Форматирование страниц. Процессор Word осуществляет автоматическое разбиение документа на страницы
Процессор Word осуществляет автоматическое разбиение документа на страницы, но переход на новую страницу можно организовать вручную.
Способы перехода:
1. Использовать сочетание Ctrl+Enter,
2. «Лента Вставка (для версии MS Word 2007) и «Вставка» - «Разрыв»-«начать новую страницу» (для версии MS Word 2003).
Параметрыформатирования страниц на ленте Разметка страницы (для версии MS Word 2007) и в диалоговом окне «Параметры страницы» (меню «Файл» (для версии MS Word 2003)):
1. Размер бумаги листа. На вкладке «Параметры бумаги» устанавливаются несколько стандартных, фиксированных размеров бумаги; А4 – стандартный по умолчанию. В список входит элемент – «другой» - возможность указывать произвольные размеры листа бумаги
2. Поля страницы. Устанавливаются на вкладке «Поля» - размер полей, ориентация листа и расположение колонтитулов. По умолчанию все поля 2,5 см. В различных документах разные размеры полей, поэтому на вкладке предусмотрены 4 поля ввода: верхнее, нижнее, правое, левое. Левое – при двусторонней печати – носит название «внутри» - для четных страниц, правое – «снаружи» - для нечетных страниц. В секторе «Образец» - визуальный контроль формата листа, а также на горизонтальной и вертикальной линейках.
3. Ориентация листа. Книжная или альбомная.
4. Вертикальное выравнивание. На вкладке «Источник бумаги» устанавливается тип вертикального выравнивания текста на странице:
· По верхнему краю – выравнивание верхней строки текста по нижней границе верхнего поля;
· По центру – размещает абзацы по центру между границами верхнего и нижнего полей;
· По высоте – добавляет пустое место между абзацами;
· По нижнему краю – выравнивание нижней строки текста по верхней границе нижнего поля.
5. Номера страниц. В меню «Вставка» в диалоговом окне «номера страниц» устанавливают параметры нумерации:
· Положение: внизу, вверху;
· Выравнивание: слева, в центре, справа, (внутри и снаружи);
· В секторе «Образец» визуальная оценка;
· Кнопка «Формат» - вызывает диалоговое окно «Формат номера страницы» - позволяет выбрать различные варианты нумерации.
В многостраничных документах – номер на первой странице не ставится, если нужно выставить, то включают флажок «Номер на первой странице».
Колонтитулы.
7. Для газетного стиля – количество колонок.
Параметры форматирования страницы могут устанавливаться для всего документа целиком и для отдельных частей. В таблице 1 представлена основная информация о параметрах оформления текстовых документов.
Таблица 1
| Наименование элементов | 1-й вариант | 2-й вариант | |
| 1 Заголовок раздела | |||
| Новая страница | Да | Да | |
| Шрифт (пт) | 16 (полуж.) | 14 (полуж.) | |
| Абзацный отступ (см) | 1,25 | 1,25 | |
| Интервал до (пт) | |||
| Интервал после | |||
| Выравнивание | Слева | Слева | |
| Межстрочное расстояние | 1,5 инт. | 1 инт. | |
| 2 Заголовок подраздела | |||
| Новая страница | Нет | Нет | |
| Шрифт (пт) | 14 (полуж.) | 12 (полуж.) | |
| Абзацный отступ (см) | 1,25 | 1,25 | |
| Интервал до (пт) | |||
| Интервал после | |||
| Выравнивание | Слева | Слева | |
| Межстрочное расстояние | 1,5 инт. | 1 инт. | |
| 3 Основной текст | |||
| Шрифт (пт) | |||
| Абзацный отступ (см) | 1,25 | 1,25 | |
| Выравнивание | По ширине | По ширине | |
| Межстрочное расстояние | 1,5 инт. | 1 инт. | |
| 4 подписи к рисункам и заголовки таблиц | |||
| Шрифт | |||
| 5 Параметры документа | |||
| Размер бумаги | А4 (21х29,7 см) | ||
| Верхнее поле | 20мм | ||
| Нижнее поле | 20мм | ||
| Правое поле | 10мм | ||
| Левое поле | 30мм |
Примечание.
- Абзацный отступ по всему документу должен иметь одинаковое значение.
- Размер символов в математических выражениях должен всегда совпадать с размером основного текста работы.
Участок документа, отличающийся от остальных значением хотя бы одного параметра форматирования страницы – раздел. Разделы отделяются друг от друга маркером конца раздела – двойная горизонтальная линия, пересекающая всю страницу (в центре со словами «Конец раздела»).
Устанавливают значения параметров перед началом ввода документа или во время работы над ним.
Если параметры установлены для всего документа, он состоит из одного раздела, любое изменение в значениях параметров – завершение одного раздела – начало нового. Для изменения значений параметров в какой-либо части документов – выделяют часть документа и устанавливают значения параметров.
Контрольные вопросы:
1. Что понимают под редактирование и форматирование документа?
2. Приведите примеры параметров шрифта и способов их установки.
3. Что показывают непечатаемые знаки (символы). Приведите примеры.
4. Как работает поиск и замена в тексте документа?
5. Что такое списки, каковы их виды форматирования?
6. Какие операции с текстом выполняют программы текстовые редакторы и процессоры?
7. Какое расширение получают при сохранении файлы документов Word?
8. Как оформить заголовки и вставить оглавление?
9. Каковы параметры форматирования таблицы?
Тема: ТАБЛИЧНЫЙ ПРОЦЕССОР MS EXCEL
Общие сведения
Книга в Microsoft Excel представляет собой файл, используемый для обработки и хранения данных. Каждая книга может состоять из нескольких листов, поэтому в одном файле можно поместить разнообразные сведения и установить между ними необходимые связи. При запуске Microsoft Excel создается новая рабочая книга.
Листы служат для организации и анализа данных. Лист представляет собой сетку из строк и столбцов. Каждая ячейка образуется пересечением строки и столбца и имеет свой уникальный адрес или ссылку. Например, ячейка, находящаяся на пересечении столбца В и строки 5, имеет адрес В5. Эти адреса используются при записи формул или ссылках на ячейки. Наибольший размер листа — 65536 строк и 256 столбцов.
Имена листов отображаются на ярлычках в нижней части окна книги. Для перехода с одного листа на другой следует щелкнуть мышью на соответствующем ярлычке.
Работа с листами
Удобнее всего операции с листами выполнять с помощью команд контекстного меню (вызывается щелчком правой кнопки мыши на ярлычке листа).
Вставка листа.Выберите команду Добавитьв контекстном меню. Лист будет вставлен слева от текущего листа.
Удаление листа.Выделите листы, которые нужно удалить, и выберите команду Удалитьв контекстном меню.
Переименование листа.Выберите команду Переименоватьв контекстном меню или дважды щелкните на ярлычке нужного листа, а затем введите новое имя поверх старого.
Лента.Главный элемент пользовательского интерфейса Microsoft Excel 2007 представляет собой ленту, которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения, вместо традиционных меню и панелей инструментов (рис. 1).
Рисунок 1 - Лента
С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках. Заменить ленту панелями инструментов или меню предыдущих версий приложения Microsoft Excel нельзя. Удалить ленту также нельзя. Однако чтобы увеличить рабочую область, ленту можно скрыть (свернуть). Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа (рис. 2). В меню выберите команду Свернуть ленту.
Рисунок 2- Сворачивание ленты
Лента будет скрыта, названия вкладок останутся (рис. 3).
Рисунок 3- Окно со свернутой лентой
Для использования ленты в свернутом состоянии щелкните по названию нужной вкладки, а затем выберите параметр или команду, которую следует использовать. Например, при свернутой вкладке можно выделить текст в документе Excel, щелкнуть вкладку Главная и в группе Шрифт выбрать нужный размер шрифта. После выбора размера шрифта лента снова свернется. Чтобы быстро свернуть ленту, дважды щелкните имя активной вкладки. Для восстановления ленты дважды щелкните вкладку. Чтобы свернуть или восстановить ленту, можно также нажать комбинацию клавиш Ctrl + F1. Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить какой-либо элемент на вкладку, ни удалить его оттуда. Внешний вид ленты зависит ширины окна: чем больше ширина, тем подробнее отображаются элементы вкладки. На рисунках приведено отображение ленты вкладки Главная при разной ширине окна.
