Описание основных бизнес-процессов АПХ «Мираторг»
| Учебный проект | «Подготовка тендерного предложения по автоматизации предприятия» | |
| Сроки проекта | Начало: 13.11.12 | Конец: 25.12.12 |
| Название команды | «Юрий Гагарин» |
Проанализировав информацию о АПХ «Мираторг» изложенную в кейсе, а также требования ключевых бизнес-пользователей была описаны основные бизнес-процессы АПХ «Мираторг» и определены проблемные области.
| Процессы | Уровень зрелости процесса | Данные на входе | Данные на выходе | Дополнительная информация из кейса | Действующие ИТ | Проблемы | ||||||
| Не отн. | ||||||||||||
| Операционная Система А. Процессы ЖЦП | ||||||||||||
| 1. Маркетинга | + | Отчеты торг. представителей Письменный отчет(план посещений за пред-ый день) | Анализ рынка | 30 торг. представителей , тв-реклама, реклама на автом-ном транспорте | Нет сведений | Возможность сравнения объемов запланированной и фактической реализации | ||||||
| 2. Управление закупками и логистика | ||||||||||||
| 2.1. Оценка и выбор поставщиков | + | Нет сведений | Нет сведений | постоянные поставщики: бразильская SADIA(60%), США, Китай, Австралия, Европа, Россия | нет | Нет информации о проверке качества по поставляемой продукции | ||||||
| 2.2. Заказ на закупку | + | Кол-во складских остатков, сроках годности, планируемых объемах продаж, статистика продаж, квота на импорт | Заказ на закупку: перечень необходимых к закупке товаров | Расчет объемов закупок ведется в excel менеджерами по закупкам. | 1) Отсутствует единая информационная база, позволяющая оперативно получать достоверные сведения о кол-ве складских остатков, сроках годности и планируемых объем продаж | |||||||
| 2.3. Заключение договора с иностранными поставщиками об объеме закупок | план по объему закупок, сведения о своих доступных к отгрузке складских остатков | Уточненный заказ на закупку | С SADIA закл-ся годовой план по объемам закупок, с делением по месяцам, поставку осуществляет SADIA; Аналогично с компанией Minerva Поставку товара закупаемого в Австралии, все контейнерные поставки осуществляет компания Reachdane; Расчеты с поставщиками ведутся через Reachdane | Нет сведений | ||||||||
| 2.3. Заключение договора с отечественными поставщиками об объеме закупок | Договор о поставке всей произведенной продукции, список произведенной и отгруженной продукции, согласованный прейскурант | Список заказа на закупку | «Золотой Петушок», «Благояр» поставляет всю произведенную ими продукцию, | С компанией “Золотой Петушок” согласование отгружаемой продукции не производится | ||||||||
| 2.4. Управление требованиями к закупаемой продукции и гарантиями качества | Нет информации | Нет информации | ||||||||||
| 2.5.1 Хранение в порту (Калининград) | Storage Control File, «коносамент» | Претензия о несоответствии, запрос на размещение на складе | Принимает и сверяет с Storage Control File агент по доставке “Green Reefers”; | Excel | При обнаружении недостачи, невозможно определить какой коносаментный вес был у коробки | |||||||
| 2.5.2 Доставка в порт Санкт-Петербурга, Новороссийска | Дата создания заказа, планируемый срок доставки, номер корабля, Количество мест | Информация о товаре , проданном с корабля | Прием и доставку осуществляет экспедиторские компании «Maersk», ТНС | Excel | ||||||||
| 2.5.3 Хранение на складе Калининграда | Заявка на размещении на складе | Отчет о хранящихся на складе запасов, сведения о складских остатках, Арендная плата | Аренда у Green Reeferse складских помещений( 4500 тонн), при необх-и большего хранения могут исп-ся Коммерческий склад и Рыбный склад( до 7 тыс.тонн) | Нет информации | ||||||||
| 2.5.4 Хранение контейнеров | Количество контейнеров | Отчет по стоимости хранения за период | Проверка товара, поступившего в контейнерах не производится | 1) Необходимо иметь возможность получения товарного остатка по Калининграду с разделение по местам хранения: склад Green Reefers, Коммерческий склад, Рыбный склад, контейнеры, таможенный склад. 2) Необходимо иметь возможность анализировать товарные запасы на складах по группам: прошедшие и не прошедшие таможенную очистку 3)Необходим анализ складских запасов по стоимости хранения 4) По товарам, хранящимся на складах порта, в контейнерах необходим отчет по стоимости хранения за период. | ||||||||
| Отгрузка товара в Москву | Заявка на товар (формируется раз в неделю) | Извещение об отправке | Заявка на товар | Нет информации | ||||||||
