Формы и методы организационных коммуникаций

К числу наиболее распространенных форм организационных коммуникаций относятся следующие формы передачи информации:

· Устная;

· Письменная;

· Электронная.

Устная форма передачи информации. Определив, кому и что необходимо знать, менеджер должен выбрать самые подходящие средства передачи информации. Устная форма коммуникаций предлагает большой выбор. Возможности включают: организационную структуру, собрания, инструктаж, общение один на один или устную презентацию в группе.

Общие принципы успешной устной коммуникации:

1. Необходимо продумать цели устного сообщения. Ответьте на вопрос «Что я хочу достигнуть?»: информировать, вызвать ответную реакцию, убедить, продать, проконсультировать, решить. Цель будет в большой степени влиять на содержание и стиль презентации.

2. Подготовка:

· Соберите материал из многих источников, насколько это возможно.

· Отсейте материал. Оставьте существенные и относящиеся к делу факты, убедитесь, что все факты и цифры достоверны.

3. организация. Постройте презентацию посредством отбора основных вопросов с дополнительными данными и расположите их в логической последовательности;

4. Подготовьте наглядные пособия. Используйте их для поддержания внимания; чтобы помочь служащим усвоить сложную информацию; чтобы подтвердить свои аргументы. Наглядные пособия должны быть хорошо «видимыми». Ничто не раздражает больше, чем наглядные средства, которые нельзя прочитать или которые содержат слишком много информации.

5. Попросите друга посмотреть, как вы практикуетесь в проведении презентации, и установите с ним положительную обратную связь. Используйте видеозапись, отметьте любые отвлекающие внимание манерности и постарайтесь избавиться от них. Обратите на то, как вы выглядите.

6. Презентация. Проверьте все заблаговременно. Стремитесь к ясности, краткости, простоте. Поддерживайте зрительный контакт со слушателями. Управляйте своими чувствами, поощряйте обратную связь.

Письменные средства передачи информации. Слово в письменной форме имеет некоторые преимущества:

· Его можно прочитать, когда адресат захочет; таким образом, оно представляет собой хорошее и доступное средство для очень занятых людей;

· Оно может содержать сложную информацию, так как оно может быть прочитано несколько раз, чтобы помочь восприятию;

· Оно поможет более глубокому усвоению темы, потому что оно может передать больше частных подробностей и сложностей;

· Его можно передавать тем людям, контакт с которыми в другом варианте было бы трудно осуществить;

· Оно может быть гибким в отношении объема и отдельных частностей, так, что количество информации может быть определено в соответствии с потребностями разных участников;

· Оно позволяет использовать постоянную запись;

· Оно может вызвать меньше эмоциональных реакций, чем разговор.

Правила успешной письменной коммуникации:

1. Тщательное изложение. Особое внимание нужно уделить:

А) цели – знайте точно, какие потребуются результаты, и варьируйте стиль, тон, расположение материала.

Б) Читателю – какие у него отношения с пишущим и согласно этому выбрать соответствующие:

- языковые средства;

- длину и рамки документа;

- тон изложения

- удобства для читающих.

2. Структура и содержание. Обратите внимание на логическую композицию, точные доводы и относящуюся к делу информацию, так как недостатки быстро становятся заметными для внимательного читателя. Подкрепите аргументы иллюстрациями, формулами, диаграммами, статистическими таблицами, которые относятся к делу, точны, хорошо сделаны и просты для понимания.

3. Языковые средства Ясно выраженные мысли не могут быть непонятными. Вы никогда не сделаете ошибки, если будете использовать доступные и точные слова для выражения своих мыслей.

4. Изложение. Читающий должен захотеть взять этот документ и прочитать его, потому что его содержание хорошо изложено и этот документ выглядит привлекательно.

Методы письменного общения:

1. Письма. Они обычно используются для личных сообщений, для подтверждения, например, деловых встреч, повышения по службе, изменения оклада;

2. Докладные записки. Обычно применяются для более общих вопросов, они распространяются между рядом людей, каждый из которых получает свою копию;

3. Доска объявлений. Обычно используются для сообщений и анонса извещения, которые могут влиять на большое количество людей. Она должна привлекать внимание и часто меняться.

4. Внутренние журналы и газеты – средства передачи сообщений, представляющее общий интерес, можно использовать для информирования одной части организации относительно другой. Чтобы стать эффективными, они должны профессионально издаваться, иметь живой стиль изложения, публиковаться достаточно часто, чтобы содержание оставалось актуальным;

5. Руководства и справочники. Они используются, чтобы дать ориентиры по корпоративной политике и системам, чтобы стандартные процедуры применялись в определенных видах деятельности по всему предприятию.

6. Ежегодный отчет. Многие организации осознают, что у них есть ответственность перед своими служащими, так же как и перед акционерами, заключающаяся в том, чтобы информировать их об ежегодных успехах компании и распределении получаемого дохода.

7. Видеокассеты. С их появлением некоторые компании готовят ежегодный отчет на пленке, которая затем используется в качестве части процесса инструктирования на всех уровнях организации.

Людям необходимо знать, в какой степени они соответствуют данной организации, какой вклад их труд вносит в общее дело. Они хотят знать, как работает компания и какова их в этом роль. Они также интересуются планами компании и тем влиянием, которое они могут оказать на собственную работу. Если служащие чувствуют себя полноправными участниками, они в курсе всего того, что происходит, то, по всей вероятности, они будут нести большую моральную ответственность не только за свою работу, но и за организацию в целом.

На практике это означает, что отдельный служащий должен знать следующее:

1. О собственной работе: цели, нормативы. Краткосрочные задания; успехи, как они оцениваются; обучение, возможности для совершенствования; положение в последовательности рабочих заданий и взаимосвязь внутри и вне отдела; оплата и условия труда, факторы влияющие на безопасность труда и здоровье;

2. О собственном отделе: цели, планы, успехи, связи с более крупной организацией, работа начальника и его коллег;

3. О компании в целом: цели компании, ее основная деятельность, успехи, главные люди в компании, структура компании, будущие планы, потенциальные изменения в компании.

Эффективная вертикальная коммуникация важна и по другим причинам. Она помогает главным менеджерам оценивать мотивацию и моральные установки людей, находящихся на низовых ступенях организации, их вероятное реагирование на возможные изменения.

Электронные коммуникации. Непосредственное отношение к компьютеризированным управленческим информационным системам имеет телекоммуникационный взрыв. В настоящее время коммуникационные сети становятся более компьютеризированными.

Исследования показывают, что преимущества телекоммуникаций для работников заключаются в отсутствии отвлекающих моментов, уменьшении затрат времени и денег на общение. Выгоды для организации состоят в повышении производительности труда. В снижении потребности в рабочих площадях. В возможности привлечения талантливых людей, живущих в отдаленных местностях. В повышении уровня лояльности работников.

Электронная почта может быть использована для передачи компьютерных файлов. А также для обмена по электронному стандарту. Основным преимуществом систем электронной почты является высокая скорость передачи, удобство пользования. Однако самым существенным недостатком выступает отсутствие непосредственного личного контакта, связанные с этим трудности точной передачи информации, интерпретации эмоций и чувств.

Поскольку информационный процесс охватывает все подразделения и все стороны деятельности организации, то естественно. Что ее деятельность в значительной степени зависит от эффективности коммуникационного процесса. На всех участках управления следует проверить, как работает общение, насколько действенна система коммуникаций.

Эффективность обмена информацией достигается только в том случае, когда одна сторона передает информацию, а другая – правильно ее воспринимает. В последнее время под эффектом коммуникации понимают изменения в поведении получателя, которые происходят в результате приема сообщений.