Рекомендации по усовершенствованию применения информационных технологий в управлении организацией

Эффективному функционирования кафе-бара" Вечерний квартал" в значительной мере будет способствовать создание компьютеризированной системы информационного обеспечения деятельности предприятия, существовавшей до сих пор лишь в зачаточном состоянии.

Однако, если изучить уже существующие системы, можно заметить, что они довольно сложны и громоздки для кафе. Эти системы включают множество компонентов, которые никогда не будут использоваться в небольших заведениях, как рассматриваемое предприятие.

При разработке рекомендаций были использованы следующие критерии:

Таблица 3.1.12 –Факторы включения ИТ в информационные системы организации

Критерии решения	Положительные факторы
Деловая стратегия	приложения ИТ или инфраструктура обеспечивают поддержку стратегии или операциям, но не рассматриваются как стратегические
Ключевая компетенция	требуемые знания или опыт для разработки/эксплуатации приложений рассматриваются в (инфраструктуры) не являются решающими для успеха фирмы
Конфиденциальность информации	неудачи в области информация создают проблемы, но не вызывают организационной дисфункциональности
Доступность соответствующих образцов	надежные и компетентные поставщики существуют
Доступность пакетов программного обеспечения	пакеты, отвечающие необходимые требованиям, доступны
Временные ограничения	время, необходимое для создания ресурсов и получения опыта, невелико
Эволюция и сложность технологии	фирма неспособна приспособиться к быстрым изменениям технологии

Примечание - Источник: Собственная разработка

В соответствии с выделенными факторами на ближайшие три года рекомендуются программные продукты, реализующиеся в нескольких направлениях:

- интеграция с Web-технологиями;

- использование методик CRM (управление взаимоотношениями с клиентами);

- внедрение инструментов планирования и бюджетирования.

Только современная система позволяет в любой момент получить и распечатать полный или выборочный отчет по учетным остаткам и специальный бланк для инвентаризации. После ввода фактического остатка в систему будет сформирована сличительная ведомость, в которой отражаются расхождения по каждому продукту. Актуализация данной сличительной ведомости обновит данные фактического остатка, создав необходимые акты.

1) Инвентаризация остатков по бару обычно проводится самим барменом с вводом данных по фактическим остаткам непосредственно в компьютерную кассу. Введенные барменом остатки мгновенно обрабатываются системой. В результате – четкое понимание того, что происходит в баре.

2) Анализ статистической информации о ценах и закупках. Данный анализ позволяет выявить расхождения, указывающие на наличие злоупотреблений.

3) При наличии компьютерной системы учет цен закупок по различным поставщикам достаточно быстр и удобен, что позволяет свести попытки завышения цен закупки к нулю.

4) . Помощником в организации грамотной работы с постоянными клиентами и оценки ее эффективности станет система автоматизации в рамках которой будут вводиться, храниться и обновляться данные по постоянным клиентам, по персональным дисконтным картам с накопительной системой скидок. Система позволит фиксировать каждый визит постоянного клиента, потраченные им суммы. Система позволит создать условия обслуживания, выгодные для клиента и прибыльные для самого кафе.

5) Современные решения позволяют не просматривать весь видеоархив, а выбрать конкретные действия, конкретных людей, конкретные товары.

Система автоматизации даст следующие преимущества:

- Ускорение и точность обслуживания клиентов,

- Оптимизация торговых запасов,

- Привлечение новых клиентов,

- Снижение издержек производства (минимизации вмешательства человека в задачи, требующие рутинных или сложных вычислений, например, сообщение о том, что тот или иной продукт заканчивается, система выдаст заблаговременно).

- Удобство ведения учёта и получения отчётности (бухгалтеру или менеджеру проще следить за складскими остатками, сводить отчеты, составлять калькуляционные карты).

- Возможность провести проверку в любой момент снижают различного рода махинации персонала.

Эти возможности делают систему главной управляющей программой бизнес-деятельности организации и оградят пользователей от рутинных задач, что повысит производительность и эффективность работы.

Так как ИТ в рассматриваемом предприятии является вспомогательным (обеспечивающим) технологическим процессом в рамках основного производственного технологического процесса, то обоснованием для осуществления инвестиций в ИТ является повышение производительности. Экономический эффект от повышения производительности можно оценить в виде условного прироста объеме реализации или объема прибыли, полученных за счет использования сэкономленного рабочего времени.

Наименование показателя	Фактически	По плану	Отклонение, %
Объем выпуска продукции, млн. руб			142,1
Среднесписочная численность работников, чел.
Среднегодовая выработка на одного рабочего, руб.
Число человеко-дней, отработанные всеми рабочими			96,9
Число человеко-часов, отработанные всеми рабочими			93,8
Число дней, отработанное в среднем одним рабочим
Средняя продолжительность рабочего дня, час	9.2	8.8	95,6
Среднечасовая выработка, руб.	0, 17	0,25

Таблица 3.1.13 –Оценка эффективности внедрения новых информационных технологий

Примечание - Источник: Cобственная разработка на основе данных [6]

При использовании рекомендаций, сделанных на основе проведенного анализа и опроса респондентов организации, представляющих операционный, тактический и стратегический уровни управления, можно получить следующие результаты: уменьшения отработанного времени за счет внедренных информационных технологий на 75 часов в год, увеличения производительности труда на 42% , сокращения рабочего дня в среднем на 24 минуты и увеличения объема выпуска продукции на 42%. В конечном счете это приведёт к увеличению прибыли как основной цели ведения бизнеса.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование информационных технологий в управлении делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

В данной работе рассмотрены теоретические основы анализа информационных технологий организацией; для обслуживания информационных потребностей предприятия создают информационные системы разных уровней управления, в соответствии с которыми осуществляется принятие решений в функционировании информационной технологии. Оценка информационных технологий показала то, что недостаточно разработанными вопросами являются: критерии и показатели уровня информационно-технологического развития, оценка влияния информационных технологий на показатели конкурентоспособности предприятий

Проанализированы особенности информационных технологий в кафе-баре "Вечерний квартал". На предприятии выявлено слабое использование информации. Общий объем внедренных и эффективно действующих информационных технологий явно недостаточен и не ведет к серьезному, качественному перелому в экономике организации, которые заключаются в интеграции с Web-технологиями; использование методик CRM (управление взаимоотношениями с клиентами); внедрение инструментов планирования и бюджетирования.

Подобная автоматизация позволит: повысить эффективность управления организацией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных, уменьшения отработанное время и увеличить товарооборот организации.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Автоматизированное рабочее место экономиста Конспект лекций для студентов специальности// Экономика и организация производства (железнодорожныйтранспорт, водный транспорт)/№27 : Гомель, 2014. – 34 с.

2. Бастриков, М.В. Информационные технологии управления: Учебное пособие /М.В.Бастриков, О.П.Пономарев; Институт «КВШУ».– Калининград: Изд-во Ин-та «КВШУ», 2005.– 140 с.

3. Белецкая, Л. В. Информационные технологии в бизнесе. В 3 ч. Ч. 1. Краткий курс : учеб. пособие / Л. В. Белецкая, В. П. Киреенко, Н. Н. Поснов ; под ред. Т. В. Борздовой. – Минск : ГИУСТ БГУ, 2012. – 86 с.

4. Винтонива, Н.И. Информационные технологии управления персоналом: учебное пособие. – Владивосток : Изд-во ВГУЭС, 2010. – 136 с.

5. Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. – 72 с.

6. Годовой баланс ООО «Пищепромсервис». – Минск, 2014.

7. Годовой баланс ООО «Пищепромсервис». – Минск, 2013.

8. Гринберг, А. С. Информационные технологии : учебное пособие / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, А. С. Бондаренко. управления [Электронный ресурс] - М.: Юнити-Дана, 2012. Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=119135 . – Дата доступа: 01.12.2015.

9. Емельянова, Т.В. Экономика общественного питания: учебник/ Т.В. Емельянова, В. П. Кравченко. - Минск: Выш. шк., 2008. - 383 с.

10. Ефремов О.П. Экономика и организация производства. Учебное пособие. М.: «Новое знание», 2012. -304 стр.

11. Инвестиционный кодекс Республики Беларусь // «Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь», 09.07.2001. N 62,2/780 [Электронный ресурс]. – Минск. 2010. – Режим доступа: http://www.pravo.by – Дата доступа: 01.12.2015.

12. Информационные технологии и управление предприятием / И. Н. Титовский, Ю. И. Попов, Г. Н. Калянов, В. В. Баронов. - М.: ДМК Пресс, б.г.. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=129267 – Дата доступа: 01.12.2015.

13. Корягин Н.Д., Сухоруков А.И., Медведев А.В. Реализация современных методологических подходов к менеджменту в информационных системах управления: монография / Н.Д. Корягин, А.И. Сухоруков, А.В. Медведев. – М.: РИО МГТУ ГА, 2015.- 148 с.

14. Мансурова , Н.А. Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса /Экономика и управление народным хозяйством. - Минск: Выш. шк., 2010. – 139 с.

15. Мишин, А. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Электронный ресурс] : учебное пособие / А. В. Мишин, Л. Е. Мистров, Д. В. Картавцев. - М.: Российская академия правосудия, 2011. - Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=140632. – Дата доступа: 01.12.2015.

16. Реализация современных методологических подходов к менеджменту в информационных системах управления: монография / Н.Д. Корягин, А.И. Сухоруков, А.В. Медведев. – М.: РИО МГТУ ГА, 2015.- 148 с.:

17. Саидбегова А. Г. Информационные технологии в управлении /курс лекций. - Махачкала, 2012.- 175с.

18. Современные технологии управления: вопросы менеджмента, маркетинга, управления персоналом, коммерции: Пятые Ходыревские чтения: сб. материалов междунар. науч.-практической конф./ под ред. докт. экон. наук, проф. В.Н. Ходыревской; Курск. гос. ун-т. – Курск, 2014. – 176 с.

19. Тарасова А.Н. Информационные технологии управления /Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для студентов специальности 080507.65 «Менеджмент организации», заочная форма обучения. Тюмень, 2013. - 16 с.

20. Толстов К.А. Информационные технологии управления: конспект лекций / К.А. Толстов. – Ульяновск: УВАУ ГА, 2006. – 106 с.

21. Тургаев С. А. Инновационные проекты в системе управления развитием организации// Вестник ЛГУ им. А.С. Пушкина. Научный журнал. Серия «Экономика», . №2., Т.6, 2014. - С. 85-91

22. Усманова И. В. – Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций // Известия ПГПУ им. В. Г. Белинского. № 18 (22). 2010. - С. 201–205.

23. Федяинова, В.И. Сысо, Т.Н. Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур/ Вестник Омского университета// Серия «Экономика» № 4 - 2012. - С. 36–44.

24. Шестакова, Т. И. Калькуляция и учет в общественном питании: учебно–практическое пособие / Т. И. Шестакова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 346 с.

25. Яблочников, Е. И. Компьютерные технологии в жизненном цикле изделия: учеб. пособие / Е. И. Яблочников, Ю. Н. Фомина, А. А. Саломатина. – СПб. : СПбГУ ИТМО, 2010. – 188 с.