Порядок выполнения задания. Основы применения баз данных в здравоохранении

Основы применения баз данных в здравоохранении

Система Microsoft ACCESS 2007

Учебно-методическое пособие к практическим занятиям по медицинской информатике

по специальностям: 060101.65 Лечебное дело, 060103.65 Педиатрия,

060104.65 Медико-профилактическое дело, 060105.65 Стоматология, 060108.65 Фармация, 060109.65 Сестринское дело,

060112.65 Медицинская биохимия, 060113.65 Медицинская биофизика,

060114.65 Медицинская кибернетика

Волгоград

УДК 61:681(07)

ББК 73:5

_____

УМО – ________________

Рецензенты:

заведующий кафедрой общественного здоровья, здравоохранения и истории медицины Кубанского государственного медицинского университета, д.м.н., профессор Б.А. Войцехович;

заведующий кафедрой общественного здоровья и здравоохранения (с курсами история медицины, культурологии и информатики) Астраханской медицинской академии, д.м.н., профессор, Заслуженный врач РФ А.Г. Сердюков.

Печатается по решению Центрального методического совета

Волгоградского государственного медицинского университета

_____ Сабанов В.И., Голубев А.Н. Основы применения баз данных в здравоохранении. Система Microsoft ACCESS 2007. Учебно-методическое пособие к практическим занятиям по медицинской информатике. - Волгоград: Изд-во ВолГМУ, 2011. – 53с: ил.

В пособии излагается практические задания для изучения системы управления базами данных Microsoft ACCESS 2007. Представляемый материал связан с рабочей программой для обучения студентов по дисциплине "Медицинская информатика" и может использоваться на практических занятиях со студентами высших медицинских учебных заведений.

УДК 61:681(07)

ББК 73:5

© В.И. Сабанов, А.Н. Голубев, 2011

© Волгоградский государственный медицинский университет, 2011

ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение. 4

1. Основные понятия реляционных баз данных. 4

2. Создание базы данных и первой таблицы.. 5

3. Ввод и редактирование данных в таблицах. 9

4. Создание простых форм.. 11

5. Создание запросов. 13

6. Фильтрация, поиск и сортировка данных. 15

7. Распечатка данных. 17

8. Изготовление отчетов. 18

9. Взаимосвязь между таблицами. 20

10. Создание и редактирование сложных форм.. 23

11. Создание комбинированной формы с вводом значения поля, выбираемого из связанной таблицы.. 25

12. Изменение общего вида формы и расположения ее элементов. 31

13. Создание запросов к связанным таблицам.. 33

14. Создание отчетов для связанных таблиц. 35

15. Создание кнопочных форм.. 37

16. Создание и выполнение макрокоманд. 40

17. Открытие формы при запуске базы данных. 43

18. Защита базы данных. 44

Заключение. 46

Контрольные вопросы.. 47

Тестовые задания. 48

Литература. 52

Введение

Объем информации, которая накапливается в медицине и здравоохранении, не позволяет ограничиться применением общепринятых простых программных средств, например текстовых и табличных редакторов. В связи с этим, в медицине широко распространены системы управления базами данных (СУБД), к которым относится Microsoft ACESS. Прежде всего, они предназначены для эффективной обработки неограниченного объема информации, намного больших, чем те, с которыми справляются электронные таблицы, а также позволяют связывать две таблицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. И, самое главное, СУБД минимизирует общий объем файла базы данных, используя принцип связывания таблиц с подстановкой повторяющейся информации.

Изучение технологии разработки баз данных в системе Access 2007 компании Microsoft служит основой понимания принципов функционирования современных медицинских информационных систем. Практические задания, приведенные в пособии, демонстрируют основные приемы создания и редактирования баз данных реляционного типа, принципы выполнения запросов на выборку и формирования отчетов. В качестве примера используется задача учета кадров и регистрации пациентов больницы. Формирование справок и отчетов о возрастном, образовательном, профессиональном составе врачебного персонала и контингента больных.

Цель работы

Рассмотреть пример разработки базы данных лечебного учреждения с возможностями ввода и хранения данных, поиска информации, выполнения отбора и формирования отчетов.

1. Основные понятия реляционных баз данных

База данных (БД) – это набор взаимосвязанных таблиц и средств их обработки, предназначенных для хранения, накопления и анализа больших объемов информации.

Для создания и ведения баз данных, обеспечения доступа к информации по запросам пользователя и обработки данных используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД). Одной из СУБД является программа Microsoft Access. База данных, создаваемая в этой программе, включает ряд элементов, которые называются «Объектами».

К объектам базы данных Access относятся:

1. Таблицы – предназначены для хранения данных различного типа.

2. Запросы – служат для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений.

3. Формы – предоставляют возможности удобного просмотра, изменения и добавления данных в таблицах.

4. Отчеты – используются для обобщения, анализа и распечатки данных.

5. Страницы доступа к данным – предназначены для отображения, ввода,

обновления и анализа данных через компьютерную сеть.

6. Макросы – используются для выполнения часто встречающегося набора команд, осуществляющих обработку данных.

7. Модули – предназначены для описания инструкций и процедур на языке программирования VBA.

