Раздел 4. Справочно-правовая система «Кодекс»

Работа с информационной справочной системой Кодекс начинается с Главной страницы, на которой расположены основные инструменты для работы с системой:

· Поисковая панель: можно выбрать интеллектуальный поиск или поиск по атрибутам.

· Новостные ленты: можно ознакомиться с наиболее важными новостями федерального законодательства, судебной практики и новостями по другим тематикам.

· Документы на контроле: можно увидеть, в каком количестве документов на контроле произошли изменения, а также просмотреть полный список документов на контроле.

· Информационные продукты: можно войти в информационные продукты, которые были вами приобретены. Информационные продукты – это наглядное представление всей информации из интересующей Вас отрасли.

· Кодексы РФ: можно освежить знания в какой-либо сфере, обратившись к нужному кодексу.

· Справочник государственных органов и учреждений: справочная информация об органах власти и их структуре, а также к документам, регламентирующим их деятельность.

Для возврата на Главную страницу из любого места системы используйте кнопку Главная страница.

Электронные справочные системы «Кодекс» содержат нормативно-правовую, справочную, консультационную и различную практическую информацию. На главной странице системы «Кодекс» перечислены информационные продукты, которые Вы приобрели. В информационных продуктах наглядно представлена информация из интересующей Вас отрасли. Перейти на страницу продукта очень просто, для этого Вам достаточно перейти по гиперссылке с названием продукта.

Все операции выполняются с помощью панелей инструментов. Панель инструментов доступна с любой страницы системы. На ней расположены кнопки для работы с сервисами и материалами системы.

На панели инструментов расположена кнопка функционального меню. Команды функционального меню предназначены для работы с материалами и сервисами системы (списками и текстами документов, папками пользователя, историей работы). Состав функционального меню формируется таким образом, чтобы обеспечить необходимый набор операций для работы с различными данными (работа со списком, документом, материалами пользователя и т.д.).

Навигационная панель позволяет быстро перемещаться между различными разделами и сервисами системы.

С помощью поисковой панели можно быстро и легко начать поиск – интеллектуальный или атрибутный.

В системе реализована возможность работы в двухоконном режиме, которая позволит, не закрывая нужный документ, открыть в правом (левом) окне: комментарий; постатейное примечание; документ, упоминающийся в тексте исходного, другую часть исходного документа.

Открыть двухоконный режим можно с помощью:

· кнопки на нижней панели Включить двухоконный режим; в правом окне откроется главная страница системы Кодекс.

· команды контекстного меню Открыть в правом окне при переходе по гиперссылке.

При работе в двухоконном режиме открывать документы, осуществлять поиск и т.п. можно как в левом, так и в правом окне.

Закрыть двухоконный режим можно с помощью:

· кнопки на нижней панели Отключить двухоконный режим.

· команды функционального меню Закрыть двухоконный режим.

В системе реализовано представление информации под ярлыками. Ярлыки предоставляют возможность перехода к различной информации, связанной с документом или данным разделом. Ярлыки располагаются в верхней части информационного окна на одном уровне с Функциональной панелью инструментов. При работе с документом Вы увидите ярлыки, которые структурируют информацию о документе: Текст, Статус, Примечание и другие. Результаты поиска также раскладываются под ярлыки по видам информации.

В информационной системе Кодекс реализовано два вида поиска: Интеллектуальный и Поиск по атрибутам. В случае затруднения с выбором вида поиска рекомендуем воспользоваться следующим алгоритмом.

Выберите себе помощником интеллектуальный поиск, если вы

· можете сформулировать запрос только в произвольной форме;

· знаете аббревиатуру, общепринятое сокращение;

· знаете точно один или несколько основных атрибутов документа: номер, дату, вид, принявший орган;

· знаете точную фразу из документа.

Интеллектуальный поиск заточен под поиск актуальных документов. Интеллектуальный поиск сначала ищет по базе с актуальными документами, начиная с Важных, переходя к документам по видам информации. Чтобы перейти к списку неактуальных документов по введенному запросу, во вкладке Все или вкладках по видам информации нажмите ссылку «Искать в архивах».

Выберите атрибутный поиск, если:

· знаете только диапазон значений атрибута;

· владеете информацией о значениях уникальных атрибутов документа (код формы по ОКУД, регион, торговая марка/производитель...);

· возможно, проблема регулируется недействующими документами.

Интеллектуальный поиск – это аналитический поиск, при котором система, анализируя множество параметров документов, предоставляет в итоговом списке наиболее соответствующие введенным запросам справки и документы. В настоящее время интеллектуальный поиск является основным в системе, объединяя большинство возможностей атрибутного поиска в единой строке. Данный вид поиска является аналогом Интернет-поисковиков. Основной принцип поиска: задать условие, используя наиболее уникальные слова для этого запроса.

