Анализ использования информационных технологий в управлении организацией
2.1 Организационно-экономическая характеристика кафе-бара "Вечерний квартал"
Кафе-бар "Вечерний квартал" является организацией общественного питания и существует в форме частной собственности.
Организация была зарегистрирована в 2010 году налоговой инспекцией Первомайского района под юридическим названием «Вечерний квартал». Кафе является молодым предприятиям в системе общественного питания города Минска.
Кафе-бар "Вечерний квартал" на 110 посадочных мест. Юридический адрес: г. Минск, улица Ложинская, 23. Несмотря на то, что предприятие находится в спальном районе города, "Вечерний квартал" пользуется спросом у населения (учитывая большую проходимость, так как кафе находится на оживленной улице) и имеет своих постоянных клиентов.
Кафе является обществом с ограниченной ответственностью (ООО "Пищепромсервис"). Данная организационно – правовая форма является преобладающей формой среди предприятий, считающимися средними по размеру общей площади и количеству работников. Выбор организационно-правовой формы предприятия осуществлен с учетом ряда критериев, в первую очередь это: простота регистрации и постановки на учет в государственных органах; простота ведения бухгалтерского учета.
Организация вправе осуществлять следующие виды деятельности:
1. Производство и реализация продукции общественного питания;
2. Осуществление оптовой и розничной торговли;
3. Сдача в наем арендованного нежилого имущества;
4. Оказание транспортных услуг;
5. Осуществление других видов деятельности, не противоречащих законодательству Республики Беларусь.
В кафе приготовляются и реализуются для потребления на месте горячие и холодные блюда, блюда и кулинарные изделия, холодные и горячие напитки, а также реализуются некоторые покупные товары. В рассматриваемом предприятии применяется метод индивидуального обслуживания посетителей официантами. Оплата отпущенной продукции производится за наличный расчёт по счёту и пластиковыми карточками, предъявленному посетителю официантом. Расчёт посетителей с барменом производится за наличный расчет без оформления через контрольно-кассовый аппарат.
Основное назначение услуг рассматриваемого кафе – производство, реализация, организация потребления, досуга индивидуальных потребителей. При этом удовлетворяются социальные и физиологические потребности населения. Предприятия общественного питания за счет предоставления основных услуг удовлетворяют свои экономические интересы. Являясь предприятием общественного питания, кафе-бар "Вечерний квартал" также выполняет не только производственные, но и торговые функции, то есть организует реализацию и потребление их населением. Таким образом, услуга рассматриваемого предприятия, кафе-бар «Вечерний квартал», направлена на потребителя и призвана удовлетворять его потребности: в еде, общении, отдыхе и развлечении. Именно от спроса населения зависят состав и структура хозяйственных связей, персонала и то, на какие доходы может рассчитывать предприятие в будущем
Целью деятельности кафе-бара "Вечерний квартал" является хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли, удовлетворение социально-экономических интересов участников и членов трудового коллектива предприятия. Основными задачами данного предприятия общественного питания являются: наиболее полное удовлетворение спросов населения, улучшение качества выпускаемой продукции, повышение культуры обслуживания.
Численность персонала рассматриваемой организации общественного питания определяется на основе его мощности, условий и режима его работы. Штат кафе "Вечерний квартал" включает административно-управленческий персонал, работников производства и работников зала.
Степень централизации кафе-бара средняя, так как функции распределены по управленческому персоналу.
Директор рассматриваемого кафе обладает линейными полномочиями. Директор несет полную ответственность за реорганизацию хозяйственной деятельности кафе, исполнение договоров и соглашений; рассматривает жалобы. Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать работников кафе; самостоятельно утверждать штаты; распоряжаться средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать взыскания на них при необходимости. Директору непосредственно подчиняется главный бухгалтер и менеджер.
|
|  | ||||||||||||
| ||||||||||||||
 | ||||||||||||||
| ||||||||||||||
|  |  | ||||||||||||
  |
| |||||||||||||
 |
 | |||||||||||||
| ||||||||||||||
Рисунок 2.1 -Организационная структура кафе-бара «Вечерний квартал»
Примечание: Источник – Собственная разработка
Менеджер ресторана выполняет следующие должностные обязанности:
1. Планирует, организует и контролирует работу кафе (организация взаимодействия всех структурных подразделений кафе; рациональная организация труда персонала; обеспечение и контроль наличия необходимых запасов товарно-материальных ресурсов; контроль технического состояния технологического оборудования; ведение учетной и отчетной документации; соблюдение правил охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, санитарных правил и гигиенических нормативов).
2. Планирует и рационально организует рабочее время персонала (составление графиков и расписания работы; использование методов и принципов научной организации труда).
3. Рассчитывает потребности кафе в продуктах и иных товарно-материальных ценностях, планирует и организует его материально-техническое обеспечение (анализирует потребности кафе в ресурсах с учетом состояния и тенденций развития рынка ресторанных услуг и потребительского спроса; маркетинговый анализ рынка поставщиков; контроль сроков, объемов и качества приобретаемой продукции; анализ соотношения «цена — качество товара»).
4. Контролирует качество обслуживания посетителей ресторана.
5. Управляет персоналом (прием и расстановка кадров; распределение обязанностей и делегирование полномочий; повышение трудовой мотивации на основе использования современных социально-психологических методов управления и совершенствования системы материального стимулирования; планирование, организация и контроль эффективности обучения персонала, в т. ч. на рабочих местах; развитие внутрикорпоративной культуры и служебной этики; аттестация персонала ресторана).
6. Организует делопроизводство, своевременное и качественное оформление документации и статистической отчетности (разработка и совершенствование нормативной и технологической документации, включая внутренние стандарты, инструкции, правила и т. д.; сбор, компьютерная обработка и анализ производственной информации; подготовка статистических отчетов, информационных материалов и т. д.).
7. Планирует, организует и контролирует эффективность рекламных мероприятий.
8. Обеспечивает прибыльность кафе на основе грамотной маркетинговой политики и наиболее полного удовлетворения потребностей посетителей.
9. Оптимизирует расходы при ведении бизнеса.
10. Формирует положительный имидж кафе (повышение и контроль качества и культуры обслуживания посетителей кафе; создание приятной и дружелюбной атмосферы; изучение потребительских предпочтений посетителей кафе; подготовка предложений и их реализация по улучшению обслуживания посетителей; установление и расширение связей с общественностью и средствами массовой информации; учет и анализ жалоб, претензий и пожеланий посетителей; устранение недостатков в работе кафе; соблюдение правил протокола и этикета).
Кроме работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками, рабочие также должны выполнять работы, связанные со сдачей смены, своевременной подготовкой к работе и уборкой рабочего места, оборудования, содержанием их в надлежащем состоянии, ведением установленной технической документации. Для низкооплачиваемых категорий работников предусматриваются доплаты к тарифным ставкам.
Для производственных рабочих используется суммированный учет рабочего времени, поэтому штатным расписанием утверждаются часовые тарифные ставки. Ими удобнее пользоваться для расчета заработной платы. При расчете часовых тарифных ставок рабочих соответствующего разряда используется месячная тарифная ставка для данного разряда и средняя норма рабочих часов в месяц.
| Наименование статей баланса организации | Показатель бухгалтерского баланса | |||||
| 2012 год | 2013 год | 2014 год | ||||
| абсолютная величина, млн. руб. | удельный вес, % | абсолютная величина, млн. руб. | удельный вес, % | абсолютная величина, млн. руб. | удель-ный вес, % | |
| Долгосрочные активы | 10.4% | 18.8% | 46.3% | |||
| Краткосрочные активы | 89,6% | 81,3% | 57.7% | |||
| Запасы | 41.1% | 70.5% | 53.7% | |||
| Расходы будущих периодов | 0.4% | - | 0.0% | - | 0.0% | |
| Краткосрочная дебиторская задолженность | 1.9% | 5.1% | - | 0.0% | ||
| Денежные средства и их эквиваленты | 46.3% | 5.7% | 4.3 | 4% | ||
| Баланс | 100.0% | 100.0% | 100.0% |
Таблица 2.1.4 –Показатели функционирования кафе-бара «Вечерний квартал»
Примечание - Источник: [6, 7]
В кафе-баре наблюдается рост и положительная динамика долгосрочных активов за счет увеличения основных средств. Отсутствует краткосрочная дебиторская задолженность на 2014 год, являющаяся источником погашения краткосрочной кредиторской задолженности, что является отрицательным моментом для организации. Снижается показатель денежных средств и их эквивалентов за счет уменьшения денежных средств на текущих счетах.
Таблица 2.1.5 –Показатели рентабельности кафе-бара «Вечерний квартал» , 2014 год
| № п/п | Наименование показателя | Значение показателя на начало и конец отчетного года |
| Рентабельность затрат | 15.0 % - 13.3 % | |
| Рентабельность операционной деятельности | 0.3 % - 0.3% | |
| Рентабельность продаж (оборота) | 14.7 % - 11.4 % | |
| Рентабельность совокупных активов | 2.2% - 3.1% | |
| Рентабельность собственного капитала | -1.2% - -1.8% |
Примечание - Источник: [6]
Уменьшение рентабельности затрат говорит об увеличении себестоимости продукции, а также о снижении цен в целях стимулирования сбыта. Уменьшение рентабельности продаж отражает инфляционный рост затрат, опережающий выручку, а также изменение структуры ассортимента продаж.
Таблица 2.1.6 – Экономические показатели деятельности кафе-бара «Вечерний квартал»(2012-2014 гг.), млн.руб.
| Наименование показателей | Отклонение за 2012-2013 гг, % | Отклонение за 2013-2014 гг, % | |||
| Товарооборот от реализации продукции, товаров, работ, услуг | 141,3 | 127,7 | |||
| Оборот по продукции собственного производства | 120,5 | 131,4 | |||
| Розничный товарооборот | 112,4 | 103,6 | |||
| Прибыль (убыток) от текущей деятельности | 12,3 | 116,6 | 175,7 | ||
| Среднегодовая стоимость основных средст | 109,3 | 118,2 | 120,1 | ||
| Количество посадочных мест | - | 103,8 | |||
| Среднесписочная численность работников, чел. | - | 88,2 |
Примечание - Источник: [6, 7]
На повышение товарооборота большое влияние оказало повышение розничных цен на товары и сырье. Из-за возрастания удельного веса оптового отпуска в товарообороте в отчетном 2014 году произошло снижение нагрузки на одно место на 0,4%.
Таблица 2.1.7 –Показатели эффективности использования основных средств кафе-бара «Вечерний квартал»(2012-2014 гг.), млн.руб.
| Наименование показателей | Отклонение за 2012-2013 гг, % | Отклонение за 2013-2014 гг, % | ||||
| Общая фондоотдача основных средств | 28,3 | 32,5 | 34,5 | 114, 8 | 106,2 | |
| Фондоемкость основных средств | 0,037 | 0,031 | 0,029 | 83,8 | 93,5 | |
| Прибыль на рубль основных средств | 0,07 | 0,08 | 0,11 | 114,3 | 137,5 | |
| Производительность труда | 141,5 | 144,8 | ||||
| Фондовооруженность труда работников | 4,6 | 5,35 | 7,29 | 116,3 | 136,2 | |
| Розничный товарооборот на 1 место | 20,7 | 23,3 | 23,2 | 112,6 | 99,6 | |
Примечание - Источник: [6, 7]
Об эффективности использования основных средств свидетельствует увеличение общей фондоотдачи. Если в 2013 году на 1 тыс. руб. основных средств было получено 80 руб. прибыли, то в отчетном году данный показатель составил уже 110 руб. Положительно, что темп роста рентабельности основных средств выше темпа роста общей фондоотдачи.
В результате этого фондоемкость основных средств снизилась. Если в предшествующем году для получения 1 тыс. руб. товарооборота требовалось 31 руб. основных средств, то в отчетном году 29 руб.
За 2013 и 2014 год произошел рост фондовооруженности труда работников, при этом темп роста производительности труда опережал рост фондовооруженности, что свидетельствует об эффективном использовании основных средств.