Основным объектом базы данных является таблица. Каждая таблица состоит из набора полей (столбцов) и записей (срок). При создании новой базы данных в ней обязательно должна быть создана первая таблица. Другие таблицы создаются разработчиком базы данных. Создание новой таблицы начинается с указания ее структуры, которая включает названия, типы и размеры полей новой таблицы.

2. Создание базы данных и первой таблицы

Задание

Создайте базу данных лечебного учреждения и новую таблицу. В ней должна быть записана информация о работниках больницы. Информация в таблице базы данных сохраняется в полях обозначенных именем, соответствующего типа и размера, указанных в таблице 1.

Таблица 1.

Структура таблицы ШТАТ базы данных БОЛЬНИЦА

Название поля	Тип	Размер поля
ТабНомер	Текстовый
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
ДатаРождения	Дата	Краткий формат
Образование	Текстовый
Должность	Текстовый
Стаж	Числовой	Целое

Пояснение

Каждое поле базы данных обязательно должно иметь наименование, пустые наименования недопустимы. Основными типами данных, которые могут быть назначены полю являются: текстовый, числовой, даты и времени, счетчик и др. Одно из полей таблицы может являться ключевым. Ключевое поле предназначено для организации взаимодействия с другими таблицами и не допускает повторений.

Порядок выполнения задания

1. Выполните запуск программы Microsoft ACCESS с помощью команды: «Пуск» -> «Все программы» -> «Microsoft Office»-> «Microsoft Office Access 2007».

· Создайте файл базы данных, для этого в окне программы нажмите кнопку Office , выберите раздел «Создать» и введите название файла «БОЛЬНИЦА» в окне «Новая база данных». Значком «Папка» откройте окно выбора места создания файла и выберите папку из имеющихся (уточните ее имя у преподавателя). Нажмите кнопку «Создать». Так как база данных состоит из таблиц, то в новой базе должна быть определена хотя бы одна таблица. Поэтому после создания файла новой базы данных в рабочей области программы ACCESS появится окно объектов (слева) и окно новой таблицы в центре, как показано на рис.1.

Рис 1. Окно конструктора структуры таблицы.

2. Вызовите режим заполнения структуры полей таблицы, выполнив следующие действия:

· выполните щелчок правой клавиши на имени таблицы (слева) и выберите режим «Конструктор»;

· введите название создаваемой таблицы «ШТАТ» и нажмите кнопку «OK». В результате этих действий в окне объектов программы (слева) должно появиться название созданной вами таблицы, а также изменится содержание основного окна.

3. Заполните структуру таблицы, выполнив следующие действия:

· введите в ячейку столбца «Имя поля» имя первого поля «ТабНомер»;

· в ячейке столбца "Тип данных" оставьте установленное по умолчанию значение "Текстовый"

· в ячейке столбца "Описание" введите «Уникальный идентификатор сотрудника больницы». Заполнение ячейки столбца "Описание" является необязательным и включает сведения о предполагаемом назначении поля, что в последующем помогает разобраться в структуре полей таблицы и их назначении;

· переключитесь на панель "Свойства поля", расположенную в нижней части окна (щелчком мыши или клавишей <F6>), откоррек­тируйте размер поля (введите 3), вернитесь к таблице описания полей (щелчком мыши или клавишей <F6>). Для описания остальных полей в соответствии таблицей 1 выполните действия, аналогичные ука­занным выше. Если значение типа "Текстовый" не подходит, то нажмите кнопку раскрытия списка и выберите нужный тип данных.

4. Сохраните структуру таблицы, выполнив следующие действия:

· закройте окно конструктора таблицы кнопкой закрытия окна;

· выберите кнопку «Да» в окне «Сохранение» в окне диалога «Сохранение».

5. Задайте ключевое поле «ТабНомер», оно используется для организации взаимосвязи с другими таблицами, выполнив следующие действия:

· откройте таблицу «ШТАТ» в режиме конструктора выполнив щелчок правой клавиши мыши в области объектов ACCESS на названии таблицы, и выберите в динамическом меню раздел «Конструктор». В рабочей области должно появиться окно структуры таблицы «ШТАТ»;

· щелчком правой клавиши мыши на имени поля «ТабНомер» вызовите динамическое меню и выберите раздел «Ключевое поле». Слева от названия поля появится значок ключа. Установите следующие параметры этого поля: Обязательность поля – «Да», Индексирование поля - «Да», Пустые строки - «Нет», как показано на Рис.1;

· проверьте заполненные ранее названия, типы данных и размеры полей в соответствии с Таблицей 1, ошибки и неточности в этих данных недопустимы;

· сохраните структуру таблицы кнопкой «Сохранить» и закройте окно конструктора таблиц.

6. Сохраните базу данных с помощью кнопки «Сохранить».

7. Закройте программу Access.

3. Ввод и редактирование данных в таблицах

Задание

Введите паспортные данные работников лечебного учреждения в таблицу ШТАТ, соз­данную в предыдущем задании. Ознакомьтесь с возможно­стями редактирования данных в табличном режиме.

Пояснение

Данные, указанные на Рис.2, вводятся в таблицу ШТАТ в строгом соответствии с типом полей. Таблица заполняется по строкам (записям), начиная с пустой строки, которая обозначается «*». Последней записью таблицы считается та, в которой имеются данные.

Рис.2. Таблица ШТАТ с внесенными в нее данными.