В результаты поиска попадают документы, которые отсортированы по релевантности и по юридической силе. Это документы и различные материалы по проблеме: справки, термины и т.п.

Документы разложены в списки с помощью ярлыков. Первый ярлык – это ярлык Важные документы – это основополагающие правовые и технические акты. Следующий ярлык – это ярлык Все. Здесь находятся все актуальные документы по запросу, которые были найдены при поиске. Их может быть значительно больше, чем в ярлыке Важные документы, так как по одному вопросу в законодательстве может быть достаточно большое число документации. На этот ярлык следует войти для более полного представления о проблеме. После ярлыка Все идут ярлыки тех видов информации, для которых были найдены документы. Это своего рода фильтр ярлыка Все для удобства работы с неоднородными списками. Зайдя на нужный ярлык, Вы будете работать только с документами этого вида информации, например, с законодательством России или с судебной практикой.

Если после ознакомления с ярлыками Вам кажется, что информации недостаточно, Вы можете запустить более подробный поиск, нажав ссылку Найти дополнительно. Документы после этого поиска также будут размещены в ярлыках: Важные документы, Все и найденных видов информации. Система настроена таким образом, чтобы не выдавать неактуальные и не применяемые в настоящее время документы. Однако в редких случаях такой поиск Вам может потребоваться. Тогда Вы можете воспользоваться функцией Искать по архивам, которая станет доступна после поиска по ссылке Найти дополнительно.

На всех ярлыках в верхней части окна с результатами поиска расположена Информационная панель, на которой наглядно отображены Актуальные справки по запросу, Комментарии, консультации, Образцы и формы, Корреспонденция счетов, Термины. Если данных видов информации по запросу нет, то панель не отображается.

На основных ярлыках Важные документы, Все, Законодательство России, Региональное законодательство расположен быстрый фильтр. Быстрый фильтр позволяет быстро отсортировать результаты поиска: показать только нормативно-правовые акты или прочие документы. Также можно просмотреть документы за последние три месяца.

К найденным документам формируется аннотация. Аннотация содержит те выдержки из документов, которые наилучшим образом отвечают на Ваш запрос. По ссылке из аннотации Вы можете перейти прямо в начало нужной главы/раздела документа.

После ознакомления со списком документов Вы перейдете к работе с выбранными документами. В документах, полученных интеллектуальным поиском, формируется подборка цитат запроса, составленная на основании Вашего запроса. В этой подборке Вы увидите наиболее релевантные места оглавления и выжимки из текста, подходящие под Ваш запрос, отсортированные по весу. Просматривая подборку цитат, Вы быстро перейдете к нужному месту документа.

Поиск по атрибутам так называется потому, что при задании условий известны и используются атрибуты документа или материала. Атрибутами являются, например, дата, принявший орган, актуальность. Чтобы найти документы по известным атрибутам, перейдите к форме поиска по атрибутам по соответствующей кнопке. Результаты поиска сортируются по дате принятия. Поиск по атрибутам позволяет искать документы по общим или специализированным атрибутам.

Общие атрибуты – это такие атрибуты, которые присущи большинству видов информации. К ним относятся: наименование, вид документа/материала, принявший орган/источник, номер, дата принятия, действие/актуальность, по тексту.

Специализированные атрибуты – это такие атрибуты, которые свойственны только данному виду информации. Для каждого вида они свои. При нахождении на ярлыке определенного вида информации Вам будет доступен поиск только по документам и материалам данного вида информации.

Карточка поиска по атрибутам состоит из: панели для выбора вида информации и перехода к результатам после поиска и полей для ввода атрибутов. На закладке Все представлены общие атрибуты для всех видов информации. Состав закладок различных видов информации формируется в зависимости от подключенных продуктов, например, «Законодательство», «Судебная практика», «Образцы и формы». На этих закладках представлены общие и специализированные атрибуты данного вида информации. Если Вы располагаете атрибутами документа, которые не представлены на закладке «Все», Вам следует определить, к какому виду информации относится искомый документ или материал, и перейти к нужному виду.

Списки документов или материалов Вы можете: а) отсортировать, чтобы расположить объекты списка (документы, тематики, рубрики, другие материалы) в требуемой последовательности, кнопка ; б) отфильтровать, чтобы получить нужные объекты по заданным параметрам, кнопка . Кнопки фильтра и сортировки находятся над списком справа.

Информационная система «Кодекс» имеет ряд сервисов для аналитической работы с документами.

Информационные строки содержат различную оперативную информацию. Информационные строки отсортированы по степени важности:

1. Информационные строки красного цвета – сообщают о важных изменениях документа, например: «Внимание! Документ с изменениями и дополнениями (новая редакция). О последующих изменениях см. ярлык «Оперативная информация».

