Объекты MS Access. Построение различных типов запросов в MS Access. Формы и отчеты в MS Access.

Access - полнофункциональная реляционная СУБД. В этой системе можно пользоваться практически всеми средствами операционной системы MS Windows. Применяется многодокументальный интер-фейс (MDI  Multiple Dokument Interface), т. е. одновременно можно работать с несколькими таблица-ми, формами, отчетами, макросами, модулями.

• Таблицы  содержат данные. Каждая таблица содержит информацию о субъектах определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы) таблицы служат для хранения различных характеристик субъектов (например, имена и фамилии), а каждая запись (строка) содержит сведения о конкретном субъекте (например, Иванове Иване Ивановиче).

• Запросы  позволяют выбрать нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление и добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, выбирая данные по одному или нескольким условиям из одной или несколь-ких существующих таблиц.

• Формы  предназначены в основном для ввода данных. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или наборов записей запросов.

• Страницы  файлы в формате HTML, позволяющие просматривать данные Access с помощью In-ternet Explorer.

• Отчеты  предназначены для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных.

• Макросы  выполняют одну или несколько операций автоматически.

Простейшая база данных должна содержать хотя бы одну таблицу. Соответственно, структура про-стейшей базы данных тождественно равна структуре ее таблицы.

Запрос – это обращение к СУБД для выполнения каких-либо операций с данными.

Типы запросов:

• выборка (отбор нужной информации)

• создание таблицы

• обновление (изменение данных)

• добавление записей

удаление записей

Дополнительные возможности запросов:

• отбор информации из нескольких связанных таблиц

• вывести не все столбцы

• вычисляемые поля (общая стоимость)

• итоговые расчеты (сумма, среднее)

• можно сохранить в базе много разных запросов

• служат основой для других запросов и отчетов

Мастер: режим «вопрос-ответ»

Конструктор: полностью вручную

Отчет – это документ, содержащий информацию из базы данных и предназначенный для вывода на печать

Источник данных – таблица или запрос, несколько связанных таблиц/запросов (мастер).

Форма – это диалоговое окно для

• просмотра и редактирования данных

• ввода новых записей

• управления ходом работы (кнопки)

• вывода вспомогательной информации

MS Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access (файл .mdb) основными объектами являются таблицы, запросы, фор-мы, отчеты, макросы и модули.

Основные объекты базы данных Access:

Более просто:

Таблицы. В реляционных базах данных вся информация хранится в виде таблиц. Каждая строка таблицы представляет собой запись, а столбец – поле. Запись содержит набор данных об одном объекте, а поле – однородные данные о всех объектов.

Запросы. Запросам присущ большой круг функций. Они предназначены для отбора данных на основании критериев. Благодаря запросам можно в любой момент выбрать из базы данных необходимую информацию.

Формы. Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску, накладываемую на набор данных. Форма-бланк позволяет упростить процесс запол-нения базы.

Отчеты. Отчеты служат для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. Существуют разнообразные способы оформления отче-тов.

Макросы. В состав базы данных целесообразно включить макросы, автоматизирую-щие процессы ее заполнения, отбора информации и т.д.

Модули. Выполнять операции, которые невозможно реализовать с помощью команд или макро команд, позволяют дополнительные средства – процедуры обработки со-бытий или выполнения вычислений, написанные на языке VBA. Они оформляются в виде модулей.

Построение различных типов запросов в MS Access

Запрос – объект базы данных (БД), позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Запрос на выборку является наиболее часто используемым типом запроса, который возвращает данные из одной или нескольких таблиц и отоб-ражает их в виде таблицы. Запросы позволяют сфокусировать внимание именно для тех данных, которые нужны для решения текущей задачи.

Виды запросов

Режим «Конструктор» – «ручное» создание запроса на основе одной или не-скольких таблиц.

Режим «Простой запрос» – для показа суммирования в одной колонке.

Режим «Перекрестный запрос» – для создания всевозможных подсчетов на базе схемы данных.

Режим «Не имеющие подчиненных» – для показа записей, не имеющих связей.

Итоговый запрос создается с помощью режима – Сводный запрос. Можно ис-пользовать три таблицы, включая связующую таблицу.

Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной или нескольких взаимо-связанных таблиц. В запросе указываются таблицы, из которых должны удаляться записи, и задаются

условия отбора удаляемых записей.

Запрос на обновление используется для обновления данных в полях таблиц. Из-менения вносятся в группу записей, отбираемых по указанным условиям.

1 Создание запроса на выборку при помощи мастера

• в окне БД выберите Запросы и команду Создать;

• в появив-ся окне выберите команду Простой запрос;

• в появившемся окне выполните следующие действия: выберите таблицу или запрос, поля из которого будут использованы в запросе из списка Таблицы и Запросы; пе-ренесите поля для запроса из списка Доступные поля в список Выбранные поля при помощи кнопок, нажмите Далее;

• в последнем диалоговом окне дайте имя запросу и нажмите кнопку Готово:

2 Создание запроса на выборку без помощи мастера

• в окне БД выберите вкладку Запросы и Создать;

• в появившемся окне выберите команду Конструктор;

• в окне диалога Добавление таблицы перейдите на вкладку, содержащую объ-екты, данные из которых будут использованы в запросе. Двойным щелчком мышью выберите объекты, которые нужно добавить в окно запроса, и нажмите кнопку За-крыть

• в бланке запроса в строке Поле первого столбца выведите название первого по-ля, данные из которого будут использоваться в запросе. Для этого курсор установите в строку Поле первого столбца. В появившемся раскрывающемся списке (стрелка справа) выберите название поля, записи из которого будут использоваться в запросе;

• выполните вышеуказанные действия для всех полей, записи из которых будут использоваться в запросе. Каждое поле выводите в последующем столбце;

• просмотрите результат выполнения запроса, нажав кнопку Вид на панели ин-струментов (ПИ);

• закройте запрос, выполняя его сохранение

3. Создание запроса с параметрами, запрашивающего ввод условий отбора при каждом запуске

Запрос с параметрами – это запрос, при выполнении отображающий в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое требуется вставить в поле.

• создайте новый запрос на выборку или откройте существующий запрос в режиме конструктора;

• для каждого поля, которое предполагается использовать как параметр, введите в ячейку строки Условие отбора текст-приглашение, заключенный в квадратные скоб-ки. Это приглашение будет выводиться при запуске запроса. Текст приглашения должен отличаться от имени поля, но может включать его;

• для просмотра результатов нажмите кнопку Вид;

• в появившемся диалоговом окне введите значение параметра;

• вернитесь в режим конструктора запроса, снова нажав кнопку Вид на ПИ;

закройте запрос, выполняя его сохранение.

Формы и отчеты в MS Access

Формы используются для достижения комфорта в работе с Access и при обработке базы данных несколькими пользователями. Форма может служить как средство защи-ты базы данных от неквалифицированных пользователей, а также средством закрытия конфиденциальной информации. Существует несколько способов создания форм:

• автоформа – автоматическое создание формы с использованием одного из стан-дартных шаблонов

• мастер форм – создание формы с помощью мастера; предлагаются на выбор стан-дартные шаблоны и стили оформления;

• конструктор – создание формы на основе пустого бланка при помощи инструмен-тальных средств конструктора форм;

• мастер диаграмм – создание формы с диаграммой на основе выбранных полей таблицы;

• мастер сводных таблиц – создание сводной таблицы Excel на основе таблиц или запросов Access.

Формы создаются на основе таблиц и запросов. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Для обра-ботки готовых форм предназначен конструктор форм.

Отчет – объект БД, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и пе-чати выбранных данных. Отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов.