Этап 4. Погашение дебиторской задолженности покупателей

Объект контроля № 1: банковские выписки (извещения).

Источник контроля: банковские выписки (извещения); приходные оправдательные документы.

Параметр контроля: суммы по выпискам (извещениям) соответствуют суммам, указанным в оправдательных доку­ментах (свидетельствующих о погашении задолженности по­купателя).

Субъект контроля: работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела.

Метод контроля: встречная проверка документальных данных.

Примечание: Ежедневно работник бюро банковских и кассовых опера­ций финансового отдела получает из банка выписки с расчет­ного счета (банковские извещения), где указаны все данные о движении и остатках денежных средств на счетах организа­ции, в том числе поступившие от покупателей за день денеж­ные суммы в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражае­мые в выписке приходные и расходные документы).

Получив банковскую выписку, работник бюро банковских и кассовых операций финансового отдела осуществляет кон­троль на предмет полноты указания в выписках перечислен­ных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поручениях, спецификациях к ним и т.п.). В случае обнаружения отклоне­ний он оперативно разрешает все возникшие вопросы совме­стно с соответствующими работниками банка.

Объект контроля № 2: оплата продукции покупателями.

Источник контроля: банковские выписки; приходные оп­равдательные документы; уведомления об отказе в оплате; от­четы о выполнении плана поступления денежных средств от покупателей; отчеты о движении денежных средств; регистры (файлы) аналитического учета покупателей.

Параметр контроля: своевременность и полнота оплаты продукции покупателями.

Субъект контроля: экономист по расчетам с покупателя­ми расчетного бюро финансового отдела, начальник расчетно­го бюро, начальник финансового отдела, начальник группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами бухгалтерии; главный бухгалтер; заместитель директора по экономическим вопросам.

Метод контроля: сверка документальных данных; норма­тивная проверка.

Объект контроля № 3: дебиторская задолженность поку­пателей.

Источник контроля: акты сверки дебиторской задолжен­ности.

Параметр контроля: подтверждение покупателями чис­лящейся за ними задолженности и порядка ее погашения.

Субъект контроля: начальник расчетного бюро финансо­вого отдела.

Метод контроля: сверка документальных данных.

Примечание: Одновременно с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осущест­вляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить:

♦ уложился ли покупатель в срок, на который ему была пре­доставлена скидка (при ее предоставлении);

♦ полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей);

♦ неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупате­лей (и неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебитор­ской задолженности покупателя, неучтенное при санкциони­ровании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

В целях повышения эффективности системы контроля за состоянием расчетов с покупателями начальником расчетного бюро финансового отдела ежемесячно производится выверка задолженности покупателей. Для этого всем покупателям по установленному порядку (не позднее 5-го числа каждого ме­сяца) направляются Акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации.

Данные выверки проводятся независимо от выверки деби­торской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалте­рии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финан­совых обязательств организации (проводимой перед составле­нием годового бухгалтерского отчета).

Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупа­телей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), — это метод дополнительного оперативно­го упреждающего контроля платежной дисциплины покупате­лей (упреждающего неплатежи). Акты сверки должны содер­жать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгру­женную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам (срокам), с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений); номера и даты выписки отгрузочных доку­ментов; даты (и точное время при почасовых графиках отгру­зок) совершенных отгрузок; номера и даты выписки соответ­ствующих счетов-фактур), а также по согласованию с начальником договорно-правового бюро отдела сбыта данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по про­сроченным счетам в соответствии с договорными условиями. Указанные сверки проводятся независимо от хода претензион­ной работы по взысканию просроченной задолженности по­купателей.

В Акте сверки указывается просьба к покупателю рассмот­реть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10-ти дней со дня получения Акта, а при наличии разногласий указать их причины. Акт сверки состав­ляется в двух экземплярах: второй экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в специальной кар­тотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности. Первый экземп­ляр, подписанный начальником финансового отдела и скреп­ленный печатью организации, отправляется покупателю фак­симильной или почтовой связью (заказным или ценным письмом). Экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрирует дату и точное время его отправления.

Покупатель (имеется в виду организация-покупатель) дол­жен в течение десяти дней со дня получения указанного Акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и поря­док ее погашения либо представить свои мотивированные воз­ражения. Покупатель должен заверить Акт (или возражения к Акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.

Полученный ответ (подтвержденный Акт сверки либо воз­ражения к Акту) регистрируется экономистом по расчетам с по­купателями с указанием даты и точного времени его получения.

Аналитические аспекты реализации организационной модели внутреннего контроля процесса продаж на практике представляют собой взаимосвязанное решение двух задач: