Средства и формы доставки письменной корреспонденции
Обмен деловыми письмами реализуется посредством оказания услуг почтовой связи как государственными, так и коммерческими организациями.
В составе государственных организаций, оказывающих услуги почтовой связи, находятся Федеральное государственное унитарное предприятие (ФГУП) «Почта России» и Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации (ГФС РФ). Государственная фельдъегерская служба Российской Федерации - федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий доставку корреспонденции по принципу «из рук - в руки» в высшие и территориальные органы власти, объекты стратегического назначения Минобороны, объекты особой важности и Межправительственной ассамблеи стран-участников СНГ. Имеет подразделения в административных центрах субъектов Российской Федерации. Находится в составе МВД РФ, подчиняется непосредственно Президенту Российской Федерации.
Коммерческие организации занимаются, в основном, экспресс-доставкой письменной корреспонденции.
Оказание услуг почтовой связи регулируется Федеральным законом от 17.07.1999 № 176-ФЗ «О почтовой связи» (с изменениями от 07.07.2003, 22.08.2004), который направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать, передавать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации в целях укрепления и развития взаимодействия участников экономических, социальных и политических отношений, реализации потребностей населения в услугах почтовой связи.
Положения этого закона конкретизированы Правилами оказания услуг почтовой связи (утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 № 221).
Носители письменной корреспонденции
Основными носителями письменной корреспонденции, используемыми при почтовой пересылке, являются почтовые конверты, в которые заключаются деловые письма на бумаге, и почтовые карточки.
Почтовый конверт (далее конверт) - плоская прямоугольная оболочка из бумаги или другого подобного материала, закрываемая липким или самоклеющимся клапаном, расположенным вдоль одной из ее сторон. Конверты изготавливаются в соответствии ГОСТ Р 51506-99 «Конверты почтовые. Технические требования. Методы контроля».
Материалом для конвертов служит бумага (офсетная, этикеточная, обложечная и др.) массой 1 кв.м 70—140 г. Она может быть белой или цветной светлых тонов. Для изготовления конвертов допускается применение других бумагоподобных материалов.
В закрытом виде конверт должен исключать доступ к вложению без повреждения конверта. Места склейки должны находиться только на оборотной стороне конвертов. Конструкция конверта должна исключать соприкосновение клеевого слоя на закрываю-щем клапане с вложением при закрытом конверте.
Конверты классифицируются по следующим признакам:
· размерам;
· наличию окна;
· месту расположения закрывающего клапана;
· наличию указаний, разъясняющих место и порядок написания адресной информации;
· территории хождения;
· виду оформления лицевой стороны.
В Правилах оказания услуг почтовой связи установлены предельный вес (0,5 кг) на следующие пять размеров писем в упаковке: 110x220 мм; 114x162 мм; 1б2х229x324 мм; 250x353 мм.
Письма в почтовых конвертах размером 114x162 мм и 110x220 мм, толщиной не более 5 мм и весом до 20 г отнесены в упомянутых Правилах к стандартной письменной корреспонденции.
Установленные в ГОСТ Р 51506-99 конверты соответствуют размерам, приведенным в Правилах оказания услуг почтовой связи, и имеют также обозначения по международному стандарту ISO 269-85 «Конверты для переписки. Обозначение и размеры» (см.табл.4.1).
Таблица 4.1
Обозначение и размеры конвертов (по ГОСТ Р 51506-99)
| Обозначение конверта | Размеры конверта, мм | |
| Высота Н | Длина L | |
| С6 | ||
| DL | ||
| С5 | ||
| С4 | ||
| В4 |
Конверт размером 114х162 (формат C6) часто называют «российским» (рис..4.1). Указанный размер конвертов был основным на территории бывшего СССР до 1997 года, когда официально был введен «европейский» конверт 110х220 (формат DL). (рис.4.2.)
Конверт С6 (114x162 мм) - «российский конверт»
Конверт DL (110x220 мм) - «европейский конверт»
Для пересылки корреспонденции в открытом виде используются почтовые карточки, изготовление которых регламентируется государственным стандартом ГОСТ Р 51507-99 «Карточки почтовые. Технические требования. Методы контроля» (рис.4.3).
Карточка почтовая (105x148 мм)
В настоящее время широкое распространение получили конверты с окнами на месте зоны адреса корреспондента (рис.4.4). Если письмо вкладывается в конверт с прозрачным окном, окном, то адресат указывается один раз - в письме. Окно - вырез прямоугольной формы с закругленными углами на лицевой стороне конверта для визуального прочтения через него адреса получателя. Окно в конверте должно быть закрыто защитной пленкой, прозрачность которой обеспечивает визуальное прочтение через нее адресной информации.
С окнами выпускаются конверты трех размеров (С6, DL, С5). В обозначениях таких конвертов добавляется буква «О»: С6/О; DL/O; С5/0. Окна имеют длину 85+10 мм ( у конвертов С6/О) и 90 +10 мм (у конвертов DL/O и С5/0); высоту -35+10 мм (у всех форматов конвертов).
В зависимости от места расположения закрывающего клапана конверты подразделяются на два типа:
· Б - конверты с боковым расположением клапана по короткому левому краю конверта;
·
 |
В - конверты с верхним расположением клапана.
Конверт с окном
В зависимости от указаний, разъясняющих место расположения и порядок написания адресной информации, конверты подразделяют на два исполнения:
· I - конверты, на которых присутствуют направляющие линии для написания адресной информации;
· II - конверты, на которых присутствуют угловые элементы, ограничивающие адресные зоны.
В зависимости от территории хождения конверты подразделяют на:
· Вн - конверты для внутренних почтовых отправлений;
· Мн - конверты для международных почтовых отправлений.
Конверты для внутренних почтовых отправлений используются для пересылки писем внутри территории Российской Федерации. На их лицевой стороне размещаются следующие элементы оформления:
· шестизначный кодовый штамп (элементы шестизначного кодового штампа должны быть черного цвета, образец цифр почтового индекса для заполнения кодового штампа изображается на внешней стороне закрывающего клапана);
· слова подсказа «Кому», «Куда» в адресной зоне адресата;
· слова «От кого», «Откуда» в адресной зоне отправителя;
· рамки для написания почтовых индексов с соответствующими словами подсказа ( «Индекс места назначения», «Индекс места отправления»).
В зависимости от оформления лицевой стороны конверты подразделяют на следующие виды:
· НП - немаркированные простые;
· НИ - немаркированные иллюстрированные;
· МП - маркированные простые;
· МИ - маркированные иллюстрированные.
На лицевой стороне конвертов для авиаотправлений синим цветом печатаются слова «PAR AVION (АВИА)». Эти конверты имеют окантовку по периметру в виде полос красного и синего цветов.
На оборотной стороне конверта наносятся выходные сведения: наименования издателя и изготовителя, год выпуска, фамилия художника и др.
Маркированный конверт (маркированная карточка) - стандартный почтовый конверт (почтовая карточка), издаваемый Минсвязи России, с типографским изображением на нем почтовой марки и эмблемы организаций федеральной почтовой связи.
Государственные знаки почтовой оплаты размещаются в правом верхнем углу почтового конверта, почтовой карточки. Запрещается наклеивать почтовые марки одну на другую. Марки гасятся оттиском календарного штампа так, чтобы их нельзя было использовать вторично.
Изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, наносимое на конверты типографским способом, должно располагаться таким образом, чтобы верхний правый угол изображения находился в угловой метке. Угловую метку в этом случае не наносят. В границах поля с размерами 25 мм по вертикали и 40 мм по горизонтали, предназначенного под изображение почтовой марки или другого знака почтовой оплаты, никаких других изображений или надписей не допускается.
На государственных знаках почтовой оплаты указываются название государства на русском языке «Россия» и в латинской транслитерации «Rossija», сумма платы арабскими цифрами или латинскими буквами, год выпуска или регистрационный номер. Кроме того, на них может помещаться слово «Почта», нанесенное русскими или латинскими буквами. Сумма оплаты может быть заменена отметкой, указывающей, что оплата произведена полностью.
Бумага для письменной корреспонденции
Форматы (размеры) бумаги - писчей, почтовой, для множительных аппаратов, а также изделий из бумаги (бланков, конвертов и других) определяет ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы».
Стандартом установлены три ряда потребительских форматов: А, В, С. Основным рядом потребительских форматов является ряд А. Форматы вспомогательного ряда В применяются в исключительных случаях, когда необходимы форматы, занимающие пpомежуточные размеры между двумя смежными форматами ряда А. Форматы ряда С применяются для таких изделий, как папки, конверты и другие им подобные.
Потребительские форматы обозначаются буквами, за которыми следует цифра, указывающая число делений, которые были произведены, начиная с исходного формата (А0, ВО, СО). Потребительские форматы рядов А, В, С соответствуют величинам, представленным в таблице.
Размеры потребительских форматов бумаги (ширина х высота), мм
| Ряд А | Ряд В | Ряд С | |||
| Обозначение | Размер | Обозначение | Размер | Обозначение | Размер |
| АО | 841x1189 | ВО | 1000x1414 | СО | 917x1297 |
| А1 | 594x841 | В1 | 707x1000 | С1 | 648x917 |
| А2 | 420x594 | В2 | 500x707. | С2 | 458x648 |
| A3 | 297x420 | ВЗ | 353x500 | СЗ | 324x458 |
| А4 | 210x297 | В4 | 250x353 | С4 | 229x324 |
| А5 | 148x210 | В5 | 176x250 | С5 | 162x229 |
| А6 | 105x148 | В6 | 125x176 | С6 | 114x162 |
| А7 | 74x105 | В7 | 88x125 | С7 | 81x114 |
| А8 | 52x74 | В8 | 62x88 | С8 | 57x81 |
| А9 | 37x52 | В9 | 44x62 | ||
| А10 | 26x37 | В10 | 31x44 | ||
| АН | 18x26 | В11 | 22x31 | ||
| А12 | 13x18 | В12 | 15x22 | ||
| А13 | 9х13 |
Основным потребительским форматом является формат АО, площадь которого равна одному квадратному метру. Ряды форматов построены по принципу деления предшествующего большего формата на две равные части, параллельно меньшей его стороне.
| А1 | А2 |
| А3 | А4 |
| АА5 | АА6 |
| АА6 |
Форматы бумаги (ряд А)
В делопроизводстве используется бумага форматов: А3, А4, А5, А6. Письма оформляются на бумаге форматов А4 и А5.
Виды почтовых отправлений
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи к почтовым отправлениям относятся: письменная корреспонденция, посылки, прямые почтовые контейнеры. Письменную корреспонденцию составляют простые и регистрируемые письма, почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты.
Специфической разновидностью почтовой корреспонденции является секограмма - почтовое отправление, написанное секографическим способом (то есть имеющее рельефный шрифт, например, шрифт Брайля) и подаваемое к пересылке в открытом виде, с вложением, которое предназначено исключительно для слепых (рис.4.6).
Секограмма
Почтовые отправления, принимаемые для пересылки и доставки адресату на территории Российской Федерации, называются внутренними почтовыми отправлениями.
Для переписки используются такие виды внутренних почтовых отправлений, как письма и почтовые карточки.
В нормативных актах в области связи под письмом понимается почтовое отправление с письменным сообщением и (или) документами, размеры, вес и способ упаковки которых определяются Правилами оказания услуг почтовой связи.
Почтовой карточкой называется почтовое отправление в виде письменного сооб-щения на специальном бланке, отвечающем требованиям нормативной документации по стандартизации, утвержденной федеральным органом исполнительной власти, осущест-вляющим управление деятельностью в области почтовой связи.
Внутренние почтовые отправления подразделяются на местные и иногородние.
Местное почтовое отправление принимается для пересылки и доставки адресату в пределах одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности - в пределах территории, обслуживаемой одним объектом почтовой связи.
Иногороднее почтовое отправление принимается для пересылки и доставки адресату за пределы территории одного города, районного центра или поселка городского типа, а в сельской местности - за пределы территории, обслуживаемой одним объектом почтовой связи.
Почтовое отправление, пересылаемое воздушным транспортом (на всем пути или на отдельных его участках называется почтовым авиаотправлением.
Категория почтового отправления
Категория почтового отправления - совокупность признаков, определяющих порядок и условия приема, обработки, перевозки и доставки (вручения) почтового отправления (простое, заказное, с объявленной ценностью). В соответствии с указанными категориями письма подразделяются на простые, заказные, с объявленной ценностью; почтовые карточки - на простые и заказные.
Простое почтовое отправление принимается без выдачи отправителю квитанции. Простое почтовое отправление, пересылка которого отправителем не оплачена или оплачена не полностью, называется «доплатным почтовым отправлением».
Заказное почтовое отправление - почтовое отправление, принимаемое без оценки стоимости вложения с выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.
С объявленной ценностью - почтовое отправление, принимаемое с оценкой стоимости вложения, определяемой отправителем, выдачей отправителю квитанции и вручаемое адресату под расписку.
Почтовые отправления, принимаемые с выдачей отправителю квитанции и вручаемые адресату под расписку, называются регистрируемыми почтовыми отправлениями. С отметкой «Вручить лично» могут приниматься письма с объявленной ценностью, заказные письма и заказные почтовые карточки с заказными уведомлениями о вручении, адресованные гражданам на дом. Такие почтовые отправления вручаются лично адресату под расписку на бланке уведомления.
Почтовое отправление с уведомлением о вручении - регистрируемое почтовое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.
В соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи во внутренних простых и заказных письмах пересылаются письменные сообщения, деловые бумаги, фотографии, художественные открытки, схемы и другая аналогичная бумажная продукция.
Во внутренних письмах с объявленной ценностью пересылаются предметы и документы (ценные бумаги, дипломы, паспорта, водительские удостоверения, пенсионные и судебные дела, облигации государственных займов, акции, лотерейные билеты, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния, грамоты, фотографии, художественные карточки, рукописи, государственные знаки почтовой оплаты и др.), представляющие для пользователя определенную ценность.
Для отдельных отправителей и адресатов устанавливаются следующие разряды почтовых отправлений:
· правительственные, к которым относятся почтовые отправления, отправляемые лицами, указанными в Правилах оказания услуг почтовой связи;
· воинские, к которым относятся почтовые отправления, отправляемые и получаемые войсковыми частями и учреждениями, а также их личным составом;
· служебные, к которым относятся почтовые отправления операторов почтовой связи.
Контрольные сроки прохождения письменной корреспонденции установлены постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 1996 г. № 472. Например, в Москве, Санкт-Петербурге, столицах республик, административных центрах краев и областей, автономной области и автономных округов корреспонденция должна проходить за 2—3 дня. Доставка корреспонденции между административными центрами районов (в пределах одного субъекта Российской Федерации) может занимать 2—5 дней. Наиболее продолжительные сроки приведены в специальной таблице, по которой определяются контрольные сроки прохождения корреспонденции между столицами субъектов Российской Федерации. Эти сроки могут составлять до 20 дней.
Контрольные вопросы к Главе 7
G Каково содержание понятия «переписка»?
G На каком основании переписку выделяются в особую группу документов?
G Какие существуют виды деловой переписки?
G Что означает выражение «унификация делового письма»?
G Какие существуют варианты бланков писем в зависимости от расположения реквизитов?
G Какие существуют варианты бланков писем в зависимости от автора документа?
G В чем состоит особенность набора реквизитов для бланков письма?
G Какова особенность композиции текста делового письма?
G В чем состоит различие между хронологическим и фактологическим способами изложения текста письма?
G Какие случаи не предусматривают наличие обращения в тексте письма?
G Каково содержание понятия «формулы вежливости»?
G Что означает «этикетная рамка» текста письма?
G Каково содержание понятия «деловой стиль письма»?
G Какие требования предъявляются к информации, содержащейся в тексте делового письма?
G Каковы основные особенности языкового стиля делового письма?
G Какие виды лексических и графических сокращений используют в тексте делового письма?
G Какие основные языковые проблемы возникают при составлении текста делового письма?
G Какие возможны этапы редакторской правки текста документа?
G Каково содержание понятия «служебное письмо»?
G На какие группы можно разделить всю совокупность служебных (деловых) писем?
G Какими видами деловой корреспонденции представлена группа писем, связанных с распространением информации?
G Какими видами деловой корреспонденции представлена группа писем, связанных с обращениями и по выполнению тех или иных действий или оказанию услуг?
G Какими видами деловой корреспонденции представлена группа писем, являющихся ответами на полученные предложения и просьбы?
G В чем состоит принцип параллелизма при составлении писем ответов?
G Какими видами деловой корреспонденции представлена группа писем претензионного характера?
G Какими видами деловой корреспонденции представлена группа писем, связанных с выражением внимания и участия (этикетные письма)
G Каково назначение и содержание сопроводительного письма?
G Каково назначение и содержание рекомендательного письма?
G Какие государственные организации осуществляют почтовые услуги в Российской Федерации?
G Какие существуют носители письменной корреспонденции?
G По каким признакам классифицируются конверты?
G На какие виды подразделяются конверты в зависимости от оформления лицевой стороны?
G Что такое «секограмма»?
G Каково содержание понятия «категория почтового отправления»?
G Какие существуют категории почтового отправления?
ГЛАВА 8. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ: