VII. Составление служебных документов и ведение деловой переписки

Деятельность сотрудника правоохранительных органов невоз­можно представить без работы с документами. Специалисты подсчи­тали, что на составление служебных документов и работу с ними у некоторых сотрудников правоохранительных органов тратится от 30 до 70% рабочего времени. От правильно составленного приказа, постановления, корректно написанного письма во многом зависят соблюдение законности, авторитет правоохранительных органов, отно­шения в коллективе и с гражданами и в конечном счете успех дела.

Служебные документы, как правило, строго формализованы. Они требуют лаконичности, четкости, односложности языка, не должны быть перегружены словами, ненужными оборотами. Максимум ин­формации при минимуме слов — непреложное правило их составления.

Формализованность служебной документации позволяет быст­рее и яснее усвоить суть вопроса, избежать излишней траты време­ни на ее составление и сократить бумаготворчество. Как и всякая формализованность, что является одним из признаков делового этикета, служебная документация носит договорный характер. С одной стороны, это приводит к тому, что правила составления слу­жебных документов и ведения деловой переписки получают закреп­ление в официальных документах и таким образом становятся еди­ными для всех, на кого распространяются эти документы, а с дру­гой — могут существенно отличаться от подобных правил, принятых, скажем, в другом ведомстве или другой стране.

В то же время общие принципы делового общения посредством документации практически едины во всем мире, что позволяет со­трудникам правоохранительных органов обмениваться служебной документацией не только друг с другом, но и со своими коллегами из других стран, содействуя борьбе с международной преступностью.

Все служебные документы можно разделить следующим образом: • инструктивно-распорядительные (инструкции, решения, при­казы, распоряжения), справочные (сводки, акты, протоколы, ведомости); оперативные (служебные письма, записки, телефонограммы и т.д.);организационные (уставы, положения, инструкции).

Среди распорядительных документов самый распространенный — приказ. Приказ должен быть точным, ясным и соответствовать за­кону. Его содержание выносится в заголовок и формулируется в предложном падеже, например «О мерах по совершенствованию борьбы с преступностью».

Во вводной (констатирующей) части приказа излагаются факты и события, послужившие основанием к изданию приказа: «В соот­ветствии с решением...», «В целях устранения отмеченных недос­татков...». В распорядительной части приказа следует избегать не­конкретных выражений типа: поднять, повысить, усилить, улуч­шить, принять меры. Пункты, содержащие такие задания, расплывчаты и проверить их исполнение практически невозможно.

Приказы по личному составу имеют некоторые особенности и составляются отдельно от приказов по общим вопросам. В них мо­жет опускаться констатирующая часть. В распорядительной части, как правило, сначала идут параграфы о назначении на должность, затем о переводе, освобождении от занимаемой должности и т.д. Изложение содержания таких приказов должно быть единообраз­ным, что облегчает их использование в справочных целях. Каждый пункт приказа начинается с глагола: назначить, перевести, освобо­дить. Эти слова пишутся прописными буквами. Затем с новой стро­ки указываются фамилия, имя и отчество лица, о котором идет речь, его должность, подразделение, куда он назначается.

Приказы и распоряжения должны излагаться таким языком, как если бы они зачитывались вслух. Не следует злоупотреблять из­лишним наукообразием, применять искусственные удлинения речи. И, конечно, недопустим оскорбительный тон приказа.

Большое место среди служебных документов занимают деловые письма, которые составляются по самым различным поводам. Тол­ково, грамотно составленное письмо служит одним из действенных средств получения нужного результата.

При составлении делового письма важно соблюдать следующие требования:

• исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение,
которое он хочет передать, или вопрос, который хочет выяснить, и точно знать, как это выразить в понятной и сжатой
форме;

• письмо должно быть простым, конкретным, логичным, без
двусмысленностей, допускающих несколько толкований, что­
бы адресат мог понять его содержание;

• письмо составляется только по одному вопросу. Текст письма
разбивается на абзацы, в каждом из которых должен затраги­ваться лишь один аспект данного вопроса;

• письмо должно быть убедительным, с достаточной аргумен­тацией;

• письмо пишется в нейтральном тоне изложения, не допускающем эмоциональной окраски;

• объем делового письма, как правило, не должен превышать
двух страниц машинописного текста, однако исполнитель его
ни в коем случае не должен ради краткости жертвовать веж­ливостью тона;

• небрежно оформленное письмо с орфографическими, синтаксическими и стилистическими ошибками производит плохое
впечатление и раздражающе действует на адресата.

Следует учитывать, что восприятие письма во многом зависит не только от содержания, но и от конверта, бланка организации. Слу­жебные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандартам, имеющих установленный набор обязательных элемен­тов (реквизитов), расположенных в определенном порядке. Для официального письма рекомендуется следующий состав обязатель­ных реквизитов: наименование ведомства, которому принадлежит организация; наименование организации, которое дается в полной и сокращенной форме; почтовый и телеграфный адрес; номер те­лефона и телефакса; дата; индекс документа; ссылка на индекс и дату входящего документа; имя (наименование) адресата; заголовок к тексту; текст; отметка о наличии приложения; подпись; фамилия, имя, отчество и телефон исполнителя.

Деловое письмо — это единственный официальный документ, на котором не ставится его название. Не допускается произвольно сокращать наименования организаций, хотя официальное сокраще­ние не только разрешается, но и необходимо, например, как рекви­зит делового письма.

Наименование и адрес получателя письма проставляются на верхней правой стороне бланка письма. Здесь указывается наиме­нование организации, его подразделения или фамилия и адрес ли­ца, которому направляется письмо. При направлении письма долж­ностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия — в дательном. Инициалы пишутся после фамилии.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены. Наименование организации, имя и фамилию лица, которому адре совано письмо, следует писать так, как они даны в исходящей из этой организации корреспонденции или в справочнике.

Если письмо направляется частному лицу, то сначала указыва­ются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы полу­чателя в дательном падеже. Если письмо адресуется нескольким лицам, то каждая фамилия записывается на отдельной строке. Если получатель письма имеет воинское, специальное или ученое звание, то его следует указывать перед фамилией.

Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При от­правке письма более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом письме проставляется только один адресат. Заголовок помещается перед текстом письма слева и содержит одну фразу, в которой должна быть отражена основная причина отправ­ления письма и указание на то, о чем оно. Не следует стараться изложить в заголовке содержание письма, он должен быть кратким и емким. Заголовок обычно начинается с предлога «О» или «Об» и кавычками не выделяется.

Заголовок не проставляется, если письмо адресовано персо­нальному лицу. В этом случае пишется обращение, например: «Уважаемый Иван Ильич!» После этого следует текст письма. По­скольку официальные письма обладают правовой значимостью, их содержание и стиль должны удовлетворять определенным требова­ниям. Обычно письмо состоит из двух частей. В первой излагаются факты и события, которые вызвали необходимость написания письма, во второй — конкретные просьбы, предложения, решения, рекомендации и т.п.

Хотя язык официальных документов — это набор клише, штам­пов, стандартов, стремящихся свести к минимуму субъективно-эмоциональную сторону, всякое деловое письмо помимо самого содержания имеет подтекст, который выражается словом «тон». По мелким штрихам письма, выбору слов, стилистических оборотов и просто по оформлению можно судить об авторе этого письма. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости, так как устраняет из­лишнее напряжение при чтении письма, а также двусмысленности, неточности формулировок. Формализованность делового письма помогает и его автору или исполнителю, сокращая время и усилия на составление документа.

Если к письму есть приложение, то отметка о нем проставляет­ся в левом нижнем углу письма. С красной строки печатается и подчеркивается слово «Приложение». Справа приводится перечень прилагаемых документов с указанием количества экземпляров и листов, степени секретности. Каждое название располагается на отдельной строке. Если наименование приложения приводится в тексте письма, то в отметке указывается лишь количество листов и экземпляров.

Заканчивается письмо подписью, в состав которой входит на­именование должности лица, подписавшего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Название организации не указывается, чтобы не повторять то, что уже указано в бланке. В подписи инициалы ставят­ся перед фамилией. Если письмо должно быть подписано несколь­кими должностными лицами, занимающими одинаковые должности, тогда подписи располагают на одном уровне.

В последние годы стиль деловых писем в России стал прибли­жаться к западному стилю. Это проявляется, в частности, в так на­зываемом комплименте, то есть словах вежливости, стоящих перед подписью. Как правило, они пишутся от руки тем, кто подписывает письмо. Таким комплиментом могут быть: «с уважением», «искрен­не Ваш», «надеюсь на продолжение наших контактов», «желаю ус­пехов» и т.п.

Рекомендуется соблюдать должностной уровень подписания пи­сем. В частности, ответ на письмо, подписанное начальником управления, также должен быть подписан начальником соответст­вующего уровня, а не его заместителем. Но ответ на письмо, под­писанное заместителем начальника управления, может быть подпи­сан начальником другого управления.

Как поступить, если отсутствует должностное лицо, подпись ко­торого отпечатана в письме? Такое письмо может подписать лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. Нередко в та­ких случаях подпись дополняют предлогом «за» или просто косой чертой. Правилами делового этикета это не рекомендуется, по­скольку для адресата неясно, кем подписано письмо, располагает ли подписавший его необходимыми полномочиями. Поэтому требу­ется указывать должность и фамилию лица, подписавшего письмо, например: «И.о.» или «Зам».

Последний реквизит делового письма — отметка об исполнителе. Автор официального письма и исполнитель — не всегда одно и то же. Автор отвечает за юридическую сторону письма, а исполнитель — за техническую, поэтому и существует требование делать в письме отметку об исполнителе. Эта отметка включает в себя фамилию со­ставителя письма и его служебный номер телефона. Отметка поме­щается на лицевой или оборотной стороне письма слева в нижнем углу. В отличие от подписи должностного лица инициалы ставятся после фамилии исполнителя. В целом текст служебного документа не спутаешь ни с каким дру­гим текстом. Это говорит о том, что здесь выработан свой стиль, подчиняющийся определенным правилам, которые составной ча­стью входят в деловой этикет.

Так, текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интер­вала. Документы мелкого формата допускается печатать через один интервал. Все страницы документа, за исключением первой, на ко­торой цифра «1» не ставится, должны быть пронумерованы. Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 05.10.2010 (после цифр, обозначающих год, точка не ста­вится) или 4 июня 2010 г.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их запи­сывать. Например, если 1800 в тексте документа выглядит так: 18 тыс. Такая запись значительно облегчает восприятие цифр. Однозначное число пишется словом, а не цифрой. Многозначные числа, как пра­вило, записываются цифрами, но, если цифра стоит в начале пред­ложения, ее следует писать словами.

Если документ должен быть утвержден, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «Ут­верждаю», наименования должности лица, утверждающего документ (включая наименование организации, если оно не входит в состав реквизитов бланка), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Гриф согласования ставится ниже подписи или на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», на­именования должностного лица, с которым согласовывается доку­мент, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Копии документов заверяют проставлением надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, дату заверения и должность со­трудника, заверившего копию, допускается не указывать.

Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подбо­ре фактов, оценках ситуации особенно необходима в документации, отражающей различные аспекты правоохранительной деятельности.

Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценен как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п. Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывает резкость, неуваже­ние к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность — соревноваться в чрезмерной вежливости. Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Деловой документ, содержащий правку, обязатель­но следует перепечатать. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

В служебных документах следует бороться с неправильным ис­пользованием слов и терминов, неуместным или неоправданным употреблением иностранных слов, ненужными или непонятными адресату сокращениями и т.п.

Опытные руководители не торопятся тотчас после подготовки документа отправлять его по адресу, если, конечно, позволяет вре­мя. Это делается для того, чтобы еще раз перечитать его, при необ­ходимости исправить и лишь после этого отослать. На восприятие документа влияют множество факторов, в том числе раздражение, усталость, спешка. Через некоторое время текст и его содержание могут произвести на отправителя совершенно иное впечатление, что заставит его еще раз внимательнее поработать над документом.

Конечно, в каждом правоохранительном органе или его подраз­делении складываются свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях доку­мент был четким, конкретным, доказательным, объективным, на­писанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформлен­ным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.