются на расширение accdb (хотя и не исключают возможности использования прежних версий).

Все версии Access имеют в своем арсенале средства, значительно упрощающие ввод и обработку данных, поиск данных и предоставление информации в виде таблиц, графиков и отчетов.

Таблицы. В реляционных базах данных все данные, доступные пользователю, организованы в виде таблиц, а все операции над данными сводятся к операциям над этими таблицами. Таблицы разделены на строки и столбцы, на пересечении которых находятся значения данных.

В любой таблице есть всегда как минимум один столбец. У каждого столбца в таблице есть свое имя, которое обычно служит заголовком столбца. Все столбцы в одной таблице должны иметь уникальные имена, однако разрешается присваивать одинаковые имена столбцам, содержащимся в разных таблицах. Столбцы таблицы упорядочены слева направо, и их порядок определяется при создании таблицы.

Каждый столбец характеризуется своим типом данных: все данные из одного столбца должны относиться к одному и тому же типу данных. Различные СУБД определяют свои типы данных для столбцов, но в той или иной форме в любой СУБД поддерживаются строковый (символьный, текстовый), числовой, дата / время, логический и другие базовые типы данных.

В таблице может содержаться любое количество строк. Строки таблицы идентифицируют уникальными значениями столбца или группы столбцов – первичными ключами.

Вполне допускается существование таблицы с нулевым количеством строк. Такая таблица называется пустой. Пустая таблица сохраняет структуру, определенную ее столбцами, просто в ней не содержится данных.

Для таблиц в СУБД Microsoft Access обычно используются режим таблицы, предназначенный для ввода данных, и режим конструктора, позволяющий просмотреть и модифицировать структуру таблицы.

Запросы.В СУБД Microsoft Access с помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запрос в Access является объектом, который сохраняется в файле базы данных под определенным именем и может многократно повторяться. В таком понимании запрос можно рассматривать как представление или виртуальную таблицу, позволяющим пользователю увидеть результаты сохраненного запроса. К представлениям возможен такой же доступ, как если бы они были простой таблицей.

В СУБД Microsoft Access создание запросов возможно двумя способами. При создании запроса при помощи мастера пользователь последовательно в автоматизированном режиме выбирает нужные ему параметры. При работе с конструктором запросов можно использовать специальный язык Jet SQL – диалект языка структурированных запросов, который используется ядром базы данных Access (процессором обработки данных Jet).

Отчеты и формы.Форма — это объект базы данных, который можно использовать для создания интерфейса пользователя для приложения базы данных. Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за один раз. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями таблиц, как базовых, так и виртуальных (представлений). При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате.

Отчет можно использовать для быстрого анализа данных или их отображения в определенном виде в печатном или другом формате. В отличие от формы отчет не позволяет модифицировать хранимую в базе данных информацию и предназначен только для ее просмотра.

Формы и отчеты в Microsoft Access создаются либо с помощью мастеров в автоматизированном режиме, либо посредством конструкторов, обеспечивающих более тонкую «настройку». Кроме того, начиная с Access 2007 доступен режим макета. Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму в Access. В режиме макета форма уже запущена. Данные отображаются практически так же, как при реальном использовании формы. При этом в данном режиме можно изменять структуру формы. Поскольку при изменении формы отображаются реальные данные, в режиме макета удобно задавать размер элементов управления и выполнять иные задачи, влияющие на вид и удобство использования форм.

Поставщики данных.Поставщики (провайдеры) данных (data provider) – это промежуточный слой между приложением и базой данных, который берет на себя функции по взаимодействию с базами данных. Они предназначены для обеспечения быстрого доступа к данным для их создания, модификации и обработки.

Практически все языки программирования высокого уровня предоставляют набор поставщиков данных, задающих интерфейс доступа к базам данных Microsoft Access. Базовый «набор» провайдеров представлен тремя драйверами: ADO, OleDb (Microsoft OLE DB для Microsoft Jet) и ODBC (Microsoft Access ODBC).

Порядок выполнения работы