Многотабличные запросы и отношения

Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBase). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).

Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой.

Ход работы

1. Для создания новой базы данных:

· Загрузить Access, в появившемся окне выбрать пункт Новая база данных;

· В окне <<Файл новой базы данных>> задать имя вашей базы (пункт Имя файла) и выбрать папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1, а тип файла – Базы данных Access.

· Щелкнуть по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

· В окне базы данных выбрать вкладку Таблицы, а затем щелкнуть по кнопке <Создать>;

· В окне <<Новая таблица>> выбрать пункт Конструктор и щелкнуть по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

· Ввести в строку столбца <<Имя поля>> имя первого поля Код преподавателя;

· В строке столбца <<Тип данных>> щелкнуть по кнопке списка и выбрать тип данных Счетчик. Заполнение строки столбца <<Описание>> необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле. Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с таблицей 6 выполнить действия, аналогичные указанным выше;

Таблица 6. Таблица данных Преподаватели

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый
Дисциплина	Текстовый
Телефон	Текстовый
Зарплата	Денежный

· Изменить данные в пункте Размер поля вкладки Общие.

4. Для сохранения таблицы:

· Выбрать пункт меню Файл, Сохранить;

· В диалоговом окне <<Сохранение>> ввести имя таблицы и щелкнуть по кнопке <ОК> (задавать ключевое поле не нужно).

5. Для задания условия на значение для вводимых данных:

· Войти в режим Конструктор для проектируемой таблицы. Если вы находитесь в окне базы данных, то выбрать вкладку Таблицы и щелкнуть по кнопке <Конструктор>. Если вы находитесь в режиме таблицы, то щелкнуть по кнопке <Конструктор> на панели инструментов или выполнить команду Вид, Конструктор;

· в верхней части окна щелкнуть по полю «Должность»;

· в нижней части окна щелкнуть по строке параметра Условие на значение;

· в появившемся окне написать слово Профессор, затем щелкнуть по кнопке <Оr> (эта кнопка выполняет функцию ИЛИ), написать Доцент, снова щелкнуть по этой же кнопке, написать Ассистент и щелкнуть по кнопке <ОК>. Таким образом вы ввели условие, при котором в поле «Должность» могут вводиться только указанные значения.

6. В строке Сообщение об ошибке ввести предложение "Такой должности нет, правильно введите данные".

7. В строке Значение по умолчанию ввести слово "Доцент".

8. Ввести ограничения на данные в поле «Код». Здесь ограничения надо вводить не совсем обычным способом. Дело в том, что коды преподавателей не должны повторяться, а также должна быть обеспечена возможность их изменения (из-за последнего условия в этом поле нельзя использовать тип данных Счетчик, в котором данные не повторяются). Для выполнения второго условия пришлось задать в поле «Код» тип данных Числовой, а для выполнения первого условия сделать следующее:

· щелкнуть по строке параметра Индексированное поле;

· выбрать в списке пункт Да (совпадения не допускаются);

· перейдите в режим Таблица, щелкнув по кнопке на панели инструментов или выполнив команду Вид, Режим таблицы. На вопрос о сохранении таблицы щелкнуть по кнопке <Да>.

9. Ввести данные в таблицу в соответствии с табл. 7. и проверить реакцию системы на ввод неправильных данных в поле «Должность».

Таблица 7. База данных Преподаватели.

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рождения	Должность	Дисциплина	Телефон	Зарплата
	Аюпов	Ренат	Ильдусович	04.05.84	Ассистент	Физика	355-43-23
	Егоров	Николай	Владимирович	11.09.57	Профессор	История	309-74-85
	Зорин	Иван	Ильич	10.10.51	Профессор	Математика	237-62-12
	Николаева	Виктория	Андреевна	06.02.87	Ассистент	Математика	520-01-44
	Ильина	Анна	Петровна	21.01.73	Доцент	Физика	222-34-56
	Горохова	Валентина	Ивановна	05.03.61	Доцент	Информатика	483-51-54
	Егоров	Антон	Николаевич	24.04.68	Доцент	Химия	932-41-82
	Иванов	Максим	Викторович	02.06.81	Доцент	Информатика	865-33-11
	Сафина	Дина	Мансуровна	15.08.75	Доцент	Химия	350-51-40
	Зубова	Елена	Сергеевна	18.12.65	Доцент	Экономика	530-12-12

10. Для изменения ширины каждого поля таблицы в соответствии с шириной данных:

· щелкнуть в любой строке поля «Код»;

· выполнить команду Формат, Ширина столбца;

· в появившемся окне щелкнуть по кнопке <По ширине данных>. Ширина поля изменится;

· проделать эту операцию с остальными полями.

11. Для поиска в таблице преподавателя Егорова:

· перевести курсор в первую строку поля «Фамилия»;

· выполнить команду Правка, Найти;

· в появившейся строке параметра Образец ввести Егоров;

· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

· в строке параметра Совпадение выбрать из списка С любой частью поля;

· в строке параметра Только в текущем поле установить флажок (должна стоять "галочка");

· щелкнуть по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Егоров;

· щелкнуть по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Егоров;

· щелкнуть по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

12. Для замены заработной платы ассистенту Николаевой с 3540 р. на 3660 р.:

· перевести курсор в первую строку поля «Зарплата»;

· выполнить команду Правка, Заменить;

· в появившемся окне в строке Образец ввести 3540 р.;

· в строке Заменить на ввести 3660 р. (надо вести поиск по всем записям данного поля);

· щелкнуть по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, и здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкнуть по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на девятую запись – это то, что нам надо;

· щелкнуть по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

· щелкнуть по кнопке <3акрыть>.

13. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

· щелкнуть по любой записи поля «Год рождения»;

· выполнить команду Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию. Все данные в таблице будут отсортированы в соответствии с убыванием значений в поле «Год рождения».

14. Для фильтрации данных по полям «Должность» и «Дисциплина»:

· щелкнуть по записи Доцент поля «Должность»;

· выполнить команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В

таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах;

· щелкнуть по записи Информатика поля «Дисциплина»;

· выполнить команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах кафедры информатики;

· для отмены фильтрации выполнить команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

15. Для просмотра созданной таблицы:

· выполнить команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите таблицу как бы на листе бумаги;

· закрыть окно просмотра. Если у вас есть принтер, то созданную страницу можно распечатать.

16. Для создания формы Состав преподавателей:

· открыть вкладку Формы в окне базы данных;

· щелкнуть по кнопке <Создать>;

· в появившемся окне выбрать (подвести курсор мыши и щелкнуть левой кнопкой) пункт Мастер форм;

· щелкнуть по значку списка в нижней части окна;

· выбрать из появившегося списка таблицу Преподаватели;

· щелкнуть по кнопке <ОК>;

· в появившемся окне выбрать поля, которые будут присутствовать в форме. В данном примере присутствовать будут все поля;

· щелкнуть по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне уже выбран вид Форма в один столбец, поэтому щелкнуть по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне выбрать стиль оформления. Для этого нужно щелкнуть по словам, обозначающим стили, либо перемещать выделение стрелками вверх или вниз на клавиатуре. После выбора стиля щелкнуть по кнопке <Далее>;

· в появившемся окне задайте имя формы, набрав на клавиатуре параметр Состав преподавателей. Остальные параметры в окне оставить без изменений;

· щелкнуть по кнопке <Готово>. Перед вами откроется форма в один столбец. Столбец слева – это названия полей, столбец справа – данные первой записи (в нижней части окна в строке параметра Запись стоит цифра "1").

17. Для поиска преподавателя Егорова:

· перевести курсор в первую строку поля «Фамилия»;

· выполнить команду Правка, Найти;

· в появившемся окне в строке Образец ввести фамилию Егоров;

· в строке параметра Просмотр должно быть слово ВСЕ (имеется в виду искать по всем записям);

· в строке параметра Совпадение выбрать из списка параметр С любой частью поля;

· •в строке параметра Только в текущем поле установить флажок (должна стоять "галочка");

· щелкнуть по кнопке <Найти>. Курсор перейдет на вторую запись и выделит слово Егоров;

· щелкнуть по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на седьмую запись и также выделит слово Егоров;

· щелкнуть по кнопке <3акрыть> для выхода из режима поиска.

18. Для замены зарплаты ассистенту Николаевой с 3660 р. на 3870 р.:

· перевести курсор в первую строку поля «Зарплата»;

· выполнить команду Правка, Заменить;

· в появившемся окне в строке параметра Образец ввести 3660 р.;

· в строке параметра Заменить на ввести 3870 р. Обратить внимание на остальные опции – вам надо вести поиск по всем записям данного поля;

· щелкнуть по кнопке <Найти далее>. Курсор перейдет на четвертую запись, но здесь не нужно менять данные, поэтому снова щелкнуть по кнопке <Найти да лее>. Курсор перейдет на девятую запись – это то, что нам надо;

· щелкнуть по кнопке <3аменить>. Данные будут изменены;

· щелкнуть по кнопке <3акрыть>.

19. Для сортировки данных в поле «Год рождения» по убыванию:

· щелкнуть по любой записи поля «Год рождения»;

20. Для фильтрации данных по полю «Должность»:

· щелкнуть по записи Доцент поля «Должность»;

· выполнить команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях – доцентах;

· щелкнуть по записи Информатика поля «Дисциплина»;

· выполнить команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В форме останутся только записи о преподавателях – доцентах кафедры информатики;

· для отмены фильтра выполнить команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.

21. Изменить название поля «Дисциплина» на «Преподаваемая дисциплина».Для этого:

· перейти в режим конструктора, щелкнув по кнопке <Конструктор> на панели инструментов или выполнив команду Вид, Конструктор;

· щелкнуть правой кнопкой мыши в поле «Дисциплина» (на названии поля – оно слева, а строка справа с именем Дисциплина – это ячейка для данных, свойства которых мы не будем менять). В появившемся меню выбрать пункт Свойства. На экране откроется окно свойств для названия поля «Дисциплина»;

· щелкнуть по строке с именем Подпись, т.е. там, где находится слово Дисциплина;

· стереть слово Дисциплина и ввести Преподаваемая дисциплина;

· для просмотра результата перейти в режим формы, выполнив команду Вид, Режим формы.

22. Для просмотра созданной формы:

· выполнить команду Файл, Предварительный просмотр. Вы увидите форму как бы на листе бумаги;

· закрыть окно просмотра.

Задание

1. Ознакомиться с краткой теорией.

2. Создать базу данных по предложенной технологии.

3. Ответить на контрольные вопросы.

4. Оформить отчет.

Контрольные вопросы