Таблица 2.1.8 -Отчет о движении денежных средств,млн.руб ( за 2012 – 2014 гг.)
| Наименование показателей | Отклонение за 2012-2013 гг, % | Отклонение за 2013-2014 гг, % | |||
| Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг | 141, 3 | 127,7 | |||
| Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг | 120,5 | 155,0 | |||
| Валовая прибыль | 150,8 | 117,9 | |||
| Расходы на реализацию | 157,9 | 119,3 | |||
| Прибыль (убыток) от реализации продукции, товаров, работ, услуг | 124,4 | 116,7 |
Примечание - Источник: [6, 7]
В рассматриваемом кафе 55% от общего объема основных средств обеспечивают процесс производства, 35% - потребление и 10% - реализацию.
2.2 Анализ эффективности функционирования информационных технологий в кафе-баре "Вечерний квартал"
Анализ информационных технологий управленческой деятельности проведен методом интервьюирования работников предприятия, так как проблема анализа усугубляется отсутствием явных показателей эффективности и объективных данных для расчета эффективности управления информационными технологиями.
Персонал предприятия работает в среде локальных вычислительных сетей построенных на технологии Wi-Fi и бесплатного доступа к нему. Управляет сетью сетевой администратор (менеджер) и директор кафе-бара.
Для кафе характерно:
- единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;
- организацию доступа к структурированной информации в режимах on- line и off-line;
Широко используются возможности современной организационно-вычислительной техники в управлении кафе. Информационная система обеспечения состоит из набора следующих аппаратных элементов:
- офисные компьютеры (2 из которых находятся у менеджера и директора предприятия);
- периферия – матричный принтер;
- коммуникационное оборудование - факс и телефоны;
- сетевое оборудование для локальной сети (кабели, коммутаторы, сервер) и для связи с Интернетом по выделенной линии (кабели, модемы);
- контрольно-кассовая машина - фискальный регистратор, выполняющий следующие операции: учет денежных сумм; подсчет частных итогов; подсчет суммы сдачи, общих итогов; продажа за наличные; продажа в кредит; учет цены тары и упаковки; повторение покупки; расчет процентной надбавки и скидки; формирование отчетных документов.
В состав фискального регистратора входят принтер и фискальный блок, В программе формируются документы (чеки, отчеты), которые потом передаются на фискальный регистратор. Вывод информации осуществляется на бумажные носители принтера (чековая лента, контрольная лента, подкладной документ). Выполняется функция учёта и контроля кассовых операций
- система web-мониторинга на базе модуля SecurOS POS, которая помогают регистрировать нарушение в работе сотрудника (несоблюдение санитарных норм, правил безопасности). Данная технология по защите объектов от любого несанкционированного проникновения на объект, от хищений, фактов вандализма или саботажа снижает коммерческие риски и вероятность непрерывности бизнес-процессов. Рассматриваемая система может быть использована в случаях наступления событий информационной безопасности — использование в судебном делопроизводстве, корпоративных расследованиях, изменении менеджмента системы информационной безопасности компании.
Помимо этого, в формировании информационной среды организации играют важную роль личные контакты.
Существующие информационные технологии в кафе-баре связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности предприятия и формированием телекоммуникационной среды для связи с другими предприятиями.
В целях выявления роли ИТ в эффективности управленческой деятельности был проведен опрос в виде анкетирования с открытыми вопросами. Было задействовано 4 респондента (директор, бухгалтер, менеджер, заведующий производством) при анализе проблем повышения эффективности управленческой деятельности. Если ответ на большинство вопросов — «нет», это означает с большой долей вероятности, что ИТ играют небольшую роль в повышении эффективности. Положительный ответ означает, что ИТ играли, продолжают или могут играть важную роль в работе предприятия.
Таблица 2.2.9 – Анкета для руководителей различных уровней кафе-бара «Вечерний квартал»
| № п.п | Вопросы | +/- |
| 1. | Вынуждено ли предприятие ежедневно производить большое количество рутинных повторяющихся взаимодействий с потребителями относительно заказов и получения информации? | |
| 2. | Сложно ли решить, какие продукты следует выпускать предприятию? | |
| 3. | Нужно ли потребителям производить сравнение наборов продукт/услуга/цена предприятия с подобным набором у конкурентов? | |
| 4. | Быстро ли принимают решения потребители? | |
| 5. | Важно ли для потребителя многократное повторение заказов или множество мест предложения услуг? | |
| 6. | Склонны ли потребительские вкусы к изменению? | |
| 7. | Возможен ли учет индивидуальных потребностей заказчиков в «доводке» потребляемых ими продуктов? | |
| 8. | Колеблются ли цены (может или должен продавец устанавливать цены в момент продажи)? | |
| 9. | Трудно ли регулировать деятельность фирмы? | |
| 10. | Велико ли число посредников между производителем и потребителем? |
Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [8]
В результате исследования установлено, что менеджеры более 60 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном (с подчиненными или вышестоящими руководителями) решении возникающих проблем. Опрошенные работники не использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.
Таким образом, в практике управления особое значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.
Важной характеристикой качества включения ИТ в управленческую деятельность является номенклатура задач, при решении которых они используются.
Таблица 2.2.10 –Оценка частоты использования ИТ при решении задач, %
| Задачи | Частота использования ИТ, % |
| Поиск необходимой информации | |
| Набор и редактирование текстов | |
| Документооборот | |
| Составление отчетов | |
| Выполнение расчетов | |
| Формирование базы данных | |
| Организационные задачи |
Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [10]
Из расчета видно, что решение собственно управленческих задач (организационных, анализа данных) не является приоритетным направлением использования ИТ на предприятии, интенсивность их использования нельзя признать удовлетворительной. Первые места занимают "поиск необходимой информации", "набор и редактирование текстов", "документооборот".
 |
Рисунок 2.3 – Структура частоты использования информационных технологий
Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [10]
Еще одним подтверждением скромных возможностей используемых ИТ является тот факт, что в организации информационные технологии функционируют на основе стандартного программного обеспечения.
Таблица 2.2.11 –Программное обеспечение кафе-бара" Вечерний квартал"
| Форма ПО | Программа |
| Операционные системы | Microsoft Windows (windows se7en) |
| Офисное программное обеспечение | Microsoft Office (Office 2007) |
| Браузеры | Internet Explorer, Mozilla FireFox, Google Chrome, Opera |
| Почтовые клиенты | Мicrosoft Outlook,Outlook Express |
| Графические пакеты | Adobe Flash, CorelDraw, Gimp |
| Бухгалтерские программы | 1С (7.7) |
| Утилиты | TotalComander |
| Коммуникаторы | Skype |
| Антивирусное ПО | DrWeb |
Примечание - Источник: Собственная разработка
Рассматриваемые формы программного обеспечения относятся к информационным технологиям автоматизированного офиса.
Охватывающая основные контуры управления и учета на данном предприятии комплексная программ 1С:Предприятие 7.7 является информационной системой класса ERP, и соответственно относится к информационной технологии управления.
Кафе-бар оперирует наиболее известной из всех конфигураций 1С версии 7.7 «1С:Бухгалтерия 7.7». Данное прикладное решение предназначено для ведения бухгалтерского учёта, управленческого и налогового учёта.
Удобство автоматизации и информатизации процессов на предприятии общественного питания очевидно не только с точки зрения «ведения дел», но и с позиций клиентов, так как информационные системы позволяют более оперативно осуществлять расчеты с посетителями, очередностью обслуживания, обеспеченностью предлагаемого меню всеми необходимыми ингредиентами.
Например, внедрение систем оплаты по пластиковым картам и депозитно-дисконтных систем, позволяет резко расширить возможности заведения . Популярность пластиковых карт обуславливается безопасностью безналичных расчетов, удобством и возможностями проводить финансовые операции в любое время, в любом месте, при помощи различных средств и каналов связи. Системы поддерживают безналичную форму оплаты, ведут учет постоянных и корпоративных клиентов, позволяют управлять системой скидок и бонусов, поддерживать удаленный доступ клиентов для формирования заявок и заказов. Большой потенциал получают программы по повышению лояльности клиентов (скидки, бонусы, специальные предложения и т.д.), формирование постоянной клиентской базы.
