Аудит организации кассовой работы

Проверка соблюдения правил оборудования кассовых узлов, денежного хранилища, рабочих мест кассиров производится методом визуального наблюдения. Аудитор определяет возможность нахождения в кассовом узле посторонних лиц исходя из его планировки, возможность осуществления зрительного контроля за работой кассиров со стороны кассового помещения. Аудитор также определяет достаточность оснащения техническими средствами рабочих мест кассиров в соответствии с правилами.

При аудиторской проверке организации кассовой работы проверяется наличие приказов о создании касс, проверяется соответствие режима касс, производимых операций в кассах, количество созданных касс, указанным сведениям в приказе. При проверке организации кассовой работы проверяется наличие приказов о назначении лиц, ответственных за сохранность ценностей, за ведение журнала учета печатей, штампов, пломбиров, ключей от хранилища, нумераторов, клише, проверяется порядок и правильность регистрации, выдачи и хранения печатей, штампов. Аудиторов проверяют выборочным методом наличие квитанций о сдаче дубликатов ключей от хранилищ, банкоматов и сейфов, правильность составления описей на сдачу этих ключей и наличие сопроводительных писем. Аудитор проверяет наличие протоколов о принятии зачетов по знанию Правил организации кассовой работы в банках Республики Беларусь от кассиров и инкассаторов, наличие договоров о полной индивидуальной материальной ответственности с кассирами и инкассаторами, наличие разрешений от территориальных органов внутренних дел на хранение и ношение оружия инкассаторами.

Путем визуального наблюдения проверяют соблюдение кассирами правил сохранности денежной наличности и ценностей.

Проверка порядка формирования папки с кассовыми документами и их оформление осуществляется аудиторами методом выборочной проверки. При этом проверяется правильность подшивки документов и их соответствие данным бухгалтерского учета.

При аудите хранения ценностей, их наличия и соответствия бухгалтерскому учету проверяются сроки хранения без пересчета денежной наличности, бланков строгой отчетности и ценных бумаг, упакованных в пачки, наличие сейфов, контейнеров в хранилище, порядок хранения в них денежной наличности и ценностей.

Чтобы сформировать свое мнение об организации кассовой работы аудитор должен собрать достаточное количество доказательств с использованием различных методов их получения. К таким методам можно отнести: документальную проверку, наблюдение, анализ, опрос, а именно:

· проверка правильности составления кассовых документов;

· наблюдение за осуществлением контроля за совершением приходных и расходных кассовых операций;

· наблюдение или участие в ревизии кассы;

· устный опрос;

· проверка наличия всех установленных правилами приказов об организации кассовой работы;

· наблюдение за порядком открытия и закрытия денежного хранилища;

· проверка правильности обработки, формирования и упаковки денежной наличности;

· анализ.

Для выполнения операций с денежной наличностью и другими ценностями банки создают кассовые узлы. Кассовый узел состоит из касс и денежного хранилища. Оборудование и устройство кассового узла должны соответствовать техническим требованиям на проектирование и устройство кассовых узлов, обеспечивать сохранность ценностей и документов, безопасность работников и нормальные условия труда для работы персонала и обслуживания клиентов.

Помещения кассового узла планируются и строятся таким образом, чтобы исключить в них нахождение лиц, не совершающих операции с ценностями, чтобы максимально сократить путь перемещения ценностей из одного помещения в другое. Кабины касс со стороны кассового помещения должны быть оборудованы так, чтобы была возможность осуществлять зрительный контроль за работой кассиров.

Кладовая должна быть наиболее укрепленным помещением кассового узла. Если нет возможности для строительства кладовой, в качестве хранилища ценностей может быть использована комната, оборудованная сейфами для хранения ценностей, или отдельные сейфы.

Рабочее место кассира должно иметь следующее оснащение: специально оборудованный кассовый стол с ящиками, имеющими индивидуальные секреты замков, стул поворотный, счетно-денежную машинку, средство для транспортировки ценностей (тележку), металлический шкаф, шкатулку или сейф для хранения ценностей, калькулятор с пишущим устройством, компьютер, прибор для определения подлинности денежных знаков, средства для упаковки денег. Рабочее место кассира может быть оснащено дополнительными техническими средствами.

В зависимости от вида выполняемых операций банки создают различные кассы: расходные, приходные, приходно-расходные, валютные, вечерние, кассы по подготовке авансов, кассы пересчета денежной наличности, кассы банка при предприятиях, операционные кассы вне кассового узла, то есть кассы, расположенные за пределами здания банка.

Целесообразность создания касс, режим работы, виды совершаемых в них операций, численность кассовых работников оформляется приказом или распоряжением по банку.

Для всеобщего обозрения перед кассами помещается перечень признаков платежности банкнот Национального банка Республики Беларусь и объявление о том, что заявления о недостаче и выявлении сомнительных банкнот, то есть неплатежных банкнот и банкнот, имеющих явные признаки подделки, или банкнот, подлинность которых вызывает сомнение, не удовлетворяются, если денежная наличность не была пересчитана клиентом в присутствии уполномоченных представителей банка.

Прием на работу лиц, осуществляющих операции с денежной наличностью и ценностями производится по согласованию с главным бухгалтером на основании приказа. С такими работниками с момента принятия на работу заключаются договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Не позднее двух недель со дня принятия на работу вновь принятые работники допускаются к самостоятельной работе после принятия зачета по знанию требований Правил кассовой работы в банках Республики Беларусь. Для работы с наличной иностранной валютой и платежными документами в иностранной валюте привлекаются специально подготовленные работники (кассиры-эксперты), сдавшие зачет по знанию требований Правил организации кассовой работы в банках Республики Беларусь и других нормативных актов Национального банка по работе с наличностью, иностранной валютой и платежными документами в иностранной валюте.

Кассиры-эксперты обеспечиваются ключами от индивидуальных средств хранения ценностей, металлическими и каучуковыми печатями или одноразовыми пломбирующими материалами, пломбирами, именными штампами, нумераторами, клише банка или клише банка с личным кодом кассира.

Приказом назначаются лица, ответственные за сохранность ценностей. Таких лиц должно быть не менее двух и на них возлагаются обязанности, связанные с хранением и совершением операций с денежной наличностью и другими ценностями, находящимися в кладовой операционной кассы. С этими лицами заключаются договора о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности и принимаются зачеты по знанию Правил организации кассовой работы в банках Республики Беларусь.

Лица, ответственные за сохранность ценностей обеспечиваются ключами от хранилищ, металлическими печатями или одноразовыми пломбирующими материалами.

Все печати, одноразовые пломбирующие материалы, штампы, пломбиры, ключи от хранилища, нумераторы и клише банка регистрируются в специальном журнале. Журнал ведет работник, ответственный за регистрацию, выдачу и хранение печатей, пломбиров, штампов. Работник назначается приказом и должен быть освобожден от совершения операций с ценностями.

На хранилищах ставятся порядковые номера. Ключи от хранилищ, сейфов и банкоматов должны иметь дубликаты.

Дубликаты ключей вкладываются в пакет вместе с подробной описью. Пакет обшивается тканью и опечатывается печатями лиц, ответственных за сохранность ценностей. К пакету составляется сопроводительное письмо. Пакет при сопроводительном письме сдается на хранение в ближайший банк. Банку, сдавшему на хранение дубликаты ключей, выдается квитанция.

Кладовая, в которой хранятся ценности, должна открываться и закрываться не менее чем двумя ключами, один их которых находится у заведующего операционной кассой. В кладовую могут входить только лица, ответственные за сохранность ценностей.

При открытии кладовой должен присутствовать работник охраны. Лица, ответственные за сохранность ценностей, должны убедиться в том, что двери, замки, шпагат и печати не имеют повреждений и расписаться в контрольном журнале в приеме от охраны кладовой, а работник охраны расписывается за сдачу.

В течение рабочего дня кладовая закрывается на ключи, в конце рабочего дня опечатывается печатями или одноразовым пломбирующим материалом в присутствии работника охраны. Печать заведующего операционной кассой ставится первой. Работник охраны сверяет оттиски печатей с их образцами и расписывается в приеме кладовой под охрану в контрольном журнале.

Контрольный журнал хранится у лиц, сдающих кладовую под охрану. Образцы оттисков печатей передаются охране под расписку, которая хранится у ответственного лица.

Денежные ценности хранятся в кладовой, внутри кладовой ценности хранятся в сейфах, металлических шкафах или на металлических стеллажах в контейнерах, если они имеют решетки и запираются на замок. Сейфы, шкафы или стеллажи закрываются ключами, которые находятся в кладовой в шкафу у заведующего операционной кассой.

Если ценности одного и того же вида находятся в разных сейфах, составляются описи ценностей по каждому сейфу. Описи подписываются заведующим операционной кассой и хранятся вместе с ценностями в отдельной папке в кладовой.

Все ценности, находящиеся в кладовой, хранятся раздельно по видам: белорусские рубли, иностранная валюта и платежные документы в иностранной валюте, драгоценные металлы и прочие ценности. Годная денежная наличность в белорусских рублях хранится отдельно от ветхой.

Ценности хранятся разложенными по датам в порядке поступления, а внутри одной даты — в порядке номеров.

Бланки строгой отчетности хранятся упакованными в пачки по видам.

Учет денежной наличности и других ценностей, находящихся в кладовой, ведется в книгах учета заведующим операционной кассой. В течение рабочего дня книги находятся у заведующего операционной кассой, а после окончания рабочего дня помещаются в кладовую.

Правильность остатков в книгах учета ежедневно подтверждается подписями лиц, ответственных за сохранность ценностей.

Выдача ценностей из кладовой производится для осуществления операций с денежной наличностью и ценностями и при проведении ревизии. При выдаче ценностей из кладовой заведующий операционной кассой вносит сведения в книгу учета принятых и выданных ценностей под расписку лиц, получающих или сдающих ценности.

Кассиры, получившие ценности, ведут их учет в своих именных книгах учета принятых и выданных ценностей или контрольных листах.

Для осуществления операций с ценностями кассиры обеспечиваются образцами подписей лиц, имеющих право подписи на расчетно-кассовых документах.