Тема: Служебные письма
1. Назначение и классификация писем
Служебные письма (СП)– это обобщенное название большой группы служебных документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами.
Через служебные письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется преддоговорное общение и т.д.
Различаются служебные письма по своему содержанию, которое может быть разнообразным:
гарантии, претензии,
запросы, заказы, замечания, задания,
предложения, подтверждения, просьбы, приглашения,
рекомендации, разъяснения,
уведомления, уточнения,
требования, изменения, сообщения, напоминания и т.д.
Письмо должно составляться в тех случаях, когда:
1. невозможно решение вопроса при устном общении;
2. требуется зафиксировать решение одной из сторон в документе.
Письма бывают коллективные и циркулярные.
Циркулярное письмо направляется целому ряду инстанций из одного источника.
Коллективное письмо составляется от имени ряда лиц и направляется в один адрес.
Более общая классификация подразделяет письма на две группы:
Письма, требующие ответа
(запрос, предложение, требование, просьба, обращение)
Письма, не требующие ответа
(предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, гарантийное, извещение, распоряжение, информационное)
Общие требования к оформлению писем
Служебные письма оформляются на фирменных бланках (формат А4).
Расположение реквизитов: угловое или продольное.
Текст письма должен быть:
§ кратким (обычно не более страницы)
§ полным (вопрос освещается полностью)
§ точным и объективным.
Юридическую силу письму придают правильно оформленные реквизиты: дата, регистрационный номер, подпись, печать (если предусмотрено).
Формуляр служебного письма:
Наименование организации (автор документа)
Справочные данные (юридический адрес и банковские реквизиты)
3. Дата отправки
Регистрационный номер
5. Ссылка на индекс и дату документа
6. Адресат
7.
|
8. Текст
9. Приложение
Реквизит «Вид документа» не оформляется, за исключением писем:
гарантийных (гарантия) и претензионных (претензия).
Письма-ответы требуют оформления реквизита «Ссылка на индекс и дату документа» т.е. инициативного письма, например:
На № 02-05/123 от 23.04.2002
На письмах конфиденциального характера оформляется реквизит «Гриф ограничения доступа», например:
| Конфиденциально 2 экз. | КТ 1 экз. | Секретно 3 экз. |
Если к письму прилагаются другие документы, то их перечень указывается в реквизите «Приложение», который оформляется следующим образом:
Приложение. Копия протокола согласования цены на 2 л. в 1 экз.
или
Приложение:
1. Счет-фактура от 12.05.2002 № 341
2. Копия платежного поручения от 10.05.2002 № 231
Реквизит «Приложение» оформляется от левого поля через 2 интервала после текста.
Требования к тексту служебного письма
Главная цель служебного письма – побудить к действию, убедить, доказать, разъяснить.
В соответствии с целью определяются:
1. Вид письма
2. Язык и стиль текста
3. Конструкция и композиция текста.
В начале текста, обычно, оформляется вступительная формула вежливости:
1. Строго официально:
Господин директор.
Господин Павлов В.А.
2. Официально:
Уважаемые господа.
Уважаемый г-н директор.
Уважаемый г-н Павлов В.А.
3. Менее официально:
Уважаемый Игорь Николаевич!
Милостивый государь!
В конце текста оформляется заключительная формула вежливости, которая должна соответствовать вступительной:
1. Строго официально:
С уважением,
С почтением,.
2. Официально:
С глубоким уважением,.
С глубоким почтением,
3. Менее официально:
Искренне Ваш,
Преданный Вам,
Ваш,
Письма бывают простые и сложные. Простые письма посвящены одному вопросу, сложные – нескольким.
«Текст» сложного письма состоит из трех частей:
· Введение– излагаются мотивы, побудившие автора составить письмо.
· Описательная – приводятся факты, описываются события, явления.
· Заключение– основная часть, содержит выводы, предложения, просьбы и т.п.
Рекомендуется начинать письма с основной части (с заключения).
Простые письма могут состоять только из основной части.
Виды писем и требования к оформлению текста
Письмо-просьба
Является наиболее распространенным видом письма, т.к. количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб, практически беспредельно.
Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность автора письма в ее исполнении.
Просьба совпадает с формой личного или группового заявления.
Просьба может излагаться от:
1 лица ед.числа – «Прошу …»
1 лица мн.числа – «Просим …»
3 лица ед.числа – «… просит …»
3 лица мн.числа – «… просят …»
Ключевыми словами письма-просьбы является гнездо слов образованных от глагола
| «ПРОСИТЬ» | - принять меры для … |
| - включить в план… | |
| - сообщить сведения о … | |
| - направить нам … | |
| - отгрузить в наш адрес … | |
| - проверить ход выполнения … | |
| - подтвердить о получении … |
В письмах-просьбах, как правило, используется следующая композиция (структура) текста:
1. Обоснование актуальности просьбы.
2. Содержание просьбы.
3. Ожидаемый результат, если просьба будет удовлетворена.
Каждый пункт композиции, является аспектом содержания письма и оформляется отдельным абзацем.
Письмо-запрос
- это коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т.п.) или направить предложение на поставку товара.
Композиция (структура) текста аналогична ПИСЬМУ-ПРОСЬБЕ:
1. обоснование актуальности запроса;
2. содержание запроса;
3. ожидаемый результат, если запрос будет удовлетворен;
4. формулирование гарантии.