Работа Access в интерактивном режиме

Одна из лежащих на поверхности функциональных возможностей страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access— способ получения свежей информации из Web-пространства. Этот процесс настолько незаметен, что вы даже не подозреваете о его су­ществовании. Когда вы запускаете программу Access, она за кадром связывается с высо­копроизводительными Web-серверами корпорации Microsoft и запрашивает последнюю информацию для области ссылок в нижней части страницы Приступая к работе с Microsoft Office Access.Время от времени вы замечаете, что содержимое в этой области меняется. Один день вы можете видеть ссылку на статью о макровирусах, а на другой день появится статья с экономящими время подсказками или советами. (Если щелкнуть ссылку кнопкой мыши, статья загрузится в окно Справкапрограммы Access, но не дайте себя одурачить: его содержимое — это по-прежнему просто Web-страница, взятая с сай­та Office Online.)

Такое же таинство совершается, когда вы просматриваете шаблоны (щелкнув одну из категорий под заголовком Из Microsoft Office Online).Снова программа Access об­ращается к Web-пространству, на этот раз для того, чтобы получить список подходя­щих шаблонов.

Эта основанная на связи с Web-пространством система позволяет вам воспользоваться преимуществами, предоставляемыми новейшими разработками и самой свежей инфор­мацией, и освобождает от необходимости обновления программного обеспечения Access. Само собой разумеется, вы не увидите никаких обновлений, если ваш компьютер не сможет подключиться к Интернету. (Вместо этого вы будете бесконечно видеть одно и то же устаревшее содержимое.)

Если вы хотите просмотреть более полный каталог статей и источников, касающихся программы Access, то можете отправиться на Web-сайт Office Online самостоятельно (вне программы Access), указав адрес http://office.microsoft.comв вашем любимом Web-обозревателе.

Примечание

БД Bobblehead и все остальные БД, использованные в этой книге, можно найти в Интернете. Более подробную информацию см. в разд. "Примеры" во введении.

Далее перечислены действия, необходимые для создания новой пустой БД.

1. На странице Приступая к работе с Microsoft Office Accessщелкните мышью пиктограмму Новая база данных.

Справа появится боковая панель (рис. 1.2).

2. Введите имя файла.

Программа Access хранит всю информацию о БД в одном файле с расширением accdb (что означает БД Access). He соглашайтесь на имя, которое Access выбирает автоматически

(например, Databasel.accdb). Вместо него подберите что-нибудь более подходящее. В этом примере имя Bobblehead.accdb вполне подходит.

Названия файлов программы Access, как и имена любых других файлов, могут включать комбинацию букв, пробелов, цифр, скобок, дефисов (-) и знаков подчеркивания (_). Как правило, лучше избегать применения других специальных символов, некоторые из них недопустимы.

Рис. 1.2. БД Bobblehead.accdb будет размещена в папке C:\Documents and Settings\Matt\My Documents. Вы можете изменить имя файла, щелкнув кнопкой мыши в поле Имя файла(File Name), и выбрать другую папку для размещения, щелкнув кнопкой мыши пиктограмму папки

Замечание

ОС Windows может скрывать расширения файлов, это зависит от настроек вашего компьюте­ра. Вместо имени файла БД Access MyScandalousWedding.accdb в программе просмотра, такой как Проводник (Windows Explorer), вы можете увидеть только имя MyScandaiousWedding (без завершающей части .accdb). В этом случае вы все же можете определить тип файла, посмот­рев на его пиктограмму. Если рядом с именем файла видна маленькая пиктограмма Access (в виде ключа), это свидетельство того, что вы смотрите на БД программы Access. Если же вы видите что-то другое (например, крошечную палитру с красками), вам придется соображать, файл какого типа перед вами.

3. Выберите папку.

Как и в остальных программах пакета Office, в Access предполагается, что вы хотите хра­нить все созданные вами файлы в личной папке Мои документы (My Documents). Если это не так, щелкните кнопкой мыши пиктограмму папки для вывода на экран диалогового окна Файл новой базы данных(File New Database), перейдите в нужную папку (рис. 1.3) и щелкните мышью кнопку ОК.

Рис. 1.3. Диалоговое окно Файл новой базы данныхпозволит вам выбрать место для хранения файла новой БД Access. Оно также дает возможность сохранить вашу БД в формате, применявшемся в предыдущих версиях программы Access (mdb). Для этого нужно выбрать в поле Тип файла(Save as type) вариант формата 2000 или 2002—2003- Если вы работаете под управлением ОС Windows Vista, то заметите, что у диалогового окна Файл новой базы данныхсовсем другой внешний вид, но те же самые параметры

4. Щелкните мышью кнопку Создать(Create) (в правом нижнем углу окна Access).

Программа создаст файл вашей БД и затем выведет на экран лист данных, на котором вы сможете создать свою первую таблицу БД.

Как только вы создаете или открываете БД, окно Access немного меняется. В верхней части экрана появляется выразительная панель инструментов (лента), а слева — область переходов (navigation pane). В данный момент вы находитесь в центре управления, здесь вы будете выполнять все задачи, связанные с вашей БД (как показано на рис. 1.4).

Во введении даны базовые сведения опринципах работы ленты инструментов. (Для по­лучения более подробной информации см. разд. "Лента" во введении.) Но сначала рассмот­рим, как вы сможете воспользоваться вашей новейшей пустой БД, вставив в нее таблицу.

Рис. 1.4. Слева, в области переходов, отображаются различные элементы (или объекты) вашей БД. С помощью этой области вы сможете перейти от списка изделий к списку заказчиков и вернуться обратно. На ленте в верхней части экрана сгруппированы вместе все команды программы Access. Эта лента и есть центр управления, позволяющий вам выполнять различные задачи обработки вашей БД. Окно документа в середине занимает оставшуюся часть окна программы. Это окно, в котором вы будете работать, проектируя таблицы и заполняя их данными

Для тех, кто понимает.