| Доставка в Москву | Информация о товаре: наименование количество способ поставки дата отгрузки номер вагона | 2 этапа: « У поставщика»-«Доставка в Москву» | Нет | |||||||||
| Таможенная очистка товара | Декларация на товары | Растоможенный товар, Сведения о прошедшем/не прошедшем таможенную очистку товаре | Новороссийск порт, Калининград, Санкт-Петербург могут быть растаможены как в портах, так и в Москве, Европа — в Москве | Так как возможна продажа только растаможенного товара, а процедура занимает около 2 недель, нужно иметь сведения о прошедшем/не прошедшем таможенную очистку товаре, также о товаре, на таможенных складах | ||||||||
| 3. Планирование продаж | ||||||||||||
| 3.2. Обеспечение стабильности параметров продукции и производственного процесса | ||||||||||||
| 3.3. Изготовление продукции (оказание услуг) | ||||||||||||
| 3.4. Обслуживание оборудования | ||||||||||||
| 3.5. Внутрипроизводственная логистика | ||||||||||||
| 4. Управление продажами | ||||||||||||
| 4.1 Планирование продаж | + | Анализ рынка | План продаж | |||||||||
| 4.2. Определение клиента и оформление заказ | + | Информация о клиенте: код клиента юридический адрес контактное лицо банковские реквизиты | Срочный договор, статус заказа | нет | Необходимо учитывать срок действия договора: выдавать предупреждение если срок действия договора истекает менее чем через 15 дней | |||||||
| 4.6. Комплектация заказа на складе | + | Данные о поступившем заказе | Накладные | Заказ корректируется: уменьшение заказываемого кол-ва, удаление позиции из заказа. Изменения не согл-я ни с менеджером по продаже, ни с клиентом. | ||||||||
| 4.7 Отгрузка (доставка) товара | + | Неподписанные накладные, счета-фактур | Подписанные/скорректированные накладные, счета-фактур | Необходимо иметь отчет по недопоставленному товару | ||||||||
| 4.8 Продажа ВЭН СЕЛЕНГ | + | Сопроводительные документы | Отчет о продажах | Отдельный список клиентов | В тек-ей системе учет продаж по вэн селенгу не ведется, инвентаризация сданного на склад и проданного товара не производиться | |||||||
| 4.9 Учет возврата товара | + | Накладная, кредит-нота, обращение клиента | Оформленный возврат | Каждому возврату-номер накладной, сортировка возвращенного товара(товарный вид или брак), код причины возврата | Нет возможности ввода кредит-нот(возвратов), учет на складе ведется по Excel от менеджеров по продажам | |||||||
| 4.9 Расчет с клиентами | + | Договоренность о размер предоставляемого кредита | Сведения о поступивших платежах | Необходима проверка: по просроченным платежам по сумме тек-го кредита | ||||||||
| 4.10 Введение отчетности по продажам | + | Данные о заказах | Отчет по дилерам в разрезе накладных (счетов) клиента | |||||||||
| 5. Управление складским хозяйством | ||||||||||||
| 5.1. Приемка на склад и учет продукции | + | Сопровождающие документы (накладные) | Ведомости приходования | Необходимо хранение отсканированной ведомости приходования, обеспечить быстрый поиск нужного файла | ||||||||
| 5.2. Хранение | + | Доставленная продукция | 3 дистрибьюторских центра класса А: в домодедовском районе,мощность 25 тыс.тонн в Санкт-Петербурге, мощностью 8 тыс.тонн в Калиниград, 6 тыс.тонн | В планах холдинга — строительство современных дистрибьюторских центров в других городах (Екатеринбурге,Ростове-на-Дону) | ||||||||
| 5.3 Укомплектование заказов и отгрузка | + | Накладные, информация о текущих остатках на складе | Отгрузочные документы | Самовывоз Доставка транспортным отделом (для некоторых складов) | 1)Заказы укомплектовываются по принципу, «что нашли» 2)Согласование о замене товара, работает плохо, загрузка происходит ночью, связаться с заказчиком нет возможности, в рез-те могут понадобиться отправки дополн. машин с заказом 3)Отсутствует единая политика и система резервирования товаров 4)Необходимо создание склада «Перемещение между складами в Москве» для целостной картины передвижения товара | |||||||
| 6. Управление транспортировкой | ||||||||||||
| 6.1. Распределение заказов по автомашинам | + | Информация о клиенте | Отсканированные контурные карты, распределенные заказы по автомашинам | Отсканированные контурные карты (нарисов-ые от руки с небольшой степенью детализации) Распределение заказов по автомашинам - вручную | ||||||||
| 6.2. Формирование документа и сбор заказа | При сборке заказа, грузчики руководствуются текстовыми комментариями, оставленными оператором, принявшим заказ | Необходимо хранить отсканированные копии сводок для последующей сверки и коррекции | ||||||||||
| 6.3 Доставка и разгрузка | ||||||||||||
| 6.4 Учет сервисного обслуживания автотранспорта | + | Заявка от водителя на ремонт | Акт о выполненных работах | Нет | В новой системе необходимо иметь сведения о всех проведенных ремонтных работах, исп-ых материалов с указанием стоимости; значение пробега машины на момент ремонта | |||||||
| Б. Операционная система Процессы административного управления | ||||||||||||
| 1. Управление оргструктурой и менеджмент целей и показателей деятельности | ||||||||||||
| 2. Оперативное управление персоналом и управление вознаграждениями | + | Ген.директор: контролировать сотрудников сложно, отдачи от сотрудников маловато | ||||||||||
| 3. Оперативное управление ресурсами | ||||||||||||
| 4. Внешние взаимоотношения | ||||||||||||
| 5. Обеспечение непрерывности бизнеса, оперативное решение проблем и управление инцидентами | ||||||||||||
| В. Операционная система. Процессы измерения, анализа, улучшений | ||||||||||||
| 1. Мониторинг продукции | ||||||||||||
| 2. Мониторинг удовлетворенности и неудовлетворенности потребителей | ||||||||||||
| 3. Мониторинг процессов | ||||||||||||
| 4. Мониторинг системы менеджмента | ||||||||||||
| 5. Анализ со стороны Руководства и последующие действия | ||||||||||||
| Г. Операционная система. Процессы управления ресурсами | ||||||||||||
| 1. Управление финансами | ||||||||||||
| 1.1. Процессы бухгалтерского учета | ||||||||||||
| 1.2. Управление финансовым потоком | Excel таблицы | Пожелания Финансового директора: представление финансовых результатов к концу дня, а не к концу налогового периода | ||||||||||
| 1.3. Биллинг | ||||||||||||
| 1.4. Расчет и выдача зарплаты, вознаграждений и компенсаций | ||||||||||||
| 1.5. Оперативное финансовое планирование и анализ | ||||||||||||
| 2. Управление персоналом | ||||||||||||
| 2.1. Процесс найма персонала | ||||||||||||
| 2.2. Кадровый учет и хранение документации | ||||||||||||
| 2.3. Управление компетенциями | ||||||||||||
| 2.4. Управление охраной труда, мотивацией и социальными программами | ||||||||||||
| 2.5. Управление карьерой | ||||||||||||
| 3. Управление инфраструктурой | ||||||||||||
| 3.1. Планирование работ по управлению инфраструктурой | ||||||||||||
| 3.2. Технический надзор | ||||||||||||
| 3.3. Обслуживание и ремонт | ||||||||||||
| 3.4. Учет элементов инфраструктуры, работ и расхода ресурсов | ||||||||||||
| 3.5. Обеспечение непрерывности бизнеса | ||||||||||||
| 4. Управление информационными ресурсами | ||||||||||||
| 5.1. Администрирование и обеспечение доступа к информации | + | Fox Pro | Объем данных растет быстро, база данных падает Запросы обрабатываются 3-4 минуты | |||||||||
| 5.2. Процессы связи и коммуникаций | Пожелания ИТ-директора: данные со складов и филиалов заносились в БД автоматически | |||||||||||
| 5.3. Процессы учета и накопления данных и знаний | + | Пожелания Генерального директора: расширить номенклатуру продаваемых товаров, информации для принятия решений мало | ||||||||||
| 5.4. Процессы ИТ – сервиса КИС, приложений и компонентов | ||||||||||||
| 5.5. Процессы информационной безопасности | ||||||||||||
| Система управленческого контроля | ||||||||||||
| 1. Процессы управления бюджетом и управленческого учета | + | Данные по затратам, доходам, прибыли по каждому объекту учета | Управленческий план счетов | Ведется управленческий учет (УУ) — внутренний учет хоз. деятельности Холдинга | Excel | Управленческий план счетов не отражает всю деятельность Ходинга Пожелания Финансового директора: автоматизировать управленческий учет | ||||||
| 2. Процессы управления отношениями с контрольными органами и налоговой отчетности | ||||||||||||
| 3. Процессы контроля и управления принятыми решениями | ||||||||||||
| 4. Процессы управления рисками организации | ||||||||||||
| 5. Процессы управления корпоративными отношениями и отчетностью перед учредителями | ||||||||||||
| Система управления развитием | ||||||||||||
| 1. Стратегическое планирование и менеджмент целей | Планы Президента компании: привлечение иностранных инвесторов для расширения бизнеса. Выход в новые регионы | |||||||||||
| 2. Развитие активов | ||||||||||||
| 3. Менеджмент проектов развития | ||||||||||||
| 4. Менеджмент знаний | ||||||||||||
| 5. Менеджмент инноваций | ||||||||||||
Комментарии: Оценка уровня зрелости процессов, ведется на основании материалов лекции М.Г. Круглова по Архитектуре предприятия.
Информация, в кейсе, представленная как требования ключевых бизнес-пользователей, были сформулированы и включены в описание БП в качестве текущих проблем АПХ Мираторг.