Требования к составлению и оформлению служебных писем

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый для обмена информацией.

Направление писем осуществляется по требованию вышестоящих органов, по просьбе других учреждений, по просьбе граждан, при осуществлении оперативных связей (по инициативе самих работников).

Требования к письмам:

Письмо оформляется на бланке письма с заполнением реквизитов: наименование структурного подразделения, дата, номер, ссылка на регистрационный номер и дату (для ответных писем), адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, письма часто содержат отметку о наличии приложения, гарантийные письма содержат печать.

Текст письма должен быть посвящен одному вопросу; если нужно сделать несколько сообщений одному корреспонденту, то составляют несколько писем и вкладывают в один конверт.

Письмо не должно быть большим по объему (основная масса писем до 1 стр.); в исключительных случаях, когда речь идет о сложных проблемах, требующих детального описания, анализа, письмо может содержать до 5-ти страниц текста. Письма оформляют на листах формата А4, если текст не превышает 7 строк, используют формат А5.

С точки зрения композиции текста письма разделяют на сложные и простые.

Сложные создаются в тех случаях, когда необходимо детальное описание ситуации, ее серьезный анализ или изложение мнений и доказательств.

Простые письма составляются в простых управленческих ситуациях, не требующих детального изложения событий, фактов, обстоятельств. Простые письма обычно состоят из одной или двух смысловых частей.

Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание или сообщение без обоснования, выражение благодарности, сочувствия и т.д.

Если письмо состоит из двух частей, то первая часть – это обоснование, изложение причин написания, мотивировка, а вторая часть – заключение, т.е. просьба, отказ, согласие, требование и т.д.

В качестве обоснования может выступать и другой документ. В отказе желательно сообщить корреспонденту, чем вы можете компенсировать отказ.

Сложные письма – это письма, состоящие из 3 и более частей. Текст таких писем состоит из вступления, основной части и заключения.

Вступление дает формулировку темы, объясняет причины написания письма.

Основная часть (доказательство) включает раскрытие и анализ темы. Раскрытие дается, как правило, через описание сложившейся ситуации. События и факты должны описываться в хронологической последовательности. Здесь же приводятся доказательства и аргументы, которые позволяют сделать автору вывод в заключительной части письма.

В заключении подводится итог рассмотрения темы, представляющий собой выводы в виде предложений, требований, просьб, отказов и т.д. Заключение может содержать и несколько выводов, которые дополняют друг друга.

Текст сложного письма может содержать еще одну часть, которую принято называть опровержением, т.е. доказательством от противного. В нем автор как бы предупреждает возможность появления у адресата противоположной точки зрения. В сложных письмах каждая смысловая часть представляет собой самостоятельный абзац или несколько абзацев.

Тон письма должен быть нейтральным, изложение текста – лаконичным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный эмоциональный тон, придавать им личный характер. в письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали, т.к. многословие не способствует усвоению сути, основного смысла письма. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. В тексте служебных писем следует избегать вычурности слога, оборотов ложной вежливости (не откажите в любезности). Для достижения убедительности, точности и однозначности понимания текста следует использовать устоявшиеся в управленческой практике языковые формулировки (в порядке обмена, в соответствии с предварительной договоренностью, в связи с проведением совместных работ и т.п.).

Текст письма может дополняться формулой личного обращения к адресату, что характерно для коммерческих писем (уважаемый, уважаемая). Если письмо адресовано должностному лицу, то можно использовать разные средства. Никогда нельзя обращаться так: уважаемый господин Ф.С. Иванов.

Если письмо начато с формулы личного обращения, оно обязательно заканчивается формулой вежливости: с уважением и т.д. Формула вежливости отделяется от текста 2-3 интервалами.

Формы изложения текста письма:

1. От 1 лица единственного числа – прошу, предлагаю, сообщаю – на должностных бланках преимущественно или когда письмо носит личный оттенок (на бланке должностного лица);
2. От 1 лица множественного числа – приглашаем, напоминаем;
3. От 3 лица единственного числа – межрайонная налоговая инспекция напоминает.

Особенностью стиля деловых писем является употребление распространенных предложений, осложненных причастными, деепричастными оборотами, вводными словами и предложениями. Средние размеры предложений значительно превышают размеры предложений в других стилях речи.

При оформлении ответных писем особое внимание обращают на реквизит адресат. Ответ должен быть адресован тому должностному лицу, которое подписало запрос. Подпись на ответном письме должна соответствовать рангу должностного лица, подписавшего входящий документ.

Разновидности деловых писем:

1. Письмо, требующие ответа;
2. Письма, не требующие ответа;
3. Сопроводительные письма;
4. Совместные письма.

1. Требуют ответа: письмо-запрос, письмо-просьба, письмо-предложение, письмо-требование.

Письмо-запрос содержит просьбу о предоставлении каких-либо сведений.

Письмо-просьба содержит просьбу о совершении каких-либо действий.

Используемые обороты: просим Вас, пожалуйста, сообщите, мы будем благодарны, если Вы…

В письме-предложении автор предлагает адресату предпринять какие либо действия или принять участие в совместных действиях. Используемые фразы: предлагаю Вам, мы рады предложить Вам, мы уверены, что Вы заинтересуетесь и т.д.

Письмо-требование содержит требование выполнить взятые обязательства. К их разновидностям относятся рекламационные и претензионные письма.

Рекламационные письма направляют по поводу недостаточного качества продукции или изделий, а претензионные – по поводу всех других вопросов.

1. Письма, не требующие ответа: письмо-ответ, письмо-отказ, информационное письмо, письмо-подтверждение, письмо-предупреждение, письмо-извещение, письмо-приглашение, письмо-напоминание, гарантийное письмо, циркулярное письмо.

Письмо ответ содержит запрашиваемые сведения или информацию о выполнении требуемых действий.

Письмо-отказ содержит отрицательный ответ, не предполагающий дальнейшей переписки (не имеем возможности, не представляется возможным).

И в ответе и в отказе должен содержаться реквизит ссылка на регистрационный номер и дату.

Информационное письмо имеет справочный характер, составляется для сообщения каких-либо сведений, его разновидность – рекламные письма. Используемые фразы: доводим до Вашего сведения, сообщаем Вам, доводим до сведения и руководства в работе.

Письмо-подтверждение составляется для уведомления отправителя о получении ценностей, документов или для подтверждения фактов.

Письмо-предупреждение сообщает, что в случае невыполнения взятых адресатом обязательств автор документа предпримет определенные действия.

Письмо-приглашение содержит приглашение принять участие в каком-либо мероприятии (приглашаем Вас, просим принять участие, мы рады пригласить Вас).

Письмо-извещение составляется для сообщения какого-либо факта (сообщаем, доводим до сведения, ставим в известность).

Письмо-напоминание содержит напоминание о приближении или истечении какого-либо срока, в связи с чем необходимо предпринять определенные действия.

Гарантийное письмо в большинстве случаев содержит просьбу продать какие-то ценности или услуги и гарантирует их оплату. В некоторых случаях гарантийные письма содержат гарантию выполнения взятых автором обязательств (оплату гарантируем). Гарантийное письмо оформляется на бланке с указанием реквизитов с указанием банковских операций. Если такого бланка нет, то банковские реквизиты указываются в конце текста письма. Гарантийное письмо подписывают руководитель и главный бухгалтер, их подписи удостоверяют гербовой или заменяющей ее печатью.

Циркулярные письма обычно рассылает вышестоящая организация, которая сообщает подведомственным предприятиям определенные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

1. Сопроводительные письма

Сопроводительные письма составляются при необходимости направления документа, в формуляр которого не входит реквизит адресат. В тексте сопроводительного письма содержится наименование, номер и необходимые пояснения по сопровождаемому документу или его исполнению. Сопроводительное письмо обязательно содержит отметку о наличии приложения.

1. Трафаретные письма.

Составляются для документирования однотипных управленческих ситуаций. Текст трафаретного письма содержит постоянную информацию и необходимое свободное место для переменной информации.

1. Совместные письма нескольких организаций.

Совместное письмо оформляется на стандартном листе бумаги. В верхней части на одном уровне указываются наименования организаций и справочные данные о них. Датой подписания совместного письма является дата подписания последнего автора. Номер состоит из номеров, присвоенных каждым из авторов. Текст формулируется от множественного числа. Подписывают письмо представители каждой организации, подписи ставят на одном уровне.