Основные теоретические положения. Использование Мастеров и шаблонов Word

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3

Использование Мастеров и шаблонов Word

Цель работы

Научиться создавать стандартные документы.

Основные теоретические положения

Вдокументообороте существует множество типовых документов, представленных бумажными бланками. Microsoft Word (и в частности -Word/XP), обладая средствами работы с формами, позволяет отказаться от бумажных бланков, что в итоге даёт значительный экономический эффект.

Форма - это документ, в который данные вводятся в специальные области.
С помощью форм упрощается и ускоряется создание типовых документов, документам придаётся единый формат и вид, сокращаются типографские расходы.

Существуют следующие виды форм:

- печатная форма;

- электронная форма;

- Web - форма.

В Word можно создать все виды форм.

Печатная форма мало отличается от бумажного бланка. Она распечатывается на бумаге, а затем пропуски заполняются соответствующей информацией от руки или на печатной машинке. Применяются такие формы, например, для лиц, не имеющих доступа к компьютерам или не являющихся сотрудниками данного предприятия.

Электронная форма сразу заполняется на компьютере. В неё можно включить подсказки, автоматически выполняемые макросы на Visual Basic for Applications, вычислительные возможности, а также осуществить автоматическую проверку введённых данных, обновление зависимых полей. Кроме того, при необходимости данные из заполненной электронной формы разрешается импортировать в другое приложение, например в Microsoft Access или Excel. Также такую форму возможно пересылать по сети или по электронной почте.

Web-форма часто применяется в Web-страницах для сбора и представления данных через Internet. Просмотр и заполнение Web-формы осуществляется в обозревателе. После заполнения данные отправляются пользователем в базу данных на Web-сервере. В качестве примера можно привести регистрационные формы для предоставления членства или заявки на участие.

2.1. Использование встроенных шаблонов
при создании электронной формы

Электронная форма, как и обычный документ, создаётся на основе шаблона.

Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа, а именно:

- текст;

- колонтитулы;

- сноски;

- рисунки;

- параметры страницы;

- стили;

- элементы автотекста;

- пользовательские меню и команды;

- панели инструментов и кнопки;

- комбинации клавиш.

При использовании шаблон остаётся неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы. Это позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документ одного типа к общему формату и виду.

Шаблоны являются файлами с расширением .dot и, как правило, хранятся для быстрого доступа в определённых папках, которые указаны с помощью команды Сервис - Параметры,вкладка Расположение.Шаблоны представлены на вкладках диалогового окна Шаблоны(команды Файл -Создать,ссылка Общие шаблоны),причём элементы вкладок соответствуют файлам-шаблонам, а вкладки - подчинённым каталогам папок хранения шаблонов на вкладке Расположение.

Шаблоны делятся на:

- встроенные, поставляемые вместе с Word;

- созданные пользователем

По умолчанию любой новый документ создаётся на основе встроенного шаблона Обычный(Normal dot), что соответствует выбору команды Файл - Создать,ссылка Общие шаблоны, вкладка Общие, Новый документлибо ссылка Новый документ,либо кнопка Создатьна панели инструментов Стандартная.Шаблон Обычныйявляется глобальным, так как средства этого шаблона доступны для любого документа даже при создании последнего на основе другого шаблона. В таком случае загружаются, по крайней мере, два шаблона (шаблон документа и глобальный шаблон Обычный).Если элемент, например макрос, в загруженных шаблонах имеет одинаковое имя, то Word ищет его следующим образом: сначала в самом документе, затем, при отсутствии элемента в документе, в шаблоне документа, потом в шаблоне Обычный,в конце - в дополнительных глобальных шаблонах (когда они существуют), просматривая их в алфавитном порядке.