Построение графика функции с двумя и более условиями. 4 страница

б) Дважды щелкнув имя поля в верхней части окна.

в) Щелкнув в столбце в конце строки Поле и из раскрывающегося списка выберать нужное поле.

В строке Условия отбора на пересечении с полем, по которому будет выполняться отбор записей, вводится критерий отбора.

Если необходима сортировка данных, щелкните мышью в правом углу ячейки на пересечении строки Сортировка и того поля, значения которого необходимо упорядочить. В появившемся списке выберите тип сортировки.

Чтобы увидеть результат выполнения условного запроса необходимо его запустить. Запуск запроса можно осуществить: нажать кнопку Выполнить (!) на панели инструментов, или выполнить команду Конструктор → Результаты → Режим таблицы.

Полученный запрос необходимо сохранить.

Условия отбора. При создании запросов важно правильно сформулировать условия отбора записей из базы данных.

Простой критерий выборки. Записи выбираются по совпадающим значениям поля. Например, из поля Город необходимо выбрать значения Минск. Для этого в бланке запроса в строке Условие отбора в графе Город вводится с клавиатуры значение «Минск».

Точное несовпадение значений одного поля. Из базы выбираются все записи, кроме тех, для которых задано условие. Например, необходимо выбрать все записи в поле Город, кроме тех, которые в этом поле имеют значение Минск. Для этого в строке Условия отбора в графе Город вводится выражение Not «Минск» или <> «Минск». Логический оператор Not исключает записи со значением Минск, оператор сравнения <> означает «не равно»

Неточное совпадение значений поля. Такое условие можно задавать, если не известны значения полей. Для выборки используется оператор сравнения Like (подобный). Рядом с оператором записывается образец, содержащий или, точное значение, например, Like «Петров», или включающий символы шаблонов, например, Like «Пет*».

ОператорBetween... аnd ... служит для проверки принадлежности диапазону, верхняя и нижняя граница которого соединена логическим оператором and (например, Веtween 2001 аnd 2010).

Операторы можно употреблять с текстовыми и цифровыми полями, а также с полями дат.

Объединение критериев одного поля. Если при наличии взаимоисключающих условий или двух наборов независимых условий требуется, чтобы выполнялось лишь одно условие или набор условий, в бланке запроса следует использовать строки Условия и или. Условия, заданные в строках Условия и или, объединяются с помощью оператора OR. Если налагается обязательное выполнение всех условий, то условные выражения должны быть соединены с помощью оператора AND (И).

Если нужно задать несколько условий, следует использовать строки, расположенные под строкой или.

Объединение критериев нескольких полей. Условия, заданные для различных полей в строке Условия, объединяются с помощью операторов AND и OR.

Условие отбора для результатов итоговых вычислений. В итоговых запросах существуют два типа критериев отбора записей.

Первый тип исключает записи, не удовлетворяющие критериям, перед выполнением итоговых вычислений. Второй тип критериев применяется к результату итоговых вычислений.

Создание запроса с вычисляемым полем.

При построении запросов можно создавать вычисляемые поля, значения которых будут являться результатом выражений над значениями других полей таблицы.

Для построения выражения установите курсор в свободный столбец нового запроса (во избежание ошибок ввода) и нажмите кнопку Построитель выражений на панели инструментов (пункт меню Конструктор, вкладка Настройка запросов).

Окно Построителя выражений имеет четыре области со своими полосами прокрутки. В верхней области располагается создаваемое выражение и кнопки операторов. В нижней части окна находятся три списка поиска необходимых для построения выражения элементов:

– левый список содержит список всех источников данных (таблиц, запросов, форм, отчетов), а также средств построения выражений (функции, константы, операторы, общие выражения). Они изображены в виде папок. Плюс (+) на папке обозначает, что она имеет вложенные элементы;

– средний список служит для показа элементов, входящих в выбранный объект из левого списка;

– правом списке выполняется окончательный выбор элементов, которые непосредственно входят в составляемое выражение.

Левый, средний и правый списки имеют иерархическую подчиненность, и поиск начинается c левого списка.

Вставка элемента выражения в Поле ввода Построителя выражений выполняется в следующем порядке:

• В левом списке в нижней половине окна Построителя выражений раскройте двойным щелчком мыши папку, содержащую элементы нужного типа (для запросов используется элемент Таблицы).

• Выделите нужный объект (таблицу, в которой содержится поле, используемое в выражении).

• В среднем и правом списках выделите нужный элемент, щелкните его дважды мышью или нажмите кнопку Вставить для переноса его в верхнюю часть окна.

• Выберите нужную кнопку операторов и щелкните ее мышью для переноса в создаваемое выражение или наберите оператор с клавиатуры.

• Повторите те пункты, которые обеспечат дальнейшее построение выражения.

• После завершения работы над выражением нажмите кнопку ОК. Выражение будет занесено в строку Поле бланка запроса.

Задайте подпись для построенного выражения, выполнив команду Конструктор → Страница Свойств, перейдите на вкладку Общие, в строке Подпись внесите смысловую подпись выражения. Запустите запрос.

Пример построения выражения, вычисляющего стаж работы сотрудников: Выражение 1: Year(Now()) - [Сотрудники]![Год поступления]. Функция Now( ) – вычисляет текущую дату, функция Yеаr( ) – отделяет год от данного типа Дата/время. Функции могут быть введены вручную или с помощью папки Функции в левом списке окна Построителя выражений.

Создание итогового запроса. Итоговый запрос – это запрос, который выполняет вычисления в отобранных группах записей. К итоговым операциям относятся:

Sum – суммируются отобранные значения поля;

AVG – вычисляется среднее арифметическое отобранных значений поля;

Min – находится минимальное значение среди отобранных значений поля;

Мах – находится максимальное значение среди отобранных значений поля;

Соunt – вычисляется количество отобранных значений в поле.

Для создания итогового запроса необходимо создать новый в режиме Конструкторазапрос на выборку с нужными полями таблиц.

Для добавления в бланк запроса строки Групповая операция (если она в настоящий момент отсутствует) выполните команду Конструктор → Показать или скрыть → Итоги на ленте.

В каждом столбце в строке Групповая операция выберите из раскрывающегося списка нужную итоговую операцию. В этом списке, кроме итоговых операций, находятся Группировка, Выражение и Условие.

Группировку применяют для того поля, которое является определяющим при создании группы записей.

Условие выбирают для поля, по которому задаются критерии отбора.

Выражение используется при отсутствии каких-либо групповых операций над значениями поля.

Создание запроса на обновление полей. Запрос на обновление используют в том случае, если необходимо обновить значения полей, т.е. дать новые значения. Например, при повышении ставок сотрудников старые значения поля СТАВКА в базе данных должны быть заменены новыми.

В режиме Конструкторсоздаем новый запрос, добавляем таблицу содержащую поле для обновления.

В бланке запроса добавляем все необходимые поля – и те, которые требуется изменить и те, для которых должны быть заданы критерии отбора.

Выбираем тип запроса Обновление,нажав кнопку Конструктор → Тип запроса → Обновление. В бланке запроса появится строка Обновление в которой записывается выражение на пересечении с тем полем, где должна произойти замена старых значений новыми. Выражение для повышения ставок на 10% будет выглядеть: [СТАВКА]* 1,1.

Если при этом в запросе требуется выполнение определенных условий, то вводятся критерии в строку Условие отбора аналогично тому, как это делалось для условного запроса. Например, если ставки повышены сотрудникам, поступившим на работу до 1990 года, в качестве условия отбора следует записать выражение < 1990, где 1990 – это год поступления на работу.

Результат выполнения запроса, после запуска запроса на выполнение, можно увидеть, только открыв саму таблицу (значения поля будут изменены).

Создание параметрического запроса. Параметрический запрос позволяет задавать разные условия отбора записей непосредственно при вызове запроса. Это исключает необходимость открытия запроса в режиме Конструктора для внесения изменений в строку Условия отбора.

Для создания параметрического запроса используется обычный запрос на выборку. В строке Условие отбора в таком запросе записывается условие в виде текста приглашения заключенного в квадратные скобки. Например, [Введите фамилию сотрудника].

После сохранения запроса и запуска его на выполнение, предварительно, появится всплывающее окошко Введите значение параметра с текстом приглашения «Введите фамилию сотрудника» (в нашем примере).

Введя значение параметра (фамилию сотрудника) нажмите кнопку ОК.

Если параметр будет введен правильно (будьте внимательны к его вводу), на экран выводится запрос с записями, отобранными по этому параметру. Если такого параметра нет, то будет выведен пустой запрос.

Практическая часть

Задание 6.2. Используя базу данных с таблицами, созданную в задании 6.1. создать запросы.

1. Создайте простой запрос на основе таблицы КОНТАКТЫ, используя Мастер запросов. Выберите из таблицы все поля.

2. Создайте условный запрос на основе таблицы СОТРУДНИКИ, используя Конструктор запросов. Отразите в запросе информацию о времени поступления на работу сотрудников, имеющих высшее образование.

3. Создайте условный запрос с вычисляемым полем на основе таблиц СОТРУДНИКИ и ВУЗЫ с информацией о стаже работников, окончивших БНТУ. Стаж исчисляйте от текущего года. Выведите в запросе полное название вуза. Отсортируйте поле ФАМИЛИЯ по возрастанию.

4. Создайте итоговый запрос на основе таблицы КОНТАКТЫ.

Отразите в запросе направления командировок, общую величину командировочных расходов по каждому направлению и количество сотрудников, бывших в командировках.

5. Создайте запрос с вычисляемым полем на основе таблицы СОТРУДНИКИ.

Включите в запрос поля: Фамилия, Ставка, Надбавка, и вычисляемое поле Сумма надбавки. Значение в вычисляемом поле находится путем деления ставки на 100 и умножением на процент надбавки.

6. Создайте запрос на обновление записей в таблице СОТРУДНИКИ. Предусмотрите увеличение ставок на 10% тем сотрудникам, которые поступили на работу не позже 1990 года.

7. Создайте запрос, отражающий сведения об образовании (название ВУЗа и город его расположения) для сотрудников в возрасте от 30 до 45 лет. Тип запроса определите самостоятельно.

8. Создайте запрос, отражающий дату рождения и стаж работы (число лет работы) каждого сотрудника. Тип запроса определите самостоятельно.

9. Создайте запрос, отражающий минимальную, максимальную и общую сумму командировочных расходов. Тип запроса определите самостоятельно.

10. Создайте запрос, отражающий год рождения, места командировок и коды АМТС для сотрудников, фамилии которых начинаются на букву Д или Ф. Тип запроса определите самостоятельно.

11. Создайте параметрический запрос, отражающий места командировок и командировочные расходы сотрудников. В качестве параметра запроса используйте поле Фамилия.

12. Создайте перекрестный запрос, отражающий фамилии сотрудников, места командировок, общие командировочные расходы по каждому направлению командировки.

Контрольные вопросы

1. Для чего создаются запросы?

2. Что такое Аvg?

3. Назначение Мастера запросов.

4. Создание условного запроса.

5. Простой критерий выборки.

6. Какие операторы используются для проверки принадлежности диапазону?

7. Назначение параметрического запроса.

8. Назначение итогового запроса.

9. Что используется для построения выражения?

10. Создание запроса с вычисляемым полем.

11. Создание перекрестного запроса.

Создание форм

Теоретические сведения

Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы.

Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной.

Существуют три режима отображения формы: формы, макета и конструктора.

Режим макета. Режим макета представляет собой наиболее наглядный режим для изменения форм. Его можно использовать для внесения практически любых изменений в форму, кроме добавления новых элементов управления. В этом режиме форма фактически выполняется, поэтому можно просматривать данные почти в таком виде, в каком они отображаются в режиме формы. Это позволяет задавать размеры элементов управления и выполнять другие задачи, связанные с внешним видом и удобством формы. В режиме макета можно изменять и структуру формы.

Но некоторые задачи выполнить в режиме макета невозможно. В этих случаях в Access отображается сообщение о том, что для внесения изменений следует переключиться в режим конструктора.

Режим конструктора. Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. В режиме конструктора удобно решать следующие задачи:

• Добавлять в форму различные элементы управления, такие как надписи, рисунки, линии и прямоугольники.

• Изменять источник элемента управления Поле непосредственно в поле без использования окна свойств.

• Изменять размеры разделов формы, таких как Заголовок формы или Область данных.

• Изменять свойства формы, которые недоступны для изменения в режиме макета (например, Представление по умолчанию или Режим формы).

Создание формы с помощью инструмента «Форма».

При помощи инструмента Форма можно создать форму одним щелчком мыши. При использовании этого средства все поля базового источника данных размещаются в форме. Можно сразу же начать использование новой формы либо при необходимости изменить ее в режиме макета или конструктора.

Для создания формы выделите в области переходов таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. На вкладке Создание в группе Формы выберите кнопку Форма. Приложение Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета.

Создание формы с помощью инструмента «Мастер форм».Этот инструмент запускается выполнением команды Создание → Формы → Другие формы → Мастер форм.

Первое открывшееся окно позволяет выбрать таблицу или запрос для которых будет создаваться форма, а также необходимые поля для формы. Нажатие кнопки Далееприводит к открытию второго окна позволяющего выбрать из предложенного меню внешний вид формы. Нажимаем Далееи получаем третье окно, позволяющее выбрать требуемый стиль. Наконец четвертое окно позволяет дать имя формы и нажатием кнопки Готовооткрыть ее или открыть в режиме Конструктор для изменения.

Создание форм с помощью Конструктора форм

Конструктор форм вызывается командой Создание → Формы → Конструктор форм.

Для отображения области заголовка и примечания формы воспользуйтесь контекстным меню правой кнопки мыши, курсор которой находится в области данных формы.

Используя панель Шрифт можно задать для заголовка тип шрифта, размер шрифта, цвет фона, цвет текста, ширину границы текста, оформление текста.

Из области Список полей можно добавить в форму поля из базовой таблицы или базового запроса. Для отображения области Список полей выполните одно из следующих действий:

• На вкладке Конструктор в группе Сервис выберите команду Добавить поля.

• Нажмите сочетание клавиш ALT+F8.

Поля можно перетащить непосредственно из области Список полей в форму. Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его или перетащите его из области Список полей в тот раздел формы, где оно должно отображаться. Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их последовательно, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Область данных. В области данных размещаются элементы управления, составляющие основное содержание формы. Различают три вида элементов управления.

Свободные элементы управления — это элементы управления, не связанные с источником данных (полем или выражением). Свободные элементы управления используются для вывода на экран текста, линий, прямоугольников и рисунков.

Присоединенные элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных служит поле таблицы или запроса. Они используются для отображения значений из полей базы данных. Это могут быть значения даты или времени, текстовые, числовые, логические, а также рисунки и диаграммы. Типичным примером присоединенного элемента управления является текстовое поле.

Вычисляемые элементы управления — это элементы управления, для которых источником данных является выражение, а не поле. Чтобы задать значение, которое должно содержаться в таком элементе управления, необходимо задать выражение, которое станет для этого элемента источником данных.

Добавление элементов управления в форму.Некоторые элементы управления создаются автоматически, например, присоединенный элемент управления. В режиме конструктора можно создать множество других элементов управления с помощью инструментов группы Элементы управления на вкладке Конструктор.

Перетаскивая с помощью мыши выбранное поле (или поля) из Списка полей в область данных формы создается присоединенный элемент управления. Левый элемент называется Надпись, правый элемент – это непосредственно Поле данных. Оба элемента связаны между собой, и при перемещении одного из них перемещается и второй. Для разрыва связи элементы надо двигать за левый верхний угол.

Размещая в области данных элемент управления (например, поле ) используя меню панели элементов, создается свободный элемент.

Чтобы добавить элемент управления в форму необходимо на панели щелкнуть по нужному элементу, а затем, перейдя в нужную область формы, левой кнопкой мыши растянуть элемент в этой области.

Объект элемента управления можно перемещать, удерживая левой кнопкой мыши горизонтальную или вертикальную границы объекта. Указатель мыши принимает вид .

Если тип созданного элемента управления позволяет ему отображать данные (например, поле или флажок), необходимо ввести имя поля или выражение в поле свойства Данные (Control Source) этого элемента, только тогда возможно отображение данных.

Для отображения свойств элемента управления выберите элемент управления в форме и нажмите клавишу F4.

Ряд типов элементов управления могут использоваться в качестве вычисляемых. Например, элемент Поле. Для того чтобы в поле данных этого элемента ввести формулу необходимо сперва выделить поле данных элемента управления Поле и в контекстном меню правой кнопки мыши выбрать Свойство данного объекта. В окне свойств на вкладке Данныев строке Данныевводится формула. Ее можно вводить через построитель выражений .

Подпись поля можно непосредственно вводить в элемент Надписьэтого поля или в окне свойств элемента Надписьна вкладке макет в строке Подпись ввести подпись для этого поля (в нашем примере: зарплата).

Создание формы с подчиненной формой

Подчиненная форма – это такая форма, которую внедряют в другую форму, называемую основной, для получения дополнительной информации из другой таблицы.

Сначала создают две формы, подразумевая, что одна из них будет подчиненной, а другая – основной. Подчиненную форму лучше создавать в табличном виде. В основной форме в режиме Конструктора формнеобходимо вычертить область, в которой будет помещаться (отображаться) подчиненная форма. Для получения такой области необходимо, щелкнув мышью кнопку Подчиненная форма/отчетнавкладке Конструкторв группе Элементы управления установить указатель мыши в то место основной формы, где предполагается размещение левого верхнего угла подчиненной формы и нажав на левую кнопку мыши, вычертить прямоугольник – место для подчиненной формы. Отпустив кнопку, в форме образуется свободный элемент управления и появится окно Мастер подчиненных форм. Выбирав в появившемся окне мастера в меню Имеющиеся формы созданную подчиненную форму, нажимаем кнопку Далее. Дав в следующем окне имя подчиненной форме, нажимаем Кнопку Готово. В области, отведенной для подчиненной формы, появилась форма.

Например: основная форма – основные сведения о сотруднике, подчиненная – отражает командировочные расходы сотрудника.

Допускается несколько уровней подчиненности форм.

Второй способ создания подчиненной формы:

– Откройте в режиме конструктора форму, которая должна быть основной.

– Если на вкладке Конструктор в группе Элементы управления кнопка Использовать мастера не выделена, щелкните ее, чтобы выделить.

– Перетащите форму из области переходов в главную форму.

Практическая часть

Задания 6.3. Создать формы, используя таблицы базы данных созданной в задании 6.1.

1. Создайте форму с помощью Мастера форм на основании таблицы ГОРОДА.

– Включите в форму все поля из таблицы.

– Выберите внешний вид формы – в один столбец; стиль формы – Модульная.

– Включите в форму заголовок КОДЫ АМТС.

– Выполните форматирование заголовка: шрифт жирный, высота букв 14, расположить по центру, цвет букв – белый, цвет фона – зеленый.

2. Создайте форму с помощью Конструктора форм на основании таблицы СОТРУДНИКИ.

– Включите в форму данные: Фамилия, Год поступления на работу, Ставка, Надбавка.

– Добавьте в форму вычисляемое поле с именем Повышенная ставка. Значение дополнительного поля рассчитайте суммированием величины ставки и величины надбавки в денежном выражении.

– Выровняйте поля в форме с помощью команд Привязать к сетке и Выровнять из меню Формат.

– Включите в форму заголовок СТАВКИ И НАДБАВКИ.

3. Создайте форму с помощью Конструктора форм на основании таблиц СОТРУДНИКИ и ВУЗЫ.

Для создания формы на основании двух таблиц предварительно создайте запрос, который станет источником данных для формы.

– Включите в форму данные: Фамилия, Дата рождения, Год поступления на работу, Наличие высшего образования. Полное название ВУЗа.

– Включите в форму заголовок СОТРУДНИКИ. Выберите шрифт 18, жирный, цвет по своему выбору.

– Вставьте в область заголовка формы рисунок – фирменный знак, созданный предварительно с помощью графического редактора Раint.NET.

4. Создайте форму с подчиненной формой на основании таблиц СОТРУДНИКИ и КОНТАКТЫ.

– В подчиненную форму включите данные: Код командировки, Направление командировки, Командировочные расходы.

– В основную форму включите данные: Фамилия, Наличие высшего образования. Дата рождения.

– Включите в форму заголовок КОМАНДИРОВКИ. Выберите шрифт 18, курсив, жирный.

– Измените цвет фона области заголовка и области данных по своему выбору.

Контрольные вопросы

1. Для чего нужны формы?

2. Способы создания форм.

3. Как создать форму с помощью инструмента Форма?

4. Как создать разделенную форму с помощью инструмента Разделенная форма?

5. Создание формы с помощью инструмента Мастера форм.

6. Создание формы с помощью инструмента Конструктора форм.

7. Что такое элементы управления?

Создание отчетов

Теоретические сведения

В целом отчеты похожи на формы, но они, как правило, предназначаются для вывода информации из базы данных на принтер. Поэтому в отчетах данные форматируют так, чтобы их было удобно размещать на отдельных страницах. Отчеты поддерживают самые разнообразные способы оформления и позволяют группировать данные, разбивая их на логически цельные блоки.