Рисунок 4 – Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1280 точек
Рисунок 5 – Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 1024 точки
Рисунок 6 - Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 800 точек
Несмотря на скрытие отдельных элементов ленты, все они остаются доступны. Достаточно щелкнуть по значку или стрелке кнопки названия группы, после чего будут отображены все элементы группы (рис. 7).
Рисунок 7 - Отображение ленты вкладки Главная при ширине окна 600 точек
При существенном уменьшении ширины окна (менее 300 точек) лента и имена вкладок перестают отображаться.
Рисунок 8 - Скрытие ленты и вкладок при уменьшении ширины окна
Вкладки.По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид.
Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени). Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка Главная, которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст. Вкладка Разметка страницы предназначена для установки параметров страниц документов. Вкладка Вставка предназначена для вставки в документы различных объектов. И так далее. Кроме того, можно отобразить еще одну вкладку: Разработчик. Щелкните по кнопке Microsoft Office. Выберите команду Параметры Excel. Во вкладке Основные диалогового окна Параметры Excel установите соответствующий флажок (рис. 9).
На вкладке Разработчик собраны средства создания макросов и форм, а также функции для работы с XML. Файлы и шаблоны предыдущих версий Excel могли содержать пользовательские панели инструментов. В этом случае при открытии таких файлов в Excel 2007 появляется еще одна постоянная вкладка – Надстройки (рис. 10).
Рисунок 9 - Отображение вкладки Разработчик
Рисунок 10 - Вкладка Надстройки
Эта вкладка содержит элементы панелей инструментов, созданных в предыдущих версиях Excel. Каждая панель инструментов занимает отдельную строку ленты вкладки. Однако некоторые элементы, бывшие на панелях инструментов, в Excel 2007 могут отсутствовать. Стандартный набор вкладок заменяется при переходе из режима создания документа в другой режим, например, Предварительный просмотр (рис. 11).
Рисунок 11 - Вкладка Предварительный просмотр
Помимо постоянных, имеется целый ряд контекстных вкладок, например, для работы с таблицами, рисунками, диаграммами и т.п., которые появляются автоматически при переходе в соответствующий режим или при выделении объекта или установке на него курсора. Например, при создании колонтитулов появляется соответствующая вкладка (рис. 12).
Рисунок 12 - Контекстная вкладка Работа с колонтитулами/Конструктор
В некоторых случаях появляется сразу несколько вкладок, например, при работе с диаграммами появляются три вкладки: Конструктор, Макет и Формат (рис. 13).
Рисунок 13 - Контекстные вкладки для работы с таблицами
При снятии выделения или перемещении курсора контекстная вкладка автоматически скрывается. Не существует способов принудительного отображения контекстных вкладок.
Элементы управления.Элементы управления на лентах вкладках объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия. Например, вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования (см.рис. 1). Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы. Кнопки используются для выполнения какого-либо действия. Например, кнопка Полужирный группы Шрифт вкладки Главная устанавливает полужирное начертание шрифта. Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью (рис. 14).
Рисунок 14 - Использование обычной кнопки
В некоторых случаях нажатие кнопки вызывает диалоговое окно. Раскрывающиеся кнопки имеют стрелку в правой или нижней части. При щелчке по стрелке открывается меню или палитра, в которой можно выбрать необходимое действие или параметр. Выбранное действие или параметр запоминаются на кнопке, и для повторного применения не требуется открывать кнопку. Например, можно щелкнуть по стрелке кнопки Граница группы Шрифт вкладки Главная и выбрать способ вид и расположение границы (рис. 15). Чтобы еще раз назначить такую же границу, не нужно щелкать по стрелке, достаточно щелкнуть по самой кнопке.
Рисунок 15 - Использование раскрывающейся кнопки
В списке можно выбрать для применения какой-либо параметр. Для этого надо щелкнуть мышью по нему мышью. Например, в списке Макеты диаграмм вкладки Конструктор можно выбрать макет диаграммы (рис. 16).
Рисунок 16 - Использование списка
Для просмотра списка в пределах ленты можно пользоваться кнопками Вперед и Назад. Но обычно список разворачивают, для чего надо щелкнуть по кнопке Дополнительные параметры (см. рис. 16). В нижней части развернутого списка могут отображаются соответствующие команды меню (рис. 17).
Рисунок 17 - Развернутый список
При использовании раскрывающегося списка надо щелкнуть по стрелке списка и выбрать требуемый параметр. Например, в раскрывающемся списке Размер шрифта группы Шрифт вкладки Главная можно выбрать размер шрифта (рис. 18).
Рисунок 18 - Использование раскрывающегося списка
В большинстве случаев можно не открывая списка можно щелкнуть мышью в поле раскрывающегося списка, ввести значение требуемого параметра с клавиатуры и нажать клавишу Enter. Счетчики используют для установки числовых значений каких-либо параметров. Для изменения значения пользуются кнопками счетчика Больше (Вверх) и Меньше (Вниз). Например, в счетчике Масштаб группы Вписать вкладки Разметка страницы можно установить величину масштаба печати документа (рис. 19).
Рисунок 19 - Использование счетчиков
Также значение в поле счетчика можно ввести с клавиатуры и нажать клавишу Enter. Нажатие некоторых кнопок не приводит к выполнению какого-либо действия, а только отображает меню, в котором следует выбрать нужное действие. Например, щелкнув по кнопке Ориентация в группе Выравнивание вкладки Главная в появившемся меню можно выбрать направление текста в ячейке (рис. 20).
Рисунок 20 - Использование кнопки с меню
В некоторых случаях выбор команды меню кнопки вызывает диалоговое окно. Флажки используются для применения какого-либо параметра. Например, флажки группы Параметры листа вкладки Разметка страницы (рис. 21) определяют особенности печати листа.
Рисунок 21 - Использование флажков
Для установки или снятия флажка достаточно щелкнуть по нему мышью. Значок (кнопка) группы – маленький квадрат в правом нижнем углу группы элементов во вкладке. Щелчок по значку открывает соответствующее этой группе диалоговое окно или область задач для расширения функциональных возможностей. Например, значок группы Шрифт вкладки Главная открывает диалоговое окно Формат ячейки (рис. 22).
Кнопка "Office".Кнопка "Office" расположена в левом верхнем углу окна. При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения (например, Параметры Excel) (рис. 23).
Некоторые из команд меню кнопки "Office" имеют подчиненные меню.
Панель быстрого доступа.Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям. По умолчанию панель содержит всего три кнопки: Сохранить, Отменить, Вернуть (Повторить).
Рисунок 22 - Использование значка группы
Рисунок 23 - Кнопка и меню "Office"
Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие. Нажмите кнопку Настройка панели быстрого доступа. В меню выберите наименование необходимого элемента (рис. 24). Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.
Рисунок 24 - Настройка панели быстрого доступа
Для добавления элемента, отсутствующего в списке, выберите команду Другие команды (см. рис. 24). В разделе Настройка окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку Добавить (рис. 25).
Рисунок 25 - Настройка панели быстрого доступа
Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Добавить на панель быстрого доступа. Для удаления элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа.
Мини-панель инструментовМини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления данных. В отличие от других приложений Office 2007 (Word, PowerPoint и др.) в Excel 2007 мини-панель не отображается автоматически при выделении фрагмента листа. Для отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области (рис. 26).
Рисунок 26 - Отображение мини-панели инструментов
Строка формул.В Excel 2007 удобнее, чем в предыдущих версиях организована работа со строкой формул. Для просмотра и редактирования содержимого выделенной ячейки можно увеличить высоту строки формул. Для этого щелкните по кнопке Развернуть строку формул (рис. 27).
Рисунок 27 - Увеличение высоты строки формул
Если и в этом случае отображается не все содержимое ячейки, можно воспользоваться полосой прокрутки (рис. 28).
Рисунок 28 - Просмотр содержимого ячейки в строке формул
Для того, чтобы привести строку формул в исходное состояние щелкните по кнопке Свернуть строку формул (см. рис. 28).
Работа с диаграммами
В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграмм. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе.
Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек. Диаграмма может также использовать данные сводной таблицы.