Порядок предоставления банковского сейфа (ячейки) во временное пользование клиентам

ПОЛОЖЕНИЕ

о порядке банковского хранения документов и ценностей в учреждениях ОАО «АСБ Беларусбанк»

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Положение о порядке банковского хранения документов и ценностей в учреждениях ОАО «АСБ Беларусбанк» (далее – Положение) разработано в соответствии с Гражданским кодексом Республики Беларусь, Банковским кодексом Республики Беларусь, Инструкцией по организации кассовой работы в банках и небанковских кредитно-финансовых организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 21.12.2006 № 211 (далее – Инструкция № 211), и устанавливает правила работы: по предоставлению банковского сейфа (ячейки) во временное пользование клиенту без ответственности банка за содержимое сейфа (ячейки) (далее – предоставление банковского сейфа (ячейки) во временное пользование); по хранению ценностей, принятых на открытое банковское хранение учреждениями ОАО «АСБ Беларусбанк».

1.2. Применительно к настоящему Положению нижеприведенные термины означают следующее:

банк – ОАО «АСБ Беларусбанк»;

учреждения банка – филиалы-областные (Минское) управления, филиалы, центры банковских услуг, операционное управление центрального аппарата банка;

подразделения учреждений банка – операционный отдел, отделение, которые входят в структуру учреждений банка;

клиент – физическое или юридическое лицо, заключившее с банком договор о предоставлении банковского сейфа во временное пользование или договор открытого банковского хранения;

депозитарное хранилище индивидуальных сейфов (ячеек) (далее – депозитарное хранилище) – хранилище, создаваемое в учреждениях (подразделениях учреждения) банка на основании приказа по учреждению банка и предназначенное для хранения документов и ценностей клиентов учреждения банка;

мастер-ключ – универсальный ключ, находящийся у работника депозитарного хранилища, предназначенный для открытия вторых замков сейфов.

1.3. Целесообразность оказания услуг по предоставлению банковского сейфа (ячейки) во временное пользование клиенту без ответственности банка за содержимое сейфа (ячейки), оказания услуг по открытому банковскому хранению теми или иными подразделениями учреждения банка определяется руководителем учреждения банка и оформляется приказом по учреждению банка.

При этом учитывается:

наличие спроса клиентов на получение таких услуг;

наличие помещений (площадей) и условий по надлежащему хранению ценностей (обеспечение раздельного хранения ценностей клиентов, предотвра­щения их от механического и различного рода повреждений и неблагоприятных воздействий окружающей среды);

режим охраны подразделения учреждения банка;

планируемая рентабельность.

1.4. Хранение документов и ценностей клиентов в индивидуальных сейфах (ячейках) осуществляется в депозитарном хранилище учреждения (подразделения учреждения) банка. Хранение документов и ценностей, принимаемых на открытое банковское хранение, осуществляется в хранилище операционной кассы учреждения (подразделения учреждения) банка.

Работники учреждения (подразделения учреждения) банка, совершающие операции по предоставлению банковского сейфа (ячейки) во временное пользование клиенту и открытого банковского хранения , другие работники, которые обладают сведениями, составляющими банковскую тайну, обязаны хранить банковскую тайну, за исключением случаев, предусмотренных Банковским кодексом Республики Беларусь и иными законодательными актами Республики Беларусь.

1.5. За пользование сейфом (ячейкой), за хранение документов и ценностей при открытом банковском хранении клиент уплачивает банку вознаграждение в размере, определенном действующим на момент оплаты Сборником вознаграждений за банковские операции, выполняемые ОАО «АСБ Беларусбанк», утвержденным Правлением банка (далее – Сборник вознаграждений).

Вознаграждение взимается за каждый день пользования сейфом (ячейкой), начиная со дня заключения договора по день, предшествующий дню прекращения пользованием ячейкой (сейфом) включительно.

В Сборнике вознаграждений могут быть установлены различные размеры вознаграждений в зависимости от сроков предоставления сейфа (ячейки). Например, на срок до 1 года со взиманием более высокого размера возна­граждения и на срок более 1 года со взиманием более низкого размера вознаграждения. В таком случае вознаграждение в более высоком размере должно взиматься за фактическое пользование сейфом (ячейкой) со дня заключения договора по день, предшествующий истечению годичного срока пользования сейфом (ячейкой) включительно.

Вознаграждение за хранение документов и ценностей при открытом банковском хранении взимается за каждый полный и неполный месяц, если иное не предусмотрено Сборником вознаграждений.

Условие о порядке расчета вознаграждения включается в договор.

Сумма вознаграждения, относящаяся к будущим периодам, относится на счет 6433 «Доходы будущих периодов – комиссионные доходы» с последую­щим отражением на счете 8199 «Комиссионные доходы по прочим операциям».

Вознаграждение может вноситься как в наличном, так и безналичном порядке.

1.6. В случае образования задолженности клиентов перед банком по оплате услуг по предоставлению банковских сейфов (ячеек) во временное пользование, открытому банковскому хранению учреждения банка принимают установленные законодательством Республики Беларусь и локальными нормативными правовыми актами банка меры по взысканию образовавшейся задолженности.

1.7. Работники подразделений учреждений банка несут ответственность за своевременное и качественное оформление документов по операциям, определенным в пункте 1.1 настоящего Положения, и достоверность содержащихся в них данных, а также за правильность взимания вознаграждения, если это предусмотрено Сборником вознаграждений.

ПОРЯДОК ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ БАНКОВСКОГО СЕЙФА (ЯЧЕЙКИ) ВО ВРЕМЕННОЕ ПОЛЬЗОВАНИЕ КЛИЕНТАМ

2.1. Депозитарное хранилище – изолированное помещение учреждения (подразделения учреждения) банка, в котором находятся индивидуальные сейфы (ячейки). Данное помещение проектируется и оборудуется в соответст­вии с требованиями технического кодекса установившейся практики ТКП 45‑3.02‑55‑2006 «Здания банков. Правила проектирования», утвер­жденного приказом Министерства архитектуры и строительства Республики Беларусь от 27 ноября 2006 г. № 334, и стандарта СТБ 51.2.01‑99, утвержденного постановлением Государственного комитета по стандартизации, метрологии и сертификации Республики Беларусь от 30 августа 1999 г. № 15 «Оборудование и технические средства для обеспечения банковской деятельности. Сейфы и хранилища ценностей. Технические условия» (далее – СТБ 51.2.01‑99).

2.2. Режим работы депозитарного хранилища устанавливается руководителем учреждения банка, исходя из имеющихся возможностей, условий работы и объема совершаемых операций.

2.3. Каждая индивидуальная ячейка представляет собой металлический шкафчик. Индивидуальные ячейки разных размеров могут собираться в блоки и секции и располагаться таким образом, чтобы клиенту было удобно пользоваться ими. Устройство и техническая укрепленность индивидуальных сейфов (ячеек) (далее – сейф (ячейка)) должны соответствовать требованиям СТБ 51.2.01‑99.

Все сейфы (ячейки) должны иметь свой индивидуальный порядковый номер.

2.4. Сейф (ячейка) должен(на) иметь двойной механический ключевой замок или два замка и открываться и закрываться работником, ответственным за работу депозитарного хранилища (далее – работник депозитарного хранилища), и клиентом совместно, для чего один ключ от сейфа (ячейки) выдается клиенту, а второй (мастер-ключ) – работнику депозитарного хранилища. Мастер-ключ в нерабочее время хранится в сейфе работника депозитарного хранилища. При временной смене данного работника данный ключ передается по акту приема-передачи ценностей.

2.5. В помещении, непосредственно примыкающем к депозитарному хранилищу, специально оборудуется комната или кабина для конфиденциаль­ной работы клиента с предметом банковского хранения (далее – помещение для клиента). В действующих депозитарных хранилищах при отсутствии необходи­мых площадей помещение для клиента допускается оборудовать в самом депозитарном хранилище.

2.6. Учреждения (подразделения учреждения) банка предоставляют клиенту в аренду сейфы (ячейки) на основании заключенного с клиентом от имени банка договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование на срок по согласованию с клиентом. На каждый используемый сейф (ячейку) заключается отдельный договор. К действующим договорам возможно заключение дополнительных соглашений.

2.7. От имени клиента (физического лица) при пользовании сейфом (ячейкой) может выступать его представитель, действующий на основании представленной в учреждение (подразделение учреждения) банка доверенности, удостоверенной в установленном порядке.

Если договор о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование заключается с юридическим лицом, последнее обязано определить представителей, которые будут действовать от его имени, и представить в учреждение (подразделение учреждения) банка доверенность, оформленную в соответствии с пунктом 5 статьи 186 Гражданского кодекса Республики Беларусь, с образцами подписей лиц, которым юридическое лицо разрешает доступ к сейфу (ячейке).

При смене представителей юридического лица, имеющих право пользования сейфом (ячейкой), юридическим лицом представляется новая доверенность в установленном порядке.

Доверенность (копия) хранится в отдельном деле у работника депозитарного хранилища вместе с договором о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование.

Доверенность не требуется, если от имени клиента (юридического лица) действует лицо, которое в соответствии с законодательством и (или) учредительными документами клиента (юридического лица) действует без доверенности. В этих случаях требуются документы, удостоверяющие его соответствующие полномочия.

2.8. Для организации допуска клиента (представителя клиента) в депозитарное хранилище работник службы безопасности учреждения банка оформляет ему постоянный или временный пропуск в соответствии с Правилами организации пропускного режима в ОАО «АСБ Беларусбанк», утвержденными Правлением банка 26 ноября 2001 г. (протокол № 45.3), с обя­зательным указанием в нем «Для посещения депозитарного хранилища на основании Договора № ...».

Пропуска оформляются на каждого представителя клиента в соответствии с условиями, указанными в выданных на их имя доверенностях.

2.9. Совершение операций, открытие, закрытие и опечатывание депози­тарного хранилища производится в соответствии с требованиями настоящего Положения лицами, назначенными приказом руководителя учреждения банка.

Лица, ответственные за открытие, закрытие и опечатывание депозитар­ного хранилища, снабжаются необходимыми для работы печатями, пломби­рами, ключами, одноразовым пломбирующим материалом от депозитарного хранилища и обязаны обеспечить их надлежащее хранение, исключающее какую-либо возможность утраты или использования их другими лицами, в соответствии с Инструкцией по изготовлению, учету, хранению, использова­нию и уничтожению печатей, штампов, одноразовых пломбирующих материалов, пломбиров, нумераторов, клише с личным кодом кассира, бланков с фирменным наименованием АСБ «Беларусбанк», утвержденной Правлением банка 26.02.2002 (протокол № 9.9).

2.10. При обнаружении повреждения сейфа (ячейки) работник депозитар­ного хранилища незамедлительно уведомляет об этом руководителя, началь­ника службы безопасности (лиц, их замещающих) учреждения банка, а также клиента.

По факту повреждения сейфа (ячейки) составляется акт о произведенном внешнем осмотре с указанием характера нанесенных повреждений. Акт подписывают члены комиссии, назначенные приказом руководителя учреждения банка, а также клиент.

При наличии оснований, свидетельствующих о взломе сейфа (ячейки), учреждение банка обязано незамедлительно информировать о происшествии территориальный орган внутренних дел.

2.11. Клиент имеет право заключить договор со страховой компанией о страховании предмета хранения.

2.12. Работник депозитарного хранилища при оформлении договорных отношений:

знакомит клиента с условиями договора (для юридического лица – приложение 1, для физического лица – приложение 2);

принимает от юридического лица доверенность с образцами подписей его представителей, имеющих право пользования сейфом (ячейкой);

оформляет с клиентом договор в установленном порядке в 2‑ух экзем­плярах, сверяя с документом, удостоверяющим личность (паспорт, удостоверение беженца, вид на жительство) (далее – паспорт), правильность данных, указанных в договоре, и передает его на подпись руководителю учреждения банка либо лицу, им уполномоченному;

направляет вышеуказанный пакет документов на право пользования сейфом (ячейкой) работнику, выполняющему операции по оформлению расчетно-кассовых документов (далее – ответственный исполнитель).

2.13. Ответственный исполнитель на основании полученных документов:

оформляет извещение ф. 0402280179 (приложение 11 к Инструкции № 211) на прием наличных денег за пользование сейфом (ячейкой);

составляет расходный внебалансовый ордер ф. 0402540104 (приложение 8 к Инструкции № 211) на списание ключа от соответствующего(ей) сейфа (ячейки) с внебалансового счета 99839 «Разные ценности и документы» и выдачу его клиенту.

