Процессный подход к управлению
В чем же суть процессного подхода в управлении?
До сих пор, фактически, господствует функциональный подход. То есть считается, что фирма - это некий механизм, который обладает набором функций. Эти функции распределяются среди подразделений, где их исполняют сотрудники предприятия.
1. Выполняя свои узкоспециальные задачи, сотрудники перестают видеть конечные результаты труда всего предприятия и осознавать свое место в общей цепочке. Такая система заставляет персонал хорошо исполнять функции, но не ориентирует на достижение общего результата. Отделы могут быть более заинтересованы в реализации целей и задач своих подразделений, чем общих целей организации. Это увеличивает возможность конфликтов между функциональными областями [1].
2. Большая часть реальных рабочих процессов на предприятии включает множество функций, т. е. выходит за рамки отдельных подразделений. Однако в функционально ориентированных структурах обмен информацией между различными подразделениями чрезмерно усложнен из-за ее вертикальной иерархичности, что приводит к большим накладным расходам, неоправданно длительным срокам выработки управленческих решений и, как следствие, потере клиентов.
Следует обратить внимание на процессы, происходящие на предприятии, так как они проходят через все подразделения, задействуют все службы, и ориентированы на конечный результат. Мы начинаем управлять процессами, выстраивать их такими, какими они нужны предприятию. С точки зрения процессного подхода, организация предстает как набор процессов (при функциональном подходе - это набор функций). И управление предприятием становится управлением процессами. Каждый процесс при этом имеет свою цель. Управляя процессами и постоянно их совершенствуя, предприятие добивается высокой эффективности своей деятельности.
Любая деятельность или комплекс деятельности, в которой используются ресурсы для преобразования входов в выходы, может рассматривать как процесс.
Чтобы результативно функционировать, организации должны определять и управлять многочисленными взаимосвязанными и взаимодействующими процессами. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего (рис.2.4). Систематическая идентификация и менеджмент применяемых организацией процессов и прежде всего обеспечения их взаимодействия могут считаться «процессным подходом» [10].
Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии [11].
Идентификация процессов должна производиться исходя из обозначения потребителей и поставщиков процесса. В этом случае гарантируется ориентация процесса на требования и запросы потребителей - как внутренних (пользователей результатов процессов внутри компании), так и внешних (потребителей готовой продукции компании). Одновременно с этим выявляется и сама необходимость процесса с точки зрения:
· понимания и выполнения требований;
· необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;
· достижения результатов выполнения процессов и их результативности;
· постоянного улучшения процессов, основанного на объективных измерениях.
После этого определяется приоритетность процесса в зависимости от вклада его в достижение стратегических целей организации.
При рассмотрении хода процесса производится разбивка его на отдельные этапы, операции. При этом учитываются только взаимодействия с непосредственной причинной связью: что нужно сделать в первую очередь, что – во вторую и т.д.; можно ли делать что-либо параллельно или отдельные этапы требуют выполнения каких-то других действий. Далее решаются вопросы, связанные с обеспечением ресурсами, определяются участники процесса и назначается хозяин (владелец) процесса.
Благодаря ориентации на процессы в организации появляется возможность выявить и ликвидировать «узкие» (критичные) места в системе управления, оптимизировать количество точек пересечения как внутри процессов, так и между отдельными процессами, устранить дублирование работ. Таким образом, применение процессного подхода создает предпосылки к постоянному, непрерывному улучшению качества всех процессов, сокращению издержек производства, обеспечивает непрерывность управления как внутри процесса, так и на стыке отдельных процессов, а также при их комбинации и взаимодействии.