Системы управления электронными документами

Различными специализированными фирмами разрабатываются системы автоматизации делопроизводственных и управленческих процессов. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Названия систем далеко не всегда точно отражают их функциональные возможности, поскольку фирмы-разработчики не всегда корректно обозначают свои программные продукты. Офисные системы, реализующие задачи автоматизации ДОУ, называют, как правило, системами автоматизации документооборота или системами управления документами, используя эти названия как универсальные. Вместе с тем как системы управления документами, так и системы автоматизации документооборота имеют свои отличительные особенности. Наиболее правильным представляется использование для обозначения офисных программных продуктов термина система автоматизации процессов документационного обеспечения управления. Использование этого универсального термина правомерно и для простейшего однопользовательского программного продукта, и для сложного программного комплекса.

Параллельно существуют системы классификации программных продуктов, в основе которых лежат различные принципы систематизации, имеющие серьезные терминологические расхождения.

Программное обеспечение можно в основном подразделить на две группы в соответствии с двумясоставляющими делопроизводства:

- программные продукты для автоматизации документирования — т. е. автоматизация процессов составления, оформления и изготовления документов;

- программные продукты для автоматизации процессов работы с документами и содержащейся в них информацией.

Сегодня для создания документов используют исключительно текстовые и табличные редакторы (процессоры) ведущих фирм-производителей.

По принципу реализации офисные программные продукты можно подразделить на однопользовательские и сетевые. Однопользовательские программные продукты реализуются на отдельном персональном компьютере. Сетевые системы реализуются в корпоративных вычислительных сетях. Конечно, современные системы автоматизации делопроизводства и управления могут реализоваться только в вычислительных сетях. Но к системам автоматизации процессов работы с документами, кроме сетевых офисных систем, следует отнести и некоторые однопользовательские программные продукты. Эти программы установлены на отдельном компьютере, в однопользовательском режиме и предназначены для использования различными категориями управленческого персонала (например, персональные информационные системы).

По технологии разработки, внедрения и сопровождения офисные программные продукты можно подразделить на три следующих класса:

- Заказныепрограммные продукты — программы, которые разрабатываются с учетом особенностей конкретной организации фирмами, специализирующимися на этом (а иногда и силами собственных программистов фирмы). Большое значение при разработке такой программы имеет грамотно составленное техническое задание. На этапе ее внедрения и опытной эксплуатации, как правило, выявляется необходимость корректировки и доработки системы.

- Тиражныепрограммные продукты — это программы, которые разрабатываются специализированными фирмами без учета особенностей работы конкретной организации. В этот класс входят простые«коробочные»программы, бесплатные (freeware) или условно-бесплатные (shareware) программы, распространяемые через Интернет, популярные стандартные программные продукты, такие как пакет Microsoft Office, используемые для решения типичных задач документирования и организации работы с документами.

- Тиражно-заказныепрограммные продукты — тиражные системы с заказными свойствами, гибко настраиваемые на условия и потребности конкретной организации. Тиражно-заказные программы — оптимальный вариант автоматизации для средних и крупных организаций и наиболее перспективный путь развития сетевых офисных систем. С одной стороны, такая программа отлично оттестирована, учтен опыт внедрения в других организациях, устранены недостатки, выявленные в ходе эксплуатации. С другой стороны, такие программы позволяют в широких пределах производить настройку и адаптацию. Действительно, комплексная система автоматизации управления предприятием не может быть в полном смысле слова тиражной, учитывая огромное разнообразие предприятий, их отраслевые региональные и прочие особенности.

В отечественной литературе использовалась классификация программных продуктов по степени комплексности автоматизации:

- Системы автоматизацииотдельных аспектов документационного обеспечения управления(например, программы автоматизации контроля исполнения документов и поручений).

- Системы автоматизации документационных процессов отдельных структурных звеньев — должностных лиц или структурных подразделений (например, программы автоматизации бухгалтерии).

- Системы комплексной автоматизации ДОУ фирмы (организации) в целом. Подобные системы весьма актуальны и могут реализоваться только в корпоративных вычислительных сетях (например, система
«Дело-2000»).

- Комплексные системы автоматизации управления фирмой, где задачи автоматизации документооборота, ДОУ являются лишь составной частью. Создание корпоративных систем автоматизации управления организацией — наиболее перспективное направления развития сетевых офисных систем (например, программный комплекс «Галактика»).

В специализированной периодической печати неоднократно предпринимались попытки разработки комплексной классификации офисных программных продуктов с учетом различных классификационных принципов8.

На основе анализа различных классификационных подходов, представленных в литературе, на обсуждение может быть представлена классификация систем автоматизации документационных процессов по адекватности управленческим потребностям, назначению и степени сложности реализуемых задач. Исходя из этих принципов, различные по назначению и по средствам реализации офисные системы можно подразделить на несколько больших групп, каждая из которых не вполне однородна по структуре.