Порядок оформления форм отчетности

ИНСТРУКЦИЯ

О порядке оформления и предоставления отчета о реализации проекта/программы – победителя IV Конкурса премий Молодежного правительства Воронежской области по поддержке молодежных программ и проектов

Сдача отчетности о реализации молодежного проекта/программы, получившего поддержку в рамках Конкурса, является обязательным условием реализации проекта/программы и подтверждает факт реализации перечисленных в календарном плане мероприятий.

Факт не сдачи или несвоевременной сдачи отчетности, а также предоставления сведений, не соответствующих действительности, является нарушением победителя/лауреата Конкурса существенных условий договора и влечет за собой ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.

Отчетность о реализации проекта/программы оформляется в соответствии с формами документов, представленных в Приложениях к настоящей Инструкции, и подается в адрес департамента образования, науки и молодежной политики Воронежской области и Молодежного правительства Воронежской области в печатном и электронном виде.

Отчетность о реализации проекта/программы оформляется единым документом в соответствии с рекомендациями и формами документов в текстовом редакторе Word с использованием шрифта TimesNewRoman, кегль 12, интервал 1.

Электронная версия форм отчетности направляется на электронный адрес [email protected]. В теме письма необходимо указать «Отчет-Фамилия-Название проекта/программы». Документы необходимо высылать в заархивированной папке.

Отчетность о реализации проектов/программ включает в себя следующие обязательные формы документов:

- отчет о реализации проекта/программы (аналитическая часть);

- отчет о выходе материалов в СМИ.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ФОРМ ОТЧЕТНОСТИ

Отчет о реализации проекта/программы состоит из титульного листа, в котором указывается название конкурса, наименование проекта/программы, размер (сумма) премии, сроки реализации проекта, отчетный период, ФИО и контактная информация руководителя проекта (телефон, адрес электронной почты), при наличии логотипа проекта необходимо его использовать на титульной странице, а также аналитической части проекта.

Аналитическая часть отчета должна включать в себя следующие виды информации:описание содержания проделанной работы;основные результаты за период;значимость полученных результатов и потенциальные области их применения;обзор и характер проведенных за отчетный период мероприятий;наличие и характер незапланированных результатов;оценка успешности проекта/программы;недостатки, выявленные в ходе реализации проекта/программы;общие выводы по проекту/программы;информацию о расходовании средств (реестр расходов) за отчетный период.

В отчете о выходе материалов о реализации проекта в печатных и электронных средствах массовой информации предоставляется в табличной форме, состоящей из следующих столбцов: порядковый номер; наименование средства массовой информации; характеристика СМИ; дата выхода материала; гиперссылка (для электронных СМИ) или ссылка на приложение (для печатных СМИ);

- информация об упоминании в материале о том, что проект/программа реализуется при поддержке департамента образования, науки и молодежной политики Воронежской области и Молодежного правительства Воронежской области.

К отчету прикладываются материалы и документы, подтверждающие факт выхода материала. Для печатных средств массовой информации подтверждающим документом является ксерокопия газетной (журнальной) полосы с материалом о проекте, на которой должны просматриваться выходные данные номера (наименование СМИ, номер выпуска, дата выхода, номер страницы).

Для Интернет-сайтов подтверждением является скриншот (копия страницы) сайта и гиперактивная ссылка на материал. Для телевизионных репортажей – запись сюжета или гиперссылка на версию телевизионного материала в сети Интернет.

Также к отчету необходимо приложить фото- и видеоматериалы, отзывы участников и соорганизаторов проекта/программы, подтверждающие их реализацию.

Помимо этого рекомендуется предоставить документы, подтверждающие расходование средств премии: копии чеков (товарных и кассовых, квитанций, накладных, договоров и др.)

Приложение 1

к договору №_____ от ___________

ОТЧЕТ