Классификация документов

Классифицирование документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Виды классификации:

v по типу носителя документированной информации документы делятся на:

- документ на бумажном носителе - документ, созданный с использованием бумаги.

- документ на машинном носителе - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Примечание: носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

v по средствам фиксации информации документы делятся на:

- рукописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

- машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

- фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, зафиксирован-ную любой системой звукозаписи.

- фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографическим спосо-бом.

- кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

v по способу фиксации информации документы делятся на:

- письменный документ - текстовый документ, информация которого зафиксиро-вана любым типом письма.

- изобразительный документ - документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

- графический документ - изобразительный документ, в котором изображение документа получено посредством линий, штрихов, светотени (чертежи, схемы, рисунки).

- аудиовизуальный документ - документ, содержащий изобразительную и звуко-вую информацию.

- иконографический документ - документ, содержащий преимущественно изобра-жение произведения искусства, специальной или художественной фотографии.

v по наименованиям документы делятся на:

- научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, при-казы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, ин-струкции, справки, докладные и объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.

v по стадиям подготовки документы делятся на:

- черновой документ - рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом;

- беловой документ - рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

v по месту составления:

- внутренний документ (документ, составляемый работниками данного предприя-тия);

- внешний документ (документ, поступивший из других предприятий, организа-ций и от частных лиц).

v по направлению отправки документы делятся на:

- поступающий (входящий) документ - официальный документ, поступивший в учреждение;

- отправляемый (исходящий) документ - официальный документ, отправляемый из учреждения;

- внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подго-товившей его организации.

v по степени сложности документы делятся на:

- простой документ (посвященный одному вопросу);

- сложный документ (охватывающий несколько вопросов).

v по степени унификации документы делятся на:

- индивидуальный документ - документ, содержание которого излагается в свободной форме и носит характер разового документа;

- типовой документ - документ, созданные для документирования стандартных ситуаций и изложение однородных процессов и явлений: типовая инструкция, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.;

- трафаретный документ - документ, который имеет заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении;

- анкета - способ представления унифицированного текста, при котором постоян-ная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а перемен-ная - вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа (анкетным ме-тодом смоделированы, например, приказы по приему, переводу и увольнению персонала);

- таблица - форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) - на пересечении соответствующих граф и строк.

v по срокам исполнения документы делятся на:

- срочный документ -документ, требующий исполнения в определенный срок,

- несрочный документ - документ, для которого срок исполнения не установлен.

v по срокам хранения документы делятся на:

-документ постоянного хранения;

- документ долговременного хранения (свыше 10 лет);

- документ временного хранения (до10 лет).

v по происхождению документы делятся на:

- официальный (служебный) документ- документ, созданный юридическим лицом и используемый в текущей деятельности организации;

- документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности и касающийся интересов конкретного лица.

v по степени гласности документы делятся на:

- открытые (несекретные) документы;

- документы с грифом ограничения доступа («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности», «Коммерческая тайна»).

v по юридической значимости документы делятся на:

- подлинный документ (документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения).

- подложный документ(поддельный, фальшивый, неподлинный документ)

v по юридической силе документы делятся на:

- подлинник или оригинал (первый или единичный экземпляр официального документа, собственноручно подписанный автором, имеющий юридическую силу);

- дубликат документа (повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу);

- копия (документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного доку-мента и все внешние признаки или часть их, но не имеющий юридической силы);

- заверенная копия (копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу);

- дублетный документ (один из экземпляров копии документа).

- отпуск - копия документа, остающаяся в делах организации;

- выписка из документа -заверенная часть текста подлинника.

v по степени обязательности документы делятся на:

- информационный документ -документ, содержащий сведения и факты о производственной и иной деятельности организации;

- директивный документ - документ, обязательный для исполнения, носящий характер юридической или технической нормы.

v по сфере использования документы делятся на:

· документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства организацией. Эти документы могут составлять работники всех подразделений организации. К ним относятся:

- организационно-правовые документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

· документы по функциям управления. Эти документы составляют работники функциональных подразделений организации. К ним относятся:

- плановые документы;

- учетно-расчетные (бухгалтерские) документы

- кадровая документация

- документы службы делопроизводства и т.д.

Контрольные вопросы к Главе 1

G Каково содержание понятия «делопроизводство»?

G Когда возник термин «делопроизводство»?

G В чем состоит смысловое различие между понятиями «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления»?

G Какое сокращение используют вместо термина «делопроизводство»?

G Какую роль в управленческом процессе играет информация?

G В чем состоит различие между бездокументной информацией и документированной информацией?

G Какие две части делопроизводства выделяют в качестве относительно самостоятельных видов деятельности?

G Каково содержание понятия «документирование»?

G Какие виды деятельности предполагает организация работы с документами

G В чем состоит различие между общим делопроизводством и специальным делопроизводством?

G Каково содержание понятия «документ»?

G Каково содержание понятия «система документации»?

G Что означает понятие «функция документа»?

G На какие три блока можно разделить функции документа в обществе?

G Каково содержание информационной функции документа?

G Что означает понятие «информационная емкость документа»?

G Каково содержание социальной функции документа?

G Каково содержание политической функции документа?

G Каково содержание коммуникативной функции документа?

G Каково содержание управленческой функции документа?

G Каково содержание правовой функции документа?

G Что означает понятие «юридическая сила документа»?

G На чем основано разделение документов на две группы с точки зрения обладания ими правовыми функциями?

G Каково содержание учетной функции документа?

G Каково содержание культурной функции документа?

G Каково содержание функции документа как исторического источника?

G Какая вспомогательная историческая дисциплина занимается изучением формы и содержания древних документов дипломатического и юридического характера.

G Каково содержание процедуры классифицирования документов?

G Что называется носителем документированной информации?

G На какие виды можно разделить документы по типу носителя документированной информации?

G На какие виды можно разделить документы по средствам фиксации информации?

G На какие виды можно разделить документы по способу фиксации информации?

G На какие виды можно разделить документы по наименованиям?

G На какие виды можно разделить документы по стадиям их подготовки?

G На какие виды можно разделить документы по месту их составления?

G На какие виды можно разделить документы по направлению их отправки?

G На какие виды можно разделить документы по степени их сложности?

G На какие виды можно разделить документы по степени их унифицированности?

G На какие виды можно разделить документы по срокам их хранения?

G На какие виды можно разделить документы по их происхождению?

G На какие виды можно разделить документы по степени их гласности?

G На какие виды можно разделить документы по их юридической значимости?

G На какие виды можно разделить документы по их юридической силе?

G На какие виды можно разделить документы по степени их обязательности?

G На какие виды можно разделить документы по сфере их использования?

G На какие виды можно разделить документы по общим и административным вопросам?

G На какие виды можно разделить документы по функциям управления?