Порядок составления списков источников комплектования архива

Правила

Комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Общие положения

1. Настоящие Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда,других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года «О Национальном архивном фонде и архивах».

2. Правила распространяются на государственные и специальные государственные архивы (далее – архивы), которые в соответствии с законодательством Республики Казахстан осуществляют постоянное хранение документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных организаций.

3. К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. К другим архивным документам относятся документы по личному составу, а также архивные документы, установленные сроки хранения которых не истекли.

4. Государственные музеи и библиотеки, руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

Комплектование архива

Порядок составления списков источников комплектования архива

5. Комплектование архива документами Национального архивного фонда и по личному составу осуществляется путем пополнения архива в соответствии с его профилем и включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

3) прием-передачу архивных документов в архив.

6. Источниками комплектования архива выступают организации и физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда.

Государственные органы и органы местного государственного управления включаются в список источников комплектования архива.

Негосударственные организации, а также физические лица включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

7. Негосударственные организации, временно хранящие документы Национального архивного фонда, относящиеся к республиканской или коммунальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками, комплектования которых являлись их предшественники – государственные организации.

8. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев:

1) для организаций:

функционально-целевого назначения организации с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

2) для граждан:

вклада гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

родственных, дружеских, творческих связей гражданина, места работы, занимаемой должности;

типичности его архивных документов для эпохи (документы «рядовых» граждан);

состава и содержания, собранных гражданином архивных документов.

9. Списки источников комплектования составляются архивом на основании нормативных правовых актов Республики Казахстан, норм пунктов 6-8 настоящих Правил, а также рекомендаций уполномоченного органа управления архивами и документацией (далее – уполномоченный орган).

10. Архив ведет список организаций – источников комплектования по форме, установленной уполномоченным органом.

Список граждан (собственников или владельцев архивных документов) – источников комплектования ведется по принятой в архиве форме, с обязательным указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

11. Списки источников комплектования Национального архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, центральных государственных архивов Республики Казахстан после рассмотрения экспертно-проверочной комиссией архива (далее – ЭПК) представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее – ЦЭПК).

12. Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан составляют сводные списки источников комплектования по области (городу) и представляют их на рассмотрение ЭПК местного исполнительного органа, который по согласованию с аппаратом акима области (города) направляет их на утверждение ЦЭПК.

13. Список источников комплектования специального государственного архива утверждается государственным органом, в котором создан такой архив по согласованию с ЦЭПК.

14. Архив ведет список потенциальных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о сотрудничестве с ними по тем или иным причинам не заключены.

15. Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются на рассмотрение ЭПК архива (местного исполнительного органа).

Решение о включении (исключении) организации в список (из списка) источников комплектования архива доводится до сведения руководства организации.

16. Работа по уточнению списков источников комплектования архива проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения вносятся:

1) при создании, реорганизации, ликвидации организаций;

2) при отказе негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с архивом (расторжение договора);

3) при принятии решения ЦЭПК, о передаче организации в список источников комплектования другого архива.

Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Национального архивного фонда.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список изменений, но не реже одного раза в пять лет.

17. На каждую организацию - источник комплектования архива ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.

В целях учета работы с источниками комплектования архив создает учетно-справочные картотеки и базы данных.