Тема 5.1. системы управления персоналом (hrm-системы)
HRM-система – это система управления персоналом, которая позволяет автоматизировать
управление человеческими ресурсами на предприятии. Набор модулей, из которых состоит система,
обеспечивает работу кадровых служб в соответствии со стратегическими целями компании и
конкретными условиями.
Структура HRM-системы:
1. Учетный блок:
• ведение структуры предприятия;
• составление и ведение штатного расписания;
• ведение учетных карточек сотрудников;
• кадровый документооборот;
• пенсионный учет;
• военный учет;
• табельный учет;
• учет больничных;
• учет командировок;
• учет отпусков и отсутствия;
• учет посещаемости сотрудников
• учет различных видов стажа.
2. Расчетный блок:
• расчет заработной платы;
• расчет командировочных расходов;
• расчет начислений и удержаний.
3. Блок управления персоналом:
• управление кадровым бюджетом;
• управление мотивацией персонала;
• планирование использования персонала;
• управление данными кандидатов для найма;
• управление квалификационными требованиями и системой аттестации;
• управление обучением и переподготовкой;
• дистанционное обучение;
• анализ эффективности персонала;
• управление оценкой персонала;
• анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям;
• моделирование и оптимизация штатного расписания;
• «информационное самообслуживание» сотрудников.
4. Блок отчетных функций:
• формирование отчетности для руководителей;
• формирование внутрифирменной отчетности.
HRM-системы предназначены для управления персоналом, но их функциональность шире,
чем у систем автоматизации кадровых операций. Продукты этого класса позволяют работать не
только с количественными, но и с качественными показателями персонала. Основная их задача –
привлечь и удержать ценных для компании специалистов.
Английская аббревиатура «HRM» обозначает «Human Resource Management», что дословно
переводится как «управление человеческим ресурсом». Синонимами этого термина в англоязычной
литературе являются также «HCM», в переводе — «управление человеческим капиталом» и «WFM» –
«управление рабочей силой». В русскоязычных текстах, как правило, применяется термин
«управление персоналом», хотя также встречается «управление трудовыми ресурсами» и
«управление человеческим капиталом».
Под HRM-системой понимается автоматизированная комплексная система управления
персоналом. По сравнению с традиционными системами автоматизации кадрового учета и расчета
зарплаты HRM-системы обладают расширенной функциональностью. Кроме учетного (кадровый
50
учет, штатное расписание, документооборот, учет рабочего времени и отпусков, пенсионный и
военный учет и др.) и расчетного (зарплата, налоговые выплаты, надбавки и вычеты и т.п.) контуров,
обрабатывающих количественные данные, подобные системы также включают в себя как таковой
HR-контур, предназначенный для работы с качественными показателями персонала.
Классификация HRM-систем. HRM-системы делят на расчетные, учетные и системы
управления трудовыми ресурсами по уровням автоматизации управления персоналом, которые
соответствуют этапам развития прикладных программных решений для кадровых служб.
Полнофункциональные HRM-системы, соответственно, включают в себя «учетный контур»,
«расчетный контур», «HR-контур», а также функции генерации отчетности.
В настоящее время принято выделять три уровня автоматизации управления персоналом
компании: автоматизация расчета зарплаты, автоматизация кадрового учета и автоматизация
управления трудовыми ресурсами. Эти уровни соответствуют этапам информатизации управления
персоналом и отражают ее хронологический порядок. Действительно, автоматизация сначала
затронула рутинные и наиболее трудоемкие операции, в первую очередь – расчет зарплаты,
начислений и удержаний, а также соответствующих налоговых выплат. В то же время указанные
операции хорошо поддаются автоматизации, так как, во-первых, являются вычислительными, а во-
вторых, четко регламентированы, что позволяет легко их алгоритмизировать.
Автоматизация первого уровня естественным образом вызвала переход ко второму, так как
без него необходимо было постоянно заносить в систему данные кадрового учета, что вызывало
дополнительные трудозатраты и, кроме того, дублировало «бумажный» кадровый учет. Таким
образом, ведение штатного расписания, учет кадров, кадровый документооборот, табельный учет и
подобные функции также были автоматизированы. В силу того, что в данном случае
автоматизировались уже бизнес-процессы, системы автоматизации кадрового учета были в
организационном плане сложнее, чем «расчетные» системы.
В зависимости от реализации того или иного уровня автоматизации можно достаточно
условно классифицировать и непосредственно HRM-системы. Так, существуют решения,
направленные исключительно на автоматизацию расчета зарплаты. Их принято называть системами
первого уровня. Более развитые системы позволяют рассчитывать зарплату, формировать и вести
штатное расписание, отражать движение кадров и т.д. Они относятся к системам второго уровня.
Наиболее комплексные решения позволяют проводить аттестацию сотрудников, составлять
«портреты» специалистов, разрабатывать индивидуальные программы их обучения и служебного
продвижения и т.д. – это системы третьего уровня.
Решения первого уровня зачастую представляют собой предварительно настроенный, так
называемый «коробочный» продукт. Но их низкая функциональность и невозможность дальнейшей
настройки существенно ограничивают круг потенциальных пользователей. Системы второго уровня
сегодня все чаще подходят очень близко к решениям третьего уровня, и провести четкую грань
между ними все сложнее. Это связано с тем, что, как отмечают многие эксперты и игроки рынка, в
последние годы заказчики проявляют все большее внимание именно к управленческому функционалу
HRM-системы.
Системы третьего уровня, как правило, уже не являются самостоятельными, а входят в
качестве специализированного модуля в системы комплексной автоматизации предприятий (ERP-
системы). В то же время существуют и отдельные HRM-системы третьего уровня, обладающие
возможностями интеграции с целым рядом популярных ERP-систем.
В настоящее время, в силу упомянутого выше факта приближения систем второго уровня к
системам третьего уровня, возможно, корректнее говорить не об уровне HRM-системы, а о полноте
ее функционального наполнения. С этой точки зрения можно классифицировать существующие
сегодня продукты на «учетно-расчетные» системы (которые также можно подразделить на
«расчетные», «учетные» и собственно «учетно-расчетные» системы), HRM-системы с неполной
функциональностью и полнофункциональные HRM-системы.
Что касается функционального наполнения современных HRM-систем, то сегодня в России
оно, как правило, включает в себя:
1. Учетный контур:
• ведение организационной структуры предприятия;
• составление и ведение штатного расписания;
• ведение учетных карточек сотрудников;
• кадровый документооборот;
• пенсионный учет;
• военный учет;
• табельный учет;
• учет больничных;
• учет командировок;
• учет отпусков и отсутствия;
• учет различных видов стажа.
2. Расчетный контур:
• расчет заработной платы;
• расчет командировочных расходов;
• расчет начислений и удержаний;
• оформление и расчет нарядов на выполнение работ.
3. HR-контур:
• управление кадровым бюджетом;
• ведение «профилей компетенций» сотрудников;
• управление мотивацией персонала;
• планирование использования персонала;
• управление данными кандидатов для найма;
• управление квалификационными требованиями и системой аттестации;
• управление обучением и переподготовкой;
• дистанционное обучение;
• анализ эффективности персонала;
• управление оценкой персонала;
• анализ соответствия сотрудников занимаемым должностям;
• моделирование __________и оптимизация штатного расписания;
• «информационное самообслуживание» сотрудников.
4. Отчетные функции (распределенные по системе):
• формирование регламентированной отчетной документации для контрольных органов (в
том числе для ее сдачи в электронном виде);
• формирование регламентированной отчетности для управляющей компании холдинга;
• формирование регламентированной внутрифирменной отчетности;
• формирование различных статистических отчетов для менеджмента и HR-специалистов.
HRMS-системы
Система управления персоналом (Human Resource Management System) позволяет
оптимизировать работу в первую очередь руководства и персонала кадровых служб предприятий
(помимо бухгалтерии и некоторых других подразделений).
В частности, такие системы избавляют менеджеров по персоналу от выполнения рутинных
операций при работе с кадрами, подготовке и учету приказов (существуют данные, что только на
работу с документацией по персоналу кадровики тратят до 60% своего рабочего времени).
Анализ реализованной в HRMS-системах функциональности позволил разбить их на классы,
соответствующие уровню технологического развития продукта и его разработчика. Всего было
выделено четыре класса: A, B, C и D. Поставщиками лучших в своих классах зарубежных решений
являются SAP, Oracle и Robertson & Blums. Лучшие по функциональности российские HRMS-
системы разрабатывают «БОСС. Кадровые системы», «Корпорация "Галактика"» и «Компас».
ERP-системы
ERP-система – единая система, которая обслуживает все запросы сотрудников отдела кадров,
коммерческого отдела, склада и других подразделений. Каждый из этих отделов обычно имеет
собственную компьютерную систему, оптимизированную под особенности его работы. ERP-система
комбинирует их все в рамках одной системы, которая работает с единой базой данных, так, что все
отделы могут обмениваться информацией друг с другом.
Изначально термин ERP применялся к системам планирования загруженности
производственных мощностей. Несмотря на то, что термин ERP возник в производственной сфере,
сегодня он имеет более широкую область применения. Современные ERP-системы обеспечивают
выполнение всех основных функций предприятия, независимо от его рода деятельности или устава. В
настоящее время ERP-системы применяются как в коммерческих, так и в некоммерческих
структурах, в правительственных и неправительственных организациях.
Системы планирования ресурсов предприятия – ERP (ERP, Enterprise Resource Planning) –
служат для интеграции всех данных и процессов организации в единую систему. Для этого типичная
ERP-система использует множество различных программных и аппаратных компонентов. Ключевым
компонентом большинства ERP-систем является единая база данных, хранящая в себе данные
различных системных модулей.
Системами уровня ERP называют пакеты программ, обеспечивающие функциональность,
которая обычно выполняется двумя или более системами. Формально, программный пакет,
включающий одновременно и расчет заработной платы, и ведение учета (например, QuickBooks),
считается системой класса ERP.
Но чаще этот термин обозначает более крупные и универсальные программы. Внедрение
ERP-системы, чтобы заменить два или более независимых приложения, устраняет необходимость во
внешних интерфейсах между системами и дает дополнительные преимущества: от стандартизации
бизнес-процессов и более дешевого обслуживания до упрощения и улучшения отчетности, поскольку
все данные хранятся в единой базе данных. Некогда отдельные приложения стали модулями единой
ERP-системы, управляющими производством, цепочками поставок, финансовыми потоками,
взаимоотношениями с заказчиками, трудовыми ресурсами и складами.
Общее представление о ERP.Ключевая особенность ERP-системы состоит в интеграции
данных из всех аспектов деятельности организации. Для этого используется единая база данных и
многочисленные программные модули, обеспечивающие выполнение различных бизнес-функций
предприятия.
Руководство некоторых организаций, как правило, тех, которые располагают
квалифицированными IT-специалистами, предпочитает внедрять лишь элементы ERP-системы и
разрабатывать внешний интерфейс к другим ERP-системам или независимым приложениям, которые
применяются на предприятии. Например, системы управления персоналом (HRMS) и финансами
(Financials) от одного поставщика могут восприниматься лучше, чем HRMS-решение другого. В свою
очередь системы последнего для управления производством и связями с заказчиками (CRM) могут
считаться лучше, чем эквиваленты от другого поставщика. В данном случае руководство организации
может признать необходимость внедрения ERP-системы, но приобрести систему для управления
персоналом от одного поставщика, финансовые модули от второго, а остальное ПО еще от других
ИТ-поставщиков.
В идеале, единая база данных ERP-системы содержит все данные программных модулей:
1. Производство: управление подготовкой и обеспечением производственных процессов,
управление спецификациями материалов, календарное планирование, управление мощностями,
управление последовательностью операций, управление качеством, управление затратами,
производственный процесс, производственные проекты, управление производственным потоком.
2. Управление поставками: учет наличия товаров, ввод заказа, управление закупками, выбор
конфигурации изделий, планирование цепочек поставок, расписание поставок, технический
контроль, обработка претензий, расчет комиссионных.
3. Финансы: главная книга, управление наличными средствами, расчеты с кредиторами и
дебиторами, учет основных средств.
4. Проекты: калькуляция затрат, выставление счетов, временные и материальные затраты,
организация работ.
5. Трудовые ресурсы: управление трудовыми ресурсами, начисление заработной платы,
обучение, учет отработанных часов, поощрения.
6. Управление связями с заказчиками: сбыт и маркетинг, комиссии, гарантийное
обслуживание, поддержка контактов с клиентами и справочная служба.
7. Информационное хранилище: различные интерфейсы самообслуживания для заказчиков,
поставщиков и сотрудников.
Отечественные ERP-системы.На российском рынке программных продуктов ERP-системы
представляет компания «АйТи» – российский системный интегратор и производитель ряда
собственных высокотехнологичных продуктов, ориентированных на отечественный рынок, таких как
комплексная система управления «БОСС», «Галактика», «Парус».__