Основные правила организации документооборота в учреждении

Документооборот - сложный технологический процесс, который характеризуется различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации.

Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.

Основными характеристиками документооборота является маршрут движения, который включает все инстанции на пути движения документа.

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

1. максимальное сокращение инстанций прохождения документов (за счет исключения технологических операций и управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью);

2. исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов (при обработке - регистрация и доставка, при их подготовке - визирование и согласование и т.д.);

3. максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, т.е. каждое перемещение документа должно быть оправданным.

4. прямоточность направления документопотоков, исключение дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;

5. ритмичность движения документов, которая обеспечивает равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке аппарата управления.

Документооборот, как технологический процесс, делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению выделяют:

1. горизонтальные потоки, подразделения одного уровня управления;

2. вертикальные потоки (восходящие и нисходящие), связывающие подразделения различных уровней:

· восходящие потоки - это входные документы, получаемые подразделением от подчиненных подразделений;

· нисходящие потоки - это документы, направляемые вышестоящим подразделением, подчиненным подразделениям.

По отношению к управленческому объекту выделяют: входящий, исходящий и внутренний документопотоки.

Входящий документопоток - это документы, поступившие в организацию извне.

Исходящий документопоток - это документы, создаваемые в данной организации и отправляемые за ее пределы (адресатам).

Внутренний документопоток - это документы, созданные данной организацией и предназначенные для ее собственных потребностей.

Каждый документопоток имеет достаточно стабильный маршрут движения, который зависит от:

1. состава и содержания документов;

2. степени регламентации функций руководителей и структурных подразделений;

3. распределения обязанностей между должностными лицами;

4. принятой в организации технологии работы с документами.

Входящие документы

Входящие документы образуют три направления движения:

· руководству организации;

· руководству структурных подразделений;

· непосредственно специалистам.

Входящие документы в каждой организации оформляют централизованно. При этом выполняются следующие операции:

1. фиксируется факт поступления документа;

2. проверяется правильность и целостность вложений;

3. осуществляется штемпелевание и сортировка.

Все регистрируемые документы должны быть переданы на исполнение.

Компетентный работник СДО устанавливает, подлежат ли поступившие документы передаче руководству или же непосредственному исполнителю. В системе регистрации делается пометка, кому направлен документ для исполнения или рассмотрения.

Стандартная процедура обработки и исполнения входящих документов включает следующие действия и операции:

1. Предварительное рассмотрение руководством, поступивших документов

2. Согласование с заинтересованными должностными лицами порядка исполнения документа

3. Принятие решения и оформление "Резолюции" по исполнению документа

4. Уведомление исполнителей и передача им документов, подлежащих исполнению

5. Исполнение документов и оформление реквизита "Отметка об исполнении"

6. Направление исполненного документа в дело (архив).

Входящие документы регистрируются либо до, либо после их рассмотрения руководством.

Документы передаются руководству или исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией.

Руководитель оформляет свое решение по исполнению документа реквизитом "Резолюция". В "Резолюции" даются исчерпывающе, сжатые указания о порядке и характере действий исполнителей.

Движение документа в процессе исполнения осуществляется параллельным или последовательным маршрутом. Параллельный маршрут предусматривает рассылку копий документа нескольким исполнителям.

Исходящие документы

Исходящие документы, как правило, пронизывают всю управленческую структуру. Как инициативные проекты документов, так и информационные готовят специалисты в структурных подразделениях, которые являются исполнителями. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования и подписания, а так же от принятой технологии регистрации и отправки.

Стандартная процедура подготовки и отправки исходящего документа включает следующие действия и операции:

1. Подготовка проекта исходящего документа в черновике

2. Изготовление и оформление проекта документа

3. Согласование и визирование у заинтересованных лиц

4. Подписание документа руководителем

5. Регистрация документа

6. Отправка адресату

В обязанности Исполнителя входит сопровождение исходящего документа по всей процедуре, до момента отправки. Он обязан проверить:

· правильность составления и оформления документа

· наличие виз и приложений.

Подготовленный и подписанный документ представляется на регистрацию со всеми сопутствующими материалами, в соответствии с которыми он готовился.

Канцелярия (экспедиция) производит следующие операции: сортировку, адресование, конвертирование, маркировку, отправку в почтовое отделение.

Внутренние документы

К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, инструкции, акты, протоколы, справки, докладные записки, заявления сотрудников и другие.

Основные правила организации документооборота в учреждении - student2.ru Маршруты движения внутренних документов являются наиболее нерегламентированными.

Движение распорядительных документов, как правило, упорядочено, а подготовка всех остальных не имеет регламентированных маршрутов и влечет наиболее ощутимые потери времени на прохождение документов.

Регламентация маршрутов движения внутренних документов находится в компетенции службы документационного обеспечения управления.

Стандартная процедура подготовки и исполнения внутренних документов включает следующие действия и операции:

1. Подготовка проекта документа

2. Изготовление и оформление

3. Согласование и визирование у заинтересованных лиц

Подписание

5. Рассмотрение адресатом и оформление реквизита "Резолюция"

6. Исполнение и оформление реквизита "Отметка об исполнении"

7. Направление исполненного документа в дело (архив)

Проект распорядительного документа, после его согласования, подписывается руководством организации и передается для регистрации в службу документационного обеспечения (СДО).

Протоколы, после оформления и подписания, размножаются и копии рассылаются в подразделения для исполнения.

Докладные записки, справки для руководства, объяснительные записки после регистрации передаются по назначению для исполнения или для принятия к сведению.

Передвижение документов внутри организации осуществляется с помощью электроннойпочты или курьерской связи.

. шруты движения вопоток является наиболее нерегламентированным

Наши рекомендации