Организация рабочих мест

РАБОЧЕЕ МЕСТО РУКОВОДИТЕЛЯ

Работая в своем офисе или кабинете, менеджер ежедневно пользуется различными техническими устройствами, которые существенно облегчают и ускоряют работу руководителя.

Если бы он устраивался на работу конторским работником сто лет назад, наниматель обязательно поинтересовался бы тем, красив ли у него почерк. Сейчас же в первую очередь спросят о том, умеете ли вы пользоваться ком­пьютером, факсом и прочими техническими средствами.

Рабочее место — это зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному раз­мещению. Рациональная организация рабочих мест руководителей предпола­гает правильную их планировку, укомплектование мебелью и необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и различными вспомогательными устройствами.

Правильно организованное рабочее место играет важную роль для успеш­ного осуществления трудовой деятельности, так как именно на рабочем месте протекает большая часть времени руководителя. Поэтому серьезно подойти к вопросу организации своего рабочего места должен каждый руководитель: от менеджера низшего звена до директора крупного предприятия.

Научный подход при организации рабочего места требует изначально оп­ределенных единовременных затрат, но в будущем это позволит руководите­лю сэкономить свое время и сохранить здоровье.

Рациональная организация рабочего места и создание наилучших условий труда для работников управления включают следующий комплекс основных проблем:

• планировку рабочих помещений на основе изучения и анализа технологии
выполнения основных и наиболее массовых видов работ и потоков информа­ции на предприятии или в учреждении;

• размещение мебели и оборудования на рабочих местах исходя из функ­ций и состава работ, выполняемых каждым работником, и максимального
снижения физических усилий при выполнении работ;

• эффективное использование рабочих площадей с учетом требований ра­бочего процесса, эксплуатационных характеристик оборудования и оптималь­ных условий труда.

Особенностью труда руководителя является большой удельный вес умст­венных (творческих и логических) операций. Этим в значительной степени оп­ределяются требования к организации и оборудованию рабочих мест, а также к условиям труда руководителя. На повышении производительности труда благоприятно сказываются шумовой, температурный и влажностный режимы, хорошее освещение, рационально организованное и оборудованное рабочее место, оснащенное современными средствами офисной и вычислительной техники.

Обеспечение рабочего места необходимой оргтехникой позволяет ускорить процесс принятия решений, подготовки служебных записок, отчетов, освобож­дает руководителя от ненужной, зачастую очень трудоемкой работы.

Эффективность работы руководителя напрямую связана с правильно спла­нированным и хорошо оснащенным рабочим местом. Не следует забывать при этом, что прибыль любой организации в первую очередь зависит от эф­фективности деятельности управляющего персонала.

Мероприятия по улучшению условий труда работников управленческого аппарата должны быть направлены на повышение их работоспособности и сохранение здоровья путем создания освещения, соответствующего норма­тивным требованиям; необходимой чистоты, влажности и температуры возду­ха; благоприятной окраски рабочего помещения; устранения шумов; уста­новления правильного режима труда и отдыха, а также на основе применения современных средств оргтехники.

ОБУСТРОЙСТВО КАБИНЕТА (ОФИСА)

Обустройство кабинета (офиса). Внешний вид офиса, кабинета — это лицо его хозяина. По внешнему виду офиса, как правило, составляется определенное впечатление о характере, вкусе и интеллекте руководителя.

Внешний вид офиса зависит от многих факторов, в том числе и от таких, как пол руководителя, возраст; характер, вкус, привычки; характер работы.

Как отсутствие визитной карточки является несоблюдением делового этикета, так и примитивный, а тем более неряшливый вид рабочего места и служебных ка­бинетов наносит труднопоправимый ущерб деловой репутации фирмы. В итоге страдает профессиональный имидж ее работников.

Основные принципы, положенных в основу оформления любого офиса:

1. Мебель, оргтехника, осветительные приборы и даже канцелярские принад­лежности должны быть выдержаны в одном стиле.

2. Прежде чем начать обставлять офис, руководителю необходимо изучить свое
помещение. Размеры офиса должны соответствовать размерам и количеству
предполагаемых к размещению предметов.

3. Необходимо решить, подойдет ли руководителю мягкое освещение или офи­су нужен яркий свет.

4. Если окна офиса выходят на шумную улицу, придется подумать о шумоизоляции. Солнечная сторона «просит» жалюзи или затемненных стекол.

5. Необходимо решить вопросы декоративного оформления офиса. Например,
современные офисы принято украшать цветами, картинами. Они преображают ра­бочее место, поднимают настроение не только самому руководителю, но и клиен­там, посетителям. Важно не увлекаться — слишком много украшений отнюдь не говорит о хорошем вкусе.

