Подходы к оценке эффективности ИС

Эффективность информационных систем

Эффективность

Факторы эффективности ИС

Принципы эффективности ИС

Количественные и качественные эффекты от инвестиций в ИС

Оценка качества ИС

Подходы к оценке эффективности ИС

1 Эффективность ИС определяется сравнением результатов от функционирования ИС и затрат всех видов ресурсов, необходимых для ее функционирования и развития.

Затраты – совокупные затраты на приобретение, установку и конфигурирование, сопровождение и поддержку, а так же затраты, которые связанные с простоями оборудования, во время технического обслуживания или устранения неисправностей

Эффект достигаемые при внедрении ИС

К условиям сопоставимости затрат и эффекта сравниваемых вариантов, относят сопоставимость по:

· времени вложений и получаемого эффекта;

· ценам, принятым для выражения затрат и эффекта;

· кругу инвестиций, входящих в объект капитальных вложений;

· по идентичности показателей, которые приняты для расчета эффективности;

· по степени использования производственной мощности.

Оценка производится при следующих критериях:

· при выборе наилучшего варианта;

· при синтезе наиболее целесообразного варианта построения ИС;

· по критерию эффективности затрат.

Общая эффективность ИС рассматривается с позиции трех составляющих:

· организационной;

· социальной;

· экономической эффективности.

Организационная определяет тем, как ИС способствует достижению целей организации, адаптации организации к требованиям внешней и внутренней среды, а так же к их изменениям. Социальная эффективность реализуется в виде исполнения ожиданий потребностей и интересов сотрудников, так же клиентов партнеров организаций.

Факторы экономической эффективности

· снижение административно-технических затрат;

· снижение потребностей в капитальных затратах;

· увеличение оборачиваемости текущих активов.

Общий эффект можно условно принять за сумму трех эффектов.

Эффективность может оцениваться как система в целом, так и каждого сервиса в отдельности. При этом оценивается объем и режим потребления сервиса, разрабатывается эталон нормативных показателей с разными пороговыми значениями, такими как допустимость и критичность, для возможности проведения анализа прецедентов и работы сервиса. Сравнение с эталоном позволит оценить производительность сервиса, рассчитать нормативное потребление ресурса и, затем, выйти на расчет нормативной потребности в ресурсах.

2 Любой ИТ-проект несет в себе как выгоды, так и риски. Под выгодой понимаются некоторые позитивные явления, которые понимают компании укрепить свои позиции. Можно выделить следующие факторы, способствующие достижению следующей цели:

· повышение функциональных характеристик и качества выпускаемой продукции;

· улучшение качества обслуживание клиентов;

· снижение операционных расходов;

· улучшение использования активов.

Для того чтобы выделить основные категории резервов улучшения работы предприятия, которые могут быть реально использованы при помощи информационных систем, необходимо выделить наиболее типичные факторы неэффективности (т. е. проблемы, свойственные предприятию). Ими на большинстве предприятий могут быть следующие факторы:

• избыточный объем незавершенного производства;

• избыточные складские запасы;

• низкая степень использования производственных ресурсов;

• завышенные материальные затраты;

• низкое качество;

• низкий уровень обслуживания клиентов;

• неточности в определении себестоимости и ценообразовании;

• недостаточный уровень организации хранения и логистики;

• проблемы учета и управления финансами.

3 Принципы эффективности ИС

По мнению специалистов проблема оценки эффективности информационных технологий и систем определяется следующими тенденциями:

• годовые затраты на информационные технологии выросли за последние несколько лет втрое;

• непродуктивные затраты за тот же период увеличились в шесть раз;

• для 55 % американских фирм бюджет на компьютерные технологии превышает полученную прибыль.

Специалисты, занимающиеся оценкой эффективности ИТ-проектов на всех стадиях реализации проекта, выделяют общие принципы и подходы к процессу оценки независимо от используемой методики оценки:

• необходимость осознания и описания целей оценочного процесса;

• осознание и описание приоритетов бизнес-целей;

• описание положительных и отрицательных факторов ИС с привлечением идущих специалистов и руководства компании;

• разграничение источников окупаемости ИС по двум позициям: единовременное снижение размеров активов компании (складируемые запасы, незавершенное производство, дебиторская задолженность) и перманентные (проявляющиеся в течение ряда последующих лет) изменения, включающие рост продаж и снижение отдельных составляющих производственной себестоимости;

• учет фактора времени и фактора стоимости денег во времени. Прежде чем приступить к выбору ИС, необходимо сформулировать

детальные требования к будущей системе со стороны всех заинтересованных подразделений, после чего нужно составить общий документ для всего предприятия.

Детализированная формулировка требований к системе помогает решить и многие другие вопросы. Во-первых, выявляются потребности сотрудников предприятия. Во-вторых, подобный список потребностей предприятия может выступать в качестве оснований для инвестиций, размер которых на протяжении нескольких лет может составить достаточно крупную сумму, сопоставимую с покупкой новой производственной линии или строительством нового цеха. В-третьих, определится примерная широта охвата проекта внедрения ещё до его начала.

После составления детальных требований к ИС можно приступать непосредственно к выбору системы. В большинстве подобных ситуаций руководство предприятия основывает свой выбор на экономических характеристиках той или иной системы, а именно на сравнении затрат по её приобретению с эффектом от её внедрения.

4 Количественные и качественные эффекты от инвестиций в ИС

Успешное внедрение информационной системы приводит к положительным изменениям в деятельности предприятия и появлению новых возможностей, т их как

• возможность учета сложности и разнообразия продукции и услуг в планировании и финансовом анализе;

• способность предугадать и удовлетворить весь спектр требований по обслуживанию клиентов;

• возможность адекватно оценить масштабы и сложность рынков;

• способность своевременно реагировать на изменение законодательства;

• поддержка наращивания капитала и развития трудовых ресурсов;

• оперативная реакция на изменяющиеся условия рынка Учитывая преимущества, которые дает внедрение ИС, все большее

количество компаний стремятся автоматизировать не только учет хозяйственных операций, но и управление бизнес-процессами.

На уровне Функциональных подразделений внедрение информационной системы способно разрешить проблемные места в сложившейся «фактической» системе отношений.

Отдача от внедрения информационных технологий выражается в следующем:

• сокращение производственного цикла (на практике - на 35-65%);

• увеличение выручки (5-25 %);

• уменьшение оборотных средств в запасах (25-55%);

• повышение эффективности использования ресурсов (15-40%);

• повышение уровня обслуживания клиентов (25-60%);

• ускорение вывода нового товара на рынок (25-75%);

• снижение затрат (5-20%);

• снижение производственного брака (35-65%);

• сокращение производственного цикла (5-25%);

• увеличение оборачиваемости средств в расчетах (25-55%). Снижение уровня запасов обусловлено управлением ими с

использованием оптимизационного алгоритма. Он позволяет отслеживать в оперативном режиме уровень запасов и строить модель управления ими. В ходе проектов внедрения ИС такой результат возникает уже на стадии ее опытной эксплуатации, когда проводится инвентаризация запасов и определяется связь текущего уровня запасов с производственной программой.

Снижение производственного брака обусловлено применением методов контроля техпроцесса с целью повышения качества продукции. При разработке бизнес-процессов обычно определяется обязательный этап, на котором осуществляется контроль качества. Без его выполнения система блокирует дальнейшее «продвижение» по бизнес-процессу.

Увеличение объема продаж связано с улучшением качества обслуживания клиентов, которое достигается за счет таких функций, как автоматизация приема заказов, улучшение расчетов сроков доставки и кредитного контроля.

Снижение транспортно-заготовительных расходов обусловлено возможностями системы по построению и анализу различных схем доставки, выбору оптимальных вариантов. Система позволяет автоматизировать этот процесс и предоставляет информацию для принятия решения.

Сокращение производственных затрат связано с улучшением прогнозирования спроса и оптимизацией использования производственных активов. Это достигается применением имеющихся в системе алгоритмов прогнозирования на основе анализа хранящейся информации.

Сокращение производственного цикла и сокращение цикла разработки новых продуктов осуществляется в результате применения средств моделирования на основе технологических данных системы.

Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат и устранение «ручной» подготовки и сопровождения документов связаны с возможностью автоматизированного ведения учета. Система также обеспечивает аналитиков и управленцев инструментами для самостоятельной подготовки отчетов.

Увеличение оборачиваемости средств в расчетах происходит благодаря наличию в системе инструментов для прогнозирования движения денежных средств. Это позволяет в оперативном режиме отслеживать дефицит (или избыточность) наличных денежных средств.

Помимо измеримых показателей отслеживают также качественные эффекты внедрения системы:

• возрастание инвестиционной привлекательности предприятия;

• повышение организационной дисциплины;

• формирование единой информационной среды;

• масштабируемость и др.

Денис Ганстер (Dennis Ganster), председатель совета директоров и Президент Comshare Inc. полагает, что для осознания эффективности инвестиций в информационные технологии необходимо рассматривать шесть «бонусов» повышения эффективности организации:

• Повышение «интеллектуальности» бизнеса (оперативное наличие больших объемов релевантной информации позволяет управленцу принять перспективное, упреждающее решение).

• Оптимизация планирования (своевременный доступ всех заинтересованных пользователей к важной информации, находящейся и одной централизованной БД).

• Усовершенствование процессов принятия решений. Решения становятся более обоснованными, поскольку они подкреплены достоверной и оперативной информацией. Кроме того, экономится время, уходившее ранее на анализ второстепенных деталей, а специалисты, принимающие решения, теперь не тонут в море ненужных фактов.

• Повышение рыночной привлекательности компании (т.н. «бонус Wall Street») - рынок благосклонен к тем компаниям, которые демонстрируют внимание к деталям своей деятельности, и, более того, их полноценный анализ.

• Расширение информационной компетентности - чем большее количество сотрудников имеет доступ к корпоративным данным, тем «умнее» г? обильнее становится организация в целом.

• Создание единой среды сотрудничества. Организация приобретает мощный заряд развития, ведь каждый из ее членов работает на достижение прозрачных, понятных и, главное, общих целей.

Это качественные эффекты от вложений в информационные технологии. Данные «бонусы», хотя и отражают бизнес-выгоды компании, но в то же время не позволяют сравнить с другими вариантами инвестирования.

5 Оценка качества информационных систем

Экономические информационные системы характеризуются разной сложностью создания, сопровождения и интеграции с другими системами. Их функционирование обычно направлено на реализацию нескольких целей, поэтому их качество определяется совокупностью свойств, характеризующих способность системы удовлетворять потребности пользователя.

• Функциональные показатели. К функциональным относятся показатели, характеризующие функциональную полноту, адаптивность, корректность системы.

• Экономические показатели - это стоимость создания или приобретения системы, затраты на ее внедрение и эксплуатацию, эффект, получаемый от функционирования системы.

• Эксплуатационные показатели. К эксплуатационным показателям качества относятся показатели, определяющие набор требований к аппаратуре, характеризующие возможность работы в сети, легкость и простоту установки, надежность программного обеспечения, удобство освоения, качество помощи и пользовательского интерфейса, степень автоматизации функций, возможность защиты данных и самой системы и другие.

Пользуясь показателем эффективности, можно определить сравнительные достоинства и недостатки различных вариантов организации ИС. Кроме того, углубляясь в сравнительные оценки, необходимо говорить и об эффективности использования тех или иных готовых программных продуктов однотипных или близких по своим функциональным возможностям, будь то табличные процессоры, текстовые редакторы, базы данных или интегрированные ППП.

Отношение затрат и выпуска целесообразно применять и при анализе технологии обработки данных. Выпуском при этом можно было бы считать удовлетворение информационных потребностей пользователей.

При этом затраты и выпуск должны быть выражены в одних и тех же единицах. Тогда критерий оценки вариантов технологий может быть определен величиной:

К=W-Z (2)

где W - стоимостная оценка выпуска;

Z - затраты на разработку (приобретение, модификацию) и функционирование технологии обработки данных.

При этом предпочтение отдается варианту с большим значением К.

Но, когда для разных технологий имеем одинаковое удовлетворение информационных потребностей пользователей, в качестве критерия эффективности можно принять затраты (Z). В этом случае выбор вариантов технологий должен осуществляться по минимуму затрат. Затраты можно разложить на ряд составляющих:

Z = Zr + E + Ze + Zm (3)

где Zr - разовые затраты на разработку, отладку, внедрение технологии, приобретение дополнительного оборудования, обучение персонала и т.д.;

Е - коэффициент эффективности капитальных вложений;

Ze - эксплуатационные затраты, связанные с работой по выбранной технологии;

Zm - затраты, связанные с модификацией и адаптацией технологии обработки данных.

Для оценки качества ИС используются и локальные критерии, одним из которых является время решения задачи на ЭВМ. В настоящее время поставлен и решен целый ряд задач по рациональной и оптимальной технологии обработки данных. Эти задачи связаны с выбором организации информационных массивов, выбором способов обработки данных, в частности выбором методов сортировки, способов разделения задач на модули, поиска информации.

Большое внимание уделяется методам обеспечения достоверности и надежности информации и т.д.

В основе качественной оценки информационной технологии лежит многообразие методов и способов их конструирования. Важнейшим показателем является степень соответствия информационной технологии научно-техническому уровню ее развития.

Другим важнейшим показателем качества информационных технологий является функциональная полнота (F) - отношение областей автоматизированной обработки информации (Qa) к области обработки информации (Qu) для функционирования всей системы управления:

F-Qa/Qu (4)

Показатель своевременности переработки информации (Ксв) определяется числом значений показателей, разработанных в рамках информационной технологии в течение определенного времени, и значений показателей, полученных за пределами планового срока их представления.

Качественной характеристикой информационных технологий являются показатели их надежности. Различают функциональную и адаптивную надежности.

Функциональная - свойство информационных технологий с определенной надежностью реализовать функции информационного программно-технологического обеспечения, технического и эргономического обеспечения.

Адаптивная - свойство информационной технологии реализовывать свои функции при их изменении в пределах установленных при проектировании границ:

Кад = to/(to+tв) (5)

где, to - среднее время между отказами, обратно пропорционально величине интенсивности потока отказов; tв - среднее время восстановления, обратно пропорционально интенсивности потока восстановлений.

6 Подходы к оценке эффективности ИС

Портфельный подход. Наиболее часто используемый подход оценки проектов по внедрению информационных технологий в компании. Его форма представляет собой простую таблицу правильно составленного ИТ-портфеля для предприятия. Такая таблица содержит исчерпывающий перечень бизнес-процессов компании с указанием всевозможных средств их автоматизации и оптимизации в сравнении. Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ руководством компании на основании оценки, проведенной специалистами ИТ-подразделения. Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с точки зрения производительности труда (естественно, при оптимизации бизнес-процессов командой внедрения в рамках проектов по интеграции соответствующих ИТ-решений на предприятии). Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и поддержке ИТ-решений. Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ на предприятии.

Бюджетный подход. Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за расходом средств. Данный подход применяется компаниями с уже сформировавшимся ИТ-хозяйством, когда большая часть ИТ-бюджета уходит не на внедрение новых ИТ-решений, а на поддержание уже внедренных ИТ (более 70% от бюджета). Как правило, компании определяют долю в процентах от, например, дохода компании, которая уходит на инвестиции в ИТ. При этом ключевым параметром в обосновании для формирования такого бюджета является рост производительности труда. Стоит заметить, что на предприятиях, не освоивших ИТ-системы, такой подход не применим, так как бюджетировать расходы на ИТ в непроизводительный труд не имеет никакого смысла, сначала необходимо изменить суть бизнес-процессов, привести предприятие в соответствие с современными требованиями к ИТ-оснащенности.

Инвестиции в ИТ распределяются по функциональным подразделениям, которые при должной мотивации формируют обоснование применения соответствующего ИТ-решения в привязке к росту производительности труда. Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, «заказывает» разработку у ИТ-подразделения.

Таким образом, при внедрении ИТ-решений достигается эффективное участие в ИТ-проекте и персонала со стороны функционального подразделения, и работников ИТ-подразделения. В свою очередь, ИТ-подразделение, осваивая бюджеты от внутреннего подряда, привлекает внешних субподрядчиков для закупки/интеграции ИТ-решений. Основываясь на таком подходе, многие крупные консорциумы в последние годы практикуют заключение сделок на аутсорсинг ИТ-подразделения. ИТ-бюджеты таких крупных консорциумов, как J.P. Morgan Chase или Bank of America составляют несколько миллиардов долларов, поэтому аутсорсинг или ауттаскинг (вынесение задач ИТ за пределы компании) в таких крупных компаниях имеет самое практическое значение.

С другой стороны, например, в Российской Федерации ауттаскинг имеет самое широкое применение среди небольших компаний. Причина проста - вынесение ИТ-бюджета за пределы компании позволяет даже самым небольшим компаниям конкурировать с гигантами отрасли, сосредоточившись на основных функциях, не занимаясь поддержкой (развитием) информационных систем. Для белорусских компаний состояние зрелости в ИТ за редким исключением пока в далекой перспективе, хотя некоторые функции информационных систем, например, поддержка сети и парка компьютеров, уже бюджетируются, исходя из принципов, изложенных выше.

Проектный подход. Современная финансовая теория признает четыре основных способа расчета эффективности проекта и его ценности для компании: срок окупаемости, возврат на инвестиции, внутренняя рентабельность и чистая прибыль от проекта с учетом стоимости капитала, приведенная к сегодняшнему дню. Подробное описание методологий есть в любом серьезном финансовом руководстве. Ирония заключается в том, что расчет NVP или внутренней рентабельности требует учета многих параметров (стоимость капитала, свободные потоки наличности, эффект от налогов, остаточная стоимость и т.п.), которые при отсутствии уже освоенной на предприятии информационной системы получить сложно (а зачастую и невозможно). В связи с этим наиболее распространенной методологией оценки информационных систем является ROI с точки зрения наглядности и простоты для руководителей компании и инвесторов. ROI, как правило, рассчитывается по функциональным подразделениям, включенным в проект внедрения информационной системы. Недостаток данной методологии заключается в том, что в рамках горизонта функционального подразделения очень сложно количественно оценить качественное изменение в сути бизнес-процессов (как вариант, важное качественное изменение может быть просто не замечено). В связи с этим такая оценка зачастую бывает притянута за уши или проигнорирована, если проводится самостоятельно функциональными службами без участия специалистов финансового подразделения. Оценка ROI, проведенная в совокупности с оценкой рисков внедрения информационной системы в компании, выдает показатели вероятности того или иного значения ROI (например, 85% вероятности успеха на 50% ROI, или 30% вероятности успеха на 70% ROT).

Для простоты расчета ROI имеет смысл разделить эффекты от внедрения информационной системы на три вида:

1. Расчетный эффект рассчитывается все до копейки (снижение незавершенного производства при внедрении ERP-системы на миллион долларов, за счет этого экономия банковского процента на сто восемьдесят тысяч, экономия бумаги на производство справочников службы снабжения или сбыта на десять тысяч долларов в год и т.п). Как правило, такой расчет наглядно демонстрирует финансовым руководителям рост производительности капитала.

2. Эффект времени и производительности труда за счет более быстрого исполнения сотрудниками своих функций (например, на 15 минут в день для формирования отчетов о производстве основы для начальников смен, 8 часов в месяц для начальников складов и бухгалтеров для инвентаризации). В конце расчета этот эффект трансформируется в тысячи трудодней, обладающих объективной и внушительной стоимостью.

3. «Тонкие» эффекты рассчитываются, исходя из специфики каждой компании. Например, можно рассчитать эффект от внедрения ERP-системы на производстве для получения управленческой информации, которая позволит принять стратегические решения в отношении более эффективного использования производственных мощностей, или замены неэффективных рабочих мест на новые, более эффективные.

Как правило, основной эффект от внедрения информационных систем - это рост производительности труда.

1. Экономия рабочего времени определенного рода менеджеров.

2. Эффективное применение человеческих ресурсов на предприятии.

3. Сокращение стоимости осуществления той или иной трансакции
на предприятии.

Для получения более наглядного обоснования в отношении эффективности внедрения информационных систем, как правило, применяют проектный подход с расчетом ROI, привлекая для исполнения таких работ консультантов, специализирующихся в таких оценках.

Производительность труда и капитала. Реализуемый эффект от ИТ представляет собой сложную взаимосвязь экономии капитала, роста производительности труда и создания новой добавленной стоимости. Современная экономическая наука измеряет эффект от ИТ на трех уровнях.

1. Макроэкономическом уровне - в первую очередь, как рост производительности труда в экономике целом (аргумент политиков). Такая оценка проводится двояко - ИТ, как отрасль вносит свой вклад в совокупный валовый продукт, и воздействует на повышение эффективности экономики в целом.

2. Уровне компании - рост производительности капитала в виде таких параметров, как возврат на инвестированный капитал или его производные (ROIC, ROE, ROA, RCE). Рост производительности труда используется, скорее, как вспомогательный, наглядный инструмент в виде количества единиц продукции на работника.

3. Уровне исполнителя - операционный менеджмент, как правило, измеряет эффективность внедрения информационной системы, путем оценки роста производительности труда. Оценка эффективности системы за счет роста производительности труда имеет одно редко используемое направление - операционный менеджмент компании иногда оценивает сэкономленное время работника, как время, в течение которого работник не создавал добавленную стоимость для компании.