Разные режимы отображения отчета

Как и в случае таблиц и запросов, для изменения отчета можно использовать несколько раз­личных режимов. Когда отчет формируется методом быстрого создания, описанным ранее в этой главе, вы начинаете с Режима макета— идеальной отправной точки для разработчиков отчетов. Но в зависимости от ближайшей задачи вы можете переключиться в другой режим. У вас есть четыре варианта.

■ Режим макета. Отображает представление отчета, предназначенное для печати и заполненное реальными данными из базовой таблицы. Этот режим можно использовать для форматирования и реорганизации основных структурных блоков отчета.

■ Представление отчета. Выглядит так же, как режим макета, но в нем не разрешается вносить изменения в отчет. Если дважды щелкнуть кнопкой мыши отчет в области переходов, программа Access откроет его в режиме Представление отчета,таким образом, вы сможете увидеть данные, содержащиеся в нем, но будете лишены возможности случайно изменить его структуру. Режим Представление отчетаобычно применяется для копирования фрагментов отчета в буфер для того, чтобы затем вставить их в другие программы (например, в Microsoft Word). На рис. 10.7 показано, как это делается.

Примечание

Если необходимо перенести все содержимое отчета, следует воспользоваться возможностями экспорта, описанными в разд. "Экспорт отчета" далее в этой главе.

§ Предварительный просмотр. Отображает реальное представление отчета так же, как Ре­жим макетаили Представление отчета.Отличие заключается в разбиении на страницы, поэтому вы можете выяснить, сколько страниц потребуется для распечатки, и где ока­жутся разрывы страниц. У вас также есть возможность изменить параметры печати (например, ориентацию страниц) и экспортировать полный отчет.

■ Конструктор. Отображает шаблон отчета, в котором можно определить различные структурные части отчета. Этот режим не так очевиден, как Режим макета,но он на самом деле предоставляет неограниченные возможности для настройки отчета. Специалисты, работающие в программе Access, часто начинают создавать отчет в Режиме макета,а затем добавляют более причудливые эффекты в Конструкторе.Вы ближе познакомитесь с этим режимом в главе 11.

Рис. 10.7. Для выделения группы строк щелкните кнопкой мыши отступ слева от первой строки, которую хотите выделить, и затем переместите вниз мышь с нажатой кнопкой для выделения остальных строк, Далее щелкните правой кнопкой мыши выделенный фрагмент и выберите команду Копировать для переноса его в буфер, теперь он готов для вставки в другие приложения Windows

Примечание

Конструктор— это возврат к прежним версиям Access, в которых нет более наглядных Ре­жима макетаи Представления отчета.Он все еще полезен для решения некоторых задач, но перестал быть центральным местом формирования и форматирования отчета.

Переходить из одного режима в другой можно, щелкнув правой кнопкой мыши заголо­вок отчета и выбрав подходящий режим из всплывающего меню. (Можно также использо­вать последовательность Главная → Режимы → Режимили кнопки режимов в правом ниж­нем углу окна программы Access. Выбор зависит от личных предпочтений.)

После того как отчет закрыт, его можно открыть в выбранном вами режиме. Щелкните правой кнопкой мыши отчет в области переходов и выберите подходящий режим. Или два­жды щелкните кнопкой мыши отчет в области переходов для того, чтобы открыть его в ре­жиме Представление отчета.

Создание пустого отчета

Вы уже узнали, как быстро создать отчет на базе таблицы пли запроса. Но у вас есть и дру­гая возможность — создать пустой отчет и добавить все нужные вам поля. Оба подхода пра­вомерны. Вы можете предпочесть метод быстрого создания, когда хотите создать отчет, поч­ти повторяющий структуру существующих таблицы или запроса. В противном случае, если

вы собираетесь сформировать отчет, использующий лишь несколько полей из таблицы, возможно, легче начать с нуля.

Далее перечислены действия, необходимые для формирования отчета с чистого листа.

1. Выберите на ленте Создание → Отчеты → Пустой отчет(Create →Reports → Blank Report).

На экране появится новый пустой отчет в Режиме макета.Справа, в окне программы вы увидите Список полейсо всеми таблицами вашей БД.

Рис. 10.8.Эмблема и заголовок обычно расположены в верхней части отчета. Для эмблемы можно использовать любое изображение, а для заголовка — любой текст. Для выбора представления даты (рис. 10.9) и номера страницы (рис. 10.10) программа Access предлагает больше вариантов

Рис. 10.9. При вставке даты можно выбрать включение даты, времени или обоих компонентов. Вы также можете выбрать формат их представления. После того как дата добавлена, можно изменить ее шрифт, границы и цвета, как и у любого другого элемента отчета

Рис. 10.10. В случае номеров страниц можно выбрать формат, местоположение и выравнивание. (Местоположение определяет вывод номера страницы над или под данными отчета. Вы можете переместить номера страниц после включения их в отчет, и программа Access сдвинет данные отчета для того, чтобы высвободить место для номеров страниц.)

2. Добавьте, какие хотите, поля из соответствующей таблицы, либо перетащив их с помощью мыши из Списка полейв область отчета, либо дважды щелкнув их кнопкой мыши. Можно также использовать поля из связанных таблиц. Например, вы можете создать отчет, в котором соединена информация о товаре и сведения о категории каждого товара. В этом случае отчет автоматически применяет запрос с объединением для получения результатов.

3. Отформатируйте столбцы.

Когда отчет создается с нуля, столбцы появляются без какого-либо форматирования. Вам придется воспользоваться способами форматирования, описанными в следующем разделе, для применения цвета и средств визуального выделения.

4. Добавьте другие необходимые вам элементы, например эмблему, заголовок, номера страниц и дату.

Когда создается простой отчет, вы получаете все эти компоненты автоматически. К счастью, их также легко включить в отчет, и когда вы формируете его с пуля. Просто перейдите на ленте в группу Работа с макетами отчетов | Формат → Элементы управления(Report Layout Tools | Formatting → Controls) (рис. 10.8).