Лекция 3 Место экономической информационной системы в контуре системы управления

Вопрос 7 Экономическая информационная система. Ее место в контуре системы управления

В процессе управления предприятием принимаются стратеги­ческие, тактические и оперативные решения, в связи с чем, в управленческом аппарате выделяют высший, средний и опера­тивный уровни управления.

Высший уровень включает менеджеров-руководителей, опре­деляющих цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывающих долгосроч­ные планы и стратегию их реализации. В их компетенцию может входить анализ рынка и конкурентов, поиск альтернативных стратегий развития предприятия в случае выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

Средний уровень, включающий различных менеджеров исполнителей, обеспечивает контроль за выполнением планов, отслеживание ресурсов, разработку управляющих директив для вывода предприятия на уровень, определенный в планах.

Оперативный уровень характеризуется реализацией планов и составлением отчетов о ходе их выполнения. Основной задачей здесь является согласование всех элементов производственного процесса с необходимой степенью его детализации. Руководство на данном уровне заключается в управлении структурным подраз­делением (цехом, участком, сменой, отделом, службой и т.д.).

В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабаты­вающего стратегию деятельности, применяется в основном внеш­няя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оператив­ном уровне используется только внутренняя, а на среднем -преимущественно внутренняя и частично внешняя. Эти виды ин формации хранятся на своих носителях, образуя информационную базу, состоящую из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

Внемашинная обслуживает систему управления в том виде, ко­торый воспринимается человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные, счета или регистры, ведомости и т.д.). Внутримашинная информацион­ная база содержится на машинных носителях и состоит из фай­лов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например, накладных), либо как база данных. Ее состав определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленче­ского аппарата.

Центральное место в контуре системы управления экономиче­ским объектом занимает информационная система экономическо­го характера, получившая в литературе названиеэкономической информационной системы (ЭИС) и обеспечивающая обра­ботку, поиск, хранение, выдачу информации по запросам пользо­вателя-экономиста. Информационные потоки, цир­кулирующие на предприятии, характеризуются сложностью структуризации и формализации информации. От объекта управления направляется та ее часть, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера, а от управленческого ап­парата в информационную систему передается только та часть директивной информации, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Информа­ционная система перерабатывает определенную часть информа­ционных потоков, участвующих в принятии решений. Для разных уровней управления эта цифра может находиться в интервале от 10 до 30%. Оставшаяся доля информации может быть отнесена к частично формализуемой, обработка которой осущест­вляется при помощи экспертных систем, и неформализуемой (например, ответы на жалобы, содержащиеся в поступившей служебной записке), автоматизированная обработка которой не­возможна или является экономически невыгодной ввиду значи­тельных финансовых затрат на создание системы обработки С развитием информационных систем доля формализуемой ин­формации в общем информационном потоке увеличивается.

Любая система характеризуется наличием технологии преоб­разования исходных данных в результатную информацию. Такие технологии принято называть информационными. Информационная технология представляет собой систему методов и способов сбора, накопления, регистрации, передачи, обра­ботки, хранения, поиска, модификации, анализа, защиты, выдачи необходимой информации всем заинтересованным подразделениям на основе применения аппаратных и про­граммных средств. Понятие информационной технологии неот­делимо от технической и программной среды.

Каждая информационная технология ориентирована на обра­ботку информации определенных видов: данных (системы про­граммирования и алгоритмические языки, системы управления базами данных - СУБД, электронные таблицы); текстовой инфор­мации (текстовые процессоры и гипертекстовые системы); стати­ческой графики (графические редакторы); знаний (экспертные системы), динамической графики, анимации, видеоизображения, звука (инструментарий создания мультимедийных приложений, включающий средства анимации и управления видеоизображе­нием и звуком). Информационные технологии отличаются по типу обрабатываемой информации, но могут и объединяться, образуя интегрированные системы, включающие различные технологии. Изменения, происходящие на рынке индустрии программных продуктов, позволяют говорить о тенденции слияния технологий.

Чтобы терминологически выделить традиционную технологию решения экономических и управленческих задач, был введен тер­мин "предметная технология". Предметная технология пред­ставляет собой последовательность технологических эта­пов по модификации первичной информации в резуль­татную в какой-либо предметной области и содержательно не зависит от использования средств вычислительной тех­ники и информационных технологий.

Упорядоченную последовательность взаимосвязанных дейст­вий, выполняющихся с момента возникновения информации до получения результата, принято называть технологическим процессом. Так, любой участок бухгалтерского учета предполагает поступление первичной документации, которая трансформирует­ся в форму бухгалтерской проводки. Последняя, изменяя состоя­ние аналитического учета, приводит к изменению „счетов синтети­ческого учета и далее - баланса.

Понятие "информационные технологии" отражает огромное ко­личество самых разных технологий в различных компьютерных средах и предметных областях, поэтому их подразделяют на обеспечивающие и функциональные.

Технологии обработки информации, которые могут ис­пользоваться как инструментарий в различных предметных областях для решения разнообразных задач принято назы­вать обеспечивающими. Они могут быть классифицированы относительно классов задач, на которые они ориентированы. Обеспечивающие технологии базируются на совершенно разных платформах, что обусловлено различием видов компьютеров и программных сред, поэтому при их объединении на основе пред­метной технологии возникает проблема системной интеграции. Она заключается в необходимости приведения различных инфор­мационных технологий к единому стандартному интерфейсу.

Функциональной называется такая модификация обеспечи­вающих информационных технологий, при которой реализуется какая-либо из предметных технологий. Так, работа бухгалтера группы расчетов по оплате труда, использующего персональный компьютер, обязательно предполагает применение бухгалтерских и налоговых технологий:

• применение алгоритмов расчетов по различным видам на­числений (оплат) например повременная оплата, сдельная опла­та, отпуск, за дни болезни и т.д.;

• использование алгоритмов расчетов по различным видам удержаний (расчеты подоходного налога с физических лиц по ка­ждому работающему, по исполнительным листам, ссудам и т.д.);

• выписка справок о доходах, об уплаченном подоходном нало­ге и отчислениях в пенсионный фонд УКРАИНЫ;

• использование других технологий, реализованных в какой-либо информационной технологии (системе управления базами данных, текстовом процессоре, электронной таблице).

Трансформация обеспечивающей информационной технологии в функциональную (модификация некоторого общеупотребитель­ного инструментария в специальный) может быть сделана как специалистом-проектировщиком, так и самим пользователем, в зависимости от того, насколько она сложна, т.е. насколько доступна самому пользователю (экономисту, бухгалтеру). Появление дружественных обеспечивающих информационных технологий расширило эти возможности. С выделением информационных технологий для каждого уровня управления образуются много­уровневые функциональные информационные технологии.

Предметная технология и информационная технология влияют друг на друга. Так, использование компьютера для операций по бухгалтерскому учету внесло изменения в предметную техноло­гию, исключив из обработки значительное количество журналов и ведомостей, используемых при традиционной системе учета, а также предоставив принципиально новые оперативные возможно­сти. С другой стороны, предметные технологии, наполняя специ­фическим содержанием информационные технологии, акцентиру­ют их на вполне определенные функции. Такие технологии могут носить типовой или уникальный характер в зависимости от степе­ни унификации при выполнении этих функций.

Как и информационные технологии, информационные системы характеризуются наличием функциональной и обеспечивающей частей в соответствии с декомпозицией (структуризацией и раз­делением) системы на составные части - подсистемы (элементы системы), находящиеся в определенных отношениях друг с дру­гом. Множество таких отношений совместно с элементами обра­зуют структуру информационной системы.

Вопрос 8 Структура экономических информационных систем. Понятие АРМ.

Разнообразие сфер экономической деятельности порождает появление большого количества информационных систем эконо­мического характера, так как они вбирают в себя все особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих це­лей и предметных технологий. Таким образом, с учетом сферы применения выделяют следующие информационные системы:

банковские, страховые, налоговые, фондового рынка, промыш­ленных предприятий. Одно из главенствующих мест в информа­ционных системах промышленных предприятий занимает бухгал­терская информация.

Обеспечивающая часть информационной системы состоит из технического, информационного, технологического, математи­ческого, организационного, правового, эргономического и других видов обеспечения.

Функциональная часть фактически является моделью систе­мы управления объектом. Так как сложная система всегда много­функциональна, информационная система может быть классифицирована по разным признакам: уровень управления (высший, средний, оперативный); вид управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информацион­ные ресурсы); сфера применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.): функции и период управления.

Выбор признаков декомпозиции зависит от специфики объекта управления и целей создания системы. Трансформация целей управления в функции, а функций - в подсистемы позволяет про­водить дальнейшую декомпозицию. Если подсистемы реализуют некоторые отделенные друг от друга функции управления, то ка­ждую из них можно делить на более детальные подфункции - за­дачи (или комплексы задач). Состав задач определяется важно­стью той или иной функции управления, возможностью формали­зации управленческих процедур, уровнем подготовки персонала к использованию компьютеров, наличием информационной базы и технических средств.

Функциональная технология представляет собой синтез обес­печивающей и предметной технологий, осуществленный по неко­торым правилам. Являясь некоей средой преобразования данных и одновременно частью информационной системы, она базирует­ся на платформе, которая состоит из технической, программной. организационной и информационной частей.

Пользователь может использовать как отдельные информацион­ные технологии, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс обеспечивающих и функциональных информа­ционных технологий, поддерживающих выполнение целей управлен­ческого работника - лица, принимающего решение (ЛПР), реализу­ется на основеавтоматизированных рабочих мест (АРМ). С появлением персональных ЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью про­фессионально ориентированных функциональных и обеспечи­вающих информационных технологий и размещенный на ра­бочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого - информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ является некото­рой частью информационной системы, обособленной в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой целе-распределения. Оно и оформляется в виде самостоятельного про­граммно-аппаратного комплекса.

АРМ содержит в себе функциональную информационную тех­нологию полностью или частично. Какая именно ее часть закреп­ляется за тем или иным АРМ, определяется прежде всего деком­позицией целей в структуре управления объектом. Такое рас­пределение функциональных информационных технологий на АРМ не должно нарушать требований самой предметной техноло­гии. Наложение функциональных информационных технологий на управленческую структуру позволяет создать распределенную систему решения предметных задач. Распределенность этих тех­нологий между компьютерами может касаться либо хранимых данных, либо процессов их обработки.

Информационная система, осуществляющая процесс под­держки принятия решения управленческими сотрудниками, долж­на быть построена таким образом, чтобы обеспечить реализацию целей, стоящих перед ними. Одной из наиболее распространен­ных форм реализации является система взаимосвязанных и взаи­модействующих АРМ, в том числе руководителя и исполнителя. Пользователям этих АРМ необходима совершенно разная инфор­мационная поддержка. Руководителю нужна обобщенная, досто­верная и полная информация, позволяющая принимать правиль­ные решения, а также средства анализа и планирования раз­личных сфер деятельности хозяйственного субъекта. К этим средствам относятся следующие методы: экономико-математи­ческие, моделирования (например, инструментарий SADT¹), ана­лиза различных сфер деятельности предприятия, статистические, прогнозирования, а также обеспечивающие технологии - таблич­ные, графические и текстовые процессоры, электронная почта, системы эффективного управления базами данных.

Специалисту-исполнителю необходим удобный инструментарий для обеспечения профессиональной деятельности в конкретной области, что определяется применяемыми в данной сфере пред­метными технологиями и разделением обязанностей между управ­ленческими работниками. АРМ данного уровня характеризуется жестким включением в программный продукт функциональных и обеспечивающих технологий, что позволяет использовать спе­циалиста невысокой квалификации, поскольку его действия носят декларативный, а не процедурный характер и глубоких знаний предметной технологии от него не требуется, так как они заложе­ны в АРМ разработчиками программного обеспечения.

1) SADT - Structured Analysis and Design Technique (принят в качестве стандарта ми­нистерством обороны США; знать его основы и использовать при обсуждении каких-либо вопросов, например нарисовать простейшую диаграмму, поясняющую суть дела, считается правилом хорошего тона среди руководителей и менеджеров).

На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них ин­формационных технологий влияют структура управления, сло­жившаяся в учреждении, технологии предметных областей, схема распределения обязанностей и целей между сотрудниками. Таким образом, номенклатура АРМ зависит от управленческой структу­ры, а содержание - от целей, реализуемых ЛПР.

Под АРМ специалиста следует понимать его рабочее место, оснащенное персональным компьютером и представляющее со­бой самостоятельный программно-технический комплекс индиви­дуального или коллективного пользования, который позволяет в диалоге или пакетном режиме вести обработку информации и по­лучать все необходимые выходные данные в виде экранных или печатных форм. АРМ включает три основных компонента: обу­чающую систему, комплекс программных продуктов по обработке информации и сервисные средства.

Под таким сервисным средством, как мониторинг следует по­нимать оперативный компьютерный доступ к результатам работы конкретного пользователя системы, который обеспечит возмож­ность получения следующей информации:

• время выполнения каждой операции по обработке информа­ции на компьютере:

• время работы компьютерного оборудования в течение дня (месяца), задачи, решаемые в этот период, интенсивность загруз­ки оборудования и компьютерной сети;

• анализ данных по выполнению однотипных операций различ­ными работниками;

• доступ к результатам работы конкретного пользователя и процент выполнения задания от общего объема работ;

• статистика ошибок, производимых пользователем. В настоящий момент деятельность значительной части управ­ленческого персонала немыслима без персонального компьютера, поэтому не лишено смысла производить анализ труда сотрудни­ков, работающих на ПЭВМ на основе данных мониторинга.

Следом за появлением и быстрым распространением в 80-х гг. персональных компьютеров стали развиваться внедряться в по­вседневную жизнь программные решения для ПЭВМ. Первона­чально компьютерные системы были ориентированы на решение комплексов логически связанных между собой задач, имеющих об­щую информационную базу и общую нормативно-справочную ин­формацию. Они представляли собой АРМ с набором пакетов при­кладных программ и сервисных средств. Информационные сис­темы стали организовываться на основе нескольких функционально законченных и взаимосвязанных по конкретной предметной об­ласти АРМ. ориентированных на функционирование в условиях локальной вычислительной сети, средств удаленного доступа к данным а также на коллективное использование специалистами различной квалификации. В построении таких систем стал преоб­ладать научный метод - системный подход. Для крупных и сред­них предприятий реализация данного метода означала возмож­ность существования отдельных блоков - АРМ, которые, являясь самостоятельными программными модулями, вместе образовыва­ли единое целое, т.е. открытую модульную систему, которая характеризовалась возможностью добавления новых блоков АРМ различной конфигурации или удаления какого-либо блока АРМ, э также наличием узлов связи между самостоятельно функциони­рующими частями системы. Наибольшее распространение они получили в экономических информационных системах в виде комплексов АРМ - интегрированных и инструментальных систем.

Постепенно автоматизированные решения на базе АРМ стали осуществляться для крупных хозяйственных субъектов. Такие АРМ представляли собой информационные системы, не предназ­наченные для массового тиражирования. Особенности таких сис­тем заключались в разработке программного продукта специально под требования конкретного заказчика, значительной трудоем­кости пусконаладочных работ, обязательном последующем сопро­вождении, высокой стоимости программного продукта.

Но какими бы универсальными не были разработанные АРМ, они обеспечивают автоматизированные решения дискретных за­дач и не позволяют полностью автоматизировать бизнес-процес­сы, протекающие в фирме. Следующим этапом стало создание систем, обеспечивающих полную автоматизацию крупных хозяй­ственных субъектов. Основное достоинство заключалось в обес­печении поддержки принятия решений во всех звеньях управле­ния на основе своевременного предоставления информации всем заинтересованным службам и лицам, причем с требуемой степе­нью детализации. Они были отнесены к классу информационных систем большой сложности и получили название - корпоративные информационные системы.

В связи с этим остро встала проблема реинжиниринга бизнес-процессов, протекающих на предприятии, характеризующих ин­формационную систему хозяйственного субъекта. Реинжиниринг подразумевает изменение существующей логики связей различ­ных компонентов информационной системы и объединение раз­розненных бизнес-процессов. Он обеспечивает правильное выделение этих процессов и исключение лишних связей и функций, выполняемых в соответствии с существующей организационной структурой предприятия, а также внедрение новых процессов, связанных с появлением передовых информационных технологий. Правильно проведенный реинжиниринг обеспечивает улучшение взаимодействия компонентов как внутри одной информационной системы, так и между разными, позволяет значительно снизить затраты на анализ предметной области и многократно использо­вать полученные результаты.

Деятельность хозяйственного субъекта базируется на "трех китах":

· системе управления предприятием;

· его экономической системе;

· информационных технологиях, используемых в качестве инструмен­тария двух предыдущих компонент.