При уплате вознаграждения за пользование сейфом (ячейкой) в безналич­ном порядке клиент представляет в учреждение (подразделение учреждения) банка исполненное платежное поручение о перечислении денежных средств. Ответственный исполнитель проверяет поступление денежных средств в учреждение банка и делает об этом отметку на договоре, остающемся в учреждении (подразделении учреждения) банка.

2.14. Извещение ф. 0402280179 (приложение 11 к Инструкции № 211) по оплате всего срока пользования сейфом (ячейкой) или его части, расходный внебалансовый ордер ф. 0402540104, первый экземпляр договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование с отметкой об оплате (в случае оплаты в безналичном порядке) передаются заведующему операционной кассой (старшему кассиру). Второй экземпляр – работнику депозитарного хранилища.

2.15. Заведующий операционной кассой (старший кассир) после проверки полученных документов:

принимает от клиента денежную наличность в оплату за услугу по предоставлению банковского сейфа (ячейки) во временное пользование и делает отметку об оплате на первом экземпляре договора (при оплате наличными денежными средствами). Эта операция может быть возложена на кассира приходной кассы;

выдает клиенту ключ от сейфа (ячейки) под расписку в расходном внебалансовом ордере ф. 0402540104.

При условии внесения вознаграждения в безналичном порядке ключ от сейфа (ячейки) выдается клиенту при наличии отметки о поступлении денежных средств в учреждение банка на договоре, остающемся в учреждении (подразделении учреждения) банка.

Первый экземпляр договора передается работнику депозитарного хранилища для последующего контроля за своевременным внесением клиентом платы за пользованием сейфом (ячейкой) и уведомления клиента о просроченных платежах (при посещении клиентом депозитарного хранилища, письменным уведомлением клиента). Второй экземпляр договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование работник депозитарного хранилища выдает клиенту.

2.16. После оформления всех необходимых документов работник депози­тарного хранилища сопровождает клиента в депозитарное хранилище, где клиент в его присутствии убеждается в исправном состоянии запорных механизмов сейфа (ячейки). Затем клиент самостоятельно, вне чьего-либо контроля, в том числе и контроля со стороны работников учреждения (подразделения учреждения) банка, вкладывает в него (нее) свои ценности и закрывает на свой ключ, после чего сейф (ячейка) закрывается мастер-ключом работника депозитарного хранилища.

2.17. При очередном посещении депозитарного хранилища клиент (представитель клиента) должен подтвердить свое право пользования сейфом (ячейкой), предъявив свой пропуск, доверенность, паспорт, а также ключ от банковского сейфа (ячейки).

2.18. Работник депозитарного хранилища при посещении клиентом депозитарного хранилища обязан:

удостовериться в личности предъявителя документов, проверить соответствие сведений в паспорте с его данными в договоре, находящемся в учреждении (подразделении учреждения) банка;

удостовериться в оплате клиентом услуги по предоставлению банковского сейфа (ячейки) во временное пользование и поступлении соответствующих денежных средств в учреждение банка;

в случае явки представителя клиента удостовериться в его личности и полномочиях, проверить предъявленную доверенность на правильность ее оформления с учетом действующего законодательства, а также сличить подпись клиента на доверенности с его подписью в договоре (в образце подписи), находящемся в учреждении (подразделении учреждения) банка;

сделать запись о посещении клиентом (его представителем) депозитар­ного хранилища (включая первое посещение) в Книге регистрации посещений клиентом депозитарного хранилища (приложение 3), листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а последний лист подписан руководителем учреждения банка, главным бухгалтером и скреплен печатью учреждения банка. Книга регистрации посещений клиентом депозитарного хранилища хранится у работника депозитарного хранилища согласно утвержденной номенклатуре дел.

2.19. Каждое посещение клиентом депозитарного хранилища осуществля­ется в сопровождении работника депозитарного хранилища. После совместного открытия сейфа (ячейки) вложение (изъятие) документов и ценностей осуществляется клиентом самостоятельно без визуального контроля находящегося в депозитарном хранилище работника депозитарного хранилища. После изъятия документов и ценностей работник депозитарного хранилища сопровождает клиента в помещение для клиента, после чего удаляется до вызова его клиентом для закрытия сейфа.

