Описание основных бизнес-процессов АПХ «Мираторг»

Учебный проект «Подготовка тендерного предложения по автоматизации предприятия»
Сроки проекта Начало: 13.11.12 Конец: 25.12.12
Название команды «Юрий Гагарин»

Проанализировав информацию о АПХ «Мираторг» изложенную в кейсе, а также требования ключевых бизнес-пользователей была описаны основные бизнес-процессы АПХ «Мираторг» и определены проблемные области.


Процессы Уровень зрелости процесса Данные на входе Данные на выходе Дополнительная информация из кейса Действующие ИТ Проблемы  
Не отн.  
Операционная Система А. Процессы ЖЦП
1. Маркетинга     +       Отчеты торг. представителей Письменный отчет(план посещений за пред-ый день) Анализ рынка 30 торг. представителей , тв-реклама, реклама на автом-ном транспорте Нет сведений Возможность сравнения объемов запланированной и фактической реализации
2. Управление закупками и логистика
2.1. Оценка и выбор поставщиков     +       Нет сведений Нет сведений постоянные поставщики: бразильская SADIA(60%), США, Китай, Австралия, Европа, Россия нет Нет информации о проверке качества по поставляемой продукции
2.2. Заказ на закупку   +         Кол-во складских остатков, сроках годности, планируемых объемах продаж, статистика продаж, квота на импорт Заказ на закупку: перечень необходимых к закупке товаров   Расчет объемов закупок ведется в excel менеджерами по закупкам. 1) Отсутствует единая информационная база, позволяющая оперативно получать достоверные сведения о кол-ве складских остатков, сроках годности и планируемых объем продаж  
2.3. Заключение договора с иностранными поставщиками об объеме закупок             план по объему закупок, сведения о своих доступных к отгрузке складских остатков Уточненный заказ на закупку С SADIA закл-ся годовой план по объемам закупок, с делением по месяцам, поставку осуществляет SADIA; Аналогично с компанией Minerva Поставку товара закупаемого в Австралии, все контейнерные поставки осуществляет компания Reachdane; Расчеты с поставщиками ведутся через Reachdane   Нет сведений    
2.3. Заключение договора с отечественными поставщиками об объеме закупок             Договор о поставке всей произведенной продукции, список произведенной и отгруженной продукции, согласованный прейскурант Список заказа на закупку «Золотой Петушок», «Благояр» поставляет всю произведенную ими продукцию,   С компанией “Золотой Петушок” согласование отгружаемой продукции не производится
2.4. Управление требованиями к закупаемой продукции и гарантиями качества             Нет информации Нет информации      
2.5.1 Хранение в порту (Калининград)             Storage Control File, «коносамент» Претензия о несоответствии, запрос на размещение на складе Принимает и сверяет с Storage Control File агент по доставке “Green Reefers”; Excel При обнаружении недостачи, невозможно определить какой коносаментный вес был у коробки
2.5.2 Доставка в порт Санкт-Петербурга, Новороссийска             Дата создания заказа, планируемый срок доставки, номер корабля, Количество мест Информация о товаре , проданном с корабля Прием и доставку осуществляет экспедиторские компании «Maersk», ТНС Excel  
2.5.3 Хранение на складе Калининграда             Заявка на размещении на складе Отчет о хранящихся на складе запасов, сведения о складских остатках, Арендная плата Аренда у Green Reeferse складских помещений( 4500 тонн), при необх-и большего хранения могут исп-ся Коммерческий склад и Рыбный склад( до 7 тыс.тонн) Нет информации  
2.5.4 Хранение контейнеров             Количество контейнеров Отчет по стоимости хранения за период Проверка товара, поступившего в контейнерах не производится   1) Необходимо иметь возможность получения товарного остатка по Калининграду с разделение по местам хранения: склад Green Reefers, Коммерческий склад, Рыбный склад, контейнеры, таможенный склад. 2) Необходимо иметь возможность анализировать товарные запасы на складах по группам: прошедшие и не прошедшие таможенную очистку 3)Необходим анализ складских запасов по стоимости хранения 4) По товарам, хранящимся на складах порта, в контейнерах необходим отчет по стоимости хранения за период.
Отгрузка товара в Москву             Заявка на товар (формируется раз в неделю) Извещение об отправке Заявка на товар Нет информации  
Доставка в Москву             Информация о товаре: наименование количество способ поставки дата отгрузки номер вагона     2 этапа: « У поставщика»-«Доставка в Москву» Нет  
Таможенная очистка товара             Декларация на товары Растоможенный товар, Сведения о прошедшем/не прошедшем таможенную очистку товаре Новороссийск порт, Калининград, Санкт-Петербург могут быть растаможены как в портах, так и в Москве, Европа — в Москве   Так как возможна продажа только растаможенного товара, а процедура занимает около 2 недель, нужно иметь сведения о прошедшем/не прошедшем таможенную очистку товаре, также о товаре, на таможенных складах
                       
