Входной контроль поставок товаров на складе

На пути от первичного источника сырья до конечного потребителя соб­ственность на грузы, образующие ма­териальный поток, последовательно переходит от одного участника логис­тического процесса к другому. В этих так называемых «местах стыка» про­исходит сверка фактических парамет­ров материального потока с данными сопроводительных документов. По существу, в этих местах информаци­онный поток, движущийся в значи­тельной степени обособленно, «при­стегивается» к материальному. Фактический состав материально­го потока может отличаться от ин­формации о нем. Управление же осу­ществляется на основе именно ин­формации. Последовательная прием­ка на всем пути движения грузов поз­воляет постоянно актуализировать данные, составляющие информаци­онный поток.

Материальный поток — это дви­жение материальных ценностей, со­хранность которых обеспечивается системой материальной ответст­венности.

Вопрос передачи ответственности

В местах стыка происходит пере­дача материальной ответственности. Нельзя проектировать логистический процесс без понимания учета специ­фики порядка передачи материаль­ной ответственности. Следовательно, задача постоянного обновления и корректировки информации о мате­риальных потоках — одна из наибо­лее актуальных задач логистической деятельности.

Сложность задачи обусловлена тем, что передача материальной от­ветственности происходит не непо­средственно от одного владельца то­вара другому, а с участием логистиче­ских посредников — экспедиторских организаций.

Без возложения материальной от­ветственности на конкретных лиц сложно обеспечить сохранность гру­за на всем пути движения материаль­ного потока. Однако следует иметь в виду, что для участников логистичес­кого процесса, имеющих статус мате­риально-ответственных лиц, безус­ловно, приоритетной задачей являет­ся не скорость, не надежность, не цена, а точное соответствие количест­венного и качественного состава по­тока данным сопроводительных доку­ментов. Весь логистический процесс может остановиться, если материаль­но-ответственное лицо не уверено в точном соответствии количества и ка­чества товара данным сопроводи­тельных документов.

Система материальной ответст­венности не должна тормозить логис­тический процесс. Следовательно, при проектировании логистических систем необходимо находить компро­мисс между различными системами, обеспечивающими сохранность мате­риальных ценностей. Возможно, сис­тема без личной материальной ответ­ственности принесет ущерб, но риск остановки процесса в связи с необхо­димостью актирования несоответст­вий может принести больший ущерб. Выход может быть найден в высоких гарантиях соблюдения качества и комплектности поставок, т.е. в том, чтобы функцию контроля взяли на себя поставщик (например, практика функционирования ряда предприятий Японии) и экспедитор (это войдет в их систему сервиса). В России в услови­ях исторически сложившейся практи­ки наиболее перспективным является четкая организация входного контроля.

Порядок приемки товаров регламентируется нормативными актами государства, а также условиями дого­вора. Соответственно, все процедуры приемки должны быть четко сплани­рованы, что позволит, не снимая ма­териальной ответственности с кон­кретных лиц, снизить риск остановки логистического процесса.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки товаров

В настоящее время в качестве нор­мативных документов, регламентиру­ющих порядок приемки товаров, про­должают действовать:

Инструкция о порядке приемки продукции производственно-техни­ческого назначения и товаров на­родного потребления по количест­ву (утверждена постановлением Гос­арбитража при Совете Министров СССР от 15 июня 1965 г., № П-6);

Инструкция о порядке приемки продукции производственно-тех­нического назначения и товаров народного потребления по качест­ву (утверждена постановлением Госарбитража при Совете Минист­ров СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7).

Для краткости ограничимся пере­числением наиболее существенных вопросов, возникающих в процессе организации и осуществления прием­ки товаров народного потребления по количеству и качеству. Ниже в скоб­ках указаны номера пунктов соответ­ствующих инструкций, содержащих ответы на поставленные вопросы. Вначале указывается номер пункта в инструкции № П-6 (приемка товаров по количеству), затем номер пункта в инструкции № П-7 (приемка товаров по качеству).

1. Порядок приемки товаров от ор­ганов транспорта (№ П-6 — пункт 4; № П-7 — пункт 3).

2. Случаи актирования претензии к транспорту (№ П-6 — пункт 5; № П-7 — пункт 4).

3. Сроки приемки товаров (№ П-6 — пункт 9; № П-7 — пункт 6).

4. Документы, на основании которых производится приемка (№ П-6 — пункт 12; № П-7 — пункт 14).

5. Как поступить, если обнаружено несоответствие количества и качества товара данным товарно-сопроводитель­ных документов? (№ П-6 — пункт 16; № П-7 — пункт 16).

6. Содержание уведомления постав­щику (№ П-6 — пункт 17а; № П-7 — пункт 17).

7. Сроки направления уведомления поставщику (№ П-6 — пункт 17а; № П-7 — пункт 18).

8. В какие сроки должен явиться представитель поставщика? (№ П-6 — пункт 17; № П-7 — пункт 19).

9. Как поступить, если представитель поставщика не явился? (№ П-б — пункт 18; № П-7 — пункт20).

10. Кто может быть включен в состав комиссии по приемке товаров в случае неявки поставщика или когда явка не­обязательна? (№ П-6 — пункт 18; № П-7 — пункт 20).

11. Сроки составления акта об уста­новленном расхождении в количестве (№ П-6 — пункт 25; № П-7 — пункт 29).

12. Содержание акта (№ П-6 — пункт 25; № П-7 — пункт 29).

13. Порядок и сроки утверждения акта (№ П-6 — пункт 26; № П-7 — пункт 32).

14. Обязательные приложения к акту (№ П-6 -пункт 27; № П-7 — пункт 31).

15. Товарная книга

Ведется материально ответственными лицами для учета то­варно-материальных ценностей. На каждое наименование това­ра (каждый номенклатурный номер) в книге открывается от­дельный счет. Счета располагаются в порядке возрастания но­менклатурных номеров.

Рассмотрим совокупность циркулирующих на складе документов, необходимых для управления и контроля опе­рациями приемки и размещения товаров на хранение.

Документы, участвующие в операциях по продаже и отпуску товаров со складов предприятия оптовой торговли

16. Заказ-заявка

Составляется покупателем и корректируется товароведом-реализатором с учетом наличия товаров на складе.

Товаровед уточняет и заполняет в заказе-заявке данные, необходимые для выписки счета-фактуры, а также для упроще­ния поиска товаров на складе.

17. Договор поставки

Заключается между оптовым предприятием и покупателем и служит для определения размеров, сроков и условий продажи, отпуска и доставки товаров.

18. Журнал регистрации заказов покупателей

Ведется товароведом-реализатором на основании заказов покупателей, поступивших как при личной отборке в зале товар­ных образцов, так и полученных по средствам связи.

Служит для контроля своевременности исполнения заказа покупателей.

19. Карточка неудовлетворенного спроса

Ведется товароведом-реализатором по покупателям на ос­новании их заказов и служит для учета неудовлетворенного спроса, а также для контроля выполнения неудовлетворенных заказов.

20. Сводный отборочный лист на комплексную отборку

Составляется товароведом-реализатором на основании за­казов покупателей для комплексной отборки товаров на складе для группы покупателей.

21. Счет-фактура

Выписывается на товары, фактически отобранные для поку­пателей на складе оптового предприятия.

22. Упаковочный ярлык

Выписывается в тех случаях, когда отборка и упаковка това­ров производится на складе без участия представителя покупа­теля.

23. Журнал передачи товаров со склада в экспедицию

Ведется заведующим складом на основании счетов-фактур для контроля передачи товаров в экспедицию.

24. Журнал учета товаров и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям

Ведется в экспедиции оптового предприятия; служит для контроля отправки товаров покупателям и возврата подписан­ных покупателями счетов-фактур.

25. Товарно-транспортная накладная

Выписывается в четырех экземплярах (если плательщиком является грузополучатель):

первый служит основанием для расчетов с автотранспорт­ной организацией и является приложением к счету на оп­лату за перевозку материальных ценностей;

второй служит основанием для учета работы автотранс­порта и остается при путевом листе;

третий при товарном отчете грузоотправителя сдается в бухгалтерию;

четвертый направляется грузополучателю. Если плательщиком является грузоотправитель, то товарно-транспортная накладная выписывается в трех экземплярах.

26. Пропуск на выезд с территории предприятия

27. Заявка на автотранспортные перевозки

Является документом для обеспечения своевременной до­ставки товаров покупателям. Составляется заведующим экспе­диционным складом, подписывается заместителем директора оптового предприятия.

28. Журнал учета использования автотранспорта

Ведется в экспедиции оптового предприятия. Служит для учета прибывающего по заявке автотранспорта и контроля за его нахождением на маршруте.

29. Карточка учета инвентарной тары

Ведется экспедицией базы для учета движения инвентарной тары.

30. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуще­ствляющим централизованную доставку и кольцевой завоз товаров

Выдается лицу, осуществляющему централизованную до­ставку и кольцевой завоз товаров.

31. Карточка учета исполнения договоров отгрузки

32. Книга оперативного учета поставки товаров покупате­лям

Ведется товароведом оптового предприятия для учета по­ставки товаров в разрезе покупателей и товарных групп на ос­новании карточки учета исполнения договоров отгрузки.

Схема документообо­рота склада предприя­тия оптовой торговли

В зависимости от функционально­го назначения на складах выделяют следующие группы документов (рис. 8.28, 8.29)