Значение и виды контроля

Контроль исполнения задания - одна из функций управления.

Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполненияпоручений и распоряжений руководства.

Контроль бывает:

1. по существу решения вопроса;

2. по сроку исполнения.

1. Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно и полно решен вопрос. Контроль по существу осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо (контролер).

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут:

· руководители структурных подразделений (ответственные исполнители);

· сотрудники, которым поручено исполнение документа (исполнители).

Назначение исполнителей:

· указываются в резолюции руководителя на документе;

· определяются в соответствии с распределением обязанностей в организации.

Если в резолюции руководителя указываются несколько исполнителей, то первый является ответственным за исполнение документа и организующим его исполнение, а остальные - соисполнителями.

2. Контроль за сроками исполнения документа является формальным и осуществляется службой делопроизводства или секретарем-референтом.

Технология ведения контроля за сроками исполнения документов состоит из следующих процедур:

1. фиксация всех, поставленных на контроль документов (при регистрации);

2. проверка своевременного доведения документа до исполнителя;

3. корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение;

4. напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;

5. информирование руководителей о состоянии и ходе исполнения документов и поручений;

6. внесение данных об исполнении документов в систему и снятие с контроля;

7. анализ уровня исполнительской дисциплины по:

· организации в целом;

· по подразделениям;

· по исполнителям;

· по видам документов.

Сроковый контроль может быть трех видов: текущим, предупредительным и итоговым.

Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает.

Предупредительный контроль производят по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом.

Формы контроля. Сроковая картотека

Форму контроля выбирают исходя из возможностей учреждения, например:

· ручная сроковая картотека;

· автоматизированная система контроля.

Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются:

· регистрационные контрольные карточки (РКК)

· картонный ящик и 32 подвижных разделителя.

31 разделитель - это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых приходится на следующий месяц.

Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что и на какой день должно быть исполнено.

Когда документ исполнен, на обратной стороне РКК:

· делается отметка об исполнении,

· указывается, как решен вопрос,

· за каким номером и когда отправлен документ.

После снятия исполненного документа с контроля, РКК переставляется в справочную картотеку. Теперь РКК содержит более полные сведения о документе и его исполнении.

Формы контроля. Автоматизированные системы контроля

Наиболее эффективным является автоматизированный контроль с использованием современных компьютерных технологий документооборота.

Преимущества автоматизированных технологий контроля исполнения документов:

1. Постановка документа на контроль, происходит автоматически при вводе его в автоматизированную систему и регистрации.

2. Регистрационная форма документа имеет в своем составе контрольную карточку, которая заполняется, в случае если, на основе документа создаются поручения со сроками исполнения.

3. Система автоматически ведет контроль по всем трем видам: текущий, предварительный и итоговый.

4. Система автоматически отслеживает, сроки исполнения документов и посылает по электронной почте уведомления и напоминания исполнителям.

5. Снятие с контроля исполненного документа производится на основании отчета, который направляется исполнителем контролеру.

6. Автоматизированная справочная система позволяет получить справку о состоянии исполнения документов на любой момент.

Автоматизированные системы контроля исполнения документов, обычно входят в состав компьютерных технологий документооборота.

Тема 6: Особенности отечественного делопроизводства и

Его отличие от западного делопроизводства

Основные положения

Деятельность любой организации регулируется:

· действующим законодательством;

· приказами и распоряжениями руководства;

· условиями заключаемых договоров;

· правилами ведения операций.

Все эти регуляторы оформляются в виде документов - фиксированных на бумаге текстов.

Вся деятельность аппарата управления организации заключается в последовательном исполнении документов. Успех исполнения документа зависит от ясности информации, включая ее содержание, оформление и размещение.

Документирование -это процесссоздания и оформлениядокумента. Госстандарт определяет документирование как "запись информации на различных носителях по установленным правилам".

Правила документирования - это требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

Оформление документа -это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Документ должен быть исполнен своевременно, т.е. должна быть достигнута такая организация работ, при которой:

1. существуют стимулы к исполнению документа в срок.

2. документ незамедлительнопередается между исполнителями;

В России, на протяжении веков и по сей день, одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Зачастую такой контроль формален. Цель контроля - отследить момент нарушения сроков исполнения документа. Работа по контролю сводится к следующим действиям:

· напоминание исполнителю о сроках исполнения документа;

· доклад руководству о нарушении сроков исполнения.

Система регистрации документов позволяет фиксировать последовательность передач документа от одного исполнителя другому, в течение всего жизненного цикла документа - от регистрации до сдачи в архив.

Таким образом, документооборот - это система правил организации исполнения документов в организации

Документооборот и документирование являются функциями делопроизводства. Система делопроизводства предполагает наличие определенных норм, закрепленных государственными стандартами (ГСДОУ и ГОСТ Р 6.38-2003). Подходы к организации делопроизводства в России и на Западе имеют существенные различия.