3. Планирование продаж
3.2. Обеспечение стабильности параметров продукции и производственного процесса                      
3.3. Изготовление продукции (оказание услуг)                      
3.4. Обслуживание оборудования                      
3.5. Внутрипроизводственная логистика                      
4. Управление продажами
4.1 Планирование продаж     +       Анализ рынка План продаж      
4.2. Определение клиента и оформление заказ     +       Информация о клиенте: код клиента юридический адрес контактное лицо банковские реквизиты Срочный договор, статус заказа   нет Необходимо учитывать срок действия договора: выдавать предупреждение если срок действия договора истекает менее чем через 15 дней
4.6. Комплектация заказа на складе     +       Данные о поступившем заказе Накладные     Заказ корректируется: уменьшение заказываемого кол-ва, удаление позиции из заказа. Изменения не согл-я ни с менеджером по продаже, ни с клиентом.
4.7 Отгрузка (доставка) товара     +       Неподписанные накладные, счета-фактур Подписанные/скорректированные накладные, счета-фактур     Необходимо иметь отчет по недопоставленному товару
4.8 Продажа ВЭН СЕЛЕНГ   +         Сопроводительные документы Отчет о продажах Отдельный список клиентов   В тек-ей системе учет продаж по вэн селенгу не ведется, инвентаризация сданного на склад и проданного товара не производиться
4.9 Учет возврата товара     +       Накладная, кредит-нота, обращение клиента Оформленный возврат Каждому возврату-номер накладной, сортировка возвращенного товара(товарный вид или брак), код причины возврата   Нет возможности ввода кредит-нот(возвратов), учет на складе ведется по Excel от менеджеров по продажам
4.9 Расчет с клиентами     +       Договоренность о размер предоставляемого кредита Сведения о поступивших платежах     Необходима проверка: по просроченным платежам по сумме тек-го кредита
4.10 Введение отчетности по продажам     +       Данные о заказах Отчет по дилерам в разрезе накладных (счетов) клиента      
5. Управление складским хозяйством
5.1. Приемка на склад и учет продукции     +       Сопровождающие документы (накладные) Ведомости приходования     Необходимо хранение отсканированной ведомости приходования, обеспечить быстрый поиск нужного файла
5.2. Хранение     +       Доставленная продукция   3 дистрибьюторских центра класса А: в домодедовском районе,мощность 25 тыс.тонн в Санкт-Петербурге, мощностью 8 тыс.тонн в Калиниград, 6 тыс.тонн   В планах холдинга — строительство современных дистрибьюторских центров в других городах (Екатеринбурге,Ростове-на-Дону)
5.3 Укомплектование заказов и отгрузка     +       Накладные, информация о текущих остатках на складе Отгрузочные документы Самовывоз Доставка транспортным отделом (для некоторых складов)   1)Заказы укомплектовываются по принципу, «что нашли» 2)Согласование о замене товара, работает плохо, загрузка происходит ночью, связаться с заказчиком нет возможности, в рез-те могут понадобиться отправки дополн. машин с заказом 3)Отсутствует единая политика и система резервирования товаров 4)Необходимо создание склада «Перемещение между складами в Москве» для целостной картины передвижения товара
6. Управление транспортировкой
6.1. Распределение заказов по автомашинам     +       Информация о клиенте Отсканированные контурные карты, распределенные заказы по автомашинам   Отсканированные контурные карты (нарисов-ые от руки с небольшой степенью детализации) Распределение заказов по автомашинам - вручную  
6.2. Формирование документа и сбор заказа                   При сборке заказа, грузчики руководствуются текстовыми комментариями, оставленными оператором, принявшим заказ Необходимо хранить отсканированные копии сводок для последующей сверки и коррекции
6.3 Доставка и разгрузка                      
6.4 Учет сервисного обслуживания автотранспорта       +     Заявка от водителя на ремонт Акт о выполненных работах   Нет В новой системе необходимо иметь сведения о всех проведенных ремонтных работах, исп-ых материалов с указанием стоимости; значение пробега машины на момент ремонта
Б. Операционная система Процессы административного управления
