Управление как элемент организационно-управленческой деятельности

Термин «управление» рассматривается специалистами в разных аспектах, но интересующий нас аспект связан с социальным управлением, объектом которого являются люди и их поведение.

Известно, что под управлением в широком смысле понимается деятельность по упорядочению процессов, протекающих в определенной системе, в нашем случае, в организации (о которой поговорим чуть позже).

Управленческий труд состоит из элементарных действий, или операций, т.е. однородных, логически неделимых частей управленческой деятельности, с одним или группой носителей информации (документов) от момента их поступления до передачи в преобразованном виде другим или на хранение.

Управленческие операции бывают: поисковыми, вычислительными, логическими, описательными, графическими, контрольными, коммуникационными, например, слушание, чтение, говорение, контактирование, наблюдение за действиями различных устройств, мышление и т.п.

Главными задачами технологии управления являются: установление организационного порядка и рациональной последовательности выполнения управленческих работ; обеспечение единства, непрерывности и согласованности действий субъектов при принятии решений; участие вышестоящих руководителей; равномерная загрузка исполнителей.

Любая управленческая деятельность состоит из ряда последовательных этапов. В классическом варианте[3] это: планирование — организация — мотивация — контроль как процесс, необходимый для формулирования и достижения целей организации.

Питер Ф. Друкер, которого многие считают ведущим теоретиком в области управления, дает интересное определение управления как особого вида деятельности, превращающего неорганизованную толпу в эффективную, целенаправленную и производительную группу[4].

Управленческий труд представляет собой совокупность действий и операций, с помощью которых обеспечивается подготовка и реализация управленческих решений. Содержание и последовательность осуществления управленческого труда объединяются в управленческий процесс, который формируется, развивается и совершенствуется вместе с организацией. При этом управленческие процессы всегда целенаправленны, т.е. связаны с необходимостью определенных действий в рамках конкретной хозяйственной ситуации. Как правило, требуется добиться конкретной цели, связанной с сохранением или преобразованием имеющихся или возникших обстоятельств, для достижения положительного результата или предотвращения отрицательных последствий.

К элементам процесса управления относится не только управленческий труд, но и его предмет — информация (исходная, «сырая»), которая после соответствующей обработки, превращается в управленческое решение. Последнее получает самостоятельное существование как продукт управленческого труда и выступает направляющим элементом (вектором) процесса управленческой деятельности. В конечном счете налаженная практика принятия и реализации управленческих решений и составляет организационный порядок (системность) в функционировании и развитии организации.

Усложнение хозяйственной практики в наше время неминуемо приводит к росту количества управленческих решений, их накапливанию, возможному торможению реализации и как результат — снижению эффективности производственной деятельности. Поэтому наряду с возрастанием требований к профессионализму управленцев и все большей дифференциации их труда происходит постепенное развитие самоуправления как использования сформированных у специалистов в различных областях деятельности управленческих компетенций.

Как любой вид целесообразной деятельности, управление стремится к достижению эффективности, которая воплощается в полном или частичном обеспечении запланированного результата. Важно, что при прочих достаточно известных количественных и качественных показателях эффективности, таких как оперативность и надежность управленческих решений; минимизация затрат ресурсов, связанных с их подготовкой; улучшение технико-экономических показателей основной деятельности и труда; снижение доли и соответственно затрат на содержание аппарата управления и других, управленческой деятельности свойственны своевременность, технологичность и сбалансированность результативности для коллектива в целом и каждого участника в отдельности. Очевидно, что эффективность управления достигается высоким качеством управленческого труда, а оно в свою очередь — единством качества структуры управления, ее рациональности, соответствия существующим условиям методов управления и качества управленческой информации.

Система управления организацией является сложным образованием, включающим такие взаимосвязанные элементы, как субъекты, или органы управления (должности и подразделения), коммуникационные каналы и набор методов, технологий, норм, правил, процедур, полномочий, определяющих порядок выполнения работниками тех или иных действий. Определенное соотношение органов управления, связанных между собой коммуникационными каналами, образуют структуру управления. Для того чтобы управление в рамках системы было эффективным, необходимы совместимость, определенная самостоятельность и взаимообусловленная заинтересованность во взаимодействии субъекта и объекта деятельности. В конечном счете указанные характеристики обеспечивают управляемость объекта, т.е. его соответствующую реакцию на управляющее воздействие.

Как и любая другая деятельность, управление осуществляется в соответствии с определенными принципами. К основным принципам управления можно отнести следующие:

· научный подход как совокупность глубоких знаний для своевременного и достоверного принятия решений;

· целенаправленность как совокупность методов, используемых для достижения целей организации в каждый период деятельности;

· последовательность как совокупность управляемых во времени и пространстве последовательных действий, позволяющих оптимально достигать целей;

· непрерывность, обусловленная соответствующим характером хозяйственных процессов;

· универсальность в сочетании со специализацией как совокупность общепринятых подходов в управлении с учетом специфических (индивидуальных) условий их применения в разных организациях и хозяйственных процессах;

· сочетание централизованного регулирования и самоуправления как условие оптимального выполнения поставленных задач всеми подразделениями организации;

· обеспечение единства прав и ответственности каждого субъекта управления.

Принципы управления реализуются в основных методах управленческой деятельности, которые разрабатываются научным путем с учетом практического опыта каждой организации.

Содержание управленческих методов включает соответствующие элементы, понимание и использование которых во многом обеспечивает благоприятную атмосферу внутриорганизационной деятельности. Принято выделять три основные группы методов: административные, экономические и социально-психологические.

Административные методы опираются на активное вмешательство руководителей в деятельность исполнителей путем формулирования задач и установления показателей их решения. Они используются, как правило, при решении достаточно известных (рутинных) и стандартных задач. В данном подходе инициатива исполнителей ограничивается, ответственность за результаты возлагается на руководителей. Существенным недостатком административных методов выступает ориентация исполнителей на достижение заданных результатов установленными способами. Отсутствие инициативы не позволяет развиваться организации.

Экономические методы основаны на материальной заинтересованности исполнителей в оптимальном решении поставленных задач. Ответственность при этом распределяется между руководителем и исполнителем в соответствии с принципом единства прав и ответственности каждого субъекта управления. Естественно, что экономические методы управления позволяют не только достигать результатов наиболее эффективно, но и нацеливают исполнителей на более гибкий учет конкретной хозяйственной ситуации и в конечном счете на развитие профессионализма.

Однако экономические методы управления также имеют ограничения, которые могут проявляться относительно работников, для которых материальный интерес не является главным. Для них важнее сам процесс деятельности, развития, взаимодействия в трудовом коллективе. В этом случае особую роль играют социально-психологические методы управления, нацеленные на формирование благоприятного климата в трудовом коллективе, развитие индивидуальных способностей и самореализации в профессиональной деятельности каждого работника.

Современное управление использует все указанные методы. При этом особое значение придается правовой стороне их реализации. Это проявляется в использовании организацией соответствующих правовых норм и правил, определяющих границы самостоятельных действий руководителей и исполнителей.

Системность управления организацией реализуется в определенной управленческой структуре, которую можно представить как упорядоченную совокупность связей между отдельными (функциональными) частями (подразделениями и или должностями), составляющими организацию как объект управления.

Сама по себе управленческая структура состоит из определенных органов управления (подразделения, должности, службы), которые находятся в определенном соподчинении и взаимодействии. Во главе такой структуры стоит руководитель, роль и задачи которого будут рассмотрены в параграфе 1.4.

Формирование управленческой структуры основывается на процессе разделения работ, полномочий и ответственности, глубина которого зависит и одновременно влияет на степень автономности звеньев управления. В современных условиях хозяйствования, особенно в небольших по размерам организациях, происходит концентрация профессиональных и управленческих функций в руках одного и того же субъекта деятельности.

Взаимодействие между элементами управленческой структуры осуществляется с помощью коммуникационных каналов, которые в зависимости от выполняемых задач могут приобретать различные конфигурации[5].

Коммуникационный канал — это реальная или воображаемая линия связи, по которой сообщения движутся от отправителя к получателю информации. Разновидности коммуникационных структур позволяют соответствующим образом распределять управленческие полномочия и ответственность между отдельными подразделениями и должностными лицами в рамках выполнения соответствующих управленческих задач.