2. Информационные строки желтого цвета – сообщают об изменениях, которые уже произошли, например: «Внимание! Документ недействующий»;

3. Информационные строки серого цвета – дополнительная информация.

Если в тексте документа содержится несколько информационных сообщений, то Вы можете воспользоваться возможностью перехода по информационным строкам (при количестве две и более). При наведении на информационные строки появляются всплывающие подсказки. Также есть возможность закрыть информационные строки.

Тексты документов в базах данных «Кодекс» содержат гипертекстовые ссылки. Гипертекстовые ссылки связывают данный документ с другими информационными фрагментами системы.

Чтобы ознакомиться с приложениями к документу, необходимо открыть соответствующий ярлык в верхней части информационного окна: «Статус», «Ссылается на…», «На него ссылаются», «Примечания», «Судебная практика», «Редакции», «Образцы и формы» и другие.

Оглавление используется для быстрого перехода в нужный раздел просматриваемого документа. Открыть оглавление документа можно с помощью кнопки «Оглавление», расположенной на панели инструментов. Оглавление в документе представлено в левой части документа в виде иерархической структуры с возможностью разворачивать/сворачивать отдельные разделы и главы.

Для поиска слова или фразы в тексте документа предназначен сервис «Найти в тексте». Для вызова поиска нажмите одноименную кнопку на панели инструментов или воспользуйтесь комбинацией клавиш Ctrl+F. Панель поиска в тексте открывается на нижней границе информационного экрана. Чтобы закрыть ее, нажмите значок в правой части панели. Сервис предлагает три возможности поиска по тексту: «поиск по фразе», «точно», «контекстный поиск».

Для копирования документов или части документа в текстовый редактор используйте команду «Открыть в Word» функциональной кнопки «Меню» или команду контекстного меню «Копировать». При использовании команды «Открыть в Word» функциональной кнопки «Меню» будет открыт новый документ текстового редактора, содержащий скопированные данные. Если текстовый редактор не был открыт ранее, то он запустится автоматически. При использовании команды контекстного меню «Копировать» документ или выделенный фрагмент копируется в буфер обмена, после чего Вы сможете вставить скопированный документ или часть документа в любой текстовый редактор.

Для работы с формами отчетности Вам доступен сервис «Сохранение и печать форм отчетности». Он позволяет не только знакомиться с ними, но и редактировать и печатать их. При этом сохраняется оригинальная структура данного вида документов.

В таких документах – формах отчетности – имеется дополнительный ярлык «Оригиналы формы». В «информационной строке» Вы увидите сообщение: «Внимание! Перед распечаткой формы см. ярлык «Оригиналы формы». Это значит, что Вы можете работать с оригиналом данной формы. На этом ярлыке содержится краткая справка по сохранению и печати оригинала формы, а также ссылка на «Руководство по выводу форм отчетности на печать». Пользуясь значками или , Вы сможете перенести данную форму для заполнения и печати в ассоциированных приложениях, например, редакторах Microsoft Word или Microsoft Excel, а также Open Office.

В системах «Кодекс» содержатся графические копии (сканер-копии) документов, при работе с которыми существуют некоторые особенности. Для быстрого и удобного просмотра графического образа документа в информационном окне отображается панель просмотра, при помощи которой Вы можете: изменить масштаб просмотра; быстро перейти к нужной странице или перейти к следующей странице последовательно.

Сервис документы на контроле позволяет отслеживать значимые изменения в тексте и статусе документов, которые Вы постоянно применяете в своей деятельности. Чтобы постоянно быть в курсе изменений используйте сервис «Документы на контроле»!

Сервис «Сравнение редакций» помогает отслеживать основные изменения, которые произошли в редакции документа, что особенно востребовано при изменении документов, стоящих на контроле.

Для некоторых правовых актов действующая редакция снабжена гиперссылкой «См. Обзор изменений документа». Перейдя по этой гиперссылке, Вы можете быстро получить подготовленную юристами информацию обо всех изменениях по сравнению с предыдущей редакцией документа.

Документы и закладки на документы, требующиеся в постоянной работе, Вы можете хранить в папках пользователя. Вход в папки пользователя осуществляется по кнопке «Папки пользователя» на «Навигационной панели инструментов». Папки пользователя содержат:

· главную папку;

· документы на контроле;

· общую папку.

Чтобы просмотреть, какие поиски были проведены, или обратиться к ранее просмотренным документам, следует воспользоваться сервисом «История». Переход к «Истории» работы пользователя осуществляется по кнопке .

Перейти к нужной дате можно, используя дерево дат. Просмотренные документы отображаются на ярлыке «Документы», а запросы, которые Вы выполняли, – на ярлыке «Запросы».