1. Управление оргструктурой и менеджмент целей и показателей деятельности                      
2. Оперативное управление персоналом и управление вознаграждениями   +                 Ген.директор: контролировать сотрудников сложно, отдачи от сотрудников маловато
3. Оперативное управление ресурсами                      
4. Внешние взаимоотношения                      
5. Обеспечение непрерывности бизнеса, оперативное решение проблем и управление инцидентами                      
В. Операционная система. Процессы измерения, анализа, улучшений
1. Мониторинг продукции                      
2. Мониторинг удовлетворенности и неудовлетворенности потребителей                      
3. Мониторинг процессов                      
4. Мониторинг системы менеджмента                      
5. Анализ со стороны Руководства и последующие действия                      
Г. Операционная система. Процессы управления ресурсами
1. Управление финансами
1.1. Процессы бухгалтерского учета                      
1.2. Управление финансовым потоком                   Excel таблицы Пожелания Финансового директора: представление финансовых результатов к концу дня, а не к концу налогового периода
1.3. Биллинг                      
1.4. Расчет и выдача зарплаты, вознаграждений и компенсаций                      
1.5. Оперативное финансовое планирование и анализ                      
2. Управление персоналом
2.1. Процесс найма персонала                      
2.2. Кадровый учет и хранение документации                      
2.3. Управление компетенциями                      
2.4. Управление охраной труда, мотивацией и социальными программами                      
2.5. Управление карьерой                      
3. Управление инфраструктурой
3.1. Планирование работ по управлению инфраструктурой                      
3.2. Технический надзор                      
3.3. Обслуживание и ремонт                      
3.4. Учет элементов инфраструктуры, работ и расхода ресурсов                      
3.5. Обеспечение непрерывности бизнеса                      
4. Управление информационными ресурсами
5.1. Администрирование и обеспечение доступа к информации   +               Fox Pro Объем данных растет быстро, база данных падает Запросы обрабатываются 3-4 минуты
5.2. Процессы связи и коммуникаций                     Пожелания ИТ-директора: данные со складов и филиалов заносились в БД автоматически
5.3. Процессы учета и накопления данных и знаний   +                 Пожелания Генерального директора: расширить номенклатуру продаваемых товаров, информации для принятия решений мало
5.4. Процессы ИТ – сервиса КИС, приложений и компонентов                      
5.5. Процессы информационной безопасности                      
Система управленческого контроля
1. Процессы управления бюджетом и управленческого учета   +         Данные по затратам, доходам, прибыли по каждому объекту учета Управленческий план счетов Ведется управленческий учет (УУ) — внутренний учет хоз. деятельности Холдинга Excel Управленческий план счетов не отражает всю деятельность Ходинга Пожелания Финансового директора: автоматизировать управленческий учет
2. Процессы управления отношениями с контрольными органами и налоговой отчетности                      
3. Процессы контроля и управления принятыми решениями                      
4. Процессы управления рисками организации                      
5. Процессы управления корпоративными отношениями и отчетностью перед учредителями                      
Система управления развитием
1. Стратегическое планирование и менеджмент целей                 Планы Президента компании: привлечение иностранных инвесторов для расширения бизнеса. Выход в новые регионы    
2. Развитие активов                      
3. Менеджмент проектов развития                      
4. Менеджмент знаний                      
5. Менеджмент инноваций                      
                         


Комментарии: Оценка уровня зрелости процессов, ведется на основании материалов лекции М.Г. Круглова по Архитектуре предприятия.

Информация, в кейсе, представленная как требования ключевых бизнес-пользователей, были сформулированы и включены в описание БП в качестве текущих проблем АПХ Мираторг.

Наши рекомендации