За весь период развития управления как самостоятельного научного вида человеческой деятельности сформировалось три основных подхода к управлению: системный, ситуационный и процессный.

Главным методологическим подходом к управлениюявляется системный подход.Опираясь на известное определение системы как единства, состоящего из взаимозависимых частей, каждая из которых привносит что-то конкретное в уникальные характеристики целого[6],следует рассматривать организацию как единое целое всех ее структурных подразделений и подсистем, со всеми сложнейшими связями и отношениями, необходимыми для согласования деятельности.

Системный подход требует использования принципа обратной связи между частями и целым; целым и окружением (т.е. средой), а также между частями и окружением. Этот принцип есть проявление диалектики взаимозависимости между различными свойствами.

Применительно к проблемам управления в системном подходе важнейшим является выполнение следующих действий:

1) выделение объекта исследования;

2) определение иерархии целей системы и ее отражение в целях подсистем;

3) описание влияния каждой из подсистем на систему, в которой они функционируют, и обратного влияния системы на объекты подсистемы;

4) определение возможных путей совершенствования деятельности изучаемых подсистем.

При использовании руководителями ситуационного подхода (другое его название — «конкретный подход») исходят из того, что конкретная ситуация является основой применения возможных методов управления. При этом наиболее эффективным считают тот метод, который в большей степени соответствует данной управленческой ситуации.

Ситуационный подход — концепция, согласно которой оптимальное решение есть функция факторов среды в самой организации (внутренние переменные) и в окружающей среде (внешние переменные). В данном подходе концентрируются основные положения известных школ управления путем сочетания определенных приемов. Данная концепция позволяет более эффективно достигать целей организации, особенно в условиях динамичного развития внешней окружающей среды.

Процессный подход основывается на концепции, согласно которой управление есть непрерывная цепь функций управления, осуществляемая в результате выполнения связанных между собой действий.

Важным в процессной схеме управления, по мнению Г. П. Щедровицкого, является представление о «собственной энергетике» протекающих процессов — когда эти процессы поддерживаются существующими социально-экономическими механизмами и активностью людей. Именно изменение социально-экономических механизмов и векторов человеческой активности в результате управленческого воздействия позволяет управлять процессами социальных, экономических и культурных изменений[7].

Для всякого, кто хочет преуспеть в искусстве управления, чрезвычайно важно понимание природы принятия решений. Разработка управленческих решений является важным процессом, связывающим основные функции управления: планирование, организацию, мотивацию, контроль. Именно решения, принимаемые руководителями любой организации, определяют не только эффективность ее деятельности, но и возможность устойчивого развития, выживаемость в быстро изменяющемся мире. Поэтому изучение и организация процесса принятия решений и их исполнения составляет основу теории управления.

Что же такое решение? Обычно в процессе какой-либо деятельности возникают ситуации, когда человек или группа людей сталкивается с необходимостью выбора одного из нескольких возможных вариантов действия. Результат этого выбора и будет являться решением. Такого рода решения принимаются каждым человеком ежедневно и многократно. Его можно определить как выбор альтернативы. Однако в управленческой деятельности решения приобретают особый характер, проявляющийся в специфике:

· цели принятия решений(в частности, обеспечивают последовательное движение к поставленным перед организацией задачам);

· порядка (технологии) принятия решений и их реализации (в частности, распределение функций и профессиональных задач для достижения лучшего результата);

· масштабов ответственности за эффективность (рациональность, оптимальность), которая лежит на плечах лиц, принимающих эти решения.

Таким образом, решение называется управленческим, если оно разрабатывается и реализуется для социальной системы и направлено:

· на стратегическое, тактическое и оперативное планирование;

· управление человеческими ресурсами (производительность, активизация знаний, умений, навыков);

· управление хозяйственной деятельностью;

· формирование системы управления компании (методология, механизм);

· управление внутренними и внешними коммуникациями и др.

Важным признаком управленческих решений является их системный характер, который проявляется в различных аспектах рассматриваемого предмета. В частности, в теории управления принятие управленческого решения понимается как последовательный технологический процесс с конкретным содержанием и механизмом[8]. Например, каждая управленческая функция связана с несколькими общими, жизненно важными решениями, требующими претворения в жизнь. Некоторые из них перечислены в табл. 1.1.

Таблица 1.1