Рассмотрение и утверждение концепции

3. Собственно инициирование:

- Принятие решения о начале проекта (следующей фазе);

- Определение и назначение управляющего проектом;

-Принятие решения об обеспечении ресурсами первой фазы

Инициирование ассоциируется с начальной фазой проекта (запуск проекта). Характеризуется неопределенностью исходных данных и результирующих, возможностью их изменения и ограниченностью времни для принятия решения.

Характерные задачи на стадии запуска:

- формирование команды;

- определение цли и масштаба проекта;

- определение необходимого оборудования и материалов;

Разработка основных условий;

- создание организации проекта;

- определение процедур сотрудничества;

- первоначальное планировании;

-резюме проекта

Запуск захватывает и деятельность по созданию команды проекта:

- выработка общего видения

- достижение определенности в планах, определение масштабов предстоящей работы

- согласование режимов функционирования и каналов связи;

- переориентация команды на цели и их достижение.

Решение м.б. принято на совещании.

38. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

Планирование проекта - непрерывный процесс определения наилучшего способа действий для достижения поставленных целей проекта с учетом складывающейся обстановки.

Планирование является наиболее важным процессом управления проектом, определяющим во времени всю деятельность по осуществлению проекта.

Процессы планирования осуществляются на протяжении всего жизненного цикла проекта, начиная с предварительного укрупненного плана в составе концепции проекта и оканчиваются детальным планом работ завершающей фазы проекта. При этом происходит уточнение и детализация планов по мере прогресса проекта.

На стадии планирования определяется организация, методы и средства управления осуществлением проекта, как целостной системы, так и в разрезе отдельных ее этапов и элементов.

Планированиелогически связано с другими важными стадиями процесса управления: инициация, организация и контроль выполнения, анализ и регулирование, закрытие проекта.

Основным результатом стадии планирования является Сводный план осуществления проекта, объединяющий результаты планирования по всем функциям управления проектом. Этот документ является главным и определяющим при осуществлении проекта, он выполняет роль модели (плана) действий и прогноза состояния осуществления проекта и его окружения.

В процессе осуществления проекта могут происходить изменения как внутри проекта, так и вне его. Поэтому основное назначение планирования заключается в непрерывном поддержании «курса» осуществления проекта на пути к его успешному завершению.

Планирование включает:

Планирование предметной области:

• анализ текущего состояния и уточнение целей и результатов проекта;

• уточнение основных характеристик проекта;

• подтверждение и уточнение критериев успеха и неудач проекта;

• анализ и корректировка ограничений и допущений, принятых на предыдущих стадиях создания проекта;

• выбор критериев оценки промежуточных и окончательных результатов создания проекта;

• построение структурной декомпозиции предметной области проекта;

• разработка плана управления предметной областью проекта.

Календарное планирование работ проекта:

· уточнение ограничений (по времени, ресурсам и способам их потребления на работах), учитываемых при разработке календарных планов;

· определение работ проекта на основе структурной декомпозиции проекта (WBS);

· определение последовательности выполнения работ и их взаимосвязей с помощью организационно-технологических моделей: линейные модели, сетевые модели «работа-вершина», «работа-дуга» и др.;

· определение потребности работ проекта в ресурсах;

· определение продолжительностей выполнения работ;

· разработка расписаний работ проекта;

· определение графиков потребности проекта в ресурсах;

· оптимизация расписаний работ проекта по временным, ресурсным и стоимс* критериям с использованием методов «Сглаживание», «Калибровка», «Сжатие» и утверждение календарных планов;

· план управления проектом по временным параметрам.

Планирование коммуникаций:

· разработка структуры семантической сети информационных потоков в проекте;

· определение информационных потребностей участников проекта;

· выбор и обоснование методов и средств работы с информацией:

· определение технического и программного обеспечения:

· организация распределения информации в проекте:

· разработка системы отчетности об исполнении работ;

· представление запросов на изменения;

· распределение ответственности за подготовку необходимой документации;

· разработка регламента обмена информацией;

· Формализация процедур сбора, передачи, хранения и отображения информации;

· разработка плана управления коммуникациями.

Планирование рисков:

· уточнение источников рисков и рисковых событий;

· оценка неопределенности и вероятности появления рисковых событий;

· опенка возможных ущербов: определение событий, требующих реагирования; определение допустимой степени риска участников;

· проверка устойчивости и безубыточности проекта;

· распределение рисков между участниками;

· опрeделение изменений для внесения их в проектные решения с целью снижения риска;

· страхование рисков в проекте;

· планирование резервов для смягчения рисковых событий;

· разработка плана управления рисками в проекте;

· определение и учет связей с другими процессами управления проектом.

Планирование поставок и контрактов:

· Определение потребности проекта в продуктах и услугах;

· Проведение маркетинговых исследований для определения возможных поставщиков и исполнителей;

· Выбор метода обеспечения и поддержки контрактов в проекте;

· определение типов контрактов;

· определение титульного списка работ и перечня контрактов в проекте;

· формирование графика заключения контрактов.

Прогнозирование и планирование изменений:

· Выбор методов и средств прогнозирования и планирования изменений; прогнозирование изменений;

· мониторинг внешней среды и тенденций изменений;

· планирование предупреждающих воздействий для защиты проекта;

· разработка Плана управления изменениями в проекте.

· Планирование прочих компонентов проекта.

РазработкаСводного Плана проекта.

39. ОРГАНИЗАЦИЯ И КОНТРОЛЬ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

Организация и контроль выполнения проекта - Организация выполнения включенных в план проекта работ и контроль их выполнения.

Организация и контроль выполнения проекта включает:

Организацию управления предметной областью проекта:

• распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления предметной областью проекта;

• установление системы отчетности по изменению состояния предметной области проекта для субъектов управления проектом в соответствии с их ответственностью и ком петентностью;

• контроль прогресса проекта;

• формирование отчетности о ходе выполнения работ по элементам структурной декомпозиции предметной области.

Контроль выполнения проекта по временным параметрам:

• организация контроля выполнения расписания работ проекта;

• учет выполненных работ и расхода ресурсов;

• формирование отчетности о ходе выполнения работ.

Организацию и контроль выполнения проекта по стоимости:

• распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления стоимостью и финансированием в проекте;

• введение в действие системы управления стоимостью и финансированием в проекте;

• учет фактических затрат в проекте;

• формирование отчетности о состоянии стоимости и финансирования проекта.

Организацию и осуществление контроля качества:

• организация и осуществление управления качеством в проекте;

• техническая поддержка контроля качества;

• контроль качества в проекте;

• формирование отчетов для оценки выполнения качества.

Оперативное управление мерами по снижению рисков:

· Организация управления рисками включает: разработку процедур управления рисками; распределение ответственности при управлении рисками.

· контроль за реализацией мер по снижению рисков;

· оперативное реагирование на свершившиеся события; формирование отчетов. Совершенствование команды проекта:

· определение функциональных обязанностей участников проекта;

· поиск и отбор кандидатов;

· формирование команды проекта;

· обучение членов команды проекта;

· планирование служебной карьеры в проекте;

· организацию и совершенствование работы команды проекта.

Распределение информации:

· организация управления коммуникациями в проекте;

· информационная поддержка выполнения проекта;

· контроль функционирования системы коммуникаций;

· ведение управленческой документации;

· формирование отчетов об управлении коммуникациями.

Организациюи подготовку контрактов в проекте:

распределение функциональных обязанностей и ответственности в соответствии с планом управления контрактами;

подготовка документации, необходимой для проведения тендера;

приглашение на тендерные торги;

проведение торгов и выбор претендентов:

заключение контрактов;

разработка системы отчетности и порядка внесения изменений.

Организацию управления изменениямив проекте:

распределение ролей и ответственности персонала, вовлеченного в управление изменениями и формирование соответствующей организационной структуры;

утверждение процедур осуществления изменений в проекте;

введение в действие системы управления изменениями;

информационная поддержка управления изменениями в проекте;

сбор и анализ запросов и предложений на внесение изменений;

принятие решений и внесение изменений в проект.

ведение базы данных изменений проекта;

40 АНАЛИЗ И РЕГУЛИРОВАНИЕ ВЫПОЛНЕНИЯ ПРОЕКТА

Анализ и регулирование выполнения проекта -процесс сравнения фактического выполнения с запланированным, анализ отклонений, оценка возможных альтернатив и принятие, в случае необходимости, корректирующих действий для ликвидации нежелательных отклонений от базовогоуровня показателей.

Анализ и регулирование выполнения проекта включает:

Анализ состояния и регулирования предметной области проекта:

· анализ текущего состояния проекта, отклонений относительно базовых показателей;

· анализ причин, вызывающих отклонения в предметной области проекта;

· прогнозирование состояния предметной области проекта;

· сбор и обработка запросов на изменения в предметной области проекта;

· подготовка и анализ последствий рекомендуемых корректирующих воздействий для ликвидации нежелательных отклонений от базового уровня показателей предметной области проекта;

· принятие решений о регулирующих воздействиях и вносимых изменениях в предметную область проекта.

Анализ и регулирование проекта по временным параметрам:

· выявление и анализ отклонений от базового расписания выполнения работ;

· определение негативных факторов, влияющих на выполнение работ;

· определение необходимых корректирующих воздействий;

· прогнозирование хода выполнения работ по осуществлению проекта;

· согласование и получение разрешения на внесение необходимых изменений в расписание работ проекта;

· корректировка расписания работ проекта с учетом внесенных изменений;

· утверждение модифицированного расписания работ проекта;

· анализ и документирование внесенных изменений.

Анализ и регулирование проекта по стоимостным показателям:

· текущий аудит состояния проекта по стоимости и финансам;

· определение степени выполнения проекта по стоимостным показателям;

· анализ отклонений стоимости выполненных работ от сметы и бюджета;

· анализ различных факторов, влияющих на позитивные и негативные отклонения; подготовка и анализ корректирующих воздействий:

· прогнозирование состояния выполнения работ проекта по стоимости;

· принятие решений о регулирующих воздействиях на показатели стоимости проекта в соответствие с бюджетом.

Анализ состояния и обеспечение качества:

· сравнение фактических результатов проекта со спецификациями и требованиями;

· анализ состояния и прогресса качества в проекте на протяжении его жизненного цикла;

· техническая оценка качества продукта проекта;

• процесс проверки результатов контроля качества по существующим требованиям:

• формирование списка отклонений;

• определение необходимых корректирующих действий по обеспечению качества в проекте;

• решение о промежуточной приемке;

• уточнение списков контроля объектов;

• корректирующие действия по обеспечению качества в проекте;

• документирование изменений.

Анализ рисков:

• анализ состояния и отчета по управлению рисками в проекте;

• принятие решений по реагированию на свершившиеся события;

• подготовка корректирующих воздействий;

• определение дополнительных мер по снижению рисков;

• внесение изменений в план управления рисками;

• доведение информации, связанной с управлением рисками, до участников проекта в соответствии с их ответственностью и компетентностью.

Анализ деятельности и развитие команды проекта:

• анализ деятельности команды проекта;

• формирование отчетов об исполнении работ проекта;

• оценка исполнения работ проекта;

• регулирование оплаты, льгот и поощрений;

• регулирование конфликтов в команде проекта;

• поддержание психологического климата в команде проекта:

• реорганизация команды в соответствии с прогрессом проекта;

• улучшение работы команды проекта.

Анализ коммуникаций при выполнении проекта:

• анализ сбоев и нарушений при обеспечении участников проекта необходимой информацией;

• анализ запросов на внесение изменений;

• анализ функционирования системы коммуникаций после внесения необходимых: изменений;

• информирование участников о внесенных изменениях,

Контроль и регулирование контрактов:

• организация системы контроля контрактов;

• учет выполнения работ по контракту;

• определение состояния и прогноз выполнения работ и их обеспечения;

• представление отчетности о выполнении контрактов;

• анализ текущего состояния выполнения контрактов и запросов на изменения;

• разрешение споров и разногласий.

Анализ, интеграция и регулирование изменений в проекте:

• распределение ролей и ответственности персонала, вовлеченного в управление изменениями, и формирование соответствующей организационной структуры;

• утверждение процедур осуществления изменений в проекте;

• введение в действие системы управления изменениями;

• информационная поддержка управления изменениями в проекте;

• сбор и анализ запросов и предложений на внесение изменений;

• принятие решений о внесении изменений в проект;

• ведение базы данных изменений проекта.

41. ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

Закрытие проекта (Project Close Out) - завершение и закрытие проекта, включая разрешение спорных вопросов.

Понимается завершение работ по проекту при достижении запланированных результатов.

Закрытие проекта включает:

Ввод в эксплуатацию и принятие проекта заказчиком:

· передача заказчику описания продуктов проекта, протоколов тестирования, отчетов по проведенным проверкам;

· заключительная оценка финансовой ситуации (постпроектный отчет);

· заключительный отчет по проекту и проектная документация;

· список открытых вопросов и заключительных работ;

· список претензий;

· соглашение относительно учебных курсов, гарантийных обязательств и ответственности.

Документирование и анализ опыта выполнения данного проекта:

· сбор, проверка и утверждение всех соответствующих данных по реализации проекта:

· внешние и корректировочные воздействия;

· база данных по управлению проектами;

· анализ удовлетворенности клиентов и участников проекта;

· оценка выполненных работ;

· сбор рекомендаций и предложений по улучшению работы;

· извлеченные уроки.

Закрытие проекта является последней стадией процесса управления проектом на завершающей –фазе жизненного цикла проекта.

В разрезе основных функций управления закрытие проекта включает:

Завершение управления предметной областью проекта:

· проведение заключительного анализа результатов проекта и составление сводного отчета;

· разрешение спорных и конфликтных ситуаций;

· формирование архива проекта;

· извлеченные уроки.

Закрытие управления проектом по временным параметрам:

· анализ результатов и опыта управления проектом по временным параметрам.

· составление заключительного отчета;

· формирование архива календарных планов;

· ретроспективный анализ и извлеченные уроки.

Завершение управления проектами по стоимости и финансам:

· экономический анализ и оценка результатов;

· разрешение претензий и конфликтов;

· подготовка исполнительной сметы и финансового отчета;

· окончательные расчеты и закрытие финансирования:

· формирование архива финансовых документов.

Завершение управления качеством в проекте:

· сводная оценка качества результатов проекта;

· решение о завершающей приемке;

· список замечаний и претензий по качеству;

· разрешение спорных вопросов и конфликтов по качеству;

· оформление документации и архива по управлению качеством;

· анализ опыта и извлеченные уроки по управлению качеством.

Завершение управления рисками в проекте:

· формирование базы данных текущего проекта;

· анализ и обобщение фактических данных по проявлению рисков и неопределенности в проекте;

· анализ выполнения планов управления рисками;

· подготовка завершающего сводного отчета по управлению рисками;

· формирование архива по управлению рисками.

Завершение управления персоналом в проекте:

· анализ и оценка деятельности команды и ее членов;

· формирование заключительного отчета об исполнении проекта;

· разрешение конфликтов;

· проведение окончательного расчета персонала;

· формирование архива команды проекта;

· извлеченные уроки работы команды проекта;

· расформирование команды проекта.

Завершение управления коммуникациями в проекте:

· анализ и оценка системы коммуникаций в проекте;

· заключительный отчет об управлении коммуникациями;

· формирование архива документации проекта;

· извлеченные уроки из опыта управления коммуникациями в проекте;

· принятие решения о дальнейшем использовании средств коммуникаций проекта.

Завершение управления изменениями в проекте:

· постпроектный анализ, оценка изменений и их результатов;

· заключительный отчет о фактических изменениях в проекте;

· формирование архива изменений в проекте;

· извлеченные уроки и корректировка стратегии управления изменениями на будущее

42. УПРАВЛЕНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТЬЮ ПРОЕКТА

Управление предметной областью проекта {Project Scope Management) -раздел управления: проектами, включающий в себя процессы, необходимые для обеспечения того, что в проект включены все требуемые работы и только те работы, которые необходимы для успешного завершения проекта. Включает инициацию работ, планирование предметной области, определение предметной области, подтверждение предметной области и контроль изменений предметной области.

Предметная область проекта (Project Scope) - совокупность продуктов и услуг, производство которых должно быть обеспечено в результате завершения осуществляемого проекта.

Предметную область проекта определяют цели, результаты и работы проекта. В процессе жизни проекта все составляющие предметной области проекта могут претерпевать изменения.

Цели, результаты, работы и их характеристики могут изменяться или уточняться как в процессе разработки проекта, так и по мере достижения промежуточных результатов.

Управление предметной областью заключается в управлении этими изменениями на протяжении жизненного цикла проекта и содержит следующие основные этапы:

Инициация проекта или его очередной фазы:

Инициация - формальный процесс вовлечения родительской организации в начало выполнения проекта или его очередной фазы.

Инициация включает следующие задачи и процедуры:

• Разработку концепции проекта:

­ анализ проблемы и потребности в проекте;

­ сбор исходных данных;

­ определение целей и задач проекта;

­ рассмотрение альтернативных вариантов проекта.

• Рассмотрение и утверждение концепции.

• - Собственно инициирование:

­ принятие решения о начале проекта (о начале следующей фазы проекта);

­ определение и назначение управляющего проектом;

- -принятие решения об обеспечении ресурсами выполнения первой фазы проекта.

Планирование предметной области проекта включает следующие задачи и процедуры:

• анализ текущего состояния и уточнение целей и результатов проекта;

• уточнение основных характеристик проекта;

• подтверждение и уточнение критериев успеха и неудач проекта;

• анализ и корректировку ограничений и допущений, принятых на предыдущих стадиях создания проекта;

· выбор критериев оценки промежуточных и окончательных результатов создания проекта;

· построение структурной декомпозиции предметной области проекта.

Структурная декомпозиция работ проекта (Work breakdown structure - WBS) разбиение проекта на составные части (элементы, модули, работы и др.), необходимые и достаточные для эффективного планирования и контроля. WBS является центральным инструментом определения работ, которые должны выполняться в рамках проекта. Описание работ (пакетов ) должно включать: содержание работ, предполагаемые результаты, концептуальные границы интегрированного планирования и управления, последовательные измерения и оценки степени выполнения проекта.

Распределение задач по подразделениям организации производится с помощью матрицы «деления ответственности:

· определение объектов и точек контроля в предметной области проекта;

· определение базовых значений показателей проекта;

· разработка плана управления предметной областью проекта и процедур внесения изменений;