Порядок проведения ревизии ценностей

Ревизии ценностей, находящихся в кладовой и кассах, по периодичности проведения подразделяются на обязательные и внезапные. Обязательные ревизии проводятся в следующих случаях: ежегодно по состоянию на 1 января нового года; при смене руководителя банка, главного бухгалтера, лиц, ответственных за сохранность ценностей; при временной смене лиц, ответственных за сохранность ценностей. Внезапные ревизии производятся не реже одного раза в квартал, а также по распоряжению руководителя головного банка.

При проведении ревизии составляется приказ, которым назначаются лица, проводящие ревизию, руководитель ревизии. Количество ревизующих должно быть не менее трех человек. Работники, привлекаемые к проведению ревизии, не должны быть связаны с выполнением операций с ценностями. Они должны сдать зачеты по знанию Правил организации кассовой работы в банках Республики Беларусь и подписать письменное обязательство о неразглашении коммерческой тайны, связанной с осуществлением кассовых операций, расположением кладовой и организацией хранения ценностей.

Лица, не работающие в филиале, допускаются к проведению ревизии ценностей при наличии удостоверения, подписанного руководителем головного банка и скрепленного оттиском печати.

Ревизия производится в присутствии лиц, ответственных за сохранность ценностей. Если такое лицо отсутствует на момент проведения ревизии, в акте ревизии ценностей об этом делается отметка за подписями всех участников ревизии ценностей.

При ревизии проверяются все ценности по состоянию на одну и ту же дату и в такой последовательности, которая должна исключать возможность сокрытия хищений и недостач.

На момент начала ревизии руководитель ревизии опечатывает своей печатью или одноразовым пломбирующим материалом хранилище, независимо от наличия находящихся в них ценностей, берет под контроль все ценности операционной кассы. До окончания ревизии, доступ лиц в кладовую, ответственных за сохранность ценностей, разрешается в присутствии руководителя ревизии.

Ревизия ценностей в кладовой производится в определенном порядке. Этот порядок предполагает проверку членами комиссии банкнот и монет по пачкам, корешкам и надписями на накладках, ярлыках. Не упакованные в пачки банкноты проверяются полистно или поштучно. Бланки строгой отчетности, ценные бумаги и бланки ценных бумаг, упакованные в пачки, проверяются по надписям на верхних накладках пачек. Другие ценности проверяются по номинальной или условной оценке полистно или поштучно. После этого под наблюдением одного из ревизоров производится сплошной контрольный полистный пересчет денежной наличности, находящейся в кладовой. При большом объеме может производиться выборочный контрольный полистный пересчет.

Полистный пересчет производится кассиром. При передаче кассиру банкнот, ревизующий снимает с корешка бандероль. Бандероль и часть банкнот ревизующий оставляет себе для контроля.

После пересчета кассир называет сумму и количество пересчитанных банкнот. Ревизующий пересчитывает банкноты и сумму, оставшиеся для контроля. Полученный итог сравнивается с надписью на бандероли. При совпадении итогов банкноты передаются кассиру для пересчета и формирования корешка. На бандеролях таких корешков и на верхней накладке пачки ставится штамп «Контрольный пересчет».

При проведении контрольного пересчета обращается внимание на возможность появления следующих нарушений: недостача или излишек банкнот в корешке, наличие в корешке или пачке банкнот других достоинств, нарушение правил формирования и упаковки, а также правил оформления корешков и пачек. Если обнаруживается недостача или излишки при пересчете, все пачки, сформированные этим кассиром, подвергаются полистному пересчету.

При смене руководителя, главного бухгалтера и лиц, ответственных за сохранность ценностей, денежная наличность и другие ценности подлежат сплошному контрольному полистному пересчету.

При обнаружении излишков денежной наличности независимо от суммы, а также недостач денежной наличности в размере до 10 базовых величин составляется акт в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта прилагается к кассовому приходному ордеру при обнаружении излишков или кассовому расходному ордеру при обнаружении недостачи. Второй экземпляр акта помещается в дело с документами о просчетах кассиров, если кассиры являются работниками банка, или высылается вместе с упаковочными материалами в банк, формировавший ценности.

При недостаче денежной наличности в размере от 10 базовых величин и выше акт составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр остается при кассовом ордере, второй отсылается в головной банк, а третий помещается в дело с документами о просчетах кассиров или высылается в банк, формировавший ценности.

В головной банк вместе со вторым экземпляром акта высылается личное объяснение кассира, допустившего недостачу, и сообщение руководителя банка о принятых мерах по взысканию причиненного ущерба с виновных лиц, по устранению причин, вызывающих кассовые просчеты.

Все недостачи денежной наличности независимо от суммы списываются в расход по кассе и относятся на лицевой счет кассира, допустившего недостачу. Учет сумм на этом счете производится до полного погашения недостачи. Возмещение ущерба, причиненного банку, производится в соответствии с законодательством. Излишки денежной наличности приходуются по кассе.

После пересчета производится сверка ценностей, оказавшихся в наличии, с данными книг учета и ежедневного баланса. После сверки все изъятые для ревизии ценности возвращаются в кладовую.

По окончании ревизии составляется акт, который подписывается ревизорами и лицами, ответственными за сохранность ценностей, присутствовавшими при проведении ревизии.

Акты ревизии ценностей, находящихся в кладовой, хранятся в течение одного года у главного бухгалтера, а затем передаются в архив.

Ревизия драгоценных металлов производится в такие же сроки и в таких же случаях, как и ревизии ценностей. При ревизии производится сплошное контрольное взвешивание всех драгоценных металлов. Потом производится сплошное сопоставление общего фактического наличия драгоценных металлов по пробам, массе и сумме с данными бухгалтерского учета.

По результатам ревизии драгоценных металлов составляется акт ревизии, который подписывается всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность драгоценных металлов.

При увольнении работника, принимавшего, формировавшего и упаковывавшего драгоценные металлы создается комиссия по распоряжению руководителя банка для контрольной проверки всех драгоценных металлов в присутствии этого работника. При такой контрольной проверке проверяются надписи на ярлыках, прикрепленных к мешкам, целостность мешков, правильность упаковки и четкость оттисков пломбиров. Затем мешки вскрываются и производится сплошное контрольное взвешивание и пересчет всех драгоценных металлов, производится проверка правильности оформления всех документов. Потом мешки упаковываются и пломбируются с оформлением новых ярлыков лицом, принимающим драгоценные металлы.

При установлении фактов недостач, потерь и излишков комиссии представляются соответствующими работниками письменные объяснения. На основании полученных объяснений, материалов ревизии и учетных данных комиссия устанавливает характер и причины отклонений и определяет порядок урегулирования расхождений. Излишки сверх допустимых весовых расхождений должны быть оприходованы, а недостачи сверх допустимых весовых расхождений возмещаются в соответствии с законодательством.

Ревизии ценностей в кассе вне кассового узла и в обменном пункте производятся ежемесячно в любое время рабочего дня. Ревизию может производить один человек. Список лиц, производящих ревизию в кассах вне кассового узла и обменных пунктах, ежегодно утверждается руководителем банка. Ревизия может производится по специальным распоряжениям другими лицами, уполномоченными осуществлять проверки и ревизии в соответствии с законодательством.

Во время ревизии производится проверка соответствия фактических сумм данным бухгалтерского учета с учетом проведенных текущих операций; наличия инструктивных, справочных и информационных материалов; соблюдения правил хранения ценностей ключей, печатей, штампов, пломбиров; личных денег и вещей; исправности сигнализации

Аудит ревизии ценностей предполагает проверку наличия приказов о проведении ревизий, соблюдение сроков проведения ревизий и видов ревизий, наличие протоколов от принятии зачетов на знание Правил организации кассовой работы и письменных обязательств о неразглашении коммерческой тайны у лиц, осуществляющих ревизии, наличие актов о проведении ревизии и правильность их составления.

За проверяемый период аудитором изучаются приказы по кадрам для установления оснований для проведения ревизий в связи со сменой должностных лиц и лиц, ответственных за сохранность ценностей. если такие основания возникали, проверяется наличие приказов на проведение ревизий и актов ревизий.

Проверка соблюдения периодичности производится по приказам о проведении ревизий и актов ревизий.

Количественный состав ревизионной группы также определяется по приказам о проведении ревизий. Состав ревизионной группы по должностным лицам проверяется на наличие документов о принятии от них зачета по знанию Правил организации кассовой работы и других нормативных правовых актов по кассовой работе, на наличие письменного обязательства о неразглашении коммерческой тайны, связанной с осуществлением кассовых операций, расположением кладовой и организацией хранений ценностей.

Проверяются должностные инструкции лиц, назначенных в состав ревизионной группы, на отсутствие обязанностей, связанных с выполнением операций с ценностями.

По актам ревизии и приказам на проведение ревизии проверяется соблюдение порядка контрольного полистного (поштучного) пересчета. Аудитором изучаются акты ревизии ценностей, в которых отмечаются недостатки, выявленные в ходе ревизии, а также меры, направленные на устранение этих недостатков.

При изучении актов ревизии ценностей обращается внимание на наличие недостатков или излишков. Если такие факты имели место, аудитор проверяет правильность оформления документов, то есть наличие актов, объяснений кассиров, сообщений руководителя банка.