В прил. 3 приведены наиболее общие требования к организации рабочего места руководителя с учетом нормативов строительных норм и правил

Под организацией рабочего места следует понимать его планировку, оснащение и систему обслуживания.

Основные принципы эргономичной организации рабочего места в современном офисе – это комфорт и минимизация нагрузок.

Важное значение для повышения эффективности работы сотрудников офиса имеют удобные кресла и столы, расположение мониторов и клавиатуры, правильное положение рук на клавиатуре, освещение, вентиляция и т. д. Для полноценной работы офисного сотрудника также необходимы разного рода надстройки, лотки, подставки, а также прочие функциональные аксессуары. Но важно не загромождать ими стол.

Существует 3 основных вида планировки и оформления офиса:

1) классический офис – это офис закрытого (так называемого кабинетного) типа. Его использование предполагает классическую схему планировки, создающую атмосферу уединения и спокойствия. Но в нём невозможна коллективная работа, затруднено общение сотрудников, и пространство используется менее эффективно. Такое решение подходит для небольших компаний, разделенных на отделы, которыедовольно мало контактируют между собой. Выделяют два вида офисов кабинетного типа:

– офис, состоящий из нескольких кабинетов для одного-двух сотрудников, что обеспечивает максимальную уединенность, четкую пространственную организацию;

– офис, состоящий из комнат большей площади, рассчитанных на коллективы от трёх человек. Этот тип офиса может быть оптимальным для совместной творческой работы. Так может быть организовано рабочее пространство группы проектировщиков, программистов, дизайнеров, занятых в одном проекте;

2) открытый офис – в таком офисе большинство сотрудников находятся в одном помещении, разделённом лишь мебелью – шкафами, стеллажами и столами. Такому офису присущи командный дух, отсутствие приватности и высокий темп работы. Но очевидны и некоторые недостатки, к примеру, низкая звуковая и зрительная изоляция рабочих мест. Открытый офис подходит главным образом для динамично развивающихся организаций и больших компаний.

Вариантом открытого офиса является групповой офис, где общее пространство делится низкими непрозрачными, но пропускающими свет перегородками на отдельные зоны. Постоянное общение возможно только в маленьких группах, а для обмена информацией есть общие зоны. По мнению экспертов, специализирующихся в области создания офисного стиля и делового комфорта, в таком офисе пространство используется с максимальной эффективностью. В то же время усиливается чувство принадлежности к коллективу.

3) комбинированный офис – в таком офисе имеются как индивидуальные комнаты, так и общее офисное пространство. Отдельные помещения изолированы прозрачными перегородками от центральных зон, предназначенных для общего пользования. Такое решение нивелирует противоречие между необходимостью сконцентрироваться на работе и потребностью сотрудников в общении. Комбинированный офис развивает дух коллективизма, гарантирует уединенность сотрудников, создает комфортность и ясность пространственной организации. Сегодня это наиболее перспективный вид организации пространства, обеспечивающий изоляцию рабочих мест и одновременно поддерживающий общение внутри коллектива.

Офис современной организации в пространственном значении подразделяется на ряд зон, основными из которых являются:

– кабинет руководителя. В настоящее время статус кабинета руководителя постепенно меняется. Раньше он был воплощением значительности и высоты места руководителя, что выражалось, к примеру, в сложности доступа или пафосности интерьера. Однако современные тенденции управления организацией, напротив, рассматривают главу компании как лидера команды, объединенной одной целью, и требуют более непосредственного контакта с подчиненными. Это приводит к «демократизации» кабинетов начальства, что находит своё отражение как в офисной планировке, так и в отделке помещений. Так что здесь становятся вполне уместными полупрозрачные перегородки с жалюзи, отделяющие кабинет от основной рабочей зоны и обеспечивающие должный уровень зрительной и звуковой изоляции;

– рабочее пространство (рабочие места сотрудников);

– входная зона (её конфигурация определяется степенью индивидуальности и открытости компании.Обычно здесь располагаются зона ожидания, гардероб, информационная стойка, знакомящая со структурой и спецификой деятельности организации и т. д.);

– комнаты переговоров (помещения, предназначенные для проведения переговоров, семинаров, тренингов, презентаций. Хорошим дополнением к комнате переговоров является так называемый кофис, предназначенный для неформального общения с клиентом или между сотрудниками. Кофис – синтез кафе и офиса, где за чашкой чая можно обсудить рабочие вопросы);

– служебные помещения.

Планировка рабочего места, дизайн помещения осуществляются в соответствии с существующими рекомендациями и имиджем организации.

Оснащение и обслуживание рабочего места работников администрации предусматривает:

1) обеспечение всеми видами энергии и связи;

2) наладку и настройку необходимых технических средств;

3) обеспечение информацией, документацией, необходимыми канцелярскими принадлежностями;

4) инструктаж и культурно-бытовое обслуживание;

5) охрану труда.

Недостатки в организации рабочего места ведут к потерям рабочего времени, снижению качества выполняемых функций, неэффективному использованию ресурсов организации, нарушению дисциплины.

С целью улучшения организации рабочих мест в организациях регулярно должна проводиться их аттестация. В процессе аттестации рабочих мест работников административного аппарата оценивается соответствие технических средств характеру и объёму выполняемых работ, соответствие квалификации работника, рациональность планировки, оснащение, условия труда и техника безопасности. По результатам оценки разрабатывается план рационализации рабочих мест.

9.3. Организация работы с документами в организации

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления [27].

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами на предприятии [8].

Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

Документооборот в организации образуют потоки входящих (поступающих из других организаций),исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

Выделяют несколько этапов документооборота:

1) прием и первичную обработку (или экспедиционную обработку) поступающих в организацию документов;

2) предварительное рассмотрение документов;

3) регистрацию документов;

4) организацию движения документов внутри организации (включающую информационно-справочную работу, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

5) обработку (экспедиционную) исполненных и отправляемых документов.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

При организации работы с документами необходимо чётко распределить ответственность и полномочия по управлению документами между всеми работниками организации: руководителями (менеджерами); специалистами в области управления документами, информацией и технологиями; сотрудниками (персоналом) организации. Для этого в организации должны устанавливаться и внедряться руководящие указания и регламенты работы с документами.

Важную роль в ведении делопроизводства в организации, особенно при смешанной форме делопроизводства, играют работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, – секретари, делопроизводители. Как правило, эти должности занимают лица, не имеющие специальной подготовки в области документационного обеспечения или, в лучшем случае, получившие начальную подготовку на курсах повышения квалификации. Однако эти работники выполняют очень важную делопроизводственную функцию – организацию делопроизводства в структурном подразделении.

Специалист структурного подразделения должен знать, что подготовленный им проект документа необходимо завизировать у всех заинтересованных лиц, а затем представить на подпись руководителю, после чего документ должен быть передан в службу документационного обеспечения (секретарю) на регистрацию и отправку (передачу) адресату.

Руководители структурных подразделений и руководители высшего звена также должны владеть определенным комплексом знаний об организации работы с документами, но для них важны в первую очередь те вопросы, которые непосредственно связаны с процедурой принятия решений и их исполнением.

Особое внимание при работе с документами уделяется документам, которые содержат конфиденциальную информацию, которая может составлять коммерческую, государственную и иную тайну, за разглашение которой отдельные должностные лица несут ответственность. В прил. 3 в качестве примера приведено положение о коммерческой тайне в организации, которое наглядно показывает, какие конкретно сведения могут составлять коммерческую тайну в данной организации.

9.4. Понятие и виды информационных технологий в управлении

Информационная технология – 1) это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; 2) вычислительная техника и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы [10].

Информационные технологии в управлении – это комплекс методов переработки разрозненных исходных данных в надёжную и оперативную информацию механизма принятия решений с помощью аппаратных и программных средств с целью достижения оптимальных рыночных параметров объекта управления.

Цель информационной технологии – производство информации для её анализа человеком и принятия на его основе решения по выполнению какого-либо действия.

Инструментами информационных технологий являются: текстовые процессоры; издательские системы; электронные таблицы; системы управления базами данных; электронные календари; информационные системы функционального назначения (финансовые, бухгалтерские, маркетинговые и т. д.) и другие инструменты.

В литературе, рассматривающей процессы информатизации различных сфер деятельности, широко раскрывается классификация видов информационных технологий (см., например, [10]).

Основные виды информационных технологий в управлении представлены на рис. 9.3.

Рис. 9.3. Виды информационных технологий, применяемых в управлении организацией

Информационные технологии обработки данных применяются для решения хорошо структурированных задач на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций управленческого труда.

Информационные технологии управления используются для информационного обслуживания всех работников организации, связанных с принятием управленческих решений.

Информационные технологии автоматизированного офиса дополняют существующую систему связи персонала предприятия средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

Информационные технологии поддержки принятия решений предназначены для выработки управленческих решений, позволяют автоматизировать процесс принятия решений и выбор альтернативы.

Информационные технологии экспертных систем дают возможность менеджерам получать консультации по проблемам, о которых в этих системах накоплена информация.

Для выработки эффективных управляющих воздействий в организациях требуется создание соответствующих алгоритмов управления и переработка значительных объёмов разнообразной информации.
Для того чтобы снизить или полностью исключить степень участия человека в осуществлении той или иной функции управления, требуется создание автоматизированной системы управления.

Автоматизированная система управления – это комплекс действий и мероприятий технического, организационного и экономического характера, предназначенный для получения результатной информации, необходимой для информационного обслуживания специалистов и оптимизации процесса управления в различных сферах деятельности организации. Она состоит из нескольких составляющих:

· аппарата управления;

· технико-экономической информации;

· методов и средств обработки этой информации.

При едином использовании вышеуказанных элементов в информационном процессе образуетсяавтоматизированная информационная технология управления.

Структура этой технологии состоит из следующих процедур:

1) сбора и регистрации данных (происходит при выполнении различных хозяйственных и управленческих операций);

2) передачи информации (осуществляется различными способами с помощью средств коммуникаций);

3) машинного кодирования (формирование информации в электронном виде путем ввода первичной информации и её обработки);

4) обработки информации (производится с помощью различных программных средств, в итоге формируются результатные сводки, которые отображаются на экране или бумаге);

5) хранения и накопления информации (осуществляется в информационных базах (банках данных) на машинных носителях в виде информационных массивов);

6) поиска информации (т. е. выбор нужных данных; выполняется автоматически с помощью программных средств на основе запроса, составленного пользователем);

7) принятия решения (осуществляется специалистом на основе тщательного анализа результатной информации).

Обязательными элементами обеспечения автоматизированной информационной технологии управления являются:

– информационное обеспечение (совокупность проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации);

– техническое обеспечение (включает комплекс используемых технических средств, методические и руководящие материалы, техническую документацию и обслуживающий персонал);

– программное обеспечение (включает общесистемные и специальные программы, инструктивно-методические материалы по применению средств программного обеспечения и обслуживающий персонал);

– математическое обеспечение (совокупность математических методов, моделей и алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных задач);

– лингвистическое обеспечение (совокупность языковых средств для формализации естественного языка, построения и сочетания информационных единиц в ходе общения персонала со средствами вычислительной техники);

– организационное обеспечение (комплекс документов, регламентирующих деятельность персонала автоматизированной информационной технологии управления в условиях функционирования автоматизированной системы управления);

– правовое обеспечение (совокупность правовых норм, регламентирующих правоотношения при её создании);

– эргономическое обеспечение (совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования автоматизированных информационных технологий для создания оптимальных условий высокоэффективной и безошибочной деятельности персонала в ней и её быстрейшего освоения).

Автоматизированная информационная технология и автоматизированная система управления позволяют реализовать решение функциональных задач управления, составляющих функциональную часть деятельности организации как системы. Состав, порядок и принципы взаимодействия функциональных подсистем, задач и их комплексов устанавливаются с учётом цели функционирования организации.

Таким образом, применение информационных технологий значительно повышает эффективность систем управления. В настоящее время наблюдается увеличение производительности компьютерной техники, развитие средств связи и телекоммуникационных сетей, совершенствуется комплексная система автоматизированного управления организацией.

9.5. Роль информационных технологий в управлении

В современных экономических условиях информационные технологии в организациях присутствуют как необходимый атрибут технологии управления процессом производства товаров и услуг, экономического анализа и принятия управленческих решений.

В современном менеджменте информационные технологии используются во многих сферах управленческой деятельности:

– планировании ресурсов;

– организации бухгалтерского учёта;

– организации снабжения и сбыта;

– взаимодействии с клиентами;

– регулировании потребительского спроса и т. д.

Управление связано с обменом информацией между подразделениями предприятия, а также предприятия с окружающей (внешней) средой. Информация – важнейшая составляющая как производственного, так и управленческого процесса.

Управленческая информация представляет собой разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического и другого содержания.

Информация, в отличие от других видов ресурсов, не убывает со временем, а, наоборот, накапливается. Значимость информации как ресурса выявляет новые проблемы ее использования и предъявляет новые требования к управлению ею.

Характеристиками управленческой информации являются:

– большой объем;

– сложность обработки;

– многократное использование;

– обновление и преобразование;

– множество источников и потребителей и др.

Эти характеристики управленческой информации вызывают необходимость применения современных информационных технологий, упрощающих и ускоряющих работу с ней. Использование информационных систем управления предприятием является одним из важнейших рычагов развития бизнеса.

Частные задачи, решаемые при использовании информационных систем управления, во многом определяются областью деятельности, структурой и другими особенностями конкретных предприятий.

Приведем примерный перечень задач, которые должны быть решены при использовании информационных систем управления на различных уровнях управления предприятием и для различных его служб
(табл. 9.2). В настоящее время перечисленные ниже задачи можно считать общепризнанными.

Таблица 9.2