2.20. В случае досрочного освобождения клиентом сейфа (ячейки) ранее внесенная плата за пользование сейфом (ячейкой) возвращается клиенту в следующем порядке:

при расторжении договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование по требованию клиента (юридического лица) банк в срок, указанный в договоре, возвращает клиенту по его письменному требованию вознаграждение, уплаченное им за пользование сейфом (ячейкой), начиная с первого дня месяца (включительно), следующего за месяцем, в котором договор был расторгнут;

при расторжении договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование по требованию клиента (физического лица) (за исключением расторжения договора в случае неисполнения либо ненадлежащего исполнения банком своих обязательств по договору) банк в срок, указанный в договоре, возвращает клиенту (физическому лицу) по его письменному требованию вознаграждение, уплаченное им за пользование сейфом (ячейкой), начиная с первого дня месяца (включительно), следующего за месяцем, в котором договор был расторгнут;

при расторжении договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование в случае неисполнения либо ненадлежащего исполнения банком своих обязательств по договору, заключенному с клиентом (физическим лицом), банк в срок, указанный в договоре, возвращает клиенту (физическому лицу) по его письменному требованию вознаграждение, уплаченное им за пользование сейфом (ячейкой), за исключением вознаграждения за фактическое пользование сейфом (ячейкой).

При расторжении договора возврат клиенту ранее внесенной платы производится со счета 6433 «Доходы будущих периодов – комиссионные доходы» в части сумм, относящихся к будущим периодам, со счета 8199 «Комиссионные доходы по прочим операциям» – в части сумм, подлежащих возврату и отнесенных ранее на данный счет в текущем году.

При невнесении (несвоевременном внесении) вознаграждения за пользование сейфом (ячейкой) клиент уплачивает банку неустойку за каждый день просрочки в размере 2 % от суммы вознаграждения, которая была не уплачена (несвоевременно уплачена) клиентом.

2.21. При утрате клиентом договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование учреждение (подразделение учреждения) банка выдает клиенту дубликат договора на основании поданного им заявления об утрате договора. При утрате пропуска клиент (представитель клиента) должен незамедлительно письменно сообщить об этом в учреждение (подразделение учреждения) банка, после чего ему оформляется новый пропуск.

При утрате или повреждении ключа от сейфа (ячейки) клиент (представитель клиента) не позднее следующего рабочего дня извещает об этом учреждение (подразделение учреждения) банка в письменной форме. В этом случае сейф (ячейка) может быть открыт(а) дубликатом ключа или с помощью специалиста, специально привлеченного учреждением банка для этой цели, только в присутствии клиента (представителя клиента). Все расходы за вскрытие сейфа (ячейки) и замену замка согласно заключенному между сторонами договору несет клиент (представитель клиента). Получение клиентом содержимого сейфа (ячейки) и нового ключа возможно только после уплаты им всех затрат, произведенных за вскрытие и замену замка.

Учреждение (подразделение учреждения) банка не несет ответственности за сохранность предмета хранения, если клиент (представитель клиента) не сообщил ему об утрате договора, пропуска или ключа от сейфа (ячейки).

2.22. Исполнение обязательств по возврату ключа от сейфа (ячейки) обеспечивается гарантийным депозитом денег в соответствии с договором гарантийного депозита денег (для юридического лица – приложение 4, для физического лица – приложение 5).

В договоре определяется сумма гарантийного депозита денег в долларах США, покрывающая затраты учреждения банка по вскрытию сейфа (ячейки) и замене замка.

Отражение в бухгалтерском учете операций гарантийного депозита денег производится в соответствии с разделом 8 настоящего Положения.

2.23. При окончании срока действия договора (его расторжении) о предо­ставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование клиент возвращает ключ от сейфа (ячейки). О сдаче ключа делается отметка на экземпляре договора, хранящемся в учреждении (подразделении учреждения) банка, которая заверяется подписями клиента и работника депозитарного хранилища.

2.24. При окончании срока действия договора гарантийного депозита денег, договора о предоставлении банковского сейфа (ячейки) во временное пользование или досрочного их расторжения договоры помещаются и хранятся в отдельное дело согласно номенклатуре дел.