Перечень проблем, с которыми сталкиваются респонденты выглядит следующим образом:
1) В рассматриваемом кафе существует нарушение порядка приемки, хранения, отпуска товаров со склада, а также отсутствие надлежащего внутреннего контроля над движением товаров, что является причинами возникновения пересортицы. Особенно критична пересортица по бару, метод борьбы с данной ситуацией является инвентаризация. Инвентаризация в кафе «Вечерний квартал» проводится ежедневно по кухне, в конце и начале смены, путем ручного учета, что вызывает трату времени и затруднения при сравнении полученных данных с учетными. В вопросе инвентаризаций очень важную роль играет оперативность, которую может обеспечить только наличие компьютерной системы учета, работающей в режиме реального времени.
2) Малоэффективна установленная одиночная система видеонаблюдения в кафе-баре. Существует великое множество способов скрыть свои действия от видеокамер, поэтому система видеонаблюдения является лишь дополнением системы автоматизации.
3) Анализ статистической информации о ценах и закупках на все используемые товары за длительный период времени и отслеживание истории цен закупок по наиболее ходовым и дорогостоящим товарам проводится менеджером кафе вручную, что отнимает много времени, так как требует постоянного учета.
4) Ведение базы данных о покупателях, поставщиках, объемах продукции, выполнении договорных обязательств не осуществляется. Неэффективно ведется работа с постоянными клиентами, так как отсутствует база данных по постоянным клиентам. Здесь велика роль продуманных персональных скидок и маркетинговых акций.
5) Не используются возможности компьютерной техники по обработке, систематизированию и анализу данных. Содержащиеся в информационных потоках. Данные не воплощаются в практические действия менеджера ( что в существенной мере зависит от его организационной культуры)
6)Каждая информационная система осуществляется по своему изолированному циклу без достаточной связи с другими системами. Нет должной координации систем.
Существенными препятствиями для эффективного использования ИТ, по мнению респондентов являются:
1) Недостаточное финансирование на приобретение, модернизацию и расширение сферы использования ИТ;
2) Недостаточная квалификация сотрудников. На предприятии нет специалистов, которые бы обладали современными знаниями в этой области и делились опытом. Какую либо подготовку по знанию компьютерной техники сотрудники не проходили, как по собственной инициативе, так и по инициативе предприятия. В управленческой деятельности организации является то, что базовое образование у работников в области управления гуманитарное. По этой причине понимание многих нюансов и специфических возможностей компьютерных технологий затруднено или недоступно для представителей гуманитарной культуры. грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий.
Также отрицательным моментом является:
3) Отсутствие критериев выделения приоритетных информационных систем и технологий. Отбор проектов в целях их финансирования в значительной мере носит субъективный характер.
4) Недостаточно разработанными вопросами являются: критерии и показатели уровня информационно-технологического развития, оценка влияния информационных технологий на показатели конкурентоспособности предприятий. Недостаточно исследованы зависимости между ростом затрат на ИТ и результатами экономической деятельности.
Подведя итоги, можно отметить слабое использование информации на предприятии. Общий объем внедренных и эффективно действующих информационных технологий явно недостаточен и не ведет к серьезному, качественному перелому в экономике организации.
Индивидуальные приложения и функциональная информация специалистов данной организации локализуются на уровне автоматизированных рабочих мест локальной вычислительной сети, а автоматизированная база данных для эффективной информационной поддержки работы верхнего звена управления отсутствует. Поэтому наиболее целесообразна организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.
Все это говорит о том, что в кафе-баре необходимо провести автоматизацию рабочего места менеджера для повышения эффективности работы кафе. Хорошая система автоматизации помогает решать, какие изменения необходимо произвести в кафе, повысить эффективность управления организацией, ускорить качество обслуживания гостей, минимизировать злоупотребления персонала.
ГЛАВА 3