Технические средства офиса и организация рабочих мест
Офис — искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся, таким образом, основными условиями охраны здоровья. В широком понимании эргономичность офисного пространства строится из различных элементов — от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха, офисные перегородки. Большое значение имеет и планировка помещений.
Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы становятся неотъемлемой частью практически любого - крупного или небольшого, но главное – эргономичного офиса.
Рабочее место обязательно должно быть удобным, эргономичном и соответствовать общему стилю фирмы. Основу рабочему месту составляет стол. Кроме того, необходимо так же удобное кресло, тумбочки, шкафы, оргтехника (телефон, факс, компьютер) и прочие приспособления (настольная лампа, канцелярский пресс-набор, контейнер для сортировки поступающий корреспонденции и т.д.) Площадь размещения рабочего места секретаря должна составлять не менее 6 м2, а объем помещения, в котором оборудовано это рабочее место – не менее 20 м3.
Желательно, чтобы рабочий стол секретаря имел достаточное количество ящиков для размещения документов и рабочих аксессуаров, один из этих ящиков обязательно должен запираться на ключ. Рабочая поверхность стола должна иметь удобную форму и достаточный для размещения всех необходимых технических средств и приспособленный размер. Высота рабочей поверхности стола должна регулироваться в пределах 68-80 см, а в идеале – составлять 72,5 см. Кроме того, рабочий стол секретаря должен иметь свободное пространство для ног высотой не менее 60 см, шириной – не менее 50 см, глубиной на уровне колен – не менее 45 см и на уровне вытянутых ног – не менее 65 см.
Непосредственно на рабочей поверхности стола следует расположить:
ü Монитор компьютера (возможно с клавиатурой и мышью);
ü Настольный офис набор канцелярских принадлежностей, который включает в себя ручки, карандаши, ластик, линейку, маркеры, скотч, скрепки, бумагу для записей, закладки-наклейки, нож для разрезки бумаги, степлер, дестеплер, ножницы и др.;
ü Табель-календарь на текущей год;
ü Календарь-ежедневник для ведения текущих записей;
ü Лотки-контейнеры для сортировки, поступающей корреспонденции;
ü вертикальные накопители для наиболее часто используемой документации;
ü держатель для документов;
ü визитницу;
ü коробку дискет и подставку для CD-дисков;
ü При необходимости – настольную лампу.
В ящиках рабочего стола следует расположить:
ü Бланки документов;
ü Бумагу (отдельно для черновиков и чистую);
ü записную книжку, ежедневник для записи поручений руководителя и участия в работе совещаний;
ü Портфель или папку для бумаг;
ü конверты, файлы, папки уголки;
ü Датер-нумератор, штемпели «Исх. №___», Вх. №___», « На контроль» и др.,
ü Дырокол.
Выделяют следующие основные системы планировки помещений.
1. Кабинетная, структурные подразделения размещаются на отдельных этажах здания, а отделы и службы в отдельных комнатах (от 4 до 30 чел.). Достоинством системы является создание творческой обстановки и комфортных условий для малых групп сотрудников, а недостатком — увеличение затрат на отопление и освещение, а также удлинение маршрутов документопотоков.
2. Зальная, при которой структурные подразделения и производства размещаются в больших залах (на этажах) здания с количеством сотрудников более 100. Эти помещения обязательно оборудуются искусственным освещением, кондиционированием воздуха и звукоизоляцией. Их достоинством является снижение затрат на строительство и эксплуатацию помещений, уменьшение площадей на 1 служащего, обеспечение рациональной технологии управления. Главный недостаток — невозможность создания уединенной обстановки, особенно для ученых и руководителей, а также избыточный шум в зале.
3. Ячеистая, при которой в большом зале размещаются сотрудники подразделения, а помещения для руководителей отделов и служб формируются с помощью специальных передвижных перегородок из рифленого стекла высотой 1,5 -2,0 м. Применение перегородок создает благоприятную обстановку для сотрудников отдела, у которых своя «ячейка». В то же время руководитель подразделения может свободно наблюдать за работой отделов и служб, а также и дисциплиной труда.
При распределении помещений рекомендуем соблюдать следующие правила:
ü В первую очередь размещать крупные структурныеподразделения (администрация, канцелярия, бухгалтерия, отделы маркетинга, кадров) и учитывать возможность их расширения.
ü Смежные отделы и службы размещать рядом друг с другом, чтобы минимизировать время на обмен информацией.
ü Отделы, связанные с приемом посетителей (сбыт, кадры, бухгалтерия), должны размещаться рядом с входом, лифтом и лестничной площадкой.
ü Складские, множительные и транспортные подразделения должны быть изолированы от приема посетителей и офисных помещений.
ü Туалеты и курительные комнаты должны быть на каждом этаже и легко доступны клиентам и сотрудникам.
Планировка рабочих мест осуществляется исходя из площади помещений, числа сотрудников, норматива площадей на одного сотрудника и проектируемой мебели и оборудования:
ü общая и полезная площади здания, а также планировка комнат определяется по рабочим чертежам здания;
ü число сотрудников определяется штатным расписанием предприятия;
ü нормы площадей на одного сотрудника различны в разных странах.
При планировке целесообразно сразу определить, кто из руководителей предприятия и его заместителей будет иметь отдельные кабинеты. Начальникам отделов лучше сидеть непосредственно в отделах: это улучшит управляемость и дисциплину.