6. Офис должен быть не только красив, но и удобен как для хозяина (руководи­теля), так и для посетителей.

7. Важно учесть и экологическую чистоту материалов, из которых изготовлена
мебель. Натуральная кожа, стекло, сталь, дерево безвредны. В то же время искус­ственная кожа, обилие лаков, красок вряд ли будут способствовать укреплению здоровья руководителя.

8. Мебель должна быть расставлена удобно с точки зрения пользования ею.
Прежде всего, это касается рабочего стола. Среди предъявляемых к нему требо­ваний на первое место следует выделить его функциональность (удобство пользо­вания столом как рабочим инструментом) и комфортность (создание рабочего на­ строения у руководителя и посетителя).

9. Размер стола следует подобрать так, чтобы до любого размещенного на нем
предмета можно было легко дотянуться либо доехать, если рабочее кресло на ко­лесиках.

10. Не рекомендуется накрывать стол оконным стеклом, так как оно дает блики,
отвлекает внимание, плохо влияет на зрение, да и на здоровье в целом; гораздо
безобиднее плексиглас (оргстекло), еще лучше обтянуть стол зеленым сукном или
обить кожей. Слева, вне зоны прямой вытянутой руки, целесообразно положить
листы бумаги («чистовики» и «черновики»). В этой же зоне могут находиться рас­
сортированные карандаши, фломастеры, клей, ножницы и прочие канцелярские
принадлежности.

11. Целесообразно завести две папки: «К исполнению» и «Выполнено»; первая
— справа, вторая — слева. Папка «К исполнению» поможет уменьшить риск за­
быть что-либо важное или потерять на своем столе.

Рабочие помещения также оснащаются необходимым оборудованием и мебе­лью.

В комплект мебели для оборудования рабочего места руководителя входят:

• письменные столы (обычные и специализированные);

• вспомогательные столы и тумбочки, предназначенные для хранения справоч­ного материала;

• кресла, стулья (подъемно-поворотные);

• шкафы обычного типа или специальные (для хранения документов).

При организации рабочих мест могут быть использованы готовые образцы ме­бели, выпускаемые промышленностью или изготовленные по индивидуальным за­казам.

Планировка рабочих мест.

Кабинет (офис) руководителя организации может занимать различную площадь и предназначается, кроме работы за столом, для приема посетителей, проведения деловых совещаний.

Наиболее характерна для рабочего места руководителя Т-образная планировка, когда непосредственно к рабочему столу перпендикулярно ставится стол-приставка для совеща­ний.

При этом следует соблюдать следующие правила:

• отделы, связанные с приемом посетителей (отдел кадров, касса, бухгалтерия,
отдел труда и заработной платы), следует располагать вблизи входа в здание;

• смежные отделы должны располагаться рядом. Например, зал заседаний
должен размещаться рядом с кабинетами руководства и отделами, которые будут
его часто использовать. Канцелярия должна располагаться на одинаковом рассто­янии от всех отделов.

Планировка рабочих мест считается рациональной, если выполнены следую­щие требования:

• рабочие места расположены в соответствии с технологическим процессом об­
работки документов. В результате устраняются ненужные перемещения сотрудни­ков и документов;

• площадь рабочих комнат в расчете на одного работающего соответствует
нормативной;

• расстояния между рабочими местами, рабочими местами и стенами, проходы
не затрудняют передвижения;

• предусмотрено оперативное пространство рабочего места, ограниченное зо­ной максимальной досягаемости и включающее стол и стул, средства составления,
обработки, хранения и поиска документов индивидуального пользования;

• предусмотрено вспомогательное пространство для рабочего места, где распо­лагаются предметы труда и средства оргтехники, применяемые реже;

• группировка рабочих мест при создании зон должна базироваться на общности
выполняемых работ;

• столы сотрудников, которые чаще других принимают посетителей, размещают
ближе к выходу, что исключает лишнее перемещение посетителей;

• шкафы, картотека и другие средства оргтехники общего пользования располо­жены так, чтобы сотрудникам было удобно подходить к ним и пользоваться ими;

• естественный свет из окон падает на рабочее место слева и спереди;

• обеспечен свободный и безопасный доступ к местам включения в сеть средств
оргтехники;

• исключено неблагоприятное воздействие теплового излучения от приборов
отопления (батареи рекомендуется прикрывать щитами);

• рабочие места расположены так, что исключено отвлекающее влияние улич­ных раздражителей.

При использовании на рабочем месте профессиональной персональной ЭВМ следует предусмотреть зоны размещения процессора, дисплея, клавиатуры и пе­чатающего устройства, определить места подключения питания.