Компьютеризация управления делопроизводством

Россия с большим опозданием переходит к компьютеризации управления делопроизводством, применение которой позволяет достичь более высокой четкости и оперативности коммерческой работы. Во второй половине 90-х гг. на российском рынке появилось большое число программ, обеспечивающих компьютеризацию финансового планирования, бухгалтерского учета и отчетности. Лидерами в компьютеризации процессов управления, учета и отчетности, а также процессов, связанных с торговлей ценными бумагами, стали коммерческие банки.

Основными задачами компьютеризации делопроизводства являются следующие:

• ускорение доведения коммерческой информации до исполнителей, координация принятия решений и подготовки ответов;

• комплексность в проработке коммерческой документации;

• обеспечение возможности осуществления постоянного контроля за проработкой коммерческой документации, принятием решений и подготовкой ответов;

• установление четких направлений потоков коммерческой документации и определение мест хранения ее оригиналов;

• резкое уменьшение бумажных потоков коммерческих документов.

Конечно, организация делопроизводства во многом зависит от профиля деятельности коммерческой фирмы, ее организационной структуры, объема товарооборота и многих других факторов. Из этого следует, что практически невозможно рекомендовать универсальное решение по организации делопроизводства для всех коммерческих фирм. Поэтому в учебнике на практических примерах будут показаны принципы такой организации применительно к структуре коммерческой фирмы, представленной в гл. 21, рис. 21.1.

В предыдущих главах этого раздела уже были показаны принципы компьютеризации комплексного планирования, доведения плановых заданий до исполнителей, самостоятельного планирования работы оперативным составом и контроля на всех уровнях исполнения. Все это также можно рассматривать, как часть общего процесса компьютеризации делопроизводства.

Делопроизводство, если его рассматривать как обработку входящей внешней информации, порядок принятия решений, контроля их исполнения и подготовки ответов, должно подчиняться следующему порядку.

1. Вся входящая информация должна регистрироваться и проходить первичную обработку в объединенной группе помощников и секретарей (6). В более крупных фирмах это могут быть специальные отделы, в мелких — делопроизводители-секретари.

2. Первичная обработка входящей информации осуществляется одним или группой опытных помощников, которые регистрируют ее получение и знакомятся с содержанием. В зависимости от адресата и содержания полученного документа принимаются различные решения.

Если документ, полученный на имя генерального директора, носит персональный характер или решение по нему должен и может без дополнительной проработки принять генеральный директор (2), то помощник либо передает ему документ, либо докладывает его содержание. По доложенному документу записывается или смысл ответа, или поручение подразделениям фирмы по его проработке и подготовке согласованного ответа. В первом случае помощник сам готовит проект ответа и после получения подписи генерального директора регистрирует код, дату ответа и передает его на отправку адресату. Оригинал входящего письма и копия ответа подшиваются под единым кодом в досье общей переписки генерального директора, а в соответствующий файл компьютера под тем же кодом вносятся их краткие аннотации.

Во втором случае генеральный директор может дать поручение проработать вопрос и подготовить за его подписью ответ на входящее письмо. Например, на имя генерального директора пришло предложение от другой фирмы о совместной кооперации в сбыте товаров. Тогда помощник пишет на письме резолюцию генерального директора, получает под резолюцией его подпись, кодирует этот документ, сканирует его и направляет по компьютерной сети маркетинг-директору (3) и коммерческому директору (4). Маркетинг-директор, в свою очередь, дает поручение отделу по кооперации (10) и направляет его в отдел по компьютерной сети, коммерческий директор направляет документ со своим поручением отделу координации закупок и продаж (13). Руководство указанных отделов уже со своими поручениями включает их в комплексные компьютерные планы непосредственных исполнителей. Одновременно маркетинг-директор (3) направляет компьютерную копию этого письма в отдел маркетинга и цен (7) для занесения его в файл справочных материалов на фирмы. В тот же отдел помощники направляют оригинал полученного письма.

Отдел кооперации (10) готовит проект ответа, направляет его на согласование отделу координации закупок и продаж (13). Согласованный проект ответа направляется маркетинг-директору, который визирует проект и направляет группе помощников (6). Помощники распечатывают проект ответа на принтере, получают подпись генерального директора и передают письмо секретарям на отправку. Секретарь регистрирует исходящее письмо и вводит в компьютерную сеть дату отправки письма под присвоенным ему кодом.

Если на любом этапе согласования в письмо вносятся поправки, то в отделы кооперации и координации закупок и продаж (10, 13), участвовавшие в подготовке проекта ответа, а также в отдел маркетинга и цен (7) передаются скорректированные экземпляры ответа. Упрощенные программы могут предусматривать, что команды на передачу скорректированных ответов соответствующим отделам (7), (10) и (13) даются секретарями, более сложные программы должны предусматривать их автоматическую передачу.

Такая система позволяет генеральному директору, его заместителям и помощникам, набрав код документа и номер отдела, в любой момент узнать состояние проработки поручения и подготовки ответа, не отвлекая исполнителей от ведения плановой оперативной работы.

Если на имя генерального директора получено письмо, из содержания которого следует, что в его проработке и подготовке ответа не требуется участия ни самого генерального директора, ни его заместителей, помощники могут направить его на проработку непосредственно в специализированные отделы. Например, получена претензия в связи с опозданием в поставке покупателю партии товара, включающая требование выплаты в соответствии с условиями контракта штрафных санкций.

В этом случае помощники сканируют поступившую претензию и направляют ее в отдел координации закупок и продаж (13), а также в юридический отдел (17) с резолюцией проверить ее обоснованность и подготовить ответ за подписью коммерческого директора (4). Руководство указанных отделов включает задания на подготовку и согласование письма в планы оперативных работников.

К примеру, работники оперативно-коммерческой группы, ведущие этот заказ (18), готовят ответ, объясняющий, что опоздание в поставке произошло из-за задержки покупателем открытия аккредитива, и согласовывают с юридическим отделом (17) встречную претензию с обоснованием права взыскать санкции с покупателя. Завизированный начальником отдела координации закупок и продаж (13), а также юристом (17) проект встречной претензии передается по компьютерной системе на визу коммерческому директору. Если коммерческий директор не знает о получении от покупателя претензии, он по коду на проекте ответа вызывает на свой монитор содержание письма покупателя. При согласии с проектом ответа он визирует этот проект, впечатывая «Согласен, такой-то», и передает его помощникам и секретарям. Они распечатывают на принтере ответ, получают подпись коммерческого директора, регистрируют и отправляют письмо. Начальникам отделов и оперативным работникам по сети передается сообщение: «Отправлено без изменений такого-то числа под таким-то номером».

Программа может предусматривать возможность ознакомления с входящей коммерческой корреспонденцией, ходом ее проработки и принятыми решениями всеми работниками фирмы или только теми, кто имел отношение к проработке конкретной информации или задания. И тот и другой вариант имеют свои положительные и отрицательные стороны.

Опыт показывает, что найти в продаже компьютерную программу, учитывающую индивидуальные особенности коммерческой работы фирмы, практически очень сложно. Пока проще привлечь специализированную фирму или принять на работу специалиста по программированию, тем более что и программы планирования и финансового мониторинга также требуют учета особенностей фирмы. При этом следует иметь в виду, что программу управления делопроизводством фирмы можно разрабатывать и вводить для наиболее типовых ситуаций поэтапно. В разработке алгоритмов программ должны участвовать представители всех подразделений фирмы.

Приведенный в этой главе материал, использующий обобщение опыта компьютеризации планирования и делопроизводства достаточного числа российских и зарубежных фирм, может рассматриваться как перечень некоторых принципов для самостоятельной разработки программ каждой фирмой.

Контрольные вопросы по темам 1—3

1. Что входит в понятие активной работы с покупателями?

2. Что такое досье на фирму?

3. Что такое твердое предложение?

4. Когда договор считается заключенным?

5. Каковы основные цели предконтрактной коммерческой переписки?

6. Нужно ли маркетинговое исследование рынка при закупках товаров?

7. В чем необходимость использования конкуренции продавцов при закупках товаров?

8. Какие Вы знаете способы обострения конкуренции продавцов?

9. Какие преимущества для фирмы может дать компьютеризация делопроизводства?

10. Какие основные принципы закладываются в программы компьютеризации делопроизводства?