Оформление дел для подготовки и сдачи их в Арбитражный суд УР

В ходе практики я так же помогала оформлять дела предприятия - банкрота по подготовке и сдаче их в Арбитражный суд УР.

Подготовка дел к передаче на хранение в Арбитражный суд заключалась в последовательном расположении документов в деле, составление описи документов дела, нумерация листов, подшивание дела, составление сопроводительных писем к делу (отчеты, бухгалтерские документы, книги покупок и продаж, договора и т.д.).

Документы в деле должны быть расположены в четко определенной последовательности по хронологии.

После этого составляется опись документов дела. Опись составляется на листе формата А4 по установленной судом форме (Приложение №8). Опись составляется в двух экземплярах: один подшивается в дело, другой – передается в суд.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов описи нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черной или синей ручкой, но не карандашом. Листов в деле должно быть не более 150. Если дело большое, то его разбивают на несколько томов.

После этого дело сшивают, и передают в Арбитражный суд для процесса. Если в суд передается сразу несколько дел, то к нему составляют ходатайство о приобщении документов к материалам дела, в котором обязательно указывают приложения (название тома и его номер, количество листов в томе).

Подготовка документов для сдачи в архив предприятий группы ОАО «Ижмаш»

Организация занимается оказанием услуг по сопровождению процедур конкурсного производства, в том числе оформлением личных дел работников предприятия- банкрота для дальнейшей сдачи в архив. Во время прохождения практики я занималась оформлением личных дел работников ДОАО «НПЦ ВТ Ижмаш», под руководством сотрудника отдела кадров ДОАО «НПЦ ВТ Ижмаш».

Моя работа заключалась в систематизации документов внутри дела — расположение документов внутри дела по хронологии, подклейка старых документов, подшивка дела, составление заверительной надписи, нумерация листов, оформление обложки дела.

В процессе хранения архивных документов происходит их старение — изменение внешних и внутренних свойств. Поэтому большинство дел работников подлежат восстановлению (подклеивание полей документов). Документы подклеиваются пва клеем. При подготовке дела к прошивке все металлические скрепления удаляются. Подшивается дело на 4 прокола в твердую обложку. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя. Все листы дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом. Обложка дела оформляется черной шариковой ручкой. На обложку выносятся следующие данные: наименование организации, наименование структурного подразделения; заголовок дела; крайние даты дела, количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

Так же я составляла опись личных дел по личному составу. Форма описи представлена в приложении № 9. Дела по личному составу в описи формировались за 2004 год. Личные дела уволенных работников располагаются по алфавиту.

План совершенствования системы документационного обеспечения управления в ООО «Авеста»

Исследование системы документационного обеспечения управления ООО «Авеста» выявило ряд существенных проблем, которые требуют системного решения.

Серьезным нарушением в системе документационного обеспечения управления является отсутствие номенклатуры дел, не используются общегосударственные нормативы по ведению делопроизводства: ГСДОУ «Основные правила работы ведомственных архивов» и «Перечень документов с указанием сроков хранения».

Так как не все сотрудники фирмы используют инструкцию по ведению делопроизводства, то необходимо, чтобы у каждого сотрудника данная инструкция была в электроном виде на своем рабочем компьютере, а так же все бланки документов нужно разместить в локальной сети. Чтобы каждый работник мог при необходимости скопировать нужные материалы для создания документов.

Исполнитель, составляющий документ, перед подписанием его руководителем должен согласовать его с секретарем – референтом, для выявления неточностей в оформлении. Это позволит исполнителям при написании других документов избежать ошибок, допущенных ранее.

Необходимо разработать перечень документов, подлежащих обязательной постановке на контроль, ввести обязательное установление сроков исполнения документов. Кроме того, необходимо организовать обязательное прохождение документации через секретаря-референта для осуществления регистрации и ведения контрольной картотеки с указанием сроков исполнения документов.

Необходимо составить номенклатуру дел. После составления и утверждения номенклатуры дел организации секретарю-референту приступить к работе по проведению экспертизы ценностей документов с последующим оформлением дел и определением сроков их хранения. Необходимо все документы сформировать в дела и оформить их с учетом требований современного законодательства. При формировании дел приложения подшивать в дело вместе с документами, помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса. Документ-ответ подшивать за документом-запросом. Документы, подлежащие уничтожению, оформить актом о выделении документов к уничтожению. После этого необходимо ознакомить всех сотрудников с номенклатурой дел и перечнем с указанием сроков хранения.

Рационально провести общее совещание, на котором объяснить, что в организации совершенствуется система документооборота, она должна быть единой, и каждый сотрудник должен соблюдать правила составления и оформления документов.

Заключение

В конце своего отчета я хотела бы подвести итоги проделанной мной работы и сделать выводы.

ООО «Авеста» является молодой организацией. На мой взгляд, система делопроизводства развивается.

Делопроизводство ООО «Авеста» организуется централизованно секретарем-референтом. В организации разработана и утверждена инструкция по делопроизводству, что является несомненным плюсом, для такого рода маленькой организации. В ней дана детальная характеристика процесса делопроизводства в организации, рассмотрены порядок составления и движения документов, основные реквизиты документов, правила подготовки и оформления документов, порядок движения документов внутри организации. Но не все сотрудники используют разработанную инструкцию по ведению делопроизводства, что приводит к неупорядоченной системе ведения делопроизводства в организации.

Документы оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов. Заранее тщательно разрабатываются формы и тексты некоторых документов. Организация обладает различной офисной техникой на каждом рабочем месте (компьютер, принтер, сканер, копировальный аппарат, телефон), имеется локальная сеть для быстрой передачи документов между сотрудниками.

Самым большим недостатком является отсутствие номенклатуры дел.

Я ознакомилась с процессом подготовки и передачи дел на хранение в Арбитражный суд. Это помогло мне немного ознакомиться с процедурой исполнительного делопроизводства.

В ходе исследования и анализа процесса организации и технологии документационного обеспечения управления ООО «Авеста» были выявлены недостатки, которые послужили основанием для разработки предложений по совершенствованию документационного обеспечения управления, которые выделены в отдельной главе отчета.

Результаты выполненной мной работы были занесены в дневник практики.

Я считаю, что данная практика была очень для меня полезна. За время практики я значительно пополнила свои знания, которые помогут мне в дальнейшем для учебы в университете и при устройстве на работу.