Ввод данных. Создание таблицы

Ввод данных

Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст (рис.3).

Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.

Рис. 3. Формат ячеек

Рис. 4. Шрифт

Рис. 5. Автопродолжение

В программе Excel существует несколько типов данных:

• текстовый
• графический
• числовой

Числовой, в свою очередь, состоит из:

• Числовой (целые числа и числа с дробной частью)
• Денежный (после числа указывается обозначение валюты)
• Процентный (20% = 0,02 )
• Дата и время

(число дней, начиная от 01.01.1900г – это целая часть, время – дробная часть)

Для изменения типа значения выделите нужные ячейки и откройте Формат-Ячейки, затем откройте закладку Число.Выберите нужный формат и нажмите кнопку ОК

Программа Excel округляет числовые данные. Для отображения нужного количества чисел после запятой нажмите кнопку - для увеличения числа цифр после запятой или - для уменьшения числа цифр после запятой.

Для выравнивания значения по горизонтали служат кнопки, аналогичные кнопкам программы Word: . Для определения параметров текста (шрифта) – воспользуйтесь кнопками (рис. 4).

· Для установки разделителей необходимо:

открыть Пуск-Настройка-Панель управленияи выбрать Языки и стандарты

на закладке Числа выбрать Разделитель целой и дробной части,или .

на закладке Дата выбрать Разделитель компонентов даты . или / или –

• Для продолжения значений (арифметическая прогрессия) используется механизм автопродолжения.

Для продолжения значений необходимо выделить 2 ячейки (компьютер рассчитывает разность значений), после этого подвести курсор мыши в нижний угол этих ячеек (курсор становится черным крестиком) и, удерживая левую кнопку мыши – потянуть вниз (рис. 5).

Автопродолжение действует для всех типов данных. При этом числа и даты – увеличиваются (или уменьшаются), а текст – повторяется. Так, например, можно быстро создать список товаров с номером (рис. 5).

Создание таблицы

Рассмотрим технологию создания электронной таблицы на примере проектирования таблицы Учет товаров на складе.

1.Для создания таблицы надо выполнить команду Файл / Создать и щелкнуть в области задач на пиктограмме Чистая книга (рис.6).

2.Сначала необходимо осуществить разметку таблицы. Например, таблица Учет товаров имеет семь колонок, которые закрепим за столбцами от A до G. Далее надо сформировать заголовки таблицы. Затем нужно ввести общий заголовок таблицы, а потом названия полей. Они должны находиться в одной строке и следовать друг за другом. Заголовок можно расположить в одну или две строки, выровнять по центру, правому, левому, нижнему или верхнему краю ячейки.

Рис. 6. Создание таблицы

3. Для ввода заголовка таблицы необходимо установить курсор в ячейку A2 и ввести название таблицы «Остатки товаров на складе».

4. Выделить ячейки A2:G2 и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание выбрать способ выравнивания по центру и установить флажок объединение ячеек. Нажать ОК (рис. 7).

Рис. 7. Формат ячеек

5. Создание «шапки» таблицы. Ввести названия полей, например, № склада, Поставщик и т.д.

6. Для расположения текста в ячейках "шапки" в две строки необходимо выделить эту ячейку и выполнить команду Формат/Ячейки, на вкладке Выравнивание установить флажок переносить по словам.

7. Вставка различных шрифтов. Выделить текст и выбрать команду Формат/Ячейки, вкладка Шрифт. Установить гарнитуру шрифта, например, Times New Roman, его размер (кегль) и начертание (рис. 7).

8. Осуществить выравнивание текста в «шапке» таблицы (выделить текст и щелкнуть на кнопке По центру на панели инструментов форматирования).

9. При необходимости изменить ширину столбцов с помощью команды Формат / Столбец / Ширина.

10. Изменить высоты строки можно командой Формат / Строка / Высота.

Рис. 8. Формат ячеек

11. Добавление рамки и заливки ячеек можно осуществить командой Формат / Ячейка на вкладках Граница и Вид соответственно. Выделите ячейку или ячейки и на вкладке Граница выберите тип линии и с помощью мыши укажите, к какой части выделенного диапазона он относится. На вкладке Вид выберите цвет заливки выделенных ячеек.

12. Перед вводом данных в таблицу можно осуществить форматирование ячеек столбцов под «шапкой» таблицы при помощи команды Формат/Ячейки, вкладка Число. Например, выделите вертикальный блок ячеек под ячейкой "№ склада" и выберите команду Формат/Ячейки на вкладке Число выделите Числовой и щелкните ОК (рис. 8).

Структурные таблицы

Структурные таблицы встречаются достаточно часто, например, список организаций, а в каждой из них – фамилия и телефон директора, главного бухгалтера и т.д. Иногда возникает необходимость просмотра (и печати) только итоговых результатов, а не всех данных. Для этого также можно использовать структуру таблицы.

Рис. 9. Структурные таблицы

Для создания структуры необходимо выделить те строки, которые Вы хотите не отображать и после этого открыть главное меню Данные – Группа и структура выбрать Группировать… после этого слева от нумерации строк появится значок свертки В результате можно просматривать (и распечатать) только итоговые данные (рис.9).

Поиск, Замена и Макросы

В большом документе Excel можно осуществлять поиск информации. Для этого откройте главное меню Правка – Найти или нажмите кнопку

Для замены в документе одного выражения на другое – воспользуйтесь функцией замены. Откройте главное меню Правка – Заменить введите исходную фразу и фразу для замены. Нажмите кнопку Заменить или Заменить все

Если Вы часто делаете какую-то последовательность операций, то можно облегчить себе этот труд – записав эту последовательность как Макрос и вызывать ее одним нажатием.

Для этого откройте главное меню Сервис – Макрос… – Начать запись…

после этого выберите комбинацию клавиш для запуска макроса, например, [Ctrl+Ф]

сделайте всю последовательность действий и остановите запись макроса нажатием на кнопку ÿ

Макрос – это запись последовательности действий, которая выполняется автоматически, без участия пользователя. Все макросы можно разделить на две категории:

• макросы, работающие только в данной рабочей книге, при этом текст макроса хранится в этом же файле;

· макросы, которые работают во всех открытых рабочих книгах, текст таких макросов хранится в специальном файле с именем Personal.xls.

Порядок создания макросов

1. Выберите в главном меню программы команду Сервис – Макрос – Начать запись. На экране появится окно для определения параметров данного макроса, которое представлено на рис. 10.

Рис. 10. Окно для определения параметров макроса

2. Введите в соответствующие поля имя макроса, назначьте макросу комбинацию клавиш для быстрого запуска (буква должна быть латинской), в поле описания можно кратко указать назначение данного макроса. Определите место сохранения макроса – данный файл или “Личная книга макросов” (файл Personal.xls).

3. Далее выполняйте последовательность действий, которые вы хотите записать в макрос. По окончании работы нажмите кнопку конца записи на панели инструментов макроса или выберите команду Сервис – Макрос – Остановить запись.

4. Для запуска уже записанного макроса достаточно нажать закрепленную за ним комбинацию функциональных клавиш или выбрать в перечне макросов имя макроса, которое будет доступно при выборе команды Сервис – Макрос – Макросы.

5. Последовательность записанных действий автоматически преобразуется в операторы встроенного языка Visual Basic. Для пользователя, имеющего навыки программирования возможно создание более сложных программируемых макросов. Для этого можно воспользоваться командой Сервис – Макрос – Редактор Visual Basic.