Организация рабочего времени руководителя

Дела, которыми занимается руководитель во время рабочего дня, также можно подразделить на повторяющиеся и неповторяющиеся.

Повторяющиеся дела планируют посредством постоянно действующего недельного графика работы руководителя. В недельный график включаются постоянно повторяющиеся из недели
в неделю мероприятия и виды деятельности (например, все еженедельные совещания, проводимые руководителем или с его участием) с указанием времени, отводимого на каждое мероприятие.

Разработка недельного графика, как правило, поручается секретарю. Секретарь разрабатывает график с учетом указаний руководителя. При создании графика необходимо обратить внимание
на следующие аспекты:

- особенности стиля работы руководителя;

- специфика внутреннего трудового распорядка организации для обеспечения эффективного взаимодействия руководителя с сотрудниками фирмы и представителями сторонних организаций
в течение рабочего дня;

- сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности;

- обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя.

Важным моментом является сбалансированность по затратам времени на отдельные виды деятельности. На более важные виды деятельности необходимо планировать больше времени,
на менее важные, административно-организационные, оперативные мероприятия — меньше,
не допускать расходования основного времени руководителя на решение мелких второстепенных вопросов, которые успешно могут быть решены другими сотрудниками. Для решения этой проблемы может разрабатываться баланс времени руководителя по видам деятельности. Но составление подобного баланса — задача не для начинающего секретаря.

Очень важным при разработке недельного графика является обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя. Личное рабочее время необходимо руководителю для подготовки и принятия решений по перспективным вопросам, для дополнительного анализа важнейших проблем, требующих особого подхода. В научных организациях личное рабочее время необходимо для ведения научной работы. Если не обратить на этот аспект должного внимания, важнейшие проблемы растворятся среди текущих дел. Руководитель будет уделять неоправданно много времени решению тактических, а не стратегических проблем.

Неправильно считать, что во время личной работы руководитель не осуществляет контактов
с персоналом. Различные мероприятия (от коротких встреч или переговоров по телефону
до длительных совещаний) могут иметь место и в это время. Существует только одна принципиальная особенность: все эти мероприятия осуществляются исключительно по инициативе руководителя.

Разработанный недельный график утверждается руководителем и доводится до сведения всех сотрудников организации. В обязанности секретаря входит обеспечение соблюдения недельного графика работы руководителя (напоминание о совещаниях, организация приема посетителей и т. п.).

Неповторяющиеся мероприятия руководитель планирует с помощью ежедневника. Руководитель, имеющий опытного секретаря, формирует только алгоритм своего рабочего дня в виде перечня основных событий, планируемых на день. Секретарь на основе этого перечня составляет план работы руководителя на текущий день. Секретарь обеспечивает (или стремится обеспечить) выполнение плана работы, осуществляет контроль за реализацией намеченных мероприятий
и организует выполнение тех или иных мероприятий. Не случайно работа секретаря называется организационным обеспечением деятельности руководителя.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА РАБОЧЕГО ДНЯ СЕКРЕТАРЯ

ПЕРВАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

1. Приход на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя
в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подборка в соответствии с планом нужных документов и дел.

3. Рассортировка и регистрация полученной корреспонденции.

4. Подготовка вариантов возможных ответов или распределение по исполнителям
не сложных документов.

5. Просмотр поступивших обзоров, отчетов, ведомственных изданий, приглашений,
а также сообщений о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях.

6. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

7. Уточнение вместе с руководителем содержания намечаемых мероприятий не текущий день и на следующий.

8. Передача по телефону (или лично) указаний руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

9. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

10. Подшивка исполненных документов в дела.

11. Выполнение работ на компьютере

12. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

ВТОРАЯ ПОЛОВИНА ДНЯ

13. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

14. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

15. Уведомление руководителя об исполненных документах.

16. Обработка и отправка исходящих документов адресатам.

17. Наметить мероприятия на следующий день.

КОНЕЦ РАБОЧЕГО ДНЯ

18. Просмотр своего ежедневника и информирование соответствующих отделов
о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

19. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня – обеспечение его всей необходимой информацией, материалами.

20. Приведение в